Administrationshjälp för Concur Invoice, standardutgåva

April 2017 Analys/Intelligence, standardutgåva – administratörsöversikt

Senaste uppdatering: 25 april 2017

Modelländringar

Nya fält: Gästinformationsfält

Från och med denna release finns det nya gästinformationsrelaterade fält för Utlägg.

BESKRIVNING: Via dessa fält kan användare rapportera information och utgifter för gästanvändare.

De nya gästinformationsrelaterade fälten finns i följande mappar:

  • Utlägg > Listor > Information om gäst
  • Utlägg > Listor > Information om gäst > Nycklar
  • Utlägg > Utläggsrapporter > Rapportrubrikinformation > Nycklar
Nytt fält: Leverantörens skatte-ID

Från och med denna release finns ett nytt säljarrelaterat fält för Utlägg.

BESKRIVNING: Med detta fält kan användare rapportera skatte-ID för handlare för de säljare som är kopplade till kreditkortstransaktioner. Via fältet Leverantörens skatte-ID kan användare rapportera om den skatteinformation de behöver för att uppfylla företagets skattekrav.

Det nya säljarrelevanta fältet finns i följande mapp:

  • Utlägg > Utläggsrapporter > Post -information
Nytt fält: Säljar-ID

Från och med denna release finns ett nytt säljarrelaterat fält för Utlägg.

BESKRIVNING: Med detta fält kan användare rapportera säljar-ID för de säljare som är kopplade till kreditkortstransaktioner.

Det nya säljarrelevanta fältet finns i följande mapp:

  • Utlägg > Utläggsrapporter > Kreditkort > Kreditkortstransaktioner

Rapportändringar

Ny rapport för företagsfakturerade kort: Avstämning företagsfakturerad transaktion (kalendermånad)

Analys- och Intelligence-kunder kan använda den nya rapporten Avstämning företagsfakturerad transaktion (kalendermånad) för att se en sammanfattning av företagsfakturerade transaktioner som fakturerats under en period som hjälp vid avstämning av korttransaktioner.

RAPPORTENS PLATS

Rapporten finns här:

  • Analys - standardrapporter ‎> Företagsfakturerade kort
  • Intelligence - standardrapporter ‎> Företagsfakturerade kort
Ny fakturarapport: Deltagarsammanfattning

Analys- och Intelligence-kunder kan använda den nya rapporten Deltagarsammanfattning för att se en sammanfattning av utgifterna för deltagare enligt utläggstyp, instans och rapporteringsgrupp och valuta.

Rapporten Deltagarsammanfattning innehåller ett eller flera års statistik, vilket möjliggör långsiktig trendanalys av utlägg som involverar utgifter som en anställd haft för att täcka utlägg för andra anställda eller icke anställda kunder eller potentiella kunder.

RAPPORTENS PLATS

Rapporten finns här:

  • Analys - standardrapporter ‎> Faktura
  • Intelligence - standardrapporter ‎> Faktura
Ny Persona-instrumentpanel: Översikt över fakturahantering (Intelligence)

Instrumentpanelen Översikt över fakturahantering tillhandahåller mätetal för företagets betalningsbegäranden (fakturor) och inköpsbegäranden samt ger en översikt över livscyklerna för betalningsbegäranden och inköpsbegäranden. Instrumentpanelen kan hjälpa dig att följa upp trender för mätetalen, se hur de påverkar kassaflödet och utvärdera behovet av förändringar av anskaffningsprocessen för att optimera både den och kassaflödet.

FUNKTIONER PÅ INSTRUMENTPANELEN

Tidsanpassning betalbara

Avsnittet Tidsanpassning betalbara ger en översikt över utestående (obetalda) fakturor grupperade efter fakturornas ålder i dagar. Obetalda fakturor grupperas i 30-dagarnsintervall upp till 90 dagar. Obetalda fakturor som är äldre än 90 dagar grupperas tillsammans under alternativet 90>. Till höger om diagrammet visas antalet obetalda fakturor och det totala förfallna beloppet för dessa obetalda fakturor som finns i Faktura. Diagrammet innehåller endast obetalda fakturor som är förfallna.

