Administrationshjälp för Concur Invoice, standardutgåva

Lägg till användare

På sidan Användare lägger du till användare, söker efter befintliga användare och uppdaterar användaruppgifter. Alla anställda på företaget som behöver kunna skapa och attestera utläggsrapporter, fakturor och auktoriseringsbegäranden bör läggas till som användare. Dessutom bör personer som ska kunna administrera eller konfigurera sidan läggas till. Administratören kan lägga till nya användare manuellt, eller genom att importera ett kalkylblad med användare (om detta medges för produkten). Administratören kan också massredigera flera användare genom att läsa ned användarkalkylbladet och göra ändringar i befintliga användares information. Administratören kan också redigera och skicka en inbjudan till användare via från sidan Användare.

Gör så här för att lägga till en ny användare manuellt:

  1. Klicka på Skapa/redigeraanvändare.

  2. Ange användarens uppgifter i fälten. Om du lade till några fält under Kostnadsspårning – Data att spåra, kommer de att visas här.

    Fält

    Beskrivning

    Skicka inbjudan automatiskt vid lagring

    Markera kryssrutan om du vill skicka inbjudan till användarens e-postadress direkt när användaren sparas.

    Inloggning (e-postadress)

    Ange användarens inloggningsnamn. Det ska vara formaterat som en e-postadress.

    Lösenord

    Ange det lösenord användaren måste använda för att logga in. Användaren uppmanas sedan att byta lösenord första gången de loggar in. Om du redigerar en befintlig användare, kan du bara lämna fältet tomt så behåller de sitt nuvarande lösenord.

    Ange lösenordet på nytt

    Ange det lösenord användaren måste använda för att logga in. Användaren uppmanas sedan att byta lösenord första gången de loggar in. Om du redigerar en befintlig användare, kan du bara lämna fältet tomt så behåller de sitt nuvarande lösenord.

    Den anställdes förnamn

    Ange den anställdes förnamn.

    Den anställdes efternamn

    Ange den anställdes efternamn.

    Mellannamn

    Ange den anställdes mellannamn, om sådant finns.

    Anställnings-ID

    Ange ID som används för den anställde i ekonomisystemet. Exempel kan vara leverantörsnamn, anställningsnummer eller lönenummer.

    E-postadress

    Ange användarens e-postadress.

    Bosättningsland

    Ange det land användaren är bosatt i.

    OBS! Fältet visas bara om flera länder är konfigurerade.

    Stat eller provins

    Ange den delstat eller provins användaren är bosatt i.

    OBS! Fältet visas bara i vissa länder.

    Plats

    Välj användarens språkplats.

    Återbetalningsvaluta

    Välj användarens återbetalningsvaluta.

    Kontokod förskott

    Kontokoden som används för kassaförskott utställda till användaren.

    OBS! Fältet visas enbart om företaget har aktiverat Kassaförskott.

    Administrationsland för användare (visas bara när flera länder finns implementerade)

    Fältet låter dig välja i vilket land den anställde administreras. Policyer som gäller för landet tillämpas även på den anställde. Om företaget till exempel har anställda i Japan, men vill att policyn för USA ska gälla för dem, så anger du USA i fältet.

    Utläggspolicygrupper (visas endast om policygrupper har skapats)

    Om policygrupp-funktionen är aktiverad, måste alla anställda vara med i en policygrupp eller en standardkonfigurerad, landsspecifik grupp. Gruppens utläggstyper och begränsningar tillämpas för den anställde.

    OBS! Standardpolicygruppen är inte tillgänglig när administratören har skapat en eller flera policygrupper.

    Fakturapolicygrupper (visas endast om policygrupper har skapats)

    Om policygrupper finns måste varje anställd tilldelas en policygrupp, den standardkonfigurerade gruppen eller alla policygrupper. Gruppens utläggstyper och begränsningar tillämpas för den anställde.

    OBS! Om administratören väljer Alla kan användaren välja relevant policygrupp för den faktura han/hon skapar.

    OBS!Standardpolicygruppen är inte tillgänglig när administratören har skapat en eller flera policygrupper. Om företaget använder registreringsbearbetning, se till att du ändrar policyn i registreringsbearbetningen så att den motsvarar policyn i Faktura.

    Faktura Användare Land

    Om mer än ett landspaket har aktiverats av Concur kan administratörer välja ett eller alla länder som användaren är allokerad till. Om endast ett land är tillgängligt så visas inte listan Faktura Användare Land.

    Aktiv

    Markera kryssrutan om användaren är aktiv. Om kryssrutan är avmarkerad, kan användaren inte logga in i Concur.

    Faktureringsattestant

    Välj från listan en användare som ska attestera fakturor från användaren.

    Attestant för inköpsbegäran

    Välj från listan en användare som ska attestera inköpsbegäranden från användaren.

    Exkludera från gränsreglerna för utläggstyp?

    Markera kryssrutan om utläggstypgränserna på sidan Utläggstyp inte ska gälla för användaren.

    Utläggshanterare (Expense)

    OBS! Utlägg visas i fältetiketten om Utlägg är integrerat med Begäran.

    Välj användare som ska attestera användarens utläggsrapporter. Alla användare som har kryssrutan Kan attestera utläggsrapporter markerad visas i listan.

    Begäranhanterare

    Välj användare som ska attestera användarens auktoriseringsbegäranden. Alla användare som har kryssrutan Kan attestera begäranden markerad visas i listan.

    Andra attestant

    Välj en användare som ska vara andra attestant för den anställde.

    Återbetalningsmetod

    Välj metod för återbetalningar till den anställde. Beroende på vilken metod som väljs, kan flera fält visas.

    ADP-företagskod (endast ADP-kunder)

    Den företagskod som används i ADP.

    ADP-avdragskod (endast ADP-kunder)

    Den avdragskod som används i ADP.

    ADP-anställnings-ID (endast ADP-kunder)

    Den anställnings-ID som används i ADP.

    Utläggsrevision krävs (endast tillgängligt om kunden köpt Revisionstjänsten)

    Välj lämpligt värde:

    • Revision krävs alltid – den anställdes rapporter revideras alltid

    • Revision krävs aldrig – den anställdes rapporter revideras aldrig

    • Revision krävs villkorligen – den anställdes rapporter revideras endast om utläggstransaktionerna i rapporten uppfyller minst ett av villkoren som konfigurerats på sidan Efterlevnadskontroller i produktinställningarna.

    Rapporteringsåtkomst i Cognos

    Välj användarroll för Cognos-rapportering. Valbara roller är:

    • Cognos Consumer: Kan använda Analysis/Intelligence för att visa rapporteringsdata. Consumer-licenstypen har den mest begränsade åtkomstnivån till funktionerna i Analysis/Intelligence.

    • Cognos Business Author: Kan använda Analysis/Intelligence för att visa rapporteringsdata. Business-licenstypen har begränsad åtkomst till funktionerna i Analysis/Intelligence.

    • Cognos Professional Author: Kan använda Analysis/Intelligence för att visa rapporteringsdata. Professional-licensen ger tillgång till alla funktioner i Analysis/Intelligence.

    Kan administrera (inkluderar Begäran)

    Användaren utför konfigurationen i Concur, hanterar användarinformation, ansvarar för slutgiltig attester och bearbetning av utläggsrapporter, exporterar ekonomidata och löpande rapporter. När den här kryssrutan är markerad (aktiverad), har användaren behörighet att komma åt menyn Administration. Om företaget använder Begäran, konfigurerar administratören även detta system. Ger åtkomst till Administration > Företag > Dataunderhåll för företag som inte använder Resor.

    Användaren kan även öppna sidan Hantera användarappar för att begränsa användarapplikationerna i SAP Concur App Center för företagets användare och aktivera Enterprise-partnerapplikationer i SAP Concur App Center

    För mer information, se Shared: App Center Administrator User Guide.

    Kan skicka utläggsrapporter

    Användaren kan skapa och skicka utläggsrapporter i Concur. När den här kryssrutan är markerad, har användaren åtkomst till knappen Ny utläggsrapport på Concurs hemsida.

    Kan attestera utläggsrapporter

    Användaren har ansvar för att attestera utläggsrapporter. När den här kryssrutan är markerad, visas användarens namn i listan Chef på sidan Användare och även i listan över attestanter som användaren ser när de inte har någon definierad chef.

    Kan begränsat attestera rapporter

    Kryssrutan visas om du använder det alternativ för attesteringsdirigering som omfattar begränsad attestering. Alternativet innebär att användaren kan attestera rapporter med en totalsumma under eller lika med det angivna beloppet.

    Kan behandla utgiftsrapporter (inkluderar begäranden)

    Användaren kan behandla utläggsrapporter i Concur. När kryssrutan är markerad, har användaren tillgång till rollen Handläggare, men har inte fullständiga administratörsrättigheter. Om företaget använder Begäran, kan användare även behandla begäranden.

    Kan skicka begäranden

    Användaren kan skapa och skicka begäranden i Concur. När den här kryssrutan är markerad (aktiverad), har användaren åtkomst till knappen Ny auktoriseringsbegäran.

    Får attestera begäranden

    Användaren har ansvar för att attestera auktoriseringsbegäranden. När den här kryssrutan är markerad, visas användarens namn i listan Begäranhanterare på sidan Användarinformation och även i listan över attestanter som användaren ser när de inte har någon hanterare registrerad.

    Är budgetägare?

    Denna användare äger budgeten och kan visa budgetar i instrumentpanelerna. Budgetägaren har inte tillgång till budgetkonfigurationsinformationen.

    Är budgetvisare?

    Denna användare tittar på budgetar i instrumentpanelerna. Det kan finnas en eller flera budgetvisare. Budgetvisaren har inte tillgång till budgetkonfigurationsinformationen.

    Är budgetadmin?

    Denna användare konfigurerar Skattekalender, Budgetkategorier, Budgetövervakningsfält, Budgetpositioner och Budgetinställningar. Budgetadministratören kan se budgetbeloppen som de konfigurerats i Budgetpositioner, men inte de verkliga värdena som de visas i instrumentpanelerna. Budgetadministratörer har tillgång till alla budgetpositioner i en enhet.

    Är budgetattestant?

    Denna användare attesterar fakturor, inköpsbegäranden och utläggsrapporter och kan se budgetar i budgetinstrumentpanelerna. Budgetattestanten har inte tillgång till budgetkonfigurationsinformationen.

    Är fakturaadmin?

    Användaren utför konfigurationen i Concur, hanterar användarinformation, ansvarar för slutgiltig attestering och bearbetning av fakturor, exporterar ekonomidata och kör rapporter. När den här kryssrutan är markerad, har användaren behörighet att komma åt menyn Administration. Användaren kan också ta bort en faktura och återställa en faktura som har tagits bort. Ger åtkomst till Administration > Företag > Dataunderhåll för företag som inte använder Resor.

    Är Invoice-AP-användare?

    Användaren kan skapa, allokera och avallokera fakturor. Användaren kan också ta bort en faktura och återställa en faktura som har tagits bort.

    Är fakturaägare?

    Användaren kan skapa och skicka fakturor i SAP Concur. När den här kryssrutan är markerad har användaren åtkomst till alternativet Ny faktura på hemsidan.

    Är faktureringsattestant?

    Användaren ansvarar för attestering av fakturor. När den här kryssrutan är markerad, visas användarens namn i listan Chef på sidan Användare och även i listan över attestanter som användaren ser när de inte har någon definierad chef.

    Auktoriserad attesteringsgräns? (fakturor)

    Kryssrutan visas om du använder det alternativ för attesteringsdirigering som omfattar begränsad attestering. Alternativet innebär att användaren kan attestera fakturor som har en totalsumma under eller lika med det angivna beloppet.

    Är inköpsadministratör?

    Användare som har den här rollen kan behandla inköpsbegäranden (genom att till exempel rensa undantag och skicka tillbaka till anställd) och inköpsorder (till exempel genom att korrigera leverantör och skicka tillbaka begäranden).

    Är inköpsbegärananvändare?

    Användaren kan skapa inköpsbegäranden.

    Är inköpsbegäranattestant?

    Användare med den här rollen kan attestera inköpsbegäranden som inköpsbegärananvändare har skapat.

    Är central mottagare?

    Användare med denna roll kan lägga till, redigera och radera kvitton och kvittobilder. De kan dock inte skicka in eller bearbeta inköpsorder eller fakturor.

    Är kvittoanvändare

    Det här fältet anger den kvittoanvändare som kan lägga till, redigera och radera kvitton och kvittobilder för sina egna inköpsorder.

    Auktoriserad attesteringsgräns (inköpsbegäranden)

    Kryssrutan visas om du använder det alternativ för attesteringsdirigering som omfattar begränsad attestering.

    Användare som har begränsad attestering kan bara attestera inköpsbegäranden upp till ett visst belopp. Beloppet anges i fältet bredvid valutalistan.

    OBS! Kundens administratör måste ha rollen Är faktureringsattestant aktiverad för att kunna ställa in användarens attesteringsgräns.

    Är inköpsadministratör?

    Användare som har den här rollen kan behandla inköpsbegäranden (genom att till exempel rensa undantag och skicka tillbaka till anställd) och inköpsorder (till exempel genom att korrigera leverantör och skicka tillbaka begäranden).

    OBS! För befintliga administratörer i Faktura är kryssrutan Är fakturabetalningshanterare? markerad som standard och de kan därmed utföra betalningshanteraruppgifter.

    Är fakturaleverantörchef?

    Användare med denna roll kan ställa in och hantera leverantörer.

    Är fakturabetalningshanterare?

    Användare med denna roll kan utföra betalningshanteraruppgifter, till exempel visa och hantera batcher med fakturor, och köra, söka efter och ladda ner import- och utdragsfiler.

    Är fakturahandläggare?

    Användare med denna roll kan bland annat attestera, radera och omallokera fakturor samt rensa undantag och ändra attesteringsstatus för fakturor.

    Attestant för inköpsbegäran

    Välj från listan vem som ska attestera inköpsbegäranden som denna användare skapar och skickar in.

    Rese- och utläggsadministratör (gäller endast om företaget har köpt Concur Travel)

    Användaren utför konfigurationen i Concur Travel och Expense, hanterar användarinformation, ansvarar för slutgiltig attester och bearbetning av utläggsrapporter, exporterar ekonomidata och löpande rapporter. När den här kryssrutan är markerad, har användaren behörighet att komma åt menyn Administration.

    Endast reseadministratör (gäller endast om företaget har köpt Concur Travel)

    Användaren utför konfigurationen i Concur Travel och hanterar användarinformation. När den här kryssrutan är markerad, har användaren behörighet att komma åt menyn Administration.

    Gästbokning

    Tillåter användaren att boka resor för resenärer utan profil, till exempel nyanställda.

    Rapportanvändare

    Ger tillgång till rapporter.

    Är dataunderhållsadmin.

    Ger åtkomst till Administration > Företag > Dataunderhåll för företag som använder Resor.

  3. Klicka på Spara.