Invoice (Faktury)

Pro Invoice (Faktury) je nyní k dispozici nová administrativní role. Nová role správce pro digitální kompatibilitu je sdílenou rolí, která uživateli poskytne přístup k nástrojům k ověřování časových záznamů e-Bunsho v modulech Expense a Invoice.

Účel / výhody pro klienty: Role správce pro digitální kompatibilitu umožňuje správci přiřadit jedinou roli, která uživateli poskytne přístup k nástrojům k ověřování časových záznamů e-Bunsho v Expense (Výdaje) a Invoice (Faktury).

Pro klienty, kteří mají nakonfigurovaný účetní extrakt požadavků na platbu, bude možné do definice extraktu objednávky přidat toto nové pole:

• Kód měrné jednotky

Účel / výhody pro klienty: Tato změna umožní klientům extrahovat kód měrné jednotky zadaný ve faktuře v Concur Invoice. Kód MJ může být užitečný či potřebný v externích systémech kvůli správnému záznamu a sesouhlasení objemů zásob.

Požadavek na nákup

V SAP Concur Developer Center je dostupné nové API požadavku na nákup.

Účel / výhody pro klienty: Pomocí API požadavku na platbu mohou vývojáři vytvářet a automaticky odesílat požadavky na platbu k předběžné autorizaci s využitím externích dat a načítat čísla a stavy požadavků na platbu pomocí metod POST a GET.

Objednávka

Pro klienty, kteří mají nakonfigurovaný extrakt stvrzenek k objednávce, bude možné do definice extraktu stvrzenek k objednávce přidat toto nové pole:

• Kód měrné jednotky

Účel / výhody pro klienty: Tato změna umožní klientům extrahovat kód měrné jednotky zadaný ve stvrzence k objednávce v Concur Invoice. Kód MJ může být užitečný či potřebný v externích systémech kvůli správnému záznamu a sesouhlasení objemů zásob.

E-mail SAP Concur

SAP Concur přechází na novou e-mailovou infrastrukturu pro e-maily odesílané z našich produktů uživatelům SAP Concur. Společnosti, které filtrují e-maily podle IP adresy odesílatele, musejí přidat nové IP adresy do seznamu bezpečných odesílatelů, aby zajistily, že uživatelé budou dostávat e-maily od SAP Concur.

Pouze Concur Expense: Upozorňujeme, že zde popsaný problém momentálně ovlivní pouze společnosti, které používají Concur Expense a filtrují příchozí e-maily podle IP adres. (Patří sem všechny edice Expense – ať společnost používá Expense samostatné nebo integrované s jiným produktem nebo službou SAP Concur.) Ostatních služeb SAP Concur (například Travel a Concur Pay) se problém netýká.

Další změny nyní plánujeme na první čtvrtletí roku 2019. Všechny společnosti, kterých se to týká, upozorníme včas předem a poskytneme jim veškeré možnosti řešení tohoto problému.

SAP Concur průběžně aktualizuje formát všech e-mailových upozornění. Změny zajistí příjemnější a konzistentnější vzhled zpráv ze všech služeb SAP Concur.

Účel / výhody pro klienty: Smyslem je zajištění konzistentního nového vzhledu pro uživatele.

DŮLEŽITÉ

Poznámky:

• Obsah e-mailů se nezměnil, pouze jejich vzhled.

• Změny se projeví postupně. Týmy jednotlivých produktů (Expense, Invoice, Travel etd.) se rozhodnou, kdy začnou nový formát používat. Načasování závisí na dostupnosti zdrojů a na prioritě ostatních plánovaných rozšíření.

• Neočekávejte, že se e-maily ze všech produktů změní najednou. Příklad: napřed se může změnit vzhled zpráv o schválení z Expense a později i ostatních upozornění z Expense.

• Tento projekt nemá určené žádné datum ukončení. Změny mohou probíhat déle než rok.

• Jednotlivé týmy poskytnou poznámky k verzi, když naplánují, kdy se začnou jejich e-maily zobrazovat v novém formátu.

Plánované změny

Položky v této části jsou plánovány do dalších verzí. Concur si vyhrazuje právo odložit implementaci veškerých zde uvedených rozšíření/změn, případně tuto implementaci zcela vypustit.

Invoice

Po úspěšné fázi programu dřívějšího přístupu k novému uživatelskému rozhraní nyní SAP Concur brzy nabídne fázi s možností výběru (opt-in), ve které se všichni klienti mohou seznámit s novým uživatelským rozhraním. Všeobecné zavedení nového rozhraní plánuje SAP Concur na první čtvrtletí roku 2019.

Klienti si budou moci zapnout nové uživatelské rozhraní v preferencích Invoice (Faktur) a prohlédnout si novou funkci Manažera faktur. Ta je určena pro uživatele účetnictví dodavatelů Accounts Payable (AP), kteří neustále potřebují monitorovat funkčnost životního cyklu Invoice v systému.