Data i avsnittet Tidsanpassning betalbara motsvarar data i den befintliga fakturarapporten: Begär tidsanpassningsrapport. Beräkningen av tidsanpassning är skillnaden mellan värdena för fälten Fakturadatum och Dagens datum. Beloppen i dollar baseras på fältet Attesterat belopp.

Informationen i detta avsnitt kan användas för att hantera kassaflödet och se om det finns utestående skulder som förfallit och måste åtgärdas.

När du placerar markören över en stapel visas dess tidsperiod och det totalbelopp som är kopplat till obetalda fakturor för tidsperioden.

Summa utgifter i faktura

Avsnittet Summa utgifter i faktura ger en översikt över de totala utgifterna hittills under året uppdelad efter kvartal. Utgifterna hämtas från fakturor som har status Betald.

Informationen i detta avsnitt kan används för framtagning av prognoser för budgetar och utgifter.

När du placerar markören över en stapel visas kvartalet och de totala fakturautgifterna för valt kvartal. Till höger om diagrammet visas de totala utgifterna hittills i år.

IO- resp. icke-inköpsorderrelaterade utgifter

Avsnittet IO- resp. icke-inköpsorderrelaterade utgifter ger en översikt över utgifter relaterade till inköpsorder i förhållande till utgifter som inte är relaterade till inköpsorder hittills under året uppdelad efter kvartal. Utgifterna för inköpsorder hämtas från fakturor som har status Betald och har ett tillhörande inköpsordernummer. Utgifterna som inte är relaterade till inköpsorder hämtas från fakturor som har status Betald och inte har ett tillhörande inköpsordernummer.

Informationen i det här avsnittet kan användas för att utvärdera utgifter för inköpsorder och hitta de bästa sätten att hantera fler utgifter via inköpsordersystemet.

När du placerar markören över ett segment på en stapel visas om segmentets utgift är inköpsorderrelaterad eller icke inköpsorderrelaterad, kvartal och procentsatsen för inköpsorderrelaterade eller icke inköpsorderrelaterade utgifter hittills under kvartalet.

Topp 10 leverantörer

Avsnittet Topp 10 leverantörer ger en översikt över företagets 10 främsta leverantörer med högsta totala fakturautgifterna hittills under året. Avsnittet Topp 10 leverantörer visar även betalningsvillkor och genomsnittligt antal dagar för betalning för de 10 främsta leverantörerna. Värdet Summa utgifter är utgifterna hittills i år baserat på fakturor med status Betald. Värdet Genomsn. dagar att betala beräknas utifrån fakturadatum och betalningsdatum.

Informationen i detta avsnitt kan användas för att förhandla fram bästa möjliga priser och villkor med dina leverantörer och se om kassaflödet maximeras genom att fakturor inte betalas för snabbt baserat på betalningsvillkoren.

Utgiftstrend per utläggstyp

Avsnittet Utgiftstrend per utläggstyp ger en översikt över utgifterna hittills i år uppdelad efter kvartal för de fem främsta fakturautläggstyperna. Utgifterna för resterande utläggstyper samlas i kategorin Övriga. Utgifterna per utläggstyp hämtas från fakturor som har status Betald.

Informationen i detta avsnitt kan används för framtagning av prognoser och budgetar för utgifter.

När du placerar markören över ett utläggstypssegment på en stapel visas fakturautläggstyp, kvartal och procentsatsen för utgifter hittills under kvartalet från betalda fakturor som är kopplade till utläggstypen.

Betalningsmetod

Avsnittet Betalningsmetod ger en översikt över utgifterna hittills i år uppdelad enligt kvartal för varje betalningsmetod som används för betalning av fakturor. Utgifterna per betalningsmetod hämtas från fakturor som har status Betald.

Informationen i detta avsnitt kan användas för att optimera utgifterna i dina kreditkortsprogram.

