Hantera budgetinställningar

Budgetinställningar är tillgängliga för användare med rollen Budgetadministratör.

I standardutgåvor måste användare även ha rollen Fakturaadmin eller Kan administrera.

Inställning	Beskrivning
Tidszon (visas endast för interna Concur-användare)	Den här inställningen fastställer exakt när den första dagen för året börjar och den sista dagen för året slutar. När den första administratörsanvändaren skapar ett räkenskapsår kommer detta att registreras och denna inställning visar tidszonen där användaren befinner sig. Bara Concur kan ändra denna inställning. Kontakta Concur Support för att skapa en servicebegäran.
Varningsgräns %	När en budget uppnår en viss procent (80 % som standard) ser budgetens ägare eller attestant en gul indikator när budgetförbrukningen överstiger denna procent.
Kontrollgräns %	När en budget uppnår en viss procent (100 % som standard) ser budgetens ägare eller attestant en röd indikator när budgetförbrukningen överstiger denna procent.
Skicka varningsgränsmeddelanden	Om detta alternativ väljs får budgetägare en avisering via e-post när deras budget når varningsgränsen.
Skicka kontrollgränsmeddelanden	Om detta alternativ väljs får budgetägare en avisering via e-post när deras budget överskrider varningsgränsen eller kontrollgränsen.
Begränsa meddelanden för tidigare budgetar	Om detta alternativ väljs får budgetägare inga aviseringar via e-post för gamla data, utan endast för föregående, innevarande och kommande perioder. Det innebär att de får färre aviseringar om det här alternativet väljs.
Alternativ budgetansvarig	Om användaren inte har fyllt i en attestant i fältet Budgetansvarig för dig under Faktureringsattestanter eller Utläggsattestanter i profilinställningarna så kommer systemet att använda den attestant som valts i listan Alternativ budgetansvarig. Följande alternativ finns: Budgetansvarig Resechef Faktureringsattestant Utläggsattestant OBS! För att se listan Alternativ budgetansvarig måste du välja (aktivera) alternativet Aktivera filtrering enligt budgetansvarig på sidan Budgetinställningar.
Visa utlägg som inte skickats (Endast Utlägg)	Administratörerna kan välja (aktivera) ett av följande alternativ: Visa inte belopp för utlägg som inte skickats Visa belopp för utlägg som inte skickats som Väntar Visa saldo för utlägg som inte skickats Se avsnittet Visa utlägg som inte skickats under denna tabell för mer information om dessa alternativ.
Inkludera väntande belopp i beräkning av återstående belopp	Företag som vill inkludera väntande belopp i det beräknade återstående beloppet ska aktivera denna inställning. Det innebär att det väntande beloppet kommer att dras av från det återstående beloppet. Om inställningen aktiveras så kommer återstående belopp att vara budgetbeloppet minus utlagt belopp och väntande belopp. I detta scenario vill kunderna oftast att tillgängligt belopp ska återspegla en realistisk bild av vad som finns kvar att spendera och räknar med att de flesta av de väntande posterna kommer att attesteras. Om inställningen inaktiveras kommer återstående belopp att vara budgetbeloppet minus utlagt belopp. I detta scenario vill kunderna oftast att det återstående beloppet ska återspegla det belopp de fortfarande har kontroll över. Det kan hända att väntande utgiftsposter avvisas.
