Administrationshjälp för Concur Invoice, standardutgåva

Importprocess för utläggstyper och fältformat

Importprocessen för utläggstyper har tre steg:

  1. Ladda ner kalkylbladet

  2. Fyll i kalkylbladet

  3. Ladda upp kalkylbladet

Steg 1: Ladda ner kalkylbladet

Administratören kan ladda ner och använda kalkylbladsmallen för att ange utläggstypdata i rätt format.

Gör så här för att ladda ner kalkylbladet:

  1. I fönstret Importera utläggstyper klickar du på Ladda ner importmallen för utläggstyper.

  2. Välj i Spara som-fönstret den plats på din dator där du vill spara kalkylbladet.

Steg 2: Fyll i kalkylbladet

Importbladet innehåller kolumner för de datafält som kan importeras. Kolumner med fetstilt, blå rubrik är obligatoriska fält.

Fält för import av utläggstyper

Fält

Obligatorisk?

Beskrivning

Vill du ta bort?

J

J (Ja) eller N (Nej)

Använd för att ta bort utläggstyper från utläggstypslistan.

Du måste specificera värde J eller N och ange ett värde under Utläggstypnamn för den utläggstyp som ska läggas till eller tas bort från listan.

Vill du aktivera?

J

J (Ja) eller N (Nej)

Använd för att aktivera utläggstypen i utläggstypslistan.

Du måste specificera värde J eller N och ange ett värde under Utläggstypnamn för den utläggstyp som ska aktiveras i listan.

Policygrupp

N

På sidan Policygrupper i produktinställningarna, på Faktura-fliken, hittar du gruppkoder för de policygrupper som du har skapat. Ange gruppkoden för den policygrupp som du vill använda.

Namn på utläggstyp

J

Nytt eller befintligt typnamn, anges på standardspråket. Fältet är obligatoriskt för kundspecificerade utläggstyper.

Kontokod

J

Kontokod för aktuell hierarkinod.

Utgiftskategori

N

Detta fält definierar en övergripande utgiftskategori som utläggstypen är kopplad till.

Slutgranskning

Innan du importerar kalkylbladet bör du gå igenom det och kontrollera att allt är korrekt formaterat.

Alla celler i Excel-bladet måste vara i text- eller talformat innan bladet laddas upp. Kontrollera alltid cellformatering när du är klar. Om du använder ersätt-funktionen i Excel, kan cellformateringen ändras. Ofta får celler med textformatering allmän formatering efter att Ersätt-funktionen använts. Om cellerna inte är textformaterade fungerar inte importen. Markera vid behov felaktigt formaterade celler och ändra formateringen.

Steg 3: Ladda upp kalkylbladet

När kalkylbladet är ifyllt, kan det laddas upp till standardversionen av Faktura.

Gör så här för att ladda upp kalkylbladet:

  1. Klicka på Fakturatyper under Administration > Fakturainställningar eller Inställningar för utlägg och fakturor.

  2. Klicka på Import. Fönstret Importera utläggstyper öppnas.

  3. Klicka på Bläddra för att hitta filen på din dator.

  4. Klicka på Import.