På sidan Dirigering av attestering kan du välja hur attesteringsprocessen för inköpsbegäranden ska se ut. Det finns flera olika dirigeringsmöjligheter. Här kan du välja det som passar bäst för ditt företags behov. Du kan också välja om chefer och anställda ska kunna lägga till ytterligare attestanter till flödet. När en inköpsbegäran har genomgått slutgiltig attestering är den klar att exporteras och betalas.

Förstå dirigeringsalternativen

Alternativet Handläggare är det enklaste dirigeringsalternativet. Fakturan skickas från den anställde till handläggaren för attestering på sidan Behandla fakturor. Alternativet för endast handläggare kommer att vara standardinställningen. Detta alternativ kan vara att föredra för mindre företag, då det tar bort en attesteringsprocess som redan finns.

Om du väljer Chef > Handläggare skickas inköpsbegäran från den anställde till hans/hennes chef för attestering, och slussas sedan vidare till handläggaren för attestering på sidan Behandla begäranden.

Konfiguration som krävs för alternativet Chef > Handläggare: Varje anställd måste ha en chef registrerad. Detta väljs under Chef på sidan Användarinformation.

Om du väljer alternativet Chef > Auktoriserad attestant > Handläggare ska du sedan ställa in en gräns för hur höga begäranbelopp varje attestant får attestera. Detta görs på sidan Användarinformation. Inköpsbegäran skickas från den anställda till hans/hennes chef. Om chefens attesteringsgräns är för låg, uppmanas han/hon att välja en ytterligare attestant från en lista med användare som har tillräckligt hög attesteringsgräns. När den auktoriserade attestanten är klar med inköpsbegäran skickas den vidare till handläggaren för attestering på sidan Behandla begäranden.

Konfiguration som krävs för alternativet Chef > Auktoriserad attestant > Handläggare:

• Varje anställd måste ha en chef registrerad. Detta väljs under Chef på sidan Användarinformation.

• Varje chef måste ha en attesteringsgräns angiven i fältet Gräns för auktoriserad attestering på sidan Användarinformation.

Om du väljer alternativet Chef > Chefens chef (upp till fem nivåer) > Handläggare, skickas inköpsbegäran först från den anställda till hans/hennes chef för attestering. Om chefen har tillräckligt hög attesteringsgräns skickas inköpsbegäran sedan vidare till handläggaren för attestering på sidan Behandla begäranden (precis som alternativet Chef > Handläggare). Om chefen däremot har för låg attesteringsgräns skickas inköpsbegäran i stället till chefens chef. Har inte heller han/hon rätt attesteringsgräns går inköpsbegäran vidare (dock max. fem steg) tills systemet hittar en chef som kan attestera inköpsbegäran och skicka den till handläggaren för attestering på sidan Behandla begäranden.

Konfiguration som krävs för alternativet Chef > Chefens chef (upp till fem nivåer) > Handläggare:

• Varje anställd måste ha en chef registrerad. Detta väljs under Chef på sidan Användarinformation.

• Varje chef måste ha ett belopp angivet i fältet Gräns för auktoriserad attestering på sidan Användarinformation. Se till att slutchefen har en mycket hög attesteringsgräns så att alla inköpsbegäranden kan attesteras. Se också till att minst en annan chef har en mycket hög attesteringsgräns så att inköpsbegäranden som skickats in av slutchefen kan attesteras. Tänk på att ingen kan attestera sin egen inköpsbegäran.

Om du väljer alternativet Inkludera budgetattestant läggs ett budgetattesteringssteg till i alternativen för attesteringsdirigering på sidan Dirigering av attestering. Budgetattesteringssteget placeras före handläggarsteget. När du har inkluderat budgetattestering visas fliken Hantera attestanter (valfri) på sidan Lägg till budgetposition där du kan lägga till attestanter.

Markera (aktivera) kryssrutan bredvid ett dirigeringsalternativ för att välja det alternativet.

Förstå inställningen för förfallodatum för attestering

Du kan ställa in efter hur många dagar som en inköpsbegäran som väntar på attestering automatiskt ska omdirigeras till en attesterande chef genom att markera och konfigurera inställningen Ange Väntar på Attestering löper ut och omdirigera till chef efter (i dagar). Inställningen är aktiverad som standard och standardintervallet är 10 dagar.

Om en attestant inte attesterar en inköpsbegäran förrän intervallet löpt ut så vidarebefordrar systemet inköpsbegäran till nästa attestant i arbetsflödet för attestering.

Om inställningen avmarkeras (inaktiveras) så ligger inköpsbegäran kvar i kön och väntar på attestering.

Om inställningen markeras (aktiveras) så innebär det att systemet vidtar följande åtgärder:

• När inköpsbegäran kommer till arbetsflödessteget Väntar på attestering startar en nedräkning för attestanten.

• När intervallet löpt ut omallokeras aktuell inköpsbegäran automatiskt till attestantens chef och nedräkningen återställs. När intervallet återigen löpt ut, vidarebefordrar systemet inköpsbegäran till nästa attestant eller till handläggaren.

Förstå alternativ för ytterligare attestanter

Du har möjlighet att välja om chefer eller anställda själva ska kunna lägga till ytterligare attestanter i sitt attesteringsflöde. Om du väljer något av alternativen, visas en knapp för chefer eller anställda efter att de skickat eller attesterat en begäran, som låter dem välja ytterligare attestanter. Attestanter de väljer läggs till i dirigeringsflödet efter dem. Därefter fortsätter begäran sin vanliga bana. Ytterligare attestant ersätter inte standardattestanterna.

Markera en kryssruta för att låta chefer och/eller anställda lägga till attestanter.

Förstå återkallningsalternativet

Du kan tillåta att anställda ska kunna återkalla en skickad inköpsbegäran när som helst fram tills det att en attestant attesterar begäran.

När en inköpsbegäran återkallas kan den anställda göra följande:

• Redigera och skicka om inköpsbegäran.

• Radera inköpsbegäran.

När en inköpsbegäran återkallas utför systemet följande åtgärder:

• En post skrivs till i inköpsbegärans revisionskedja med åtgärdsinformationen Begäranåterkallning.

• Namnet på användaren som återkallade inköpsbegäran visas i kolumnen Status på sidan Väntande begäranden.

• Arbetsflödet återställs.

Låt kryssrutan vara markerad (aktiverad) för att tillåta att anställda återkallar skickade inköpsbegäranden.

Förstå automatisk överföring av inköpsorder

Du kan välja att ta bort ett steg i arbetsflödet för inköpsorder. Concur Invoice skickar då inköpsordern direkt från den behandlade inköpsbegäran till leverantören.

Låt kryssrutan vara markerad (aktiverad) för att tillåta att ett steg i inköpsorderflödet tas bort och att systemet därmed skickar inköpsorder direkt till leverantör.