Lägg till nytt fält
På sidan Lägg till nytt fält kan du skapa anpassade fält för den ekonomiska information som ska spåras. När du har granskat standardfält i SAP Concur-formulär för anställdas poster, utlägg, fakturor etc. kanske du upptäcker att vissa uppgifter som du vill spåra saknas. Du kan lägga till ett anpassat fält i dessa formulär för registrering av data. Du kan lägga till upp till tolv anpassade fält.
Anställda anger ofta värden för anpassade fält i sina utläggsrapporter eller fakturor. Data i anpassade fält kan ingå i redovisningsutdrag eller ekonomiska bokningar från SAP Concur till ditt redovisningssystem. När du lägger till ett anpassat fält som standard läggs det till i alla formulär som Valfritt. Du kan ändra synlighet efter behov på sidan Hantera synlighet. Med denna flexibilitet kan du visa ett anpassat fält på vissa fält och dölja på andra. Du kan exempelvis konfigurera ett anpassat fält så att det visas på fakturaformulär men inte på utläggsformulär.
Anpassade fält som du skapar visas som standard på alla nedanstående formulär:
Utlägg:
Sidan Utläggsinformation i Profilinställningar
Rubrik till utläggsrapport
Sida för utläggspost
Sida för fördelning av utläggspost
Faktura:
Sidan Fakturainformation i Profilinställningar
Fakturarubrik
Radpost i faktura
Begäran:
Sidan Begäransinformation i Profilinställningar
Rubrik till begäran
Sida för begäranfördelning
När en anställd skapar en ny utläggsrapport eller faktura kopieras anpassade fältvärden från anställningsformuläret till utläggsrapporten eller fakturan. Kopieringen utförs varje gång en anställd skapar en ny utläggsrapport eller faktura.
På liknande sätt kopieras värden från rapporten eller fakturan till nya radposter för utlägg eller fakturor. En ytterligare nivå av kopiering sker när radposter för utlägg eller fakturor fördelas. De kopierade värdena kan ändras av den anställda om inte fältet ställs in som skrivskyddat.
Exempel:
Du vill allokera ett kostnadsställe till varje anställd så att deras utlägg kan spåras för kostnadsstället. Du skulle då skapa det anpassade fältet Kostnadsställe och göra det skrivskyddat i utläggsformulär. Detta säkerställer att data inkluderas i formuläret i spårningssyfte, men att de inte kan ändras av den anställda.
- Du vill spåra om utlägg kan faktureras och till vilket projekt de är kopplade. På sidan Lägg till nytt fält klickar du på Kryssruta. I fältet Fältnamn väljer du Är fakturerbar? och klickar sedan på knappen Lägg till.
Du vill spåra dina utlägg per avdelning. På sidan Lägg till nytt fält klickar du på Lista. I fältet Fältnamn skriver du Avdelning och klickar sedan på Lägg till. På bekräftelsesidan Lägg till nytt fält klickar du på Lägg till listobjekt för att gå till sidan Redigera lista och ange dina avdelningar.
Lägg till nytt fält
På sidan Lägg till nytt fält kan du lägga till följande fälttyper:
Lista
Flernivålista (se avsnittet Lägga till flernivålistor i detta ämne)
Fritext
Kryssruta
Du kan skapa upp till tolv anpassade fält genom att skriva in ett namn på ett anpassat fält eller välja i en lista med förslag. Vid uppläggning av fält är bästa praxis att planera vilka fält som behövs innan de skapas. Tänk på följande:
Hur många fält behövs?
Vilken fälttyp passar bäst för varje fält?
Listor är mer konsistenta och enklare att rapportera med, men de kräver underhåll.
Fritextfält är användbara om det är många värden som ändras ofta.
Vilka etiketter eller namn beskriver bäst fältets syfte?
Namn och etiketter på fält bör vara så tydliga som möjligt för att hjälpa anställda att förstå vad de ska ange för information.
Vilka värden behövs för att fylla i listfält?
I vilken ordning vill du att varje listfälts värden ska visas?
Behöver du en flernivålista (uppbyggd av två eller flera nivåer) för att säkerställa att anställda väljer ett värde i den överordnande listan innan de kan välja ett värde i en underordnad lista?
Gör så här för att lägga till listfält:
På sidan Anpassade fält klickar du på Lägg till anpassat fält för att öppna sidan Lägg till nytt fält.
