Správa

K odesílání e‑mailů z našich služeb uživatelům SAP Concur bude využívána nová e‑mailová infrastruktura. Společnosti, které filtrují příchozí e-maily podle IP adresy odesílatele, proto budou muset přidat nové IP adresy do seznamu bezpečných odesílatelů, aby jejich uživatelé nadále dostávali e-maily od SAP Concur.

Zpočátku se bude výše popsaná záležitost týkat pouze společností, které používají Concur Expense. Od ledna se na novou e-mailovou infrastrukturu přesune odesílání e-mailů od dalších služeb SAP Concur (např. Concur Travel nebo Pay).

Další služby budeme průběžně přidávat. Více informací o termínech dalších změn naleznete v příslušných poznámkách k verzím.

Pro importy uživatelů a zaměstnanců se z formátu importu dodatku k cestování (typ záznamu 350) vyřazuje sloupec oprávnění uživatelů Amadeus.

Tento sloupec zůstává nadále součástí plochého souboru a souboru Excel k importu, ale již není aktivní a systém hodnoty v něm obsažené ignoruje.

Účel/výhody pro klienty: Tato změna podporuje vývoj prováděný vývojovými týmy Concur Travel.

Všechny společnosti musejí provést všechna rozumná opatření k ochraně osobních a citlivých údajů svých zaměstnanců. Upozorňujeme, že podle doporučených osvědčených postupů souvisejících s bezpečností dat nesmějí vlastní pole obsahovat osobní ani citlivá data.

DALŠÍ KROKY

Pokud vaše společnost momentálně používá k ukládání osobních nebo citlivých údajů (například čísel sociálního zabezpečení, jmen rodinných příslušníků nebo jiných informací identifikujících jednotlivce) vlastní pole, měli byste naplánovat odstranění těchto údajů z vašich polí v této službě a změnit aktuální konfiguraci.

Další informace najdete v často kladených dotazech (FAQ, pouze v angličtině).

Autentizace

Tyto změny jsou součástí trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

Funkce kombinovaného přihlášení umožňuje uživatelům používat k přihlášení do produktů SAP Concur přihlašovací ID, které neobsahuje doménu.

Všichni uživatelé, kteří používají k přihlašování jen své uživatelské jméno (např. johndoe), budou muset k přihlašování do produktů SAP Concur používat namísto přihlašovacího ID své Přihlašovací jméno CTE.

Od této verze SAP Concur nebude podporovat adresy URL přihlašovacích stránek pro kombinované přihlášení. Typická adresa URL stránky pro kombinované přihlášení obsahuje název entity (např.: entity=pxxxxxxxxx) a vypadá takto: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Všichni klienti budou používat pro přístup k produktům SAP Concur standardní přihlašovací stránku. Standardní přihlašovací stránka se nachází na adrese https://www.concursolutions.com/nui/signin.

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ

V tuto chvíli se ukončuje jen uživatelské rozhraní kombinovaného přihlašování. Importy zaměstnanců (naplánované, přes noc) a uživatelů (na vyžádání, pomocí tabulky) zůstávají nedotčeny. Import bude úspěšný a kompletní uživatelské jméno bude tvořeno jako doposud. Až nebudou kombinované přihlašovací údaje v importech nadále přijímány, příslušné informace a pokyny budou zveřejněny v poznámkách k verzi.

DOPADY NA UŽIVATELE

Uživatelé, kteří se přihlašují na stránce pro kombinované přihlášení (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) a jejich uživatelské jméno neobsahuje zavináč (@), budou muset na stránce Přihlášení kliknout na odkaz Zapomenuté uživatelské jméno?, aby získali své uživatelské jméno bez asistence (preferovaná metoda), nebo požádat o svoje Přihlašovací jméno CTE správce ve své společnosti. Uživatelská hesla se nemění.

Funkce jednotného přihlašování (SSO) zůstává touto změnou nedotčena. Následujících uživatelů se změna nedotkne, protože se nepřihlašují na stránce https://www.concursolutions.com:

• Webové SSO přihlášení do SAP Concur

• Uživatelské jméno/heslo pro mobilní aplikaci Concur

• Přihlášení do mobilní aplikace Concur pomocí SSO

Účel / výhody pro klienty: Ukončení podpory této funkce zlepší stabilitu přihlašování a zvýší jeho úspěšnost, a současně sníží závislost přihlašování.

