Uwierzytelnianie

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

SAP Concur niedługo rozpocznie proces wycofywania kodu HMAC (Hash-Based Message Authentication Code) jako opcji pojedynczego logowania. W zamian wprowadzona zostanie usługa SAML SSO, która będzie samodzielna metodą konfigurowania ustawień umożliwiających administratorom firmy uzyskiwanie dostępu do SAP Concur w celu ukończenia połączeń SAML.

Klientów obecnie używających kodu HMAC zachęcamy do migracji do samoobsługowego SSO od razu po jego wprowadzeniu (planowane na koniec października; nie zaplanowano jeszcze daty wydania w tym miesiącu). Nowe narzędzie samoobsługowe SSO będzie oferowane wszystkim klientom jako funkcja darmowa. Nowe narzędzie samoobsługowe SSO umożliwia dodawanie kilku portali (dostawców tożsamości).

Wycofywanie kodu HMAC składa się z dwóch etapów:

ETAP I:

• Klienci muszą mieć dostawcę tożsamości (IdP) lub niestandardowe rozwiązanie SAML 2.0.

• Klienci rozpoczną testowanie nowego samoobsługowego narzędzia SSO. Testowanie może rozpocząć się od lipca 2019 r., jeśli ukończone zostaną etapy przygotowawcze.

• Klienci przygotują się do wdrażania nowych klientów z użyciem nowego narzędzia samoobsługowego SSO, którego wprowadzenie na rynek jest planowane pod koniec października 2019 (nie zaplanowano jeszcze daty wydania w tym miesiącu).

• Kiedy narzędzie SSO będzie dostępne, klienci zostaną powiadomieni za pośrednictwem uwag do wydania o oficjalnej dacie wycofania HMAC. W raz z upływem daty wycofania nie będzie możliwe wdrażanie nowych klientów z użyciem kodu HMAC; konieczne będzie wdrożenie nowych klientów za pośrednictwem nowego narzędzia samoobsługowego SSO.

• W przypadku istniejących klientów korzystających z HMAC konieczna będzie migracja z użyciem nowego narzędzia samoobsługowego SSO.

ETAP II:

• Trwa migracja istniejących klientów HMAC do nowego narzędzia samoobsługowego SSO.

• Zamknięcie usługi HMAC po zakończeniu migracji z HMAC do nowego narzędzia samoobsługowego SSO. Zakończenie II etapu jest planowane na koniec pierwszej połowy 2020 roku.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zwiększa bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia obsługę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Podczas logowania się użytkownika do systemu SAP Concur jednym z procesów walidacji jest sprawdzenie, czy występują ograniczenia dla adresów IP (IPR) oraz ustalenie ich zgodności. IPR to określone adresy IP lub zakresy adresów IP zdefiniowane przez przedsiębiorstwo w celu ograniczenia adresów IP, z których użytkownicy mogą logować się do systemu SAP Concur. Ograniczenie IPR może być łańcuchem, który zawiera listę dopuszczalnych adresów IP i/lub wzorców adresów IP, na przykład: "170.242.6.43;170.243.70.42;170.243.70.43;171.159.*.*".

Aktualnie ograniczenia IPR są ustawiane dla każdej konfiguracji podróży w firmie, która powoduje problemy z wydajnością w firmach z wieloma konfiguracjami podróży i w której istnieje możliwość występowania błędów. Ponadto, nowe konfiguracje podróży nie są dołączane automatycznie i łatwo można o nich zapomnieć.

W tym wydaniu systemu SAP Concur ustawienie to zostanie zmienione z ustawienia na poziomie konfiguracji na ustawienie na poziomie firmy. Dzięki tej zmianie jeden zestaw ograniczeń IPR będzie miał zastosowanie w całej firmie.

Należy pamiętać, że zmiana ta będzie dotyczyła niewielkiej liczby klientów. Ponadto, każdego klienta, którego będzie dotyczyła ta zmiana, poinformujemy wcześniej indywidualnie za pośrednictwem SAP Concur, aby mógł wprowadzić wymagane zmiany w ustawieniach.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Klienci, którzy korzystają z IPR zyskają pewność, że IPR ma zastosowanie w całej firmie.

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

W październiku 2019 strona Logowanie w systemie SAP Concur zostanie zaktualizowana, zapewniająca nowe możliwości logowania zarówno użytkownikom SAP Concur logującym się bezpośrednio z użyciem nazwy użytkownika/hasła, jak i użytkownikom korzystającym z funkcji jednokrotnego zarządzania (SSO). Użytkownicy SSO będą rozpoczynać proces logowania SSO inicjowany przez SP pod adresem www.concursolutions.com.

