Administrationshjälp för Concur Invoice, standardutgåva

Fördelning

Sidan Fördelning tillåter administratören att importera fördelningsinställningar för rapporter som ska fördelas. Steget visas endast för kunder som har köpt Intelligence.

Importprocessen har fyra steg:

  1. Ladda ner fördelningsmallen.

  2. Fyll i fördelningsmallen.

  3. Ladda upp fördelningsmallen.

  4. Visa importresultat.

Steg 1: Ladda ner fördelningsmallen

Administratören kan ladda ner och använda kalkylbladsmallen för att ange fördelningsdata i rätt format.

Gör så här för att ladda ner kalkylbladet:

  1. Gå till sidan Rapportkonfiguration och klicka på fliken Fördelning.

  2. På fliken Fördelning klickar du sedan på länken Fördelningsmall.

  3. Välj Spara i dialogrutan Ladda ner fil.

  4. Välj var på datorn du vill spara kalkylbladet.

Du kan ladda ner ett testblad med användardata här (endast engelska).

Steg 2: Fyll i kalkylbladet

Fördelningsbladet innehåller kolumner för de datafält som ska importeras. Alla fält måste fyllas i. Värdena i kalkylbladets rubrikrader (rad 1 och 2) får inte raderas.

Fördelningsfält

Fält

Obligatorisk?

Beskrivning

Anställnings-ID

J

Anställnings-ID för den användare som ska motta den fördelade rapporten (till exempel JSMITH). Värdet finns sparat i anställnings-ID-fältet på sidan Användare. Om du använder QuickBooks, motsvarar detta det värde som finns sparat i QuickBooks leverantörsnamnfält på sidan Användare.

Fördelnings-ID

J

Användardefinierat värde som grupperar användare som ska motta fördelade rapporter (till exempel kostnadsställesinnehavare).

Fördelningsvärde

J

Det faktiska värde som rapporten ska fördelas efter (till exempel, om en användare vill motta alla data för kostnadsställe 1234)

Slutgranskning

Innan du importerar kalkylbladet bör du gå igenom det och kontrollera att allt är korrekt formaterat.

Alla celler i Excel-bladet måste vara i text- eller talformat innan bladet laddas upp. Kontrollera alltid cellformatering när du är klar. Om du använder ersätt-funktionen i Excel, kan cellformateringen ändras. Ofta får celler med textformatering allmän formatering efter att Ersätt-funktionen använts. Om cellerna inte är textformaterade fungerar inte importen. Markera vid behov felaktigt formaterade celler och ändra formateringen.

Steg 3: Ladda upp fördelningsmallen

Kalkylbladet laddas upp via fliken Fördelning.

Gör så här för att ladda upp kalkylbladet:

  1. Välj från Fördelning alternativet Bläddra.

  2. Leta reda på fördelningsbladet som ska laddas upp.

  3. Klicka på Öppna.

  4. I rutan Fördelning klickar du sedan på Importera.

Steg 4: Visa importresultat

Fördelningsimportens resultat visas så fort importen är klar. På fliken Fördelning kan administratörer se importprocessens resultat. Processresultaten visar totalt antal poster som behandlats, hur många som behandlades utan problem, eventuella fel under importen och poster som inte importerades ordentligt.

Om en post inte importeras som den ska, beror det på en av tre orsaker:

  1. Alla fält i importfilen är inte ifyllda. Alla fält är obligatoriska, så tomma fält gör att importen misslyckas.

  2. Ogiltigt anställnings-ID uppgavs. Anställnings-ID i fördelningsmallen måste motsvara en giltig användare. Kontrollera fältet anställnings-ID eller leverantörsnamn i QuickBooks på sidan Användare.

  3. Importfilen innehåller dubbletter. Om dubbletter förekommer, importeras bara den första versionen av posten.