Aktivera budgetregistrering för begäran	Administratören kan markera denna kryssruta för att aktivera budgetregistrering för Begäran.
Aktivera budgetregistrering för Utlägg	Administratören kan markera denna kryssruta för att aktivera budgetregistrering för Utlägg.
Aktivera budgetregistrering för inköpsbegäran	Administratören kan markera denna kryssruta för att aktivera budgetregistrering för inköpsbegäranden.
Aktivera budgetregistrering för Faktura	Administratören kan markera denna kryssruta för att aktivera budgetregistrering för Faktura.
Markera budgetpositioner för Begäran som utlagda efter attestering av begäran (endast Begäran)	Administratören kan markera (aktivera) denna kryssruta så att budgetpositioner för Begäran markeras som utlagda när begäran har attesterats. Det innebär att begäran flyttas från väntande till utlagt.
Markera inköpsbegäranden som utlagda efter attestering av handläggare (endast inköpsbegäranden i Faktura)	Administratören kan markera (aktivera) denna kryssruta så att en inköpsbegäran markeras som utlagd när handläggaren attesterar den. Inköpsbegäran är markerad som utlagd tills den har matchats med en faktura. Det innebär att systemet registrerar förattesteringen som en slutlig attestering.
Aktivera filtrering enligt budgetansvarig	Administratören kan markera (aktivera) denna kryssruta så att fliken Filtrera efter hanterare (valfritt) visas för budgetpositioner. När administratören väljer det här alternativet registreras utgifter baserat på chefshierarkin. Om alternativet lämnas avmarkerat (inaktiverat) registreras utgifter baserat på konfigurationer för budgetkategorier och budgetövervakningsfält. Chefshierarkin ignoreras även om den har konfigurerats. Inställningen är avmarkerad (inaktiverad) som standard.
Använd nettobelopp för utlägg (endast Concur Expense)	Administratören kan markera (aktivera) kryssrutan så att återkravsbeloppet subtraheras från bruttobeloppet om utläggsrapporter ska förbrukas med skatt. Detta kan användas i länder där företag kan kräva tillbaka skatt från utläggsrapporter, exempelvis länder som använder moms.
Använd nettobelopp för faktura (endast Concur Invoice)	Administratören kan välja om fakturans netto- eller bruttobelopp ska användas. Alternativet väljs som standard. Om administratören vill inkludera skatter och leveranskostnader ska alternativet avmarkeras (inaktiveras).
Aktivera budgetperiodtyp datumintervall	Administratören kan markera den här kryssrutan för att tillåta budgetpositioner baserade på datumintervall i stället för räkenskapsår och räkenskapsperiod. När administratören markerar detta alternativ så visas värdet Datumintervall i fältet Periodtyp på sidorna Lägg till budgetposition och Ändra budgetposition. Om administratören väljer Datumintervall för budgetpositionen så visas fälten Startdatum och Slutdatum på sidan. Importmallen för budgetpositioner visar kolumnerna Startdatum och Slutdatum.
Aktivera justeringar av budgetägare	Administratören kan markera (aktivera) den här kryssrutan för att tillåta budgetägare att lägga till justeringar för en budget. När administratören markerar detta alternativ ser budgetägare det nya alternativet Lägg till justering i budgetinstrumentpanelen. Detta gör att de kan lägga till en justering för en budget. OBS! Budgetadministratören kan även lägga till justeringar för budget i budgetinstrumentpanelen.