När du placerar markören över ett betalningsmetodssegment på en stapel visas betalningsmetod, kvartal och procentsats för fakturor som betalas med denna betalningsmetod.

Användning av inköpsorder

Avsnittet Användning av inköpsorder ger en översikt över användningsfrekvensen i procent för ditt inköpsordersystem hittills i år, uppdelad efter kvartal. Användningsfrekvensen definieras som den procentandel av fakturorna som har ett associerat inköpsordernummer i förhållande till det totala antalet fakturor.

Informationen i det här avsnittet kan användas för att utvärdera användningsfrekvensen för inköpsorder i företaget och hitta de bästa sätten att hantera fler utgifter via inköpsordersystemet.

VERKTYGSTIPS MED INFORMATION

Varje avsnitt på instrumentpanelen Översikt över fakturahantering innehåller en informationsikon. När du klickar på länken öppnas ett verktygstips med beräkningsinformation för avsnittet och en länk till mer information. Länken öppnar guiden Chapter 16: Folder – Persona Dashboards in the Standard Reports by Folder (endast engelska) i ett nytt fönster.

DRILL-THROUGH-RAPPORTER

Varje avsnitt på instrumentpanelen Översikt över fakturahantering innehåller ikonen för rapport-drill-through. När du klickar på ikonen öppnas listan över rapporter som är associerade med avsnittet.

När du väljer en rapport i listan öppnas den i ett nytt fönster.

INSTRUMENTPANELENS PLATS

Persona-instrumentpanelen finns här:

  • Intelligence - standardrapporter ‎> Persona-instrumentpaneler

Instrumentpanelen Översikt över fakturahantering finns här:

  • Intelligence - standardrapporter ‎> Persona-instrumentpaneler > Översikt över fakturahantering

PLATS FÖR FAKTURARAPPORTER TILLGÄNGLIGA FRÅN INSTRUMENTPANELEN

Alla drill-through-rapporter som kan öppnas från instrumentpanelen Översikt över fakturahantering, med undantag för rapporten Fakturautgifter per betalningsmetod och leverantör - detaljer, finns här:

  • Intelligence - standardrapporter ‎> Persona-instrumentpaneler > Översikt över fakturahantering > Detaljerade rapporter

Rapporten Fakturautgifter per betalningsmetod och leverantör - detaljer finns här:

  • Intelligence - standardrapporter ‎> Faktura

Mer information om instrumentpanelen Översikt över fakturahantering finns i guiden Chapter 16: Folder – Persona Dashboards in the Standard Reports by Folder (endast engelska).

Uppdaterad Persona-instrumentpanel: Avdelningschef, översikt (Intelligence)

Några uppdateringar har gjorts av instrumentpanelen Avdelningschef, översikt och dess drill-through-rapport Detaljinfo utläggsdetaljer innevarande kvartal för att göra instrumentpanelen och rapporten mer korrekta.

Ändringar av instrumentpanelen Avdelningschef, översikt:

  • Periodiseringsberäkning: Beräkningen för periodisering har uppdaterats för avsnittet Utgifter innevarande kvartal så att värdena för olika typer av periodiseringar beräknas korrekt. Tidigare inkluderades inte periodiseringarna korrekt i vissa scenarier.
  • Policyundantag per anställd (fliken Utläggsrapporter) I avsnittet Policyundantag per anställd på instrumentpanelen har kolumnen Totalt undantagsbelopp bytt namn till Totalt undantagsvärde. Värdet i kolumnen Totalt undantagsvärde beräknas genom multiplicering av värdet i fältet #Undantag med värdet i fältet Undantagsnivå.

Ändringar av drill-through-rapporten Detaljinfo utläggsdetaljer innevarande kvartal:

  • Beräkningen för drill-through-rapporten Detaljinfo utläggsdetaljer innevarande kvartal har ändrats för att motsvara den affärslogik som används av instrumentpanelen Avdelningschef, översikt.