Tyto změny jsou součástí trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

V této verzi přidá SAP Concur na stránku Přihlášení novou funkci Zapomenuté heslo se změněným rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují pomocí uživatelského jména a hesla.

V současné době může být pro případ zapomenutého hesla k dispozici několik dalších možností (záleží na konfiguraci v dané společnosti). Od této verze budou všechny další možnosti odstraněny. Jedná se o tyto možnosti:

• Bezpečnostní otázky: Uživatelům se již nebudou zobrazovat výzvy s bezpečnostními otázkami pro ověření přihlášení.

• Text na stránce: Vlastní text společnosti se již nebude zobrazovat.

• Nápovědy k heslu: Možnost Odeslat na mou e-mailovou adresu nápovědu k heslu již nebude k dispozici.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel a zpřehlední uživatelům jejich práci.

Tyto změny jsou výsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

Pole hesla v sadách záznamů 100, 300, 305 a 310 se už nepoužívá k hromadné aktualizaci ani hromadnému resetu uživatelských hesel. SAP Concur změnil funkci v importech tak, aby se pole hesla používalo pouze při vytváření uživatelského účtu. Toto pole se již nepoužívá k hromadné aktualizaci ani hromadnému resetu uživatelských hesel. Funkce aktualizace a nahrazení hesla u záznamu 100 se již nepoužívá.

Tato změna ovlivní funkce importu zaměstnanců a importu uživatelů.

IMPORT ZAMĚSTNANCŮ

Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Sdílené: Specifikace importu zaměstnanců.

IMPORT UŽIVATELŮ

Všeobecné informace o této funkci naleznete v tématu Shared: Uživatelská příručka pro import uživatelů.

Účel/výhody pro klienty: Tyto změny zajišťují větší bezpečnost uživatelských hesel.

Expense Pay

Produkty SAP Concur Expense Pay (verze Classic) provádějí platby spojené se zpracováním výkazů výdajů. Aby byla zajištěna shoda s neustále se měnícími legislativními požadavky a vše bylo ušité na míru různým trhům po celém světě, SAP Concur zapojil zkušené externí partnery pro zpracování plateb a vyvinul platební produkt nové generace: Expense Pay – Global.

Jak bylo v poznámkách k verzi oznámeno již dříve (září 2017), SAP Concur bude k poskytování služeb vašim podnikům na celém světě používat jeden produkt Expense Pay. Produkt SAP Concur Expense Pay – Global nahradí naše stávající starší produkty Expense Pay Classic (včetně NA Pay, EMEA Pay a později i APA Pay.) Pro klienty SAP Concur s produktem Expense Pay to znamená přechod na produkt Expense Pay – Global. Tímto upozorněním začíná proces ukončování všech starších produktů Expense Pay (Classic).

EXPENSE PAY – DATUM UKONČENÍ PRO SEVERNÍ AMERIKU: 1. ZÁŘÍ 2019

Na Expense Pay – Global už přešlo více než 4000 zákazníků. Zákazníci, kteří platí v amerických nebo kanadských dolarech, musí do data ukončení (1. září 2019) změnit své předplatné z ukončované služby „Expense Pay – North America“ na „Expense Pay – Global“. Expense Pay – Global dnes podporuje platby v USD, CAD, GBP a EUR. Zákazníci, kteří používají v klasické verzi Expense Pay jiné měny, nemusí je letos migrovat, ale klidně mohou proces migrace zahájit. Pokud chcete svoji migraci probrat a naplánovat, pošlete e‑mail na adresu paymigration@concur.com.

OMEZENÍ SLUŽEB EXPENSE PAY – SEVERNÍ AMERIKA A EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur nepodporuje doplňování těchto měn do produktu verze Classic: americký dolar, kanadský dolar, mexické peso, euro, švýcarský frank, dánská koruna, švédská koruna, britská libra. Pokud klient už tyto měny v produktu verze Classic je používá, může s nimi dál pracovat, dokud nebudou migrovány na novou platformu, resp. do stanoveného termínu ukončení.

Účel / výhody pro klienty: Nabídka Expense Pay – Global využívá při zpracování plateb v SAP Concuru nejlepší osvědčené odvětvové postupy.

Japonská veřejná doprava (JPT)

Databáze zastávek a linek japonské veřejné dopravy (JPT) doznala změn při rutinní údržbě. Některé položky byly přidány, jiné odebrány a u některých se změnily názvy.