Visa utlägg som inte skickats (endast Utlägg)

Med inställningen Visa utlägg som inte skickats i Budgetinställningar kan budgetägare se saldot för de utläggsposter som inte har skickats in än och som är en kombination av utläggsrapporter som inte skickats in än och tillgängliga utlägg som inte bifogats till en utläggsrapport. Det finns tre alternativ för inställningen som styr vad budgetägare kan se i budgetinstrumentpanelen och när de klickar på länken Visa budget i Utlägg.

Följande tabell beskriver de tillgängliga alternativen för inställningen Visa utlägg som inte skickats.

Inställning för Visa utlägg som inte skickats	Beskrivning
Visa inte belopp för utlägg som inte skickats	Om administratören markerar detta alternativ visas inte icke kostnadsförda belopp i budgetinstrumentpaneler. Detta alternativ är standardvärde. Kunder kan vilja markera detta alternativ om de uppskattar att mindre än 80 % av de tillgängliga utläggen och utläggsrapporterna som inte skickats matchas korrekt med en budget. Under det här tröskelvärdet blir det icke kostnadsförda beloppet mindre värdefullt och kan framstå som förvirrande för de enskilda budgetägarna. OBS! Tillgängliga utlägg kan sakna tillräcklig information för att kunna matchas korrekt. Utläggsrapporter som inte har skickats kan befinna sig i olika stadier, från skapad till helt uppdaterad och klar att skicka in.
Visa belopp för utlägg som inte skickats som Väntar	Om administratören markerar detta alternativ inkluderas tillgängliga utlägg och utläggsrapporter i det väntande beloppet som visas i budgetinstrumentpaneler och i transaktionsvyn (via länken Visa budget). Kunder kan vilja markera detta alternativ om de uppskattar att minst 95 % av de tillgängliga utläggen och utläggsrapporterna som inte skickats matchas korrekt med en budget. OBS! Kreditkortstransaktioner och faktureringsutdrag visas inte i budgetpotten Väntande om administratören markerar detta alternativ. I stället visas dessa transaktioner i budgetpotten Utlagt.
Visa saldo för utlägg som inte skickats	Om administratören markerar detta alternativ visas utlägg i det icke kostnadsförda beloppet som visas i budgetinstrumentpaneler och i transaktionsvyn (via länken Visa budget). Kunder kan vilja markera detta alternativ om de uppskattar att 80-95 % av de tillgängliga utläggen och utläggsrapporterna som inte skickats matchas korrekt med en budget. OBS! Kreditkortstransaktioner och faktureringsutdrag visas inte i budgetpotten Icke kostnadsfört om administratören markerar detta alternativ. I stället visas dessa transaktioner i budgetpotten Utlagt.

Inställning för Visa utlägg som inte skickats

Beskrivning

Visa inte belopp för utlägg som inte skickats

Om administratören markerar detta alternativ visas inte icke kostnadsförda belopp i budgetinstrumentpaneler.

Detta alternativ är standardvärde.

Kunder kan vilja markera detta alternativ om de uppskattar att mindre än 80 % av de tillgängliga utläggen och utläggsrapporterna som inte skickats matchas korrekt med en budget. Under det här tröskelvärdet blir det icke kostnadsförda beloppet mindre värdefullt och kan framstå som förvirrande för de enskilda budgetägarna.

OBS! Tillgängliga utlägg kan sakna tillräcklig information för att kunna matchas korrekt. Utläggsrapporter som inte har skickats kan befinna sig i olika stadier, från skapad till helt uppdaterad och klar att skicka in.

Visa belopp för utlägg som inte skickats som Väntar

Om administratören markerar detta alternativ inkluderas tillgängliga utlägg och utläggsrapporter i det väntande beloppet som visas i budgetinstrumentpaneler och i transaktionsvyn (via länken Visa budget).

Kunder kan vilja markera detta alternativ om de uppskattar att minst 95 % av de tillgängliga utläggen och utläggsrapporterna som inte skickats matchas korrekt med en budget.

OBS! Kreditkortstransaktioner och faktureringsutdrag visas inte i budgetpotten Väntande om administratören markerar detta alternativ. I stället visas dessa transaktioner i budgetpotten Utlagt.

Visa saldo för utlägg som inte skickats

Om administratören markerar detta alternativ visas utlägg i det icke kostnadsförda beloppet som visas i budgetinstrumentpaneler och i transaktionsvyn (via länken Visa budget).

Kunder kan vilja markera detta alternativ om de uppskattar att 80-95 % av de tillgängliga utläggen och utläggsrapporterna som inte skickats matchas korrekt med en budget.

OBS! Kreditkortstransaktioner och faktureringsutdrag visas inte i budgetpotten Icke kostnadsfört om administratören markerar detta alternativ. I stället visas dessa transaktioner i budgetpotten Utlagt.

Det andra och tredje alternativet i tabellen ovan ger budgetägare en indikation om hur de verkligen spenderar sina budgetar och vad de behöver göra i fortsättningen när de planerar sina budgetar.

Om administratörer har markerat det andra eller tredje alternativet visas dessutom kolumnen Anställd i fliken Mappning av budgetfält i fliken Budgetövervakningsfält i Budgetkonfiguration.