INSTRUMENTPANELENS PLATS

Du kan öppna instrumentpanelen Avdelningschef, översikt från sidan Snabbåtkomstmeny på Persona-instrumentpanelen genom att klicka på Avdelningschef.

Persona-instrumentpanelen finns här:

  • Intelligence - standardrapporter ‎> Persona-instrumentpaneler

Instrumentpanelen Avdelningschef, översikt finns här:

  • Intelligence - standardrapporter ‎> Persona-instrumentpaneler > Avdelningschef, översikt

Mer information om instrumentpanelen Avdelningschef, översikt finns i guiden Chapter 16: Folder – Persona Dashboards in the Standard Reports by Folder (endast engelska).

Uppdaterad Premium-instrumentpanel: Instrumentpanel för chefer (Intelligence)

Instrumentpanelen för chefer har nu fler utgiftskategorier för måltider och hotell.

För måltider använder instrumentpanelen nu följande utgiftskategorikoder och utgiftskategorier:

Kod för utläggskategori

Namn på utläggskategori

MEAL

Måltid

MEALA

Måltid – räkna in i dagligt måltidstraktamente

MEALN

Måltid – räkna inte in i dagligt måltidstraktamente

För hotell använder instrumentpanelen nu följande utgiftskategorikoder och utgiftskategorier:

Kod för utläggskategori

Namn på utläggskategori

LODGA

Logi – spåra utlägg för rumstaxa

LODGN

Logi – spåra inte utlägg för rumstaxa

Tidigare hade instrumentpanelen för chefer endast en måltidskategori: Måltid och en hotellkategori: Logi – spåra utlägg för rumstaxa.

INSTRUMENTPANELENS PLATS

Premium-instrumentpanelen finns här:

  • Intelligence - standardrapporter ‎> Premium-instrumentpaneler

Instrumentpanelen för chefer finns här:

  • Intelligence - standardrapporter ‎> Premium-instrumentpaneler > Utförbar analys > Instrumentpanel för chefer
  • Insight Premium - standardrapporter > Utförbar analys

Mer information om instrumentpanelen för chefer finns i Analysis/Intelligence: Actionable Analytics User Guide (endast engelska).

**KOMMER SNART** *Ändringar av uppmaningar för rapporterna Topp, fakturaleverantörsutgifter - detaljinfo och sammanfattning

Rapporterna Topp, fakturaleverantörsutgifter - detaljinfo och Topp, fakturaleverantörsutgifter - sammanfattning kommer snart att få nya uppmaningar på sidan Uppmaningar. De nya uppmaningarna inkluderar uppmaningar för Betalningsbearbetningsdatum och Inkludera endast betalda poster. Dessa ändringar görs för att dessa rapporter ska kunna användas som drill-rapporter för instrumentpanelen Översikt över fakturahantering.

RAPPORTERNAS PLATS

Rapporten Topp, fakturaleverantörsutgifter - detaljinfo finns här:

  • Intelligence - standardrapporter ‎> Faktura

Rapporten Topp, fakturaleverantörsutgifter - sammanfattning finns här:

  • Analys - standardrapporter ‎> Faktura
  • Intelligence - standardrapporter ‎> Faktura

Övriga ändringar

Jobbkörningsdatum för journalpost för manuella betalningar

När en journalpost i rapporteringsdatabasen markeras som manuellt betald sätts för närvarande jobbkörnings-ID automatiskt till jobbkörning 1 och det associerade jobbkörningsdatumet sätts till 1-1-2003. Från och med denna release sätts jobbkörningsdatum för en journalpost som markeras som manuellt betald till null (tom).

Support för krypteringsprotokoll TLS v 1.0 upphör – DATUM FLYTTAT FÖR DATACENTER FÖR USA

Observera dessa datum:

- Datacenter för EU: Slutförd tisdag den 4 april 2017

- Datacenter för USA: FLYTTAD till onsdag 31 maj 2017

Concur upphör att ge support för version 1.0 av TLS-krypteringsprotokollet. Support ges fortfarande för de säkrare TLS-versionerna 1.1 och 1.2. TLS-protokollet garanterar en säker kommunikation i båda riktningarna mellan en telefon eller dator och en molnbaserad tjänst.