Účel/výhody pro klienty: Seznamy v Concur Expense (Výdaje) i nadále odrážejí aktuální zastávky a linky JPT.

Expense nové generace (NextGen)

Aktuální informace: Na základě ohlasů zákazníků a v reakci na jejich požadavky a rovněž v souladu s naším závazkem zajistit hladký a úspěšný přechod na nový systém pracujeme na upravené strategii zavádění Výdajů nové generace (Expense NextGen).

SAP Concur usiluje o neustálé vylepšování svých produktů, a to nejen co do funkcí, které nabízejí, ale i co do jejich uživatelské přívětivosti. Způsob interakce uživatelů s technologiemi se postupem času mění, stejně jako jejich potřeby a očekávání. Svým zákazníkům neustále nasloucháme a jsme rádi za jejich zpětnou vazbu ohledně možností dalšího vylepšování uživatelských zkušeností.

NextGen Expense je další fází vývoje uživatelských zkušeností s aplikací SAP Concur. Toto rozhraní bylo vytvořeno na základě rozsáhlého výzkumu mezi zákazníky a analýz dat, které zahrnují 680 konverzací mezi čtyřma očima, 58 studií použitelnosti, více než 3000 odpovědí z průzkumů a 1,3 miliard uživatelských akcí měsíčně.

Zákazníci si budou moci prohlédnout modul Výdaje ve verzi NextGen a poté se do něj přihlásit ještě před datem povinného přechodu.

Účel/výhody pro klienty: Výsledkem je nová generace uživatelského rozhraní Expense, které bylo navrženo tak, aby přinášelo moderní, konzistentní a jednodušší uživatelské zážitky. Tato technologie kromě vylepšeného uživatelského rozhraní umožňuje společnosti SAP Concur reagovat rychleji na požadavky zákazníků, a plnit tak průběžně jejich neustále se měnící potřeby.

Záhlaví výkazu

Záhlaví formuláře výkazu může obsahovat pole Počáteční datum výkazu a Koncové datum výkazu, která naznačují časový rozsah výkazu výdajů. Je-li v záhlaví alespoň jedno z těchto polí, pak po kliknutí na Kopírovat výkaz se v něm uvedené datum (nebo obě data) posune podle nově zadaného počátečního data. Tato posunutá data jsou systémem nabídnuté hodnoty, které může uživatel upravit.

Účel/výhody pro klienty: Tato funkce usnadní práci uživatelům, kteří vytvářejí výkazy výdajů s pravidelně se opakujícími výdaji.

Správa

Zákazníci budou muset do produktů SAP Concur vstupovat z těchto domén:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Tato změna je plánována na 8. června 2019.

SAP Concur doporučuje klientům přejít na jednu z těchto domén co nejdříve (pokud už některou z nich nepoužívají).

Pokud máte k této změně nějaké dotazy, pošlete e‑mail na adresu appsec@sap.com.

Účel/výhody pro klienty: Tato změna zákazníkům umožní přistupovat ke službám SAP Concur jednotným a bezpečným způsobem.

Autentizace

Tyto změny jsou důsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

SAP Concur plánuje přidat novou stránku Přihlášení s aktualizovaným rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují zadáním uživatelského jména a hesla. Současní uživatelé vyžívající jednotné přihlašování (SSO) se budou moci takto přihlásit na stránce www.concursolutions.com. Tato funkce se plánuje na rok 2019.

Na nové stránce Přihlášení najdete následující možnosti:

• Dvoustupňové přihlášení: poskytuje lepší zabezpečení, splňuje aktuální odvětvové standardy a zajišťuje vyšší úspěšnost přihlašování.

• Přihlášení k více účtům: umožňuje administrátorům přihlašovat se pomocí více účtů (plánováno pro některou z budoucích verzí)

• Avatar uživatele: zlepšuje uživatelský komfort (plánováno pro některou z budoucích verzí)

Účel/výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje lepší zabezpečení a rychlejší a pohodlnější uživatelské rozhraní pro přihlašování k produktům a službám SAP Concur.

Tyto změny jsou výsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

Jednotné přihlášení (Single Sign-On) poskytuje uživatelům přístup k více aplikacím pomocí jediné sady přihlašovacích údajů. V současnosti existují dva způsoby přihlášení do SAP Concur: pomocí uživatelského jména a hesla nebo přes SSO pomocí přihlašovacích údajů od poskytovatele identity, kterými mohou být například přihlašovací údaje uživatele v rámci jeho organizace.

