Du kan lägga till en budgetposition för att definiera en budget inklusive räkenskapsår eller datumintervall, budgetägare, budgetnamn och namn på budgetvisning.

Gör så här för att lägga till en budgetposition:

1. Gå till fliken Budgetpositioner och klicka på Ny.

   Fönstret Lägg till budgetposition visas.

2. Fyll i alla obligatoriska fält.

   Fält	Beskrivning/Åtgärd
   Budgetbeteckning (obligatoriskt)	Ange ett budgetnamn. Namnet kan innehålla vilka tecken som helst, men det måste vara unikt för räkenskapsåret. Budgetnamn, räkenskapsår och budgetägare utgör den unika nyckeln för budgetposten. Budgetnamnet visas inte för användare någonstans.
   Namn på budgetvisning (obligatoriskt)	Ange en beskrivning av budgetpositionen, som visas i budgetinstrumentpanelen, i transaktionsvyer och i mobila appen för budgetägare, budgetgranskare och budgetansvariga. Högst 50 tecken. OBS! För användare i Mobil är gränsen 20 tecken.
   Budgetägare (obligatoriskt)	Skriv in de tre första bokstäverna i namnet på budgetägaren för att söka efter en budgetägare. I resultatet visas alla användare med rollen Budgetägare.
   Typ av period (obligatoriskt)	Välj något av följande alternativ: Årligen Kvartalsvis Månatligen Datumintervall Budgetar för datumintervall definieras med start- och slutdatum i stället för räkenskapsår och innehåller en enda budgetperiod. OBS! Om du väljer en periodtyp så omgenereras budgetperioderna med nollbelopp.
   Räkenskapsår	Välj det räkenskapsår som är associerat till denna budgetposition eller lämna det tomt vid budgetpositioner för datumintervall.
   Startdatum	Startdatum för budgetpositionen. Visas endast om Datumintervall har valts i fältet Periodtyp.
   Slutdatum	Slutdatum för budgetpositionen. Visas endast om Datumintervall har valts i fältet Periodtyp.
   Valuta (valfritt)	Välj den valuta som är associerad till denna budgetposition. OBS! Valutalistan kan inte längre redigeras om budgetpositionen associeras med en utgiftspost.
   Budgetkategori (valfritt)	Välj den budgetkategori som är associerad till denna budgetposition.
   Budgettyp	Välj budgettyp, antingen Budgetkonto (standard), Begränsat konto eller Privat konto. Budgetar för privat användning är budgetar som associeras till en person, för exempelvis utbildning eller andra förmåner. Utgiftsposterna matchar den privata budgeten om budgetägaren och utgiftspostbegäraren är samma person och övriga matchningskriterier som konfigurerats i Budgetpositioner uppfylls. Ett begränsat konto är ett annat namn för ett bidrag eller en budget för ett visst ändamål.
   Testbudget (valfritt)	Markera kryssrutan Testbudget om du vill att Concur Invoice, Concur Expense eller Concur Request endast ska registrera transaktioner för testanvändare. Om du avmarkerar detta alternativ kommer Concur Invoice, Concur Expense eller Concur Request att ignorera transaktioner som gjorts av testanvändare. OBS! För att den här funktionen ska fungera måste du ha ställt in testanvändare i verktyget Testanvändaradministratör.

3. Ange budgetbeloppen för varje tillgänglig budgetperiod på fliken Budgetinformation i kolumnen Budgetbelopp. Tillgängliga budgetperioder styrs av fältet Typ av period. Övriga kolumner är skrivskyddade fält.

   OBS! Om beloppet för en budgetperiod är noll (eller negativt) och en anställd skickar en utläggsrapport, faktura eller betalningsbegäran mot just denna budgetperiod, kommer systemet inte att skicka ut några meddelanden till budgetägare om att deras budget nått eller överskridit gränsen.

4. Aktivera de fält och anslutna listor som du vill använda som filter för utgiftsregistrering på fliken Budgetövervakningsfält (valfritt). Om ett budgetövervakningsfält har aktiverats med värdet Ingen registreras inga utgifter.

   Kolumn	Beskrivning/Åtgärd
   Status	Anger status Aktiv eller Inaktiv för budgetövervakningsfältet. För att aktivera ett budgetövervakningsfält markerar du kryssrutan för önskat fält.
   Namn	Namnet på budgetövervakningsfältet.
   Typ	Inmatningstypen för övervakningsfältet. Följande typer finns: Lista Ansluten lista Fritext
   Operator	Följande operatorer finns: IsEqual – Detta är standardoperatorn som filtrerar på ett värde i kolumnen Värde. Om värdet Ingen väljs görs filtreringen för alla värden i listan. Administratören kan ändra operatorn vid behov. Exempel: En avdelningsbudget för ekonomiavdelningen har följande filter för budgetövervakningsfält: Avdelning IsEqual Ekonomi. IsNotEqual – Denna operator är användbar om du behöver alla värden utom ett eller om ett fält i utläggsrapporten eller fakturan är valfritt och kan ha antingen giltiga värden eller tomma värden. Om det till exempel finns en separat budget för utbildningsavdelningen i ditt företag så har Utbildning operatorn IsEqual och andra avdelningar har operatorn IsNotEqual. IsBlank – Med denna operator kommer budgetar att matchas om utgiftsposten saknar värde och värdet för budgetövervakningsfältet kommer då att ignoreras. Mappning till budget utförs men ingen sökning eller filtrering sker. IsNotBlank – Med denna operator kommer budgetar att matchas om utgiftsposten har ett värde och värdet för budgetövervakningsfältet kommer då att beaktas. Mappning till budget utförs och sökning eller filtrering sker. InValueList – Denna operator möjliggör inmatning av en kommaseparerad värdelista (inte en underhållen eller ansluten lista) vilket kan vara användbart för till exempel en budgetägare som äger flera kostnadsställen i en budget eller vill filtrera fakturor och inköpsbegäranden från en lista med specifika leverantörer. De kan då ange kostnadsställena eller leverantörerna med ett kommaseparerat värde. Denna operator är endast tillgänglig för fritextfält. OBS! InValueList-värdena måste kommasepareras utan blanktecken emellan. Värdena måste också anges i listkoder. Till exempel "FR" för "Frankrike". NotInValueList – Administratörer kan använda denna negativa operator för att exkludera vissa värden. Denna operator är endast tillgänglig för fritextfält. IsTrue – Administratörer kan använda denna operator för att filtrera på booleska värden. Denna operator är endast tillgänglig för fritextfält. Om administratören till exempel väljer det booleska värdet Är fakturerbar för budgetövervakningsfältet tillsammans med operatorn IsTrue så kommer systemet endast att filtrera på utlägg som är fakturerbara. Operatorn IsTrue täcker endast Sant. IsNotTrue – Administratörer kan använda denna operator för att filtrera på booleska värden. Om ett booleskt fält inte har ett standardvärde och inte är obligatoriskt sparas det som Null (varken Sant eller Falskt). Denna operator täcker både Falskt och Null och är endast tillgänglig för fritextfält. IsFalse – Administratörer kan använda denna operator för att filtrera på booleska värden. Denna operator är endast tillgänglig för fritextfält. Om administratören till exempel väljer det booleska värdet Är fakturerbar för budgetövervakningsfältet tillsammans med operatorn IsFalse så kommer systemet inte att filtrera på utlägg som är fakturerbara. Operatorn IsFalse täcker endast Falskt, inte Null. IsNotFalse – Administratörer kan använda denna operator för att filtrera på booleska värden. Denna operator är endast tillgänglig för fritextfält. Operatorn IsNotFalse täcker Sant och Null.
   Värde	Standardvärde för budgetövervakningsfältet. Om fältnamnet till exempel är Avdelning så kan standardvärdet innehålla olika avdelningar i företaget, till exempel Försäljning, IT eller Marknadsföring. OBS! Om ett budgetövervakningsfält har aktiverats med värdet Ingen registreras inte utgifter. Välj eller ange ett värde för att registrera avsedd utgift för budgeten.

5. Klicka på fliken Hantera visare (valfri).

6. Skriv in de första tre bokstäverna i chefens namn i fältet Sök text och välj rätt namn i listan. Detta namn läggs sedan till i listan Allokerade visare (rollen budgetvisare). Tilldela en eller flera budgetvisare som har delad visningsbehörighet med andra användare. Budgetvisare ser budgetarna i avsnittet Delad budget i instrumentpanelen för budgetöversikt.

7. Klicka på fliken Hantera attestanter (valfri).

8. Skriv in de första tre bokstäverna i hanterarens namn i fältet Sök text och välj rätt namn i listan. Detta namn läggs sedan till i listan Allokerade attestanter (rollen budgetattestant).

9. Klicka på fliken Filtrera efter hanterare (valfri).

   Skriv in de första tre bokstäverna i chefens namn i fältet Sök text och välj rätt namn i listan. Detta namn läggs sedan till i listan Tilldelade chefer (rollen budgetansvarig). Du tilldelar budgetansvariga för denna budgetposition om utgifter för den ska registreras via chefshierarkin. Budgetansvariga attesterar inte utgifter för budgetattestanter. Budgetansvariga ser budgetarna i avsnittet Delad budget i instrumentpanelen för budgetöversikt.

10. Klicka på Spara.