Concur Invoice

Kunder har fortfarande möjlighet att bekanta sig med det nya användargränssnittet medan SAP Concur förbereder för att göra det allmänt tillgängligt, med planerad lansering under andra kvartalet 2019.

UPPDATERINGAR FÖR MARS

För kunder som granskar funktionen har SAP Concur nu lagt till följande funktioner:

• På den nya sammanfattningssidan har Namn på begäran bytt namn till Fakturanamn.

• Vid sändning eller allokering visas ett fönster som frågar användare om de vill gå till nästa faktura eller återgå till listan med fakturor.

• På sidan Mina fakturor har Fakturor till inköpsorder bytt namn till Alla har skickats till Inköp och ett nytt alternativ, Skickad till inköp, visas i menyn Visa.

Affärssyfte/fördel för kund: Med det nya användargränssnittet för Concur Invoice kan kunder arbeta effektivare och direkt få en bättre överblick över fakturorna.

Med funktionen e-Bunsho-tidsstämpel för Japan stöder nu Faktura digitala tidsstämplar för fakturabilder från företag och leverantörer av fakturatjänster.

När funktionen har aktiverats fastställs regler som säkerställer att användare anger den fakturainformation som krävs för att följa Japans e-Bunsho-lagstiftning. Användare måste först bekräfta att fakturabilden är den giltiga bilden för den faktura som anges innan de kan tidsstämpla bilden och fakturan kan inte skickas för attestering om inte fakturabilden har försetts med en tidsstämpel.

Det finns en valideringsprocess för övervakning av mottagna, väntande, begärda och inaktuella tidsstämplar. Valideringsprocessen validerar godkända tidsstämplade fakturabilder på nytt och visar antal och summor enligt datumintervall för giltiga och ogiltiga tidsstämplade bilder.

Affärssyfte/fördel för kund: Med denna funktion kan kunder i Japan följa gällande e-Bushno-lagstiftning om de använder digitala fakturor i stället för pappersfakturor.

Inköpsorder

För kunder som importerar inköpsorder på enheter som inte har aktiverat funktionen för inköpsbegäran kan en användare med rollen inköpsadministratör nu se en lista över importerade inköpsorder.

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen gör det enklare för kunder som hanterar fakturor till inköpsorder att hantera och visa importerade inköpsorder.

Leverantörshantering

Kunder som har aktiverat funktionen för uppläggning och godkännande av leverantörer kan nu spåra ändringar för en leverantör via sidan Revisionskedja i leverantörsposten i Leverantörschef. Exempel: Om en leverantör godkänns eller uppdateras av leverantörschefen så visas dessa åtgärder på sidan Revisionskedja.

Affärssyfte/fördel för kund: Ändringen gör att användare med rollen Chef för faktureringsleverantörer kan spåra ändringar som gjorts i leverantörsinformationen i Leverantörschef.

Företagsadministration

För att säkerställa den kontinuerliga säkerheten för våra produkter och tjänster har SAP Concur utfärdat ett nytt SSL-certifikat för concursolutions.com. Det nuvarande certifikatet upphör att gälla 16 mars 2019.

Alla kunder som har fäst det utgående certifikatet måste uppdatera till det nya certifikatet för 16 mars 2019. Om det fästa certifikatet inte uppdateras före 16 mars 2019 kommer din organisation och användare att uppleva avbrott i SAP Concurs produkter och tjänster.

Kunder som inte har fäst certifikatet behöver inte vidta några åtgärder då det nya certifikatet uppdateras automatiskt. De flesta kunder fäster inte certifikatet.

Observera: Certifikatet kommer att uppdateras varje år som ett led i vårt utökade program för säkerhet och konformitet.

Affärssyfte/fördel för kund: Denna uppdatering tillhandahåller kontinuerlig säkerhet för våra produkter och tjänster.

Concur Open

Användare av Concur Open och personanpassat Concur Open kan prenumerera på e-postmeddelanden för de SAP Concur-produkter de använder. Som en del av prenumerationsprocessen skickar SAP Concur en e-postverifiering till användaren. Användaren måste klicka på Verifiera i e-postmeddelandet för att få meddelanden.

Eftersom vissa användare inte slutför verifieringssteget så har SAP Concur lagt till en påminnelse på prenumerationssidan.

Mer information om personanpassat Concur Open finns i informationsbladet Personalized Concur Open.

E-post från SAP Concur

SAP Concur går över till en ny e-postinfrastruktur för utgående e-post från våra tjänster till SAP Concur-användare. Med anledning av detta måste företag som filtrerar inkommande e-post baserat på sändande IP-adress lägga till nya IP-adresser i sin lista över betrodda avsändare för att säkerställa att deras användare får e-post från SAP Concur.

Till att börja med påverkade detta endast företag som använder Concur Expense. Från och med januari kommer även e-post från andra SAP Concur-tjänster (t.ex. Concur Travel och Concur Pay) att gå över till det nya e-postinfrastrukturen.

