V rámci definování rozpočtu můžete přidávat různé položky rozpočtu, mimo jiné fiskální rok nebo období, vlastníka rozpočtu, název rozpočtu a zobrazovaný název rozpočtu.

Postup přidání položky rozpočtu:

1. Na kartě Položky rozpočtu klikněte na Nová.

   Zobrazí se okno Přidat položku rozpočtu.

2. Vyplňte všechna povinná pole.

   Pole	Popis/akce
   Název rozpočtu (povinný)	Zadejte název rozpočtu. Název může být libovolná kombinace znaků, musí však být v rámci fiskálního roku jedinečný. Název rozpočtu v kombinaci s fiskálním rokem a vlastníkem rozpočtu jsou jedinečným klíčem rozpočtového záznamu. Název rozpočtu se koncovým uživatelům nikde nezobrazí.
   Zobrazovaný název rozpočtu (povinný)	Zadejte popis položky rozpočtu, která se bude zobrazovat na panelu rozpočtu, při zobrazení transakce a v mobilní aplikaci vlastníkům, prohlížejícím a manažerům rozpočtu. Maximální délka je 50 znaků. POZNÁMKA: Pro mobilní uživatele platí limit 20 znaků.
   Vlastník rozpočtu (povinný)	Po zadání prvních tří písmen jména se systém pokusí vlastníka rozpočtu vyhledat. Ve výsledku budou uvedeni všichni uživatelé s rolí Vlastník rozpočtu.
   Typ období (povinný)	Vyberte jednu z následujících možností: Ročně Čtvrtletně Měsíčně Období Rozpočty pro období nejsou vymezeny fiskálním rokem, ale počátečním a koncovým datem a zahrnují jedno rozpočtové období. POZNÁMKA: Po výběru typu období se znovu vygenerují období rozpočtu s nulovými částkami.
   Fiskální rok	Vyberte fiskální rok spojený s touto položkou rozpočtu, anebo nechte prázdné v případě položek rozpočtu na období.
   Počáteční datum	Počáteční datum položky rozpočtu. Zobrazí se pouze v případě, že je v poli Typ období zvoleno Období.
   Konečné datum	Konečné datum položky rozpočtu. Zobrazí se pouze v případě, že je v poli Typ období zvoleno Období.
   Měna (nepovinná)	Vyberte měnu spojenou s touto položkou rozpočtu. POZNÁMKA: Seznam měn již nelze upravovat, pokud je položka rozpočtu spojena s výdajovou položkou.
   Rozpočtová kategorie (nepovinná)	Vyberte rozpočtovou kategorii spojenou s touto položkou rozpočtu.
   Typ rozpočtu	Vyberte typ rozpočtu: buď Účet rozpočtu (výchozí), Omezený účet nebo Soukromý účet. Rozpočty typu Soukromé použití umožňují používání rozpočtů spojených s jednou osobou pro účely vzdělávání, nároků a dalších výhod. Výdajové položky budou odpovídat osobnímu rozpočtu, pokud bude vlastník rozpočtu zároveň žadatelem o výdajovou položku a budou splněny další požadavky na shodu nakonfigurované v položkách rozpočtu. Omezený účet je jiný název pro grantový nebo účelový rozpočet.
   Testovací rozpočet (nepovinný)	Políčko Testovací rozpočet zaškrtněte (aktivujte), pokud chcete, aby modul Concur Invoice, Concur Expense nebo Concur Request zachycoval jen transakce testovacích uživatelů. Pokud toto políčko nebude zaškrtnuté, bude modul Concur Invoice, Concur Expense nebo Concur Request transakce provedené testovacími uživateli ignorovat. POZNÁMKA: Aby testovací rozpočet fungoval, je třeba v nástroji Správa testovacích uživatelů nastavit testovací uživatele.

3. Na kartě Detaily rozpočtu zadejte ve sloupci Částka rozpočtu částky pro jednotlivá dostupná období rozpočtu. Dostupná období rozpočtu jsou řízena polem Typ období. Ostatní sloupce jsou pouze pro čtení.

   POZNÁMKA: Když je částka rozpočtového období nulová (nebo záporná) a zaměstnanec pro dané konkrétní období rozpočtu odešle výkaz výdajů, fakturu nebo požadavek, systém nebude vlastníkům rozpočtu odesílat žádná upozornění o tom, že rozpočet dosáhl limitu nebo ho přesáhl.

4. Na kartě Pole sledování rozpočtu (nepovinné) aktivujte pole a hierarchické seznamy, jež chcete používat jako filtry zachycování výdajů. Je-li pole sledování rozpočtu aktivováno s hodnotou Žádné, nebude zachycen žádný výdaj.