Účel / výhody pro klienty: Nové uživatelské rozhraní Concur Invoice umožňuje klientům pracovat efektivněji a poskytuje jim lepší orientaci v jejich fakturách.

V budoucí verzi SAP Concur nahradí výskyty pojmu „požadavek na platbu“ a jeho iterací pojmem „faktura“ a jeho iteracemi. Tyto změny budou provedeny v uživatelském rozhraní, dokumentaci Invoice (Faktur) a ve veškerých dalších produktových dokumentacích SAP Concur, v nichž se nachází.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna pomůže zajistit konzistentnost terminologie používané v SAP Concur se standardní terminologií v odvětví.

Uživatelé s rolí správce konfigurace faktur nyní mohou změnit výchozí hodnotu pole Typ stvrzenky ve formuláři položky požadavku na nákup.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna umožňuje třícestné párování stvrzenek a dalších požadavků schvalovacího procesu.

Objednávka

S funkcí okamžitého importu mohou klienti importovat soubory objednávek a stvrzenek k objednávce okamžitě, aniž by museli čekat na naplánovaný noční import. To je výhodné pro klienty, kteří potřebují importovat objednávky a stvrzenky k objednávce a pracovat s nimi v produktu Concur Invoice v den, kdy byly vytvořeny v externím systému. Klienti tak mohou také během dne provést několik importů objednávek a stvrzenek k objednávce, což jim zajistí synchronizovaná a aktuální data.

Účel / výhody pro klienty: Funkce poskytuje klientům možnost určit, kdy a jak často budou importovat objednávky a stvrzenky k objednávce do Concur Invoice.

Správa prodejců

V nadcházejících verzích budou moci klienti s aktivovanou funkcí vytváření a schvalování prodejců sledovat změny prodejce na stránce Revizní záznam, která je součástí záznamu prodejce v Manažeru prodejců. Například při schválení nebo aktualizaci prodejce v Manažeru prodejců se daná akce zobrazí na stránce Revizní záznam.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna umožní uživatelům s rolí Manažer prodejců faktur sledovat v Manažeru prodejců změny informací o prodejcích.

V příští verzi přibydou do standardního formuláře pro přidávání a aktualizaci informací o prodejci pole Země a Platební podmínky netto.

Pole Země obsahuje zemi, která je spojena s adresou prodejce.

Pole Platební podmínky netto obsahuje počet dní, do nichž musí být provedena platba.

Účel / výhody pro klienty: Do těchto polí mohou klienti zadat dodatečné informace o požadovaných a schválených prodejcích.

V příští verzi budou šablony Import prodejce a Import bankovních informací prodejce obsahovat novou kartu s detaily o sloupcích šablony.

Účel / výhody pro klienty: Podle dodatečných detailů mohou klienti zkontrolovat, že informace v šabloně importu prodejců splňují požadavky na pole, do nichž se informace budou importovat.

V příští verzi budou zdokonaleny některé zprávy zobrazované v Manažeru prodejců, když klienti importují prodejce pomocí šablony importu.

Účel / výhody pro klienty: Zdokonalené zprávy budou lépe objasňovat problémy, ke kterým došlo v průběhu importu, aby mohl manažer prodejců snadněji identifikovat a řešit problémy importu.

V příští verzi bude funkce Vytváření a schvalování prodejců dostupná v testovacím prostředí.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně mohou vývojáři a implementační týmy používat funkci Vytváření a schvalování prodejců před přechodem do produktivního prostředí.

V příští verzi bude formulář informací o prodejci u entit s aktivovanou funkcí Vytváření a schvalování prodejců podporovat použití víceúrovňových hierarchických seznamů.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce umožní správcům konfigurace Invoice přizpůsobit formulář informací o prodejci přidáním polí víceúrovňového seznamu.

Rozpočet

V příští verzi zpřístupníme pracovní postupy pro Budget (Rozpočet). Pomocí pracovních postupů se definuje, jak faktury, výkazy výdajů a požadavky procházejí v systému jednotlivými kroky schvalování a zpracování. Funkce flexibilního pracovního postupu SAP Concur pro Budget (Rozpočet) umožňuje společnostem navrhovat pracovní postupy specificky přizpůsobené jejich jedinečným potřebám.

Bez kontroly rozpočtu může dojít ke spotřebování rozpočtů dlouho před koncem období nebo roku, což ponechá organizaci omezené možnosti a vlastníci rozpočtu například překročí rozpočty. Kromě toho předčasné utracení prostředků znamená, že výdaje, které jsou pro organizaci důležitější, budou zamítnuty, protože méně důležité výdaje už vyčerpaly rozpočet.

