Faktura – dirigering av attestering
På sidan Dirigering av attestering kan du välja hur attesteringsprocessen för fakturor ska se ut. Det finns flera olika dirigeringsmöjligheter. Här kan du välja det som passar bäst för ditt företags behov. Du kan också välja om chefer och anställda ska kunna lägga till ytterligare attestanter till flödet. När en faktura har genomgått slutgiltig attestering är den redo att exporteras och betalas.
Förstå dirigeringsalternativen
Alternativet Handläggare är det enklaste dirigeringsalternativet. Fakturan skickas från den anställde till handläggaren för attestering på sidan Behandla fakturor. Alternativet för endast handläggare kommer att vara standardinställningen. Detta alternativ kan vara att föredra för mindre företag, då det tar bort en attesteringsprocess som redan finns.
Om du väljer Chef > Handläggare skickas fakturan från den anställde till hans/hennes chef för attestering, och slussas sedan vidare till handläggaren för attestering på sidan Behandla fakturor.
Konfiguration som krävs för alternativet Chef > Handläggare: Varje anställd måste ha en attestant registrerad. Detta väljs under Faktureringsattestant på sidan Användare.
Om du väljer alternativet Chef > Auktoriserad attestant > Handläggare ska du sedan ställa in en gräns för hur höga fakturabelopp varje attestant får attestera på sidan Användare. Fakturan skickas från den anställda till hans/hennes chef. Om chefens attesteringsgräns är för låg, uppmanas han/hon att välja en ytterligare attestant från en lista med användare som har tillräckligt hög attesteringsgräns. När den auktoriserade attestanten är klar med fakturan skickas den vidare till handläggaren för attestering på sidan Bearbeta fakturor.
Konfiguration som krävs för alternativet Chef > Auktoriserad attestant > Handläggare:
Varje anställd måste ha en chef registrerad. Detta väljs under Faktureringsattestant på sidan Användare.
Varje anställd måste ha ett belopp angivet i listan Faktureringsattestant på sidan Användare.
Om du väljer alternativet Chef > Chefens chef (upp till fem nivåer) > Handläggare, skickas fakturan först från den anställda till hans/hennes chef för attestering. Om chefen har tillräckligt hög attesteringsgräns skickas fakturan sedan vidare till handläggaren för attestering på sidan Bearbeta fakturor (precis som under alternativet Chef > Handläggare). Om chefen däremot har för låg attesteringsgräns skickas fakturan i stället till chefens chef. Har inte heller han/hon rätt attesteringsgräns går fakturan vidare (dock max. fem steg) tills systemet hittar en chef som kan attestera begäran och skicka den till handläggaren för attestering på sidan Bearbeta fakturor.
Konfiguration som krävs för alternativet Chef > Chefens chef (upp till fem nivåer) > Handläggare:
Varje anställd måste ha en attestant registrerad. Detta väljs i listan Faktureringsattestant på sidan Användare.
Varje anställd måste ha ett belopp angivet i listan Gräns för auktoriserad attestering? på sidan Användare. Se till att slutattestanten har en mycket hög attesteringsgräns så att alla fakturor kan attesteras. Se också till att minst en annan attestant har en mycket hög attesteringsgräns så att fakturor som skickats in av slutattestanten kan attesteras. Tänk på att ingen kan attestera sin egen faktura.
Om du väljer alternativet Inkludera budgetattestant läggs ett budgetattesteringssteg till i alternativen för attesteringsdirigering på sidan Dirigering av attestering. Budgetattesteringssteget placeras före handläggarsteget. När du har inkluderat budgetattestering visas fliken Hantera attestanter (valfri) på sidan Lägg till budgetposition där du kan lägga till attestanter.
Om du väljer Handläggare skickas inköpsorderbaserade fakturor från den anställda till handläggaren för attestering.
Om du väljer Använd samma attesteringsdirigering som ordinarie faktura (vad som valts ovan) gäller det som är valt för fakturan även inköpsorderbaserade fakturor.
Markera (aktivera) kryssrutan vid ett fakturadirigeringsalternativ för att välja det alternativet.
Förstå inställningen för förfallodatum för attestering
Du kan ställa in efter hur många dagar som en faktura som väntar på attestering automatiskt ska omdirigeras till en attesterande chef genom att markera och konfigurera inställningen Ange Väntar på Attestering löper ut och omdirigera till chef efter (i dagar). Inställningen är aktiverad som standard och standardintervallet är 10 dagar.