Mindre än 1 % av Concurs användare loggar in via webbläsare eller telefoner som använder version 1.0, vilket innebär att denna begränsning av vår support endast påverkar ett litet antal användare.

OBSERVERA ATT NYTT SISTA DATUM FÖR SUPPORT ÄR MAJ

Vi har flyttat datumet så att våra kunder ska få tillräckligt med tid på sig att ändra webbläsarens säkerhetsinställningar. Dessa ändringar kommer att specificeras i en kommande release.

Affärssyfte/fördel för kund: Concur tar detta steg efter att först ha beaktat både kundernas säkerhet och hur enkelt det är att uppgradera till de nyare och säkrare TLS-versionerna 1.1 och 1.2. I och med att vi slutar använda TLS v 1.0 så kan vi garantera att våra kunder kommunicerar med Concur-tjänsterna på ett säkert sätt via TLS v 1.1 eller senare.

Support för webbläsaren Microsoft IE v.10 upphör den 18 augusti 2017 – banner

När Concur har tagit bort TLS 1.0 från concursolutions.com kommer Internet Explorer 10 att stå på tur för indragning av support i augusti 2017. Microsoft har upphört med support för Internet Explorer 10 efter den 12 januari 2016.

Under april 2017 kommer en banner att läggas till i Concur som en påminnelse till användare som fortfarande använder Internet Explorer 10 om att vi inte längre kommer att ge support för deras webbläsarversion och att de bör uppgradera till Internet Explorer 11.

Affärssyfte/fördel för kund: Uppgradering till Internet Explorer 11 gör att företagen kan använda en godkänd Microsoft-webbläsare som – som standard – har stöd för TLS 1.2.

**KOMMER SNART** Förbättrad skattekalender

Concur kommer snart att erbjuda en förbättrad skattekalender för Analys/Intelligence. Via en skattekalender kan organisationer definiera sina redovisningsperioder oberoende av standardkalenderåret. Många organisationer definierar sina egna kalendrar så att deras redovisning speglar säsongerna inom deras verksamhet. Därigenom kan de jämföra resultat med konkurrenterna och undvika den stressiga årsbokslutsrushen i januari.

KOMMANDE ÄNDRINGAR FÖR ANALYS OCH INTELLIGENCE

När den förbättrade skattekalendern släpps kan BI-hanterare skapa en budget som följer räkenskapskvartalen. För närvarande kan BI-hanterare endast anpassa sina budgetar efter kalenderkvartal.

Denna ändring medför även andra förbättringar. Concur kommer till exempel att uppdatera flera befintliga standardrapporter och instrumentpaneler, inklusive instrumentpanelerna Avdelningschef, översikt och Översikt över utläggshantering, så att de kan anpassas till företagets räkenskapsår.

Concur kommer även att förbättra varningen och rapporten Procent av budget för Utförbar analys så att de skickas till BI-hanteraren när en definierad procentandel av budgeten nåtts under ett räkenskapskvartal (för företag som specificerat en skattekalender). För närvarande skickas de baserat på kalenderkvartal.

Mer information kommer i senare versionsanmärkningar.

Affärssyfte/fördel för kund: Denna funktion ger kunderna flexibilitet att definiera sina räkenskapsperioder oberoende av standardkalenderåret.

VAD ADMINISTRATÖREN SER

Den förbättrade skattekalendern finns i rapportkonfigurationsverktyget under Administration > Utlägg och Administration > Faktura.

Dessutom heter fliken Konfiguration av skattekalender nu Skattekalender.

Skattekalendern har fem knappar som beskrivs i följande tabell:

Knapp

Beskrivning

Ny

Administratören kan skapa en ny skattekalender.

Ändra

Administratören kan ändra en befintlig skattekalender.

