Administrationshjälp för Concur Invoice, standardutgåva

IO-matchning

Sidan IO-matchning ger dig större kontroll över inköpsprocessen genom att du kan identifiera och lösa eventuella matchningsundantag innan betalning sker till leverantör – du kan till exempel begränsa betalningen till offererat pris, särskilda villkor och beställd mängd. Dessutom kan du i det här steget importera inköpsorderdata till SAP Concur med importfunktionen.

Det finns två typer av matchningsregler som du kan använda:

  • Enskilda (ett-till-ett-jämförelser mellan aktuell faktura och inköpsorder)

  • Ackumulerade (ett-till-flera-jämförelser mellan alla relaterade fakturor och inköpsordern)

Matchningsregler för enskilda inköpsorder

Gör så här för att konfigurera matchningsregler för enskilda inköpsorder:

  1. Fyll i aktuella fält på sidan Matchningsregler för enskilda inköpsorder.

    Fält

    Beskrivning

    Enhetspriser (radpost)

    Jämför enhetspris i inköpsordern med enhetspris i fakturan – görs för varje relaterad radpost.

    Radkvantiteter (radpost)

    Jämför kvantitet i inköpsordern med kvantitet i fakturan – görs för varje relaterad radpost.

    Totalsummor (rubrikpost)

    Jämför totalsumman i inköpsordern med totalsumman i fakturan.

    Valutor (rubrikpost)

    Jämför valutan i inköpsordern med valutan i fakturan.

    Leverantörer

    Jämför leverantör i inköpsordern med leverantör i fakturan.

    Leverantörsadresser

    Jämför leverantörsadress i inköpsordern med leverantörsadress i fakturan.

  2. Välj i förekommande fall ett av följande toleransalternativ för varje regel som du vill använda:

    • Procentandel: Välj en procentandel som, om andelen överskrids, ska utlösa en flagga. Om procentandelen till exempel är 1 och beloppet på inköpsordern är 1 000 så ska en faktura över 1 010 utlösa ett undantag.

    • Enheter: Ange ett värde som, om det uppnås eller överskrids, ska utlösa ett undantag. Om enheten till exempel är 100 och beloppet på inköpsordern är 1 000 så ska en faktura på eller över 1 100 utlösa ett undantag.

    • Valuta: Välj grundvaluta som företaget använder. Systemet räknar då ut och tillämpar automatiskt omvandling av andra valutor som används i inkommande fakturor.

  3. Välj om du vill att en varning ska visas eller om inköpsordern inte ska kunna skickas när matchningen mellan inköpsorder och faktura inte stämmer.

  4. Klicka på Meddelande för att ange en undantagstext som ska visas för användaren.

  5. Klicka på Spara.

Matchningsregler för inköpsorder fram till dags dato

Gör så här för att konfigurera matchningsregler för inköpsorder fram till dags dato:

  1. Fyll i aktuella fält på sidan Matchningsregler för inköpsorder fram till dags dato.

    Fält

    Beskrivning

    Skatter

    Jämför moms i inköpsordern med ackumulerad moms i alla fakturor med samma IO-nummer – görs för varje relaterad radpost.

    Radkvantiteter

    Jämför kvantitet i inköpsordern med ackumulerade kvantiteter i alla fakturor med samma IO-nummer – görs för varje relaterad radpost.

    Totala radbelopp

    Jämför totalt radbelopp i inköpsordern med ackumulerade totala radbelopp i alla fakturor med samma IO-nummer – görs för varje relaterad radpost.

    Bruttobelopp

    Jämför bruttobelopp i inköpsordern med ackumulerade bruttobelopp i alla fakturor med samma IO-nummer.

    Nettobelopp

    Jämför nettobelopp i inköpsordern med ackumulerade nettobelopp i alla fakturor med samma IO-nummer.

  2. Välj i förekommande fall ett av följande toleransalternativ för varje regel som du vill använda:

    • Procentandel: Välj en procentandel som, om andelen överskrids, ska utlösa en flagga. Om procentandelen till exempel är 1 och beloppet på inköpsordern är 1 000 så ska en faktura över 1 010 utlösa ett undantag.

    • Enheter: Ange ett värde som, om det uppnås eller överskrids, ska utlösa ett undantag. Om enheten till exempel är 100 och beloppet på inköpsordern är 1 000 så ska en faktura på eller över 1 100 utlösa ett undantag.

    • Valuta: Välj grundvaluta som företaget använder. Om andra valutor används i en inkommande fakturor omvandlas och tillämpas dessa automatiskt av systemet.

  3. Välj om du vill att en varning ska visas eller om inköpsordern inte ska kunna skickas när matchningen mellan inköpsorder och faktura inte stämmer.

  4. Klicka på Meddelande för att ange en undantagstext som ska visas för användaren.

  5. Klicka på Spara.