Vi kommer att fortsätta att lägga till andra tjänster under första kvartalet 2019. Följ versionsanmärkningarna för mer information om tidsplanen för ytterligare ändringar.

SAP Concur har tillhandahållit en versionsanmärkning om de uppdaterade e-postmeddelanden under flera månader. Observera att denna versionsanmärkning kommer att upphöra efter denna månad.

VIKTIGT

Tänk på följande:

• E-postinnehållet har inte ändrats – det är bara utseendet som har uppdaterats.

• Ändringarna kommer att ske över tid. Varje produktteam (Expense, Invoice, Travel etc.) bestämmer när det nya formatet ska användas. Införandet beror på tillgängliga resurser och prioritering av andra planerade utökningar.

• Förvänta dig inte att all e-post för produkter ändras samtidigt. Till exempel kan e-postmeddelanden om attestering i Expense komma att ändras först, sedan övriga Expense-meddelanden.

• Det finns inget planerat slutdatum för projektet. Ändringarna kan ta över ett år att genomföra.

VIKTIGT FÖR SSO-KUNDER

Kunder som använder SSO kan ersätta långa URL:er med www.concursolutions.com. URL:en i e-postmeddelandet om statusändring för en utläggsrapport kan till exempel ersättas. Eftersom vissa URL:er kan vara uppemot 200 tecken togs beslutet att i stället tillhandahålla länken www.concursolutions.com för att öka användarvänligheten.

Länken i e-postmeddelandet fungerar fortfarande som den alltid har gjort – den omdirigerar användaren till korrekt SSO-autentisering. Användaren kan när som helst se den underliggande URL:en genom att hovra med muspekaren över länken www.concursolutions.com.

Ändringen påverkar inte e-post där användaren klickar på en knapp, i stället för en länk, för att gå till Concur Expense.

Diverse

Alla företag måste göra allt de kan för att skydda de anställdas personuppgifter och känslig information. Enligt bästa praxis för säkerhet bör inte användardefinierade fält innehålla personuppgifter eller känslig information.

NÄSTA STEG

Om företaget för närvarande använder användardefinierade fält för att lagra personuppgifter eller känslig information (till exempel personnummer, namn på familjemedlemmar eller annan identifierande information) bör du planera för att ta bort denna information från befintliga fält i tjänsten och ändra din nuvarande konfiguration.

För mer information, se vanliga frågor (endast på engelska).

Concur Invoice

SAP Concur kommer snart att erbjuda en upplevelse, särskilt riktad till leverantörsreskontraanvändaren som ständigt övervakar fakturalivscykeln i systemet. Med den nya landningssidan för leverantörsreskontra lyfts koncepten "call to action" och "work to zero" fram för att bättre informera leverantörsreskontraanvändare och säkerställa att uppgifter med högsta prioritet bearbetas först.

Det nya användargränssnittet i Concur Invoice som kunder nu kan granska och bekanta sig med planeras bli allmänt tillgängligt under andra kvartalet 2019.

Affärssyfte/fördel för kund: Med det nya användargränssnittet för Concur Invoice kan kunder arbeta effektivare och direkt få en bättre överblick över fakturorna.

I en kommande release kommer SAP Concur att ersätta förekomster av termen betalningsbegäran och dess iterationer med termen faktura och dess iterationer. Dessa ändringar kommer att göras i användargränssnittet, Concur Invoice-dokumentationen och all annan dokumentation för SAP Concur-produkter där de förekommer.

Affärssyfte/fördel för kund: Ändringen bidrar till att säkerställa att terminologin som används i SAP Concur är enhetlig med den terminologi som är branschstandard.

Inköpsorder

Med funktionen Import nu kan kunder importera filer för inköpsorder och inköpsorderkvitton till Concur Invoice direkt utan att behöva vänta på en planerad import. över natten. Detta är en fördel för kunder som behöver importera inköpsorder och inköpsorderkvitton och jobba med dem i Concur Invoice samma dag som de skapas externt. Detta innebär också att kunder kan göra flera importer av inköpsorder och inköpsorderkvitton per dag så att data synkroniseras och uppdateras oftare.

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen ger kunder kontroll över när och hur ofta inköpsorder och inköpsorderkvitton ska importeras till Concur Invoice.

Budget

I en kommande release kommer arbetsflöden att vara tillgängliga för Budget. Arbetsflöden definierar hur systemet dirigerar fakturor, utläggsrapporter och begäranden genom attesterings- och bearbetningsstegen. Med den flexibla arbetsflödesfunktionen som SAP Concur erbjuder för Budget kan företag utforma arbetsflöden som passar deras egna unika behov.

Utan budgetgranskning kan budgetar förbrukas långt innan perioden eller året är slut vilket exempelvis leder till begränsade möjligheter för en organisation och överskridna budgetar för budgetägare. Dessutom innebär tidiga utgifter att utgifter som är viktigare för organisationen avslås eftersom mindre viktiga utgifter redan har förbrukat budgeten.