SAP Concur plánuje přidat do svých produktů funkci Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On), ve které budou mít klienti možnost samoobslužného nastavení SSO ve své organizaci. SSO je nyní podporováno v Concur Expense, Invoice, Request a Travel.

Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On) je náhradním nástrojem pro klienty používající konfiguraci SSO na stránce Klíče zabezpečení a novým nástrojem pro ty, kteří chtějí SSO ve své organizaci teprve implementovat. Stávající konfigurace SSO na stránce Klíče zabezpečení i nový samoobslužný nástroj pro SSO budou k dispozici, dokud všichni nepřejdou na nový nástroj.

Ostatních produktů a služeb SAP Concur se toto první uvedení netýká.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům SAP Concur samoobslužnou možnost nastavení SSO.

Přehled o rozpočtu

Přehled o rozpočtu je nástroj pro správu rozpočtu, který už nebude od 31. prosince 2019 k dispozici. Klientům, kteří chtějí používat rozpočtové funkce, doporučujeme zakoupit nový produkt Budget (Rozpočet), který SAP Concur uvedl na trh vloni. Nový modul Budget nabízí více funkcí, vylepšené uživatelské rozhraní a další možnosti integrace s produkty SAP Concur. Jedná se především o zahrnutí dalších dat výdajů z Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request (dříve byla k dispozici jen data z Concur Expense a Concur Request).

Účel/výhody pro klienty: Po ukončení používání modulu Přehled o rozpočtu (Budget Insight) si budou moci klienti zakoupit produkt Rozpočet (Budget), který nabízí vyšší hodnotu díky lepší přehlednosti a transparentnosti rozpočtů vedených téměř v reálném čase.

Firemní karty

SAP Concur brzy nabídne připojení firemních karet American Express (Amex). Díky této funkci budou moci zákazníci v Concur Expense připojit firemní karty American Express.

Tato funkce:

• zajistí každodenní aktualizaci transakcí kartami Amex v SAP Concur (uživatelé Concur Expense se nebudou muset kvůli aktualizaci transakcí přihlašovat do Amex),
• je kompatibilní s asistentem výdajů SAP Concur,
• umožní držitelům primárních karet spravovat transakce, aniž by museli prohlížet transakce všech doplňkových karet,
• podporuje možnost určení delegáta a zástupce u transakcí,
• umožňuje zpracování v měně transakce u zahraničních transakcí,
• umožňuje prohlížet dostupné transakce,
• zahrnuje Concur Analytics pro výkaznictví Standard (včetně neodeslaných transakcí).

Účel/výhody pro klienty: Tato funkce umožní uživatelům SAP Concur připojení dalšího typu platebních karet.

Elektronické stvrzenky

V rámci naší neustálé snahy o zavádění elektronických stvrzenek a bezproblémových výkazů výdajů se změní vzhled elektronických stvrzenek k letenkám generovaných v systému SAP Concur na základě dat letenek a kupónů z GDS a některých transakcí TripLink.

Výhody pro uživatele/zákazníka: Tato změna přiblíží elektronické stvrzenky k letenkám standardnímu formátu elektronických stvrzenek SAP Concur, díky čemuž uživatelé získají konzistentnější pracovní prostředí v Concur Expense. Tento formát je také vhodnější pro uživatele, kteří pracují v NextGen Expense. Tato změna rovněž eliminuje problémy s výkonem/stabilitou pro koncové uživatele, kterým se někdy nezobrazovaly nové elektronické stvrzenky k letenkám tak rychle, jak by měly.

Technologie e-stvrzenek se velmi rychle vyvíjí. Dnes jsou pravidla pro práci s nimi nastavená fixně tak, aby akceptovala e-stvrzenky odpovídající obrazovým požadavkům. Postupem času, jak se e-stvrzenky stanou běžnějšími a příslušná legislativa složitější, nebude toto platit ve všech státech a za všech okolností.

Klienti, kteří chtějí zachovat aktuální chování systému, tzn. kteří chtějí dál akceptovat elektronické stvrzenky odpovídající obrazovým požadavkům, budou muset nakonfigurovat vlastní pravidlo pro stvrzenky.

