Sökfrågor
Handläggaren kan använda området Fråga på sidan Behandla rapporter för att skapa nya sökfrågor och hantera redan existerande frågor. Frågorna är uppbyggda som om/så-villkorsuttryck. Om de definierade villkoren uppfylls, visas fakturan för administratören.
Förstå anpassade frågor
Administratören bör tänka på följande när anpassade frågor ska skapas eller redigeras:
En anpassad fråga består av ett eller flera villkor.
Det finns ingen begränsning för hur många villkor en anpassad fråga kan innehålla.
Om du lägger till flera villkor separeras de med Och eller Eller
Anpassade frågor är bara tillgängliga för administratören som skapade dem. De kan inte delas.
Villkoren utgörs av följande delar:
- Ett dataobjekt som representerar en faktura eller en del av en faktura, till exempel avsnittet Fakturadetaljer i en faktura
- Ett fält som finns i en faktura eller en specificerad del av fakturan, till exempel fältet Utläggstyp
- En operator, till exempel Lika med, Inte lika med eller Innehåller
Vilka operatorer som är tillgängliga beror på vilket fält som genomsöks. Exempel: Om det valda fältet är Utläggstyp är operatorerna I, Inte i, Lika med och Inte lika med tillgängliga
- Ett värde
Vilka värden som är tillgängliga beror på vilket fält som genomsöks. Exempel: Om det valda fältet är Utläggstyp är värdena som är tillgängliga listan över utläggstyper som har konfigurerats i systemet.
Om ett villkorsuttryck består av flera villkor separeras varje villkor av antingen "och" eller "eller". Parenteser används frivilligt och då för att definiera operatorprioritet för och/eller-operatorerna. Om parentesen utesluts prioriteras och/eller-operatorerna från vänster till höger. "Och" har inte företräde framför "eller" – utvärderingen av uttrycket görs helt enkelt från vänster till höger.
Om ett villkorsuttryck innehåller parenteser måste vänsterparenteserna vara lika många som högerparenteserna. Det kan vara upp till tre parenteser på både vänster och höger sida.
Exempel på enkelt villkor
Ett villkor är en enkel boolesk jämförelse, som exempelvis:
Fakturans totalsumma är större än 1 000
Villkoret tittar på fakturans totalsumma och ser om den är högre än 1 000. Om villkoret är sant lokaliseras fakturan och visas för handläggaren. Om villkoret är falskt visas inte fakturan.
Exempel på komplicerat villkor
Villkorsuttrycket kan vara ett enstaka villkor som i ovanstående exempel, eller ett komplicerat uttryck som innehåller flera villkor kopplade till och/eller-operatorer och parenteser, som följande uttryck som består av fyra villkor:
Fakturadatum är senare än 2018-09-30 och (Grupp med anställda är lika med tysk grupp eller Grupp med anställda är lika med fransk grupp) och den totala summan i fakturan är större än summan som återstår för Europa-budget.
Lägga till en fråga – villkorsredigeraren
För att lägga till en fråga använder handläggaren villkorsredigeraren. Varje villkor visas på två rader. Fälten, från vänster till höger, är:
Fält | Beskrivning |
|---|---|
Vänsterparentes | Välj noll till tre parenteser, beroende på hur komplicerat villkoret är. |
Dataobjekt | Välj dataobjekt |
Fält/värde | Välj ett objekt från hjälpredan som visas. Informationen som visas i fönstret baseras på urvalet i listan Dataobjekt. |
Operator | Välj ett objekt från hjälpredan som visas. Informationen som visas i fönstret baseras på föregående val. |
Dataobjekt | Fältet visas alltid som värde och kan inte ändras. |
Fält/värde | Välj ett objekt från hjälpredan som visas. Informationen som visas i fönstret baseras på urvalet i listan Dataobjekt. |
Högerparentes | Välj noll till tre parenteser. |
Och/eller | Välj ett av alternativen för att lägga ihop aktuellt villkor med nästa villkor. |
Fastställa hur man skapar en fråga
När administratören skapar eller redigerar en fråga definierar han/hon först villkorsuttrycket (eller uttrycken) – det som utgör om-delen av frågan. Uttrycket kan innehålla ett eller flera villkor som separeras av "och" eller "eller".
Exempel: Anta att administratören vill lokalisera alla fakturor med en totalsumma på 500,00 dollar eller mer:
(Totalsumma i fakturan är större än eller lika med 500,00 dollar)
Skapa ny fråga
Nya frågor kan skapas och användas på sidan Bearbeta fakturor.
Gör så här för att skapa en ny fråga:
Välj Fråga > Ny fråga. Sidan Frågebyggare visas. Sidan har följande element:
Fält
Beskrivning
Namn på fråga
Ange ett namn på frågan. Namnet du anger kommer att visas i listan Kör förfrågan på sidan Bearbeta fakturor.
Villkor
Välj lämplig information i villkorsredigeraren.
Lägg till
Klicka här för att lägga till ytterligare villkor i villkorsredigeraren. Ytterligare rader läggs alltid till under de befintliga raderna. Det finns ingen begränsning för hur många rader som kan läggas till.
Ta bort
Klicka i kryssrutan bredvid villkoret som ska raderas, och klicka sedan på Ta bort. Villkoret raderas. Åtgärden kan inte återkallas. Om tar bort ett villkor av misstag måste du återskapa det i sin helhet.
Fortsätt att lägga till villkorsrader efter behov.
Klicka på Spara eller Spara och kör. Sidan Bearbeta fakturor visas med frågan listad under Kör förfrågan eller så körs frågan på sidan Bearbeta fakturor och visar sedan frågans sökresultat.
Redigera befintliga frågor
Frågor kan redigeras från menyn Fråga > Ny fråga.
Gör så här för att redigera befintliga frågor:
Välj Fråga > Redigera sparad fråga.
Välj en fråga. Sidan Redigera fråga visas.
Redigera villkorsinformationen på sidan Redigera fråga, lägg till eller ta bort villkorsrader.
Klicka på Spara eller Spara och kör. Sidan Bearbeta fakturor visas med frågan listad under Kör förfrågan eller så körs frågan på sidan Bearbeta fakturor och visar sedan frågans sökresultat.
Radera frågor
Eftersom frågorna är skapade individuellt kan du endast hantera frågor du själv har skapat.
Gör så här för att radera en fråga:
Välj Fråga > Redigera sparad fråga.
Välj en fråga. Sidan Redigera fråga visas.
Klicka på Ta bort fråga. Frågan tas bort från listan Fråga på sidan Bearbeta fakturor.