Nowa strona Logowanie w systemie SAP Concur udostępnia dwuetapowy proces logowania, co zwiększy bezpieczeństwo, z zachowaniem aktualnych standardów branżowych, zapewniając przy tym wyższy wskaźnik pomyślnych logowań. Funkcja zostanie udostępniona pod koniec października 2019 r.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

Na koniec października 2019 r. (nie zaplanowano jeszcze daty wydania w tym miesiącu) w systemie SAP Concur planowane jest dodanie funkcji zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) do produktów SAP Concur, które oferują klientom opcję samoobsługi w zakresie konfigurowania opcji SSO na potrzeby ich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) stanowi narzędzie zastępcze dla klientów korzystających z istniejącej konfiguracji SSO oraz nowe narzędzie dla klientów, którzy chcieliby teraz zaimplementować SSO w swojej organizacji. Istniejąca konfiguracja SSO będzie dostępna równolegle z nowym narzędziem samoobsługi SSO aż do chwili migracji ostatniego użytkownika do nowego narzędzia samoobsługi SSO.

• Nowa funkcja zarządzania logowaniem SSO obejmuje następujące elementy:

• Bezpłatną opcję samoobsługi umożliwiającą użytkownikowi samodzielne konfigurowanie opcji SSO w jego organizacji; ta nowa funkcja jest automatycznie dostępna dla wszystkich klientów
• Nową usługę SAML2 zgodną ze standardem SAML 2.0 oraz aktualnymi standardami branżowymi
• Funkcję szyfrowanej asercji SAML rozwiązującą kwestie prywatności i zabezpieczeń
• Wdrożenie opcji logowania SSO na poziomie firmy (dostępna jest także możliwość wyboru SSO jako opcji)
• Możliwość przesyłania metadanych wielu dostawców tożsamości (IdP)
• Możliwość pobierania metadanych dostawców usług SAP Concur

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Dzięki tej funkcji klienci SAP Concur uzyskując dostęp do opcji samoobsługi dla konfigurowania SSO, a w przypadku istniejących klientów SSO, którzy muszą ostatecznie migrować do nowej usługi SSO, do zarządzania SSO ich użytkowników.

Raporty Oświadczenia rachunkowe firmy

Dla przypomnienia, aplikacja mobilna SAP Concur obsługuje teraz zatwierdzanie raportów Oświadczenia rachunkowe firmy.

Więcej informacji można znaleźć w temacie Maj 2019 — Mobile Professional Edition — podsumowanie dla administratora, wersja 9.69 — Powiązane wydanie WWW: Maj 2019.

E-rachunki

W związku z zaangażowaniem SAP Concur w obsługę e-rachunków oraz maksymalne uproszczenie obsługi raportów z wydatków e-rachunki za przeloty generowane przez system SAP Concur na podstawie biletów oraz dane kuponów z systemu GDS i niektóre transakcje TripLink zostały zaktualizowane.

Nowy format e-rachunku zostanie wdrożony etapami, przy czym docelowym terminem jest październik.

Korzyści dla użytkowników/klientów: Zmiana ta powoduje przywrócenie standardowego formatu e-rachunków SAP Concur za przeloty, dzięki czemu zapewnia ujednolicenie układu dokumentów. Format jest również bardziej wygodny dla użytkowników korzystających z nowego interfejsu modułu Wydatki w systemie SAP Concur, NextGen Expense. Zmiana ta eliminuje również problemy ze stabilnością i wydajnością, których doświadczają niekiedy użytkownicy. Problemy te charakteryzują się tym, że użytkownicy nie widzą nowych e-rachunków tak szybko, jak powinni.

Uber będzie wycofywał starszą metodę nawiązywania połączenia z modułem Concur Expense, nazywaną SMTP lub przesyłaniem obrazów rachunków za pośrednictwem wiadomości e-mail. Uber rozpoczął wysyłanie wiadomości e-mail do użytkowników SAP Concur z prośbą o ponowne nawiązanie połączenia pomiędzy kontem Concur Expense i kontem Uber.

Wynika to z przeprowadzanej przez Uber aktualizacji integracji do wydajniejszego interfejsu API obsługi rachunków w wersji 4 systemu SAP Concur i w następstwie prowadzi do wycofania protokołu SMTP. SMTP to integracja bez połączenia z Centrum aplikacji/bez OAuth, która przesyła obrazy PDF rachunków na konta użytkowników modułu Concur Expense.

Użytkownikami SAP Concur, którzy odebrali te wiadomości e-mail, są ci, którzy skonfigurowali profil biznesowy w aplikacji Uber, wybrali Concur jako dostawcę w module Concur Expense i zweryfikowali adres e-mail powiązany z kontem Concur Expense. Nawiązywanie połączenia w ramach protokołu SMTP było dostępne do marca 2019.

Użytkownicy SAP Concur, którzy po otrzymaniu powiadomienia za pośrednictwem tej wiadomości e-mail, ponownie połączyli swoje konta Concur Expense i Uber, nadal będą otrzymywać od Uber e-rachunki wyświetlane w module Concur Expense.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Uber będzie wycofywał połączenie SMTP/przesyłanie obrazów rachunków za pośrednictwem wiadomości e-mail na rzecz bardziej wydajnej integracji dla rachunków w wersji 4 w Centrum aplikacji systemu SAP Concur. Połączenie SMTP nie zapewniało wielu funkcji, jakie są oferowane przez rozwiązanie do integracji rachunków w wersji 4, takich jak na przykład wstępne wypełnianie pól wydatków oraz dopasowanie do transakcji kartą służbową (o ile jest dostępna).

