Utläggstyper
På sidan Utläggstyper ställer du in hur företaget ska redovisa olika utlägg. Här kan du välja vilka utlägg företaget ska spåra, samt lägga till eller uppdatera spårade utlägg. Du kan även ändra inställningarna för vissa fält på utläggsformuläret som visas för användarna. Vi har ställt upp en lista med vanligt använda utläggstyper för att hjälpa dig att komma igång.
Om företaget använder landspaketfunktionen och mer än ett landspaket har aktiverats så kommer du att kunna välja vissa utläggstyper för att använda per landspaket och policygrupp.
Definitioner:
Utläggstyper används för att klassificera anställdas utlägg. En lista över olika utläggstyper visas som ett alternativ när en anställd först skapar en faktura. Att ha en standarduppsättning av utläggstyper gör det enklare att hålla ordning på var de anställdas utlägg sker.
Kontokoder/HB-koder används för att redovisa utläggen i företagets kontotabell. Dessa kan bestå av text eller siffror, beroende på företagets behov. Syftet med att mappa utläggstyper till kontokoder är att koppla ihop SAP Concur med företagets ekonomi- och redovisningssystem – utläggstyperna definieras i SAP Concur medan kontokoderna definieras i redovisningssystemet. Mappningen mellan utläggstyp och kontokod är tråden som syr ihop de två olika systemen och ser till att beloppen som kommer från SAP Concur (via exportfil) hanteras korrekt i redovisningssystemet. Det garanterar i sin tur att utläggen redovisas korrekt i företagets huvudbok (HB).
Steg 1: Utläggstyper
Gör så här för att lägga till en ny utläggstyp:
Klicka på Ny.
Skriv in utläggstypens namn i listan Ny utläggstyp. Detta är namnet användarna ser när de skapar nya utläggsposter.
Välj den utgiftskategori som utläggstypen ska höra till i listan Utgiftskategori.
Tabba dig till eller klicka i fältet Kontokod/HB-kod.
Ange kontoinformation. Detta är det baskonto som utläggstypen påverkar.
Klicka på Spara.
Gör så här för att uppdatera en utläggstyp:
Välj det värde som du vill uppdatera.
Ange det nya värdet.
Klicka på Spara.
Gör så här för att ta bort en utläggstyp:
Välj den utläggstyp som du vill ta bort.
Klicka på Ta bort.
Klicka på Ja.
Steg 2: Kontokoder
Steget Kontokoder på sidan Utläggstyper låter dig konfigurera företagets huvudbokskoder. Om du använder en uppsättning kontokoder, kan du här ange dem för varje utläggstyp. Om du använder alternativa kontokoder, anger du standardkoderna först och väljer sedan en av de tidigare listposterna och anger de kontokoder som hör till den. Standardkoderna används om ingen alternativ kontokod anges, så du behöver bara ange sådana koder som avviker från standarden.
Gör så här för att ange standardkontokoder:
Klicka i fältet Kontokod/HB-kod.
Ange en kontokod för utläggstypen.
Upprepa proceduren för varje utläggstyp.
Klicka på Spara.
Gör så här för att ange alternativa kontokoder:
Välj listposten från din kontokodlista.
Klicka i fältet Kontokod/HB-kod.
Ange en kontokod för utläggstypen. Standardkoderna visas i kolumnen Standardkod. Om du låter kolumnen Kontokod/HB-kod vara tom för en listpost, använder SAP Concur standardkoden när användare väljer den listposten/utläggskombinationen.
Upprepa proceduren för varje utläggstyp.
Klicka på Spara.