Začlenění kontroly rozpočtu do pracovního postupu představuje přidanou hodnotu. Pravidla auditu a pravidla kroku postupu mohou organizacím pomoci přidat kontroly tam, kde je smysluplné upřesnit specifické požadavky dané organizace.

Stejně důležité je určení, kdy se výdajová položka považuje za potvrzenou ve vztahu k rozpočtu. Ve většině organizací k potvrzení dojde při zaplacení výdajové položky, která prošla většinou nebo všemi kroky schvalování. V ostatních organizacích dojde k potvrzení mnohem dříve. Jakmile je požadavek na nákup nebo na autorizaci schválený, považuje se za „přislíbený“.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům kontrolu nad výdaji a tím například předejít příliš brzkému překročení rozpočtu v rozpočtovém období nebo roce.

Správa společnosti

Přihlášení Single Sign-On poskytuje uživatelům přístup k více aplikacím s jednou sadou přihlašovacích údajů. V současnosti existují dva způsoby přihlášení do SAP Concur: pomocí uživatelskéhoé jména a hesla nebo přes SSO pomocí přihlašovacích údajů od poskytovatele identity (IdP), kterými mohou být například přihlašovací údaje uživatele v rámci jeho organizace.

SAP Concur plánuje přidat do SAP Concur funkci správy jednotného přihlášení (SSO), díky které budou mít klienti SAP Concur možnost samoobslužného nastavení SSO ve své organizaci. SSO je nyní podporováno v Concur Expense, Invoice, Request a Travel.

Ostatních produktů a služeb SAP Concur se toto první uvedení netýká.

Nová funkce Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On) bude k dispozici na stránce Správa > Společnost > Správa společnosti.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům SAP Concur samoobslužnou možnost nastavení SSO.

Správa školení

Abychom stránku Správa školení zjednodušili, zrušili jsme její rozdělení na záložky a zachovali pouze aktuální obsah záložky Alternativní adresa URL.

Kromě této změny se přesune přístup ke stránce Správa školení z nabídky Správa společnosti do nabídky Nástroje.

Účel / výhody pro klienty: Nalezení a používání stránky tak bude jednodušší.

Správa testovacích uživatelů

SAP Concur ukončuje funkci vyčištění testovacích uživatelských transakcí, která ze systémů Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request odstraňuje transakce testovacích uživatelů.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně bude moci SAP Concur věnovat více sil vývoji a údržbě funkcí, které používají mnozí naši klienti nebo dokonce většina z nich.

SAP Concur

SAP Concur plánuje přidat novou stránku Přihlášení s aktualizovaným přihlašovacím rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují zadáním uživatelského jména a hesla. Uživatelé, kteří se nyní přihlašují pomocí SSO (Single Sign-On), se přihlásí bez nutnosti zadání dalších přihlašovacích údajů. Tato funkce se plánuje na rok 2019.

Na nové stránce Přihlášení najdete následující možnosti:

• Dvoustupňové přihlášení: poskytuje vyšší zabezpečení, splňuje standardy odvětví a přináší vyšší úspěšnost přihlašování

• Přihlášení k více účtům: umožňuje správcům přihlásit se k několika účtům

• Odebrání nápovědy k heslu: zajišťuje vyšší bezpečnost pro uživatele i pro SAP Concur

• Avatar uživatele: rozšiřuje uživatelskou zkušenost (plánováno do příští verze)

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje vylepšené zabezpečení a rychlejší a pohodlnější uživatelské rozhraní při přihlašování k produktům a službám SAP Concur.

Různé

Protože SAP Concur neustále roste, musíme rozšiřovat a zdokonalovat výkonnost našeho systému, abychom mohli splnit očekávání našich zákazníků a naplnit potřeby jejich podniků.

Naším celkovým cílem je výrazně zdokonalit výkonnost služeb SAP Concur snížením množství dat ukládaných v naší datové schránce produkčního systému. Když omezíme množství dat v produkčním systému, můžeme mnohem efektivněji využít paměť na serveru, a tím zkrátit čas zpracování transakcí. SAP Concur proto vyvíjí proces archivace uživatelů, kteří jsou zaměstnavatelem deaktivovaní tři a více let. Proces archivace přesunuje data deaktivovaných uživatelů z datového úložiště produkčního systému do odděleného datového úložiště pro výkaznictví.

Účel / výhody pro klienty: Přesunutí dat deaktivovaných uživatelů přispěje k urychlení zpracování transakcí. Navíc se tím zvýší bezpečnost prostředí pro osobní údaje neaktivních uživatelů.

Upozornění pro klienty

Seznam dílčích zpracovatelů je k dispozici zde: SAP Concur list of Subprocessors (pouze v angličtině)

S ostatními měsíčními poznámkami k verzi SAP Concur jsou k dispozici měsíční certifikace prohlížeče, dosavadní i plánované, dostupné prostřednictvím Novinky – edice Professional.