Poniżej przedstawiono korzyści, jakie wynikają z użycia nowego rozwiązania do integracji rachunków w wersji 4 dostępnego w Centrum aplikacji SAP Concur:

• Dostępność na całym świecie — działa na terenie centrów danych USA i UE

• Łatwiejsze logowanie w celu nawiązania połączenia

• Lepsze renderowanie obrazu rachunku

• Bardziej zaawansowane dane o rachunku, takie jak lokalizacja i liczba przejazdów

• Wszystkie standardowe pola wydatków są wstępnie wypełnione danymi

• Automatyczne dopasowanie do transakcji kartą służbową, o ile jest dostępna

Refinansowanie wydatków

W przypadku walut USD i CAD w produkcie SAP Concur Refinansowanie wydatków – globalne zastąpiono pozycje oferowane przez istniejące rozwiązanie Refinansowanie wydatków (rozwiązanie klasyczne) (takie jak NA Pay, EMEA Pay i APA Pay).

REFINANSOWANIE WYDATKÓW – AMERYKA PÓŁNOCNA ORAZ REFINANSOWANIE WYDATKÓW – OGRANICZENIA W KRAJACH EMEA

SAP Concur nie obsługuje dodawania przez klientów następujących walut w produkcie klasycznym: dolar amerykański, dolar kanadyjski, peso meksykańskie, euro, frank szwajcarski, korona duńska, korona szwedzka i funt brytyjski. Jeśli klient wdrożył już te waluty i korzysta z nich w produkcie klasycznym, może on kontynuować korzystanie z nich do czasu migracji do nowej platformy albo zdefiniowanego terminu wycofania obsługi.

Należy również zapoznać się z poniższą uwagą do wydania w dokumencie w wersji z czerwca: Refinansowanie wydatków | Nowy proces zatwierdzania dla klasycznych kont finansowania (tylko w języku angielskim).

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Oferta Refinansowanie wydatków – globalne zachowuje najlepsze praktyki branżowe w zakresie płatności oferowane przez system SAP Concur.

Aktualizacje funkcji transferu plików

Niniejsze uwagi do wydania są przeznaczone dla pracowników technicznych odpowiedzialnych za przesyłanie plików w systemie SAP Concur. Dla naszych klientów i dostawców, którzy uczestniczą w wymianie danych za pośrednictwem różnych protokołów bezpiecznego przesyłania plików, w SAP Concur wprowadzamy zmiany zapewniające większe bezpieczeństwo podczas przesyłania.

W systemie SAP Concur z dniem 21 października 2019 r. wdrożona zostanie funkcja sprawdzania źródłowego adresu IP (Internet Protocol) dla kont do transferu plików na obszarze całej Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki (EMEA).

Informacja ta dotyczy następującego punktu końcowego DNS transferu plików:

• st-eu.concursolutions.com

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiany te zwiększają bezpieczeństwo operacji transferu plików.

Niniejsze uwagi do wydania są przeznaczone dla pracowników technicznych odpowiedzialnych za przesyłanie plików w systemie SAP Concur. Dla naszych klientów i dostawców, którzy uczestniczą w wymianie danych za pośrednictwem różnych protokołów bezpiecznego przesyłania plików, w SAP Concur wprowadzamy zmiany zapewniające większe bezpieczeństwo podczas przesyłania.

Od godziny 8:00 czasu PDT 14 października 2019 r. SAP Concur nie będzie obsługiwał następujących niezabezpieczonych algorytmów/szyfrów protokołów SSH:

• (wymiana klucza) diffie-hellman-group-exchange-sha1

• (szyfrowanie) aes128-cbc

• (szyfrowanie) aes192-cbc

• (szyfrowanie) aes256-cbc

• (kod uwierzytelniania wiadomości) hmac-md5

• (kod uwierzytelniania wiadomości) hmac-sha1-96

• (kod uwierzytelniania wiadomości) hmac-md5-96

Informacja ta dotyczy następujących punktów końcowych DNS transferu plików:

• st.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• st-cge.concursolutions.com

• st-cge-dr.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• vs.concurcdc.cn

W przypadku konieczności uzyskania pomocy należy skontaktować się z działem wsparcia SAP Concur.

Więcej informacji znajduje się w sekcji Shared: File Transfer for Customers and Vendors User Guide (tylko w języku angielskim). (Ten przewodnik jest dostępny wraz z innymi przewodnikami konfiguracji i użytkowania modułów Wydatek, Faktura i/lub Wniosek.)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiany te zwiększają bezpieczeństwo operacji transferu plików.

Różne

Informujemy klientów korzystających z szybkiej pomocy SAP Concur, