Importprocess för företagsplatser
Importprocessen för företagsplatser har tre steg:
Ladda ner kalkylbladet
Fylla i kalkylbladet
Ladda upp kalkylbladet.
Steg 1: Ladda ner kalkylbladet
Administratören kan ladda ner och använda kalkylbladsmallen för att ange företagets platser i rätt format.
Så här laddar du ner kalkylbladet med företagets platser:
Gå till fönstret Importera inleveransplatser eller Importera faktureringsplatser och klicka på Ladda ner importmallen.
Välj i Spara som-fönstret den plats på din dator där du vill spara kalkylbladet.
Steg 2: Fylla i kalkylbladet
Kalkylbladet med företagets platser innehåller kolumner för de datafält som kan importeras.
Importfält för företagsplatser
Fält | Obligatorisk? | Beskrivning |
|---|---|---|
Namn | J | Unikt namn som kännetecknar adressen. OBS! Detta är det värde som visas när du väljer en standardleverans- eller fakturaadress under Profil > Profilinställningar > Faktureringspreferenser samt när du skapar en policy och väljer värdet för Fakturera. TIPS: Systemet söker efter din plats utifrån värdet Namn. Se till att alltid fylla i namnet på platsen när du anger en fakturerings- eller leveransadress som skapas vid användning av företagsplatser. |
Adresskod | J | Extern ID som kundens ekonomisystem använder för att identifiera adressen. OBS! Detta värde är samma som fältet Extern ID som används i posterna Fakturera och Skicka till i inköpsorderimporten. |
Adress 1 | J | Första raden i adressen. |
Adress 2 | N | Andra raden i adressen. |
Adress 3 | N | Tredje raden i adressen. |
Ort | J | Stad/ort i adressen. |
Delstat/Provins | N | Delstat/provins i adressen. |
Postnummer | J | Postnummer i adressen. |
Landskod | J | Landskod i adressen. |
E-postadress | N | E-postadress för kontaktpersonen på företaget. |
Slutgranskning
Innan du importerar kalkylbladet bör du gå igenom det och kontrollera att allt är korrekt formaterat.
Alla celler i Excel-bladet måste vara i text- eller talformat innan bladet laddas upp. Kontrollera alltid cellformatering när du är klar. Om du använder ersätt-funktionen i Excel, kan cellformateringen ändras. Ofta får celler med textformatering allmän formatering efter att Ersätt-funktionen använts. Om cellerna inte är textformaterade fungerar inte importen. Markera vid behov felaktigt formaterade celler och ändra formateringen.
Steg 3: Ladda upp kalkylbladet
När kalkylbladet är ifyllt, kan det laddas upp till standardversionen av Faktura. Gör så här för att ladda upp kalkylbladet:
Klicka på Administration > Fakturainställningar eller Inställningar för utlägg och fakturor > Företagsplatser (i avsnittet Utgiftsregistrering).
Välj antingen fliken Skicka till eller Fakturera.
Klicka på Import. Fönstret Importera inleveransplatser eller Importera faktureringsplatser öppnas.
Klicka på Bläddra för att hitta filen på din dator.
Välj filen och klicka på Öppna.
Klicka på Import.