Administrationshjälp för Concur Invoice, standardutgåva

December 2018 Utlägg, standardutgåva – administratörsöversikt

Första inlägg

Admin

**Pågående** Uppdaterat e-postformat

SAP Concur arbetar med att uppdatera formatet på alla e-postmeddelanden. Ändringarna kommer genomgripande att ge en bättre och mer konsistent upplevelse av SAP Concurs tjänster.

Affärssyfte/fördel för kund: Avsikten är att tillhandahålla ett konsistent, uppdaterat utseende för användare.

VIKTIGT

Tänk på följande:

  • Observera att e-postinnehållet inte ändras – bara utseendet.

  • Ändringarna kommer att ske över tid. Varje produktteam (Expense, Invoice, Travel etc.) bestämmer när det nya formatet ska användas. Införandet beror på tillgängliga resurser och prioritering av andra planerade utökningar.

  • Förvänta dig inte att all e-post för produkter ändras samtidigt. E-postmeddelanden om attestering i Expense kommer att ändras först, sedan övriga Expense-meddelanden.

  • Det finns inget planerat slutdatum för projektet. Ändringarna kan ta över ett år att genomföra.

  • Varje team kommer att tillhandahålla versionsanmärkningar när deras nya e-postmeddelanden planeras att införas.

**Pågående** Ändring av e-postinfrastruktur

Tillägg av IP-adresser i lista över betrodda avsändare

SAP Concur går över till en ny e-postinfrastruktur för utgående e-post från våra produkter till SAP Concur-användare. Med anledning av detta måste företag som filtrerar inkommande e-post baserat på sändande IP-adress lägga till de nya IP-adresserna i sin lista över betrodda avsändare för att säkerställa att deras användare får e-post från SAP Concur.

Endast Concur Expense: Observera att problemet som beskrivs här – just nu – endast påverkar företag som använder Concur Expense och filtrerar inkommande e-post baserat på IP-adresser. (Detta omfattar alla utgåvor av Expense – oavsett om företaget använder Expense enskilt eller integrerat med någon annan av SAP Concurs produkter eller tjänster.) Andra SAP Concur-tjänster (exempelvis Travel och Concur Pay) påverkas inte för närvarande.

Ytterligare ändringar är för närvarande planerade till första kvartalet 2019. Följ versionsanmärkningarna för mer information om tidsplanen för ytterligare ändringar.

Utläggsassistenten

Utläggsassistenten kan skapa resebaserade utläggsrapporter

Utläggsassistenten kan automatiskt skapa resebaserade utläggsrapporter och lägga till resebaserade utlägg i dessa utläggsrapporter. För närvarande skapar utläggsassistenten automatiskt månatliga utläggsrapporter i samband med att kundens utlägg kommer in i Concur Expense. Detta kallas att skapa en kalenderbaserad utläggsrapport.

Med denna utökning kan utläggsassistenten skapa en av två typer av utläggsrapporter: kalenderbaserade och resebaserade. När utläggsassistenten skapar en resebaserade utläggsrapport skapar utläggsassistenten automatiskt en utläggsrapport baserat på en specifik resa som bokats i Concur Travel och fyller i utläggsrapporten med kundens utlägg som infaller mellan resans start- och slutdatum.

Användare som använder utläggsassistenten kan bara låta utläggsassistenten automatiskt skapa antingen kalenderbaserade eller resebaserade utläggsrapporter, inte båda typerna.

Funktionen blev allmänt tillgänglig för det befintliga Utlägg-användargränssnittet den 17 november. För användare som använder NextGen Expense-användargränssnittet blev onboarding-meddelanden för användare allmänt tillgängligt 28 november.

Affärssyfte/fördel för kund: Denna funktion automatiserar ytterligare en del av rapporteringsprocessen för att förenkla för användaren.

Expense Pay

Uppdatering (USD/CAD): Classic Pay upphör och migreras till Global Pay (deadline 1 september)

Concurs Expense Pay-produkter (classic) utför betalningar kopplade till bearbetning av utläggsrapporter. För att säkerställa att lagar och regler i ständig förändring efterlevs och anpassa sig till vitt skilda marknader har SAP Concur tillsammans med engagerade och erfarna tredjepartspartners för betalningshantering utvecklat nästa generationens betalningsprodukt: Expense Pay – global.

Som tidigare meddelat i dessa versionsanmärkningar (september 2017) kommer SAP Concur i framtiden att erbjuda en Expense Pay-produkt för din verksamhet i hela världen. Concurs Expense Pay – global ersätter vår befintliga utbud i Expense Pay (classic) (inklusive NA Pay, EMEA Pay och härnäst APA Pay). För Concur-kunder som har en Expense Pay-produkt kommer Expense Pay – global vara den produkt vi fortsätter framåt med. Detta meddelade inleder vår utfasningsprocess för alla tidigare Expense Pay-produkter (classic).

BEGRÄNSNINGAR FÖR EXPENSE PAY – NORDAMERIKA OCH EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur hanterar inte kunder som lägger till följande valutor i classic-produkten: amerikanska dollar, kanadensiska dollar, mexikanska pesos, euro, schweiziska franc, danska kronor, svenska kronor eller brittiska pund. Om en kund redan har implementerat och använder dessa valutor i classic-produkten kan de fortsätta att använda dessa tills de migreras till den nya plattformen eller till och med det definierade upphörandedatumet.

Affärssyfte/fördel för kund: Utbudet i Expense Pay – global upprätthåller bästa praxis för betalningar inom SAP Concur.

Japan Public Transportation (JPT)

Jorudan-underhåll

JPT:s (Japan Public Transportation) databas över stationer och linjer har gåtts igenom, till exempel tillägg, namnändringar och borttagningar.

Affärssyfte/fördel för kund: Listor i Concur Expense fortsätter att motsvara JPT:s aktuella stationer och linjer.

Nästa generation (NextGen) Expense

**Pågående** Nytt användargränssnitt för Concur Expense-användare

Uppdatering: För att kunna svara på och dra nytta av återkoppling från kunder och för att följa SAP Concurs strävan att uppnå en smidig och lyckad övergång ser vi över vår implementeringsstrategi för nästa generations Expense.

SAP Concur strävar efter att kontinuerligt förbättra våra produkter – inte bara de funktioner de innehåller, utan även upplevelsen vid användning av dessa funktioner. Användarnas sätt att interagera med teknologin ändras med tiden, liksom behov och förväntningar. Vi lyssnar kontinuerligt på våra kunder och samlar in feedback på hur vi kan förbättra användarvänligheten.

NextGen Expense är en vidareutveckling av SAP Concur-användarupplevelsen. Den har tagits fram baserat på omfattande undersökningar och dataanalys som inkluderar 680 enskilda konversationer, 58 användbarhetsstudier, över 3 000 enkätsvar och 1,3 miljarder användaraktiviteter varje månad.

Kunder kommer att kunna förhandsgranska och sedan välja om de vill använda NextGen Expense före obligatoriskt brytningsdatum.

Affärssyfte/fördel för kund: Resultatet är nästa generations användargränssnitt för Utlägg som är utformat för att erbjuda en modern, konsekvent och bekant användarupplevelse. Denna teknologi ger inte bara ett bättre användargränssnitt, utan innebär även att SAP Concur kan reagera snabbare på kundernas förfrågningar och förändrade behov.

Påverkade produkter och användare: För att kunna använda dessa förbättringar måste Expense-kunder byta till NextGen Expense. Här följer information om tidsplan och tillgängliga resurser för att säkerställa en enkel och effektiv process för alla användare.

Dessa användargränssnittsändringar gäller för:

  • Alla utgåvor av Concur Expense (Professional/Premium och Standard)

  • Slutanvändare – inga ändringar för attestanter, handläggare eller administratörer

VIKTIGT! TIDSPLAN OCH MILSTOLPAR

Det finns tre viktiga milstolpar för kunder under övergången från det befintliga användargränssnittet till NextGen Expense.

  • Vi befinner oss för närvarande i förhandsgranskningsperioden: Det innebär att det nya användargränssnittet är tillgängligt för alla kunder i hela världen. Vi uppmuntrar administratörer/expertanvändare att utnyttja förhandsgranskningsperioden och bekanta sig med det nya gränssnittet och processflödena. Det är också ett bra tillfälle att börja uppdatera internt utbildningsmaterial och förbereda organisationen för den obligatoriska övergången.

  • Allmän tillgänglighet (period för valfri övergång): Efter förhandsgranskningsperioden följer allmän tillgänglighet. Det innebär att NextGen Expense kommer att vara komplett, dvs. alla funktioner från det befintliga användargränssnittet kommer att vara tillgängliga.

    Kunder bör använda den här perioden för att genomföra organisationens plan för övergång till användargränssnittet för NextGen Expense.

  • Obligatorisk övergång till NextGen Expense: Alla kunder kommer att behöva byta till NextGen Expense. Detta säkerställer att SAP Concur kan fortsätta att erbjuda en konsistent upplevelse för alla kunder och bästa möjliga produktsupport.

    Kunder uppmuntras att slutföra de uppgifter som krävs för att säkerställa en smidig övergång för deras organisation under förhandsgranskningsperioden och sedan genomföra övergången under allmän tillgänglighet.

Produktinställningar

Kostnadsspårning har nytt utseende och nytt namn – släpptes 27 november 2018

Sidan Kostnadsspårning i Produktinställningar har nytt utseende, nytt flöde och nytt namn. Alla befintliga funktioner finns kvar med förbättrad användbarhet för inställning och hantering av fält.

Funktionen släpptes 27 november 2018.

Förbättringarna inkluderar följande:

  • Sidan Kostnadsspårning har bytt namn till Hantera anpassade fält. På den nya sidan Hantera anpassade fält kan kundadministratörer hantera anpassade fält med start på en sida. Länkade listor byter namn till Flernivålistor.

  • En ny sida, Lägg till nytt fält, är tillgänglig från sidan Hantera anpassade fält. På sidan Lägg till nytt fält kan kundadministratörer skapa fält genom att välja fältets typ och sedan välj fältalternativ. Kundadministratörer kan sedan välja att lägga till listobjekt för det nya fältet, lägga till flera fält eller gå tillbaka till sidan Hantera anpassade fält.

  • Administratörer kan skapa upp till tolv anpassade fält genom att skriva in ett namn på ett anpassat fält eller välja i en lista med förslag. Tidigare tilläts maximalt tolv anpassade fält men endast sex kunde vara fält som skapas genom att skriva in ett namn på ett anpassat fält. Övriga var man tvungen att välja från listan. Funktionen kommer att vara tillgänglig för alla från och med onsdag 5 december 2018. Till dess kan endast sex av de tolv fälten skapas genom att skriva in ett fältnamn.

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen förbättrar hanteringen av anpassade fält genom att vara mer användarvänlig.

Planerade ändringar

Uppgifterna i detta avsnitt gäller kommande releaser. Concur förbehåller sig rätten att skjuta upp – eller ställa in – implementeringen av förbättringar/ändringar som nämns här.

Admin: **Planerade ändringar** Arkivera inaktiverade användardata

I takt med att SAP Concur växer måste vi vidta åtgärder för att utöka och förbättra systemets prestanda så att vi kan möta kundernas förväntningar och deras affärsbehov.

Vårt övergripande mål är att avsevärt förbättra prestandan för SAP Concurs tjänster genom att reducera den datamängd som lagras i vårt produktionsdatalager. Genom att reducera data i produktionssystemet kan vi använda serverminne mer effektivt, vilket reducerar bearbetningstiden för transaktioner. Av den anledningen utvecklar SAP Concur en arkiveringsprocess för användare som har varit inaktiverade av sina arbetsgivare under minst tre år. Arkiveringsprocessen flyttar "inaktiverade" användardata från produktionsdatalagret till ett separat rapporteringsdatalager.

Fördel för kund/användare: Flytt av inaktiverade användardata ger snabbare bearbetningstid för transaktioner. Det innebär dessutom en säkrare miljö för inaktiva användares personuppgifter.

VIKTIGT!

Just nu pågår ett pilotprojekt där vi utvärderar resultaten. Vårt mål är att säkerställa att kunder inte påverkas negativt, att vi har tagit hänsyn till alla relevanta scenarier och att arkiveringsprocessen ger önskade resultat.

Det finns inget planerat datum för implementering av denna nya process. Vi kommer att meddela det i god tid via versionsanmärkningarna.

Admin: **Planerade ändringar** Ny SAP Concur-inloggningssida

SAP Concur planerar att lägga till en ny sida för att Logga in med ett uppdaterat inloggningssätt för användare som loggar in med användarnamn och lösenord. Användare som nu loggar in med Single Sign-On (SSO) kommer att kunna logga in utan att behöva ange ytterligare inloggningsuppgifter. Funktionen planeras till 2019.

Den ny sidan för att Logga in innehåller följande:

  • Tvåstegsinloggning: Ger ökad säkerhet, uppfyller aktuella industristandarder och ger fler lyckade inloggningar

  • Flerkontoinloggning: Låter administratörer logga in med flera konton

  • Borttagning av lösenordsledtråd: Ger ökad säkerhet för användare och SAP Concur

  • Användaravatar: Ökad användarvänlighet (planeras i en kommande release)

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen innebär ökad säkerhet och en snabbare, bekvämare upplevelse för användare som loggar in i SAP Concurs produkter och tjänster.

Budget: **Planerade ändringar** Arbetsflöden för Budget

I en kommande release kommer arbetsflöden att vara tillgängliga för Budget. Arbetsflöden definierar hur systemet dirigerar fakturor, utläggsrapporter och begäranden genom attesterings- och bearbetningsstegen. Med SAP Concurs flexibla arbetsflödesfunktion för Budget kan företag utforma arbetsflöden som passar deras egna unika behov.

Utan budgetgranskning kan budgetar förbrukas långt innan perioden eller året är slut vilket exempelvis leder till begränsade möjligheter för en organisation och överskridna budgetar för budgetägare. Dessutom innebär tidiga utgifter att (för organisationen) viktigare utgifter avslås eftersom mindre viktiga utgifter redan har förbrukat budgeten.

Att kombinera budgetgranskning i arbetsflödet ger mervärde. Revisionsregler och arbetsflödessteg kan hjälpa organisationer att lägga till kontroller när det är lämpligt att finjustera en organisations behov.

Lika viktigt är det att bestämma när en utgiftspost anses vara bunden till en budget. I de flesta organisationer räknas utgiftsposten som bunden när den är betald, dvs. när den har genomgått alla eller nästan alla attesteringssteg. I andra organisationer sker detta mycket tidigare. Så snart en inköpsbegäran eller en auktoriseringsbegäran har attesterats anses den som ”utlovad”.

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen ger kunder kontroll över budgetutgifter så att de till exempel kan undvika att budgeten överskrids för tidigt under budgetperioden eller budgetåret.

Expense Pay – global: **Planerade ändringar** (USD) Ny betalningshanteringspartner: WUBS

Kunder inom offentlig sektor kommer att kunna använda Western Union Business Solutions (WUBS) för att bearbeta sina betalningar i amerikanska dollar (USD).

Produkten Expense Pay – Global fungerar på samma sätt oavsett vilken betalningshanteringspartner ditt finansieringskonto har konfigurerats för. Vad som skiljer WUBS från Bambora (eller klassiska Expense Pay) är att finansieringskontona konfigureras i Concur Expense. Varje betalningshanteringspartner har unika formulär som måste fyllas i, skickas och godkännas som en del av onboarding-processen.

Affärssyfte/fördel för kund: Denna nya betalningshanteringspartner ger Expense Pay – Global mervärde.

Produktinställningar: **Planerade ändringar** Självbetjäningsalternativ för Single Sign-On (SSO) kommer i SAP Concur

Med Single Sign-On har användare åtkomst till flera applikationer med en uppsättning inloggningsuppgifter. SAP Concur har just nu två metoder för inloggning: Med ett användarnamn och ett lösenord eller SSO med inloggningsuppgifter från identitetsleverantören (IdP), till exempel en användares inloggningsuppgifter i organisationen.

SAP Concur planerar att lägga till en funktion för hantering av Single Sign-On (SSO) i standardutgåvorna av SAP Concur för Expense, Invoice, Travel och Request så att kunder får ett självbetjäningsalternativ för att installera SSO för sin organisation.

Den nya funktionen för hantering av Single Sign-On (SSO) kommer att kunna nås från avsnittet Åtkomst till Concur i Produktinställningar.

  • Single Sign-On kan hanteras för Standard Travel om det är knutet till Expense, Invoice, och/eller Request.

  • För fristående Standard Travel kommer funktionen för hantering av Single Sign-On att kunna nås från sidan Reseinställningar.

Andra SAP Concur-produkter och -tjänster omfattas inte i denna inledande release.

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen ger ett självbetjäningsalternativ för att installera SSO.

Säkerhet: **Planerade ändringar** Uppdatering för autentisering för filöverföring

SAP Concur planerar att uppdatera en autentiseringsinställning för kunder som överför filer till/från SAP Concur. Den uppdaterade inställningen låser användarkonton efter fem misslyckade försök. Vissa konton använder redan denna inställning och ändringen gör att alla konton uppdateras med denna inställning. Autentiseringsändringen påverkar inte inloggning i huvudapplikationen för SAP Concur, bara filöverföringsprocessen.

Kunder som har fått sina konton låsta måste kontakta SAP Concur kundsupport för att låsa upp kontona.

Affärssyfte/fördel för kund: Funktionen innebär ökad säkerhet för kunder vid åtkomst till utdrags- och importfiler.

Kundmeddelanden

Ej SAP Concur-anslutna underordnade företag

Listan över ej anslutna underordnade företag finns här: Lista över underordnade SAP Concur-anslutna företag (endast engelska)

Månatliga webbläsarcertifieringar

Månatliga webbläsarcertifieringar, både aktuella och planerade, finns i de andra månatliga versionsanmärkningarna för SAP Concur som finns under Nyheter – standardutgåvan.