På sidan Redigera lista kan du ange värden som kommer att visas i fälten. Endast fält som valts och konfigurerats som listor visas på sidan. Tillägg av listvärden förhindrar att användare anger felaktiga eller felstavade värden i fältet.

Exempel

Anställda i ditt företag brukar ofta glömma att fylla i projektnamn på rätt sätt i sina utläggsrapporter. Administratören kan ange projektnamnen i ett listfält, antingen genom att skriva in dem eller importera ett kalkylblad. Användare kan bara välja giltiga projektnamn när de fyller i fältet Projekt. Om fältet Projekt även sätts som Obligatoriskt måste användare välja ett giltigt projektnamn i listan innan rapporten skickas.

Listor kan också fyllas i genom kalkylbladsimport. Detta gäller dock inte driver-fältet för alternativ kontokod som har ett (kontokods)suffix. Varje listobjekt måste ha både ett namn och en kod.

Endast för QuickBooks-kunder

Om du använder finansiell integration med QuickBooks kan du skapa anpassade listfält för att mappa fälten för klass och kund i QuickBooks (och fältet för plats vid användning av QuickBooks Online).

Lägg till listobjekt

Innan du skapar ett listtypfält är bästa praxis att planera vilka listobjekt som ska inkluderas i listan och i vilken ordning du vill att de ska visas.

Om du använder alternativa kontokoder måste du skapa listobjekten för kontokodsdriver-fältet manuellt.

Lägga till listobjekt i en ennivålista:

1. Klicka på Lägg till listobjekt på sidan Anpassade fält eller Lägg till nytt fält.

2. Klicka på Lägg till på sidan Redigera lista. Fälten Postnamn/Objektnamn och Postkod/Objektkod visas.

3. Skriv listobjektnamnet i fältet Postnamn/Objektsnamn.

4. Skriv listobjektkoden i fältet Postkod/Objektskod.

5. Klicka på Lägg till.

6. Upprepa dessa steg för varje listobjekt du vill lägga till och klicka sedan på sidan Klar för att komma tillbaka till sidan Anpassade fält.

Lägga till listobjekt i en flernivålista (länkad lista):

1. Klicka på Lägg till listobjekt på sidan Anpassade fält eller Lägg till nytt fält.

2. Klicka på Lägg till på sidan Redigera lista i avsnittet Första nivån. Fälten Postnamn/Objektnamn och Postkod/Objektkod visas. Listan i avsnittet Första nivån är den överordnade listan.

3. Skriv listobjektnamnet i fältet Postnamn/Objektsnamn.

4. Skriv listobjektkoden i fältet Postkod/Objektskod.

5. Klicka på Lägg till.

6. Upprepa för varje listobjekt som du vill inkludera i den överordnade listan.

7. När den överordnade listan har fyllts i ska du välja ett listobjekt i avsnittet Första nivån (överordnad lista), och sedan klicka på Lägg till i avsnittet Andra nivån.

8. Skriv listobjektnamnet i fältet Postnamn/Objektsnamn.

9. Skriv listobjektkoden i fältet Postkod/Objektskod.

10. Klicka på Lägg till.

11. Upprepa för varje listobjekt som du vill inkludera i listan på andra nivån för valt överordnat listobjekt, och upprepa sedan för att skapa listor på andra nivån för varje objekt i den överordnade listan.

12. Om du har en lista på tredje nivån väljer du ett objekt i listan på andra nivån och upprepar stegen för att fylla i listan på tredje nivån som hör ihop med den valda listan på andra nivån. Upprepa för varje listobjekt och varje listnivå.

13. Klicka på Klar för att gå tillbaka till sidan Anpassade fält.

Redigera listobjekt

Gör så här för att redigera ett listobjekt:

1. Klicka på Hantera listobjekt på sidan Anpassade fält.

2. På sidan Redigera lista klickar du på önskat listobjekt.

3. Klicka på Redigera.

4. Skriv in den nya informationen.

5. Klicka på Spara och sedan på Klar.

Filtrera listobjekt

Gör så här för att filtrera listobjekt:

1. Klicka på Hantera listobjekt på sidan Anpassade fält.

2. På sidan Redigera lista klickar du på Filtrera objekt: Av. Filtreringsfältet visas.

3. Skriv in de tecken du vill filtrera på i filtreringsfältet. Om du till exempel vill filtrera en lista med regioner så att endast regioner i väst visas kan du skriva "väst”. Då visas endast listobjekt som innehåller "väst".

4. Klicka på förstoringsglaset eller tryck på Ange. De filtrerade resultaten visas med den filtreringstermen markerad.

5. Klicka på X för att rensa filtret.

Radera listobjekt

Gör så här för att radera ett listobjekt:

1. Klicka på Hantera listobjekt på sidan Anpassade fält.

2. På sidan Redigera lista klickar du på önskat listobjekt. Om du vill radera ett listobjekt i en underordnad lista som ingår i en flernivålista väljer du ett eller flera överordnade listobjekt och sedan det underordnade listobjektet som du vill radera.

3. Klicka på Ta bort.

4. Klicka på Radera i meddelanderutan och bekräfta sedan att du vill radera objektet genom att klicka på Radera i fönstret Raderar listobjekt.

Importera listobjekt

Förutom att skapa listobjekt manuellt kan du importera listobjekt från ett kalkylblad.

Gör så här för att importera listobjekt:

1. Ladda ner kalkylbladet för listimport.

2. Fyll i kalkylbladet för listimport.

3. Ladda upp kalkylbladet för listimport.

4. Visa fältvalideringsresultat.

5. Visa importresultat.

Steg 1: Ladda ner kalkylbladet för listimport

Gör så här för att ladda ner kalkybladet för listimport:

1. Klicka på Hantera listobjekt på sidan Anpassade fält.

2. På sidan Redigera lista klickar du på Importera lista. Fönstret Listimport visas.

3. I steg 1 under Så här laddar du ner en listimportmall klickar du på länken.

4. Klicka på Spara.

5. 4. Beroende på vilken webbläsare du använder laddas filen ner till en förvald nedladdningsplats för din webbläsare, eller så blir du uppmanad att välja en nedladdningsplats.

Steg 2: Fylla i kalkylbladet

Ennivålistor och flernivålistor (länkade listor)

Kalkylbladet för en ennivålista kräver objektnamn och objektkod för varje listobjekt du vill lägga till eller radera genom importen. Detta är samma värden du skulle ange om du skapade listobjekten manuellt i Anpassade fält i Produktinställningar.

Kalkylbladet för en flernivålista kräver objektnamn för listobjektet du vill lägga till eller radera, objektkod för det listobjektet, och objektkoder för alla listobjekt som föregår tillagt/raderat listobjekt i listhierarkin.

För en ennivålista innehåller det nedladdade kalkylbladet 3 kolumner och 2 rader.

Den första kolumnen, DELETE, kan användas för att radera befintliga listobjekt genom att ange ”Y” i kolumnen DELETE följt av objektnamn och kod för listobjektet som du vill radera.

Den andra och tredje kolumnen kan användas för att lägga till listobjekt genom att lämna kolumnen DELETE tom och ange nytt objektnamn och kod för listobjekten du vill lägga till.

För en flernivålista innehåller det nedladdade kalkylbladet kolumnen DELETE, objektnamnskolumen och kolumner för varje nivå i listhierarkin.

Exempel: Kalkylbladet för en flernivålista med 3 nivåer kommer innehålla kolumnen DELETE, kolumnen NAME (objektnamn) och tre objektkodskolumner: LEVEL 01 CODE, LEVEL 02 CODE och LEVEL 03 CODE.

Namnet på listan som motsvarar varje nivå i hierarkin visas på den andra raden i det nedladdade kalkylbladet.

Formateringskrav för listimporter

Kalkylbladet för listimport till Concur har följande formateringskrav:

• Värdena i kalkylbladets rubrikrad får inte raderas.