   Sloupec	Popis/akce
   Stav	Udává Aktivní nebo Neaktivní status pole sledování rozpočtu. Chcete-li některé pole pro sledování rozpočtu aktivovat, zaškrtněte u něj políčko.
   Název	Udává název pole pro sledování rozpočtu.
   Typ	Toto je druh pořizování dat pole sledování. K dispozici jsou tyto typy: Seznam Hierarchický seznam Volné zadání
   Operátor	K dispozici jsou tyto operátory: JeRovno – výchozí operátor, který filtruje podle hodnoty uvedené ve sloupci Hodnota. Pokud vyberete hodnotu Žádný, k filtrování nedojde a uplatní se všechny hodnoty v seznamu. Správce může operátor podle potřeby měnit. Například rozpočet finančního oddělení bude mít následující filtr polí pro sledování rozpočtu: Oddělení JeRovno Finance NeníRovno – tento operátor se hodí, když potřebujete vyfiltrovat všechny hodnoty kromě jedné nebo když je některé pole ve výkazu výdajů či na faktuře nepovinné a může obsahovat platné hodnoty nebo zůstat prázdné. Pokud má například ve vaší firmě oddělení Školení oddělený rozpočet, použili byste pro něj operátor JeRovno a pro ostatní oddělení operátor NeníRovno. JePrázdné – při použití tohoto operátoru se vyhledá shoda s rozpočty, pokud výdajová položka nemá v poli pro sledování rozpočtu žádnou hodnotu, a pole se tedy neuplatní. Bude provedeno mapování na rozpočet a k žádnému hledání ani filtrování nedojde. NeníPrázdné – při použití tohoto operátoru se vyhledá shoda s rozpočty, pokud výdajová položka má v poli pro sledování rozpočtu nějakou hodnotu, a ta se tedy uplatní. Bude provedeno mapování na rozpočet a dojde k hledání nebo filtrování. VSeznamuHodnot: Tento operátor umožňuje zadat seznam ve formátu CSV (ne spravovaný ani hierarchický seznam), který může být vhodný třeba pro vlastníka rozpočtu, který v rámci jednoho rozpočtu vlastní více nákladových středisek nebo potřebuje vyfiltrovat faktury a požadavky na nákupy ze seznamu vybraných prodejců. Potom může zobrazit seznam nákladových středisek nebo prodejců ve formátu CSV. Tento operátor je k dispozici jen pro textová pole s volným zadáním. POZNÁMKA: Hodnoty v seznamu hodnot musí být oddělené čárkami bez mezer. Hodnoty také musí být kódy používané v seznamech. Například „FR“ místo „Francie“. NeníVSeznamuHodnot – pomocí tohoto negativního operátoru mohou správci určité hodnoty vyloučit. Tento operátor je k dispozici jen pro textová pole s volným zadáním. Je pravda – pomocí tohoto operátoru mohou správci filtrovat podle logických hodnot. Tento operátor je k dispozici jen pro textová pole s volným zadáním. Pokud například správce vybere logické pole pro sledování rozpočtu Je zúčtovatelné a operátor Je pravda, sytém vyfiltruje jen zúčtovatelné výdaje. Operátor Je pravda vyfiltruje jen případy, kdy hodnota pole je Pravda. Není pravda – pomocí tohoto operátoru mohou správci filtrovat podle logických hodnot. Pokud logické pole nemá výchozí hodnotu a není povinné, uloží se jako Null (ani Pravda ani Nepravda). Tento operátor vyfiltruje případy, kdy hodnota pole je Nepravda nebo Null, a je k dispozici jen pro textová pole s volným zadáním. Je nepravda – pomocí tohoto operátoru mohou správci filtrovat podle logických hodnot. Tento operátor je k dispozici jen pro textová pole s volným zadáním. Pokud například správce vybere logické pole pro sledování rozpočtu Je zúčtovatelné a operátor Je nepravda, sytém vyfiltruje jen nezúčtovatelné výdaje. Operátor Je nepravda vyfiltruje jen případy, kdy výsledkem je Nepravda (ne Null). Není nepravda – pomocí tohoto operátoru mohou správci filtrovat podle logických hodnot. Tento operátor je k dispozici jen pro textová pole s volným zadáním. Operátor Není nepravda pokrývá případy, kdy výsledkem je Pravda nebo Null.
   Hodnota	Udává výchozí hodnotu pole pro sledování rozpočtu. Pokud je například název pole Oddělení, výchozími hodnotami mohou být různá oddělení v rámci firmy, například Obchod, IT nebo Marketing. POZNÁMKA: Je-li aktivováno pole sledování rozpočtu s hodnotou Žádné, výdaj nebude zachycen. Vyberte nebo zadejte hodnotu pro zachycení plánovaného výdaje pro rozpočet.

5. Klikněte na kartu Správa prohlížejících (nepovinné).

6. Do pole Hledaný text zadejte první tři písmena jména manažera a vyberte v seznamu příslušné jméno. To se pak přidá do seznamu Přiřazení prohlížející (role prohlížejícího rozpočtu). Přiřaďte alespoň jednoho prohlížejícího rozpočtu, abyste umožnili nahlížet i jiným uživatelům. Prohlížející rozpočtu uvidí rozpočty v části Sdílený rozpočet panelu Přehled rozpočtů.

7. Klikněte na kartu Správa schvalovatelů (nepovinné).

8. Do pole Hledaný text zadejte první tři písmena jména manažera a vyberte v seznamu příslušné jméno. To se pak přidá do seznamu Přiřazení schvalovatelé (role schvalovatele rozpočtu).

9. Klikněte na kartu Filtrovat podle manažerů (volitelné).

   Do pole Hledaný text zadejte první tři písmena jména manažera a vyberte v seznamu příslušné jméno. To se pak přidá do seznamu Přiřazení manažeři (role manažera rozpočtu). Manažera přiřaďte k této položce rozpočtu, pokud je třeba v manažerské hierarchii zachytit příslušné výdaje. Manažeři rozpočtu neschvalují výdaj pro schvalovatele rozpočtu. Manažeři rozpočtu uvidí rozpočty v části Sdílený rozpočet panelu Přehled rozpočtů.

10. Klikněte na Uložit.