Aktivera

Administratören kan aktivera en skattekalender.

Avaktivera

Administratören kan avaktivera en skattekalender.

Ta bort

Administratören kan ta bort en skattekalender.

KONFIGURATION/FUNKTIONSAKTIVERING

Så här öppnar du skattekalendern (professional):

  1. Klicka på Administration > Utlägg eller Faktura > Rapportkonfiguration (vänstra menyn). Sidan Rapportkonfiguration visas.

  2. Klicka på fliken Skattekalender.

För mer information, se Shared: Reporting Configuration Setup Guide.

Så här öppnar du skattekalendern (standard):

  1. Klicka på Administration > Utläggsinställningar Eller Fakturainställningar > Rapportkonfiguration. Sidan Rapportkonfiguration visas.

  2. Klicka på fliken Skattekalender.

För mer information, se Shared: Reporting Configuration Setup Guide for Concur Standard Edition.

**KOMMER SNART** Ändringar av sidan Rapportkonfiguration

Fliken Konfiguration av BI-hanteraren (Business Intelligence) på sidan Rapportkonfiguration byter namn till Preferenser. Inställningarna för BI-hanteraren på sidan byter också namn så att de blir lättare att läsa.

Affärssyfte/fördel för kund: Dessa ändringar förbättrar flikens användarvänlighet och breddar flikens område så att framtida preferensinställningar kan läggas till.

VAD ADMINISTRATÖREN SER

Fliken byter namn till Preferenser och inställningarna byter namn:

  • Inställningen Om sant och fältet BI-hanterare är tomt använder du rapportattestanten för BI-hanteraren byter namn till Om BI-hanterare är tomt använder du rapportattestanten för BI-hanteraren.
  • Inställningen Tillåt användare med fältet BI-hanterare ifyllt att se Cognos-länken byter namn till Visa menyalternativ Rapportering för BI-hanterare.

PLATS FÖR FLIKEN PREFERENSER

Så här öppnar du fliken Preferenser (professional):

  1. Klicka på Administration > Utlägg eller Faktura > Rapportkonfiguration (vänstra menyn). Sidan Rapportkonfiguration visas.

  2. Klicka på fliken Preferenser.

För mer information, se Shared: Reporting Configuration Setup Guide.

Så här öppnar du fliken Preferenser (standard):

  1. Klicka på Administration > Utläggsinställningar Eller Fakturainställningar > Rapportkonfiguration. Sidan Rapportkonfiguration visas.

  2. Klicka på fliken Preferenser.

För mer information, se Shared: Reporting Configuration Setup Guide for Concur Standard Edition.

KONFIGURATION/FUNKTIONSAKTIVERING

Concur kommer att implementera denna ändring i majreleasen – inga konfigurations- eller aktiveringssteg behövs.

**KOMMER SNART** Support för webbläsaren Microsoft IE v.10 upphör den 18 augusti 2017

Support för Microsoft Internet Explorer (IE) version 10 i kombination med Concurs produkter upphör den 18 augusti 2017. Concur rekommenderar starkt att kunder som använder IE v.10 uppdaterar till den senaste versionen av IE-webbläsaren före detta datum eller installerar och arbetar i en annan webbläsare som hanteras.

VIKTIGT: Denna ändring är dessutom ett resultat av att TLS 1.0 upphör. Uppgradering till Internet Explorer 11 gör att företagen kan använda en godkänd Microsoft-webbläsare som – som standard – har stöd för TLS 1.2.

Bakgrund: Med början den 12 januari 2016 kommer endast den senaste versionen av Internet Explorer som är tillgänglig för ett operativsystem som hanteras att få teknisk support och säkerhetsuppdateringar från Microsoft i enlighet med deras produktlivscykelprogram (kan ses på https://support.microsoft.com/en-us/gp/microsoft-internet-explorer).

Mer information om webbläsare som hanteras för Concur-produkter, se avsnittet om webbläsarsupport i dokumentet Concur: Dokument Travel & Expense Supported Configurations - Client Version.