Klicka på Lista.
I avsnittet Vad vill du kalla din lista i listan Fältnamn väljer du eller skriver in ett fältnamn att använda som etikett när fältet visas.
Klicka på Lägg till. Ett meddelande bekräftar att det nya fältet har lagts till.
Du kan nu välja att lägga till listvärden i fältet, lägga till flera anpassade fält eller gå tillbaka till sidan Anpassade fält.
Om du väljer att lägga till ytterligare ett nytt fält visas ett meddelande på sidan som berättar hur många tillgängliga anpassade fält som återstår.
Om du är redo att konfigurera fältet går du tillbaka till sidan Anpassade fält där du kan se det nya fältet.
Gör så här för att lägga till ett fritextfält:
På sidan Lägg till nytt fält klickar du på Fritext.
I avsnittet Vad vill du kalla ditt textfält skriver du in namnet på det anpassade fältet eller väljer ett fältnamn i listan.
Klicka på Lägg till. Ett meddelande bekräftar att det nya textfältet har lagts till.
Du kan nu välja att lägga till flera anpassade fält eller gå tillbaka till sidan Anpassade fält.
Gör så här för att lägga till ett kryssrutefält:
På sidan Lägg till nytt fält klickar du på Kryssruta.
I avsnittet Vad vill du kalla din kryssruta skriver du in namnet på det anpassade fältet eller väljer ett fältnamn i listan.
Klicka på Lägg till. Ett meddelande bekräftar att det nya textfältet har lagts till.
Du kan nu välja att lägga till flera anpassade fält eller gå tillbaka till sidan Anpassade fält.
Lägga till flernivålistor
En flernivålista är en uppsättning på upp till fem listfält som är beroende av varandra. Det listobjekt som väljs i det första listfältet bestämmer vilka objekt som kan väljas i det andra listfältet och så vidare. Flernivålistor konfigureras på sidan Redigera lista. Flernivålistor visas i en enskild rad på sidan Anpassade fält.
Exempel
Du vill att anställda ska ange information om region och avdelning i sina utlägg. Du vill att de valbara avdelningarna ska variera beroende på vilken region som valts. På sidan Lägg till nytt fält skapar du en flernivålista med Region som första eller överordnad lista och Avdelning som underordnad lista. Klicka på Lägg till för att länka listorna i flera nivåer i hierarkisk form. Fälten visas i formulär med fältet Region först och sedan med fältet Avdelning. Vid uppläggning av utläggsrapporter kommer användare inte att kunna välja från listan Avdelning utan att först välja från listan Region.
Gör så här för att lägga till ett flernivålistfält:
På sidan Lägg till nytt fält klickar du på Flernivålista.
Klicka på Lägg till.
Läs informationen på sidan i avsnittet Använda flernivålistor och visa diagrammet över flernivålistor.
Klicka på Nästa.
I fältet 1. Fältnamn skriver du in eller väljer en fältetikett för listan.
I fältet 2. Fältnamn skriver du in eller väljer en fältetikett för den underordnade listan.
Klicka på ikonen Lägg till en till nivå om du behöver lägga till flera listnivåer. Du kan lägga till upp till fem listnivåer.
Klicka på Ta bort för att ta bort en listnivå.
När du har skapat strukturen klickar du på Lägg till.
Klicka på Lägg till listobjekt för att lägga till listurval för de nya fälten. Sidan Redigera lista visas. De nya flernivålistfälten visas i en rad på sidan Anpassade fält.
Flytta fält
När du har skapat de anpassade fält du behöver kan du ändra i vilken ordning de visas på sidan Anpassade fält genom att växla till avancerad vy.
Gör så här för att flytta fält:
Klicka på Växla till avancerad vy på sidan Anpassade fält.
För att flytta ett fält i listan klickar du på uppåt- och nedåtpilarna i raden för fältet du vill flytta.
Radera fält
Observera att om du väljer att radera ett fält så raderas även data i fältet permanent och kan inte återställas.
Gör så här för att radera fält:
På sidan Anpassade fält klickar du på Radera i raden för fältet du vill radera.
Markera kryssrutan för att bekräfta att du förstår att radering av fältet innebär en irreversibel radering av all tillhörande data.
Klicka på Ta bort permanent för att ta bort fältet.