Att kombinera budgetgranskning i arbetsflödet ger mervärde. Revisionsregler och arbetsflödessteg kan hjälpa organisationer att lägga till kontroller när det är lämpligt att finjustera en organisations behov.

Lika viktigt är det att bestämma när en utgiftspost anses vara bunden till en budget. I de flesta organisationer räknas utgiftsposten som bunden när den är betald, dvs. när den har genomgått alla eller nästan alla attesteringssteg. I andra organisationer sker detta mycket tidigare. Så snart en inköpsbegäran eller en auktoriseringsbegäran har attesterats anses den som ”utlovad”.

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen ger kunder kontroll över budgetutgifter så att de till exempel kan undvika att budgeten överskrids för tidigt under budgetperioden eller budgetåret.

Säkerhet

I en kommande release kommer möjligheten att återställa eller uppdatera användarlösenord via funktionerna för import av användare och import av anställda att tas bort. Det kommer fortfarande att vara möjligt att ange lösenord för nya användare vid initial import via funktionerna för import av användare och import av anställda.

ANVÄNDARIMPORT

Lösenordsfältet kommer fortfarande att vara tillgängligt i den nedladdningsbara Excel-mallen men kommer endast att läsas vid initial import av filen eller vid uppläggning av en ny användare i systemet. Annan användning av fältet kommer att ignoreras av systemet.

Mer allmän information om denna funktion finns i Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition.

IMPORT AV ANSTÄLLDA

Lösenordsfälten kommer fortfarande att vara tillgängliga i postuppsättningarna 100, 300, 305 och 310 men kommer endast att läsas vid initial import av filen eller vid uppläggning av en ny användare i systemet. Annan användning av fältet kommer att ignoreras av systemet. Funktionerna för uppdatering och ersättning av lösenord i 100-posten kommer inte längre att användas.

Affärssyfte/fördel för kund: Ändringen innebär ökad säkerhet för användarlösenord.

Företagsadministration

Med Single Sign-On har användare åtkomst till flera applikationer med en uppsättning inloggningsuppgifter. SAP Concur har just nu två metoder för inloggning: Med ett användarnamn och ett lösenord eller SSO med inloggningsuppgifter från identitetsleverantören (IdP), till exempel en användares inloggningsuppgifter i organisationen.

Det finns för närvarande stöd för SSO i Concur Expense, Invoice, Request, och Travel. SAP Concur planerar att lägga till en funktion för hantering av Single Sign-On (SSO) i SAP Concur så att SAP Concur-kunder får ett självbetjäningsalternativ för att installera SSO för sin organisation.

Den nya funktionen för hantering av Single Sign-On (SSO) kommer att kunna nås från avsnittet Åtkomst till Concur i Produktinställningar.

• Single Sign-On kan hanteras för Standard Travel om det är knutet till Concur Expense, Invoice och/eller Request.

• För fristående Standard Travel kommer funktionen för hantering av Single Sign-On att kunna nås från sidan Reseinställningar.

Andra SAP Concur-produkter och -tjänster omfattas inte i denna inledande release.

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen ger SAP Concur-kunder ett självbetjäningsalternativ för att installera SSO.

SAP Concur planerar att lägga till en ny sida för att Logga in med ett uppdaterat inloggningssätt för användare som loggar in med användarnamn och lösenord. Användare som för närvarande använder Single Sign-On (SSO) kommer att kunna starta SSO-inloggningen på www.concursolutions.com. Funktionen planeras till 2019.

Den ny sidan för att Logga in innehåller följande:

• Tvåstegsinloggning: Ger ökad säkerhet, uppfyller aktuella industristandarder och ger fler lyckade inloggningar

• Flerkontoinloggning: Låter administratörer logga in med flera konton (planeras till en kommande release)

• Användaravatar: Ökad användarvänlighet (planeras i en kommande release)

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen innebär ökad säkerhet och en snabbare, bekvämare upplevelse för användare som loggar in i SAP Concurs produkter och tjänster.

SAP Concur kommer att lägga till en ny funktion för glömt lösenord med ett uppdaterat inloggningssätt för användare som loggar in med användarnamn och lösenord på SAP Concurs sida för att Logga in.

När den nya funktionen för Glömt lösenord släpps (planeras till 11 maj) kommer följande befintliga funktioner på sidan Glömt lösenord att fasas ut:

• Säkerhetsfrågor: Användare kommer inte längre att få uppmaningar med säkerhetsfrågor för autentisering vid inloggning.

• Text på sidor: Företagsanpassad text kommer inte längre att visas.

• Lösenordsledtrådar: Alternativet Skicka mig ledtråden för mitt lösenord via e-post kommer inte längre att vara tillgängligt.

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen innebär ökad säkerhet för användarlösenord och ökad användarvänlighet.

Diverse

Denna information kommer inte längre att visas i versionsanmärkningarna.

Mer information om inaktivering av användare finns i Allmän information: Faktablad om arkivering av inaktiverade användardata.