• Alla celler i kalkylbladet måste vara i text- eller talformat innan det laddas upp. Cellernas formatinställningar är Allmänt som standard.

Kontrollera alltid cellformatering efter att denna funktion använts. Markera vid behov felaktigt formaterade celler och ändra formateringen.

Steg 3: Ladda upp kalkylbladet för listimport

Kalkylbladet för listimport laddas upp via sidan Listimport.

Gör så här för att ladda upp kalkybladet för listimport:

1. På sidan Redigera lista ska du klicka på Importera lista. Sidan Listimport visas.

2. På sidan Listimport klickar du på Choose file (Välj fil).

3. Välj fil du vill ladda upp och klicka sedan på Öppna.

4. På sidan Listimport klickar du på Ladda upp dina data.

Steg 4: Visa resultat av fältvalidering

När den uppladdade filen har bearbetats visas sidan Resultat av fältvalidering. Om några listobjekt inte importerades listar sidan Resultat av fältvalidering vilka rader i tabellen som inte importerades och ger information om varför importen misslyckades.

Gör så här för att visa fältvalideringsresultat:

1. Klicka på Ladda upp dina data på sidan Listimport.

2. På sidan Resultat av fältvalidering granskar du resultatet.

Steg 5: Visa importresultat

När administratören klickar på Ladda upp dina data, ställs listobjekten i kö för import. Systemet behandlar dem så fort som möjligt Det kan dock ta systemet ett par minuter att behandla de köade posterna. Förutsatt att inga fel uppstår i behandlingen, fortsätter systemet med importen.

Administratören kan använda fliken Granska importresultat för att bevaka importstatus och detaljer, däribland fel som uppstått. När administratören väljer ett datum visar sidan status för alla importer som gjorts det datumet, hur många poster som behandlats och hur många som avvisats. Listan sorteras i kronologisk ordning och börjar med den tidpunkt då administratören först importerade filen.

Sidan visar alla filer som importerats det valda datumet, och de tio tidigare dagarna.

Sidan Granska importdetaljer listar alla eventuella fel som uppstått vid importen.

Gör så här för att visa importresultat:

1. Klicka på Granska importresultat. Sidan Granska importresultat visas.

2. Skriv önskat datum i fältet Datum.

3. Klicka på Sök.

På sidan Granska importresultat kan administratören se detaljer om behandlade poster från en specifik fil. Här kan administratören se detaljer om:

• Poster med fel:Sidan visar radnummer i kalkylbladet där felet som stoppade importen förekommer. Kolumnerna Beskrivning och Åtgärd att vidta tillhandahåller nödvändig information för att rätta till felet. Posterna måste korrigeras i filen och sedan laddas upp igen.

• Poster med varningar: Sidan visar radnummer i kalkylbladet för poster som importerats, men som kan innehålla tveksamheter som administratören bör kontrollera. Kolumnerna Beskrivning och Åtgärd att vidta tillhandahåller information om varningen. Administratören bör läsa informationen och be kontrollera om problemet kräver ytterligare åtgärder. Administratören kan gå igenom importinformationen med listhanteringsgränssnittet och utföra eventuella ändringar. Administratören kan även gå igenom posterna direkt i kalkylbladet, göra eventuella ändringar där och sedan ladda upp filer igen.

• Poster utan varningar eller fel: Sidan visar radnummer i kalkylbladet för poster som importerats utan problem.

Visa importdetaljer

Gör så här för att visa importdetaljer:

1. I fönstret Granska importresultat, under Detaljer, klicka på en ikon som associeras till listmallen på önskad rad.

2. Sidan uppdateras och visar sedan alla poster som innehåller fel.

3. Välj vilken Typ av problem som ska visas. Detaljerna kan filtreras så att de visar poster som importerats utan fel eller varningar, poster med varningar, poster med fel eller alla poster.

4. Gå igenom kolumnerna Beskrivning och Åtgärd att vidta för att få reda på mer om eventuella poster med fel.