Účel/výhody pro klienty: Tato změna umožní klientům, kteří používají elektronické stvrzenky, aby i nadále plnili legislativní a smluvní požadavky ohledně výdajových dokladů.

Rychlé výdaje

SAP Concur plánuje v nadcházející verzi ukončit podporu pro API Quick Expense v3 a nahradit je Quick Expense v4. Vývojáři pracující s Quick Expense v3 by měli přejít na Quick Expense v4, jakmile bude k dispozici.

Účel/výhody pro klienty: API Quick Expense v3 podporuje pouze starší autentizační metodu a umožňuje přístup k některým polím, která není nutné zobrazovat. Nové API Quick Expensue v4 tyto problémy řeší.

SAP Concur se chystá nabídnout svým partnerům a klientům novou verzi Quick Expense v4. Tato nová verze se může oproti Quick Expense v3 pochlubit těmito vylepšeními:

• Bezpečná autentizace: toto API podporuje aktuálně používanou autentizační metodu SAP Concur.

• Zprávy s více částmi: vývojáři mohou odesílat data a snímek stvrzenky v jediném volání na rozdíl od nutnosti použít samostatná volání, jak tomu bylo ve verzi 3.

• Podpora statusu digitalizace: API POST Quick Expense v4 podporuje požadavek na časový záznam ebunsho, pokud klient použije tuto funkci a v Concur Expense nastavil potřebnou konfiguraci.

• Široká dostupnost: API POST Quick expense v4 podporují všechna datová centra SAP Concur.

Z Quick Expense v4 byly odstraněny některé funkce verze 3:

• Atribut ReceiptImageID: tento atribut může obsahovat informace umožňující identifikaci osoby a kvůli zvýšení bezpečnosti dat byl odstraněn.

• Koncové body GET, PUT a DELETE: verze 4 tyto koncové body neobsahuje, protože jejich existence nemá žádný důvod.

Účel/výhody pro klienty: Nová verze API Quick Expense podporuje nejnovější autentizační metodu API SAP Concur a přináší celou řadu vylepšení funkce POST.

Stvrzenky

SAP Concur brzy umožní konverzi papírových stvrzenek na digitální kopie s právní platností. Digitalizace stvrzenek poskytne zákazníkům SAP Concur možnost převádět papírové stvrzenky na digitální kopie, které jsou platné podle právních předpisů jejich státu.

Až bude tato funkce dostupná pro všeobecné uvolnění, bude k dispozici pro nové a stávající zákazníky ve Francii a ty, kteří mají nastavenou konfiguraci na Francii. Další země budou zahrnuty do budoucích verzí.

Počáteční verze pro Francii bude zahrnovat:

• Aktivaci konverze papírových stvrzenek na digitální kopie s právní platností

• Zobrazení statusu stvrzenky „Certifikováno“ v aplikaci NextGen Expense (plánované rozšíření)

• Možnost konfigurovat pravidlo auditu, které hledá výdaje s certifikovanými stvrzenkami

Funkce Digitalizace stvrzenek vyžaduje, aby uživatelé pracovali v uživatelském rozhraní NextGen Expense. Doporučuje se, aby zákazníci migrovali na uživatelské rozhraní NextGen Expense ještě před aktivací této služby.

Pro zachycování právně platných obrázků stvrzenek musí klienti také používat mobilní aplikaci SAP Concur a mohou používat s mobilní aplikací také ExpenseIt, není to však nezbytné. Uživatel pořídí obrázek papírové stvrzenky pomocí mobilní aplikace. Po pořízení obrázku se u něj provede digitalizace. Po dokončení tohoto procesu se na snímku stvrzenky v mobilní aplikaci zobrazí razítko, které udává, zda je stvrzenka certifikována či nikoli.

Obrázky stvrzenek se zobrazí pro uživatele v NextGen Expense v nabídce Dostupné výdaje, Dostupné stvrzenky, a v seznamu výdajů.

Schvalovatelé a zpracovatelé si zobrazí status digitální stvrzenky ve výkazu výdajů a seznamu výdajů ve stávající verzi Concur Expense. Lze vytvořit pravidlo auditu, které označuje certifikované stvrzenky na úrovni výdajové položky. U stvrzenek, které jsou certifikované, se zobrazí nová ikona.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje možnost „bezpapírových“ stvrzenek, která splňuje místní požadavky a předpisy pro konverzi papírových daňových dokladů na digitální a jejich shodu.