Om en attestant inte attesterar en faktura förrän intervallet har löpt ut så vidarebefordrar systemet fakturan till nästa attestant i arbetsflödet för attestering.
Om inställningen avmarkeras (inaktiveras) så ligger fakturan kvar i kön och väntar på attestering.
Om inställningen markeras (aktiveras) så innebär det att systemet vidtar följande åtgärder:
När fakturan kommer till arbetsflödessteget Väntar på attestering så startar en nedräkning för attestanten.
När intervallet löpt ut omallokeras aktuell faktura automatiskt till attestantens chef och nedräkningen återställs. När intervallet återigen löpt ut, vidarebefordrar systemet fakturan till nästa attestant eller till handläggaren.
Förstå alternativ för ytterligare attestanter
Du har möjlighet att välja om chefer och anställda själva ska kunna lägga till ytterligare attestanter i sitt fakturaattesteringsflöde. Om du väljer något av alternativen, visas en knapp för chefer eller anställda efter att de skickat eller attesterat en begäran, som låter dem välja ytterligare attestanter. Attestanter de väljer läggs till i attesteringsflödet efter dem. Därefter fortsätter fakturan sin vanliga bana. Ytterligare attestant ersätter inte standardattestanterna.
Markera en kryssruta för att låta chefer och/eller anställda lägga till attestanter.
Allokera faktura till innehavare av inköpsbegäran
Fakturaanvändaren kan allokera en inköpsorderbaserad, ej inskickad faktura till den ursprungliga innehavaren av inköpsbegäran. Användaren kan se vem som är innehavaren av inköpsbegäran och välja den personen. För att allokera fakturor till den ursprungliga innehavaren markerar du kryssrutan Allokera faktura till innehavare av inköpsbegäran.
Tillåt handläggare av fakturor att bearbeta sina egna fakturor
Du kan välja om handläggare av fakturor ska bearbeta sina egna fakturor. Detta är en fördel för kunder som endast har en handläggare i företaget och denna också skickar in egna fakturor. Markera kryssrutan Tillåt att faktureringshandläggare hanterar sina egna fakturor för att tillåta att handläggare bearbetar sina egna fakturor.
E-post till leverantör när en betalning har gjorts
Leverantörer kan få ett e-postmeddelande när en betalning gjorts via ACH eller check med Invoice Pay. Meddelandet innehåller all överföringsinformation inklusive när, hur och vad betalningen gäller. Detta gäller både delbetalningar och fulla betalningar.
E-postmeddelandet innehåller fakturadatum, belopp, fakturanummer, betalningsdatum, betalningssätt och eventuella kommentarer som kan finnas för en betalning. För checkmeddelanden anges även checknummer. Namnet på betalande företag måste stå i fältet Ämne och i e-postrubriken.
E-postadressen avgörs av vad som anges i fältet Leverantörskontakt i Import av godkända leverantörer.
Markera kryssrutan Skicka betalningsmeddelande till leverantör som e-post för check och ACH Invoice Pay-typer för att skicka e-postmeddelande till leverantör när betalning har gjorts.
Förstå återkallningsalternativet
Du har möjlighet att välja om chefer och anställda själva ska kunna lägga till ytterligare attestanter i sitt fakturaattesteringsflöde. Om du väljer något av alternativen, visas en knapp för chefer eller anställda efter att de skickat eller attesterat en begäran, som låter dem välja ytterligare attestanter. Attestanter de väljer läggs till i attesteringsflödet efter dem. Därefter fortsätter fakturan sin vanliga bana. Ytterligare attestant ersätter inte standardattestanterna.
Markera en kryssruta för att låta chefer och/eller anställda lägga till attestanter.
Du kan tillåta att anställda ska kunna återkalla en skickad faktura när som helst fram till dess att fakturan når steget Väntande betalning.
När en faktura återkallas kan den anställda göra följande:
Redigera och skicka in fakturan igen.
Radera fakturan.
När en faktura återkallas utför systemet följande åtgärder:
En post skrivs till fakturans revisionskedja med åtgärdsinformationen Återkallande av faktura.
Namnet på användaren som återkallade fakturan visas under kolumnen Status på sidan Fakturalista.
Arbetsflödet har återställts.
Låt kryssrutan vara markerad (aktiverad) för att tillåta att anställda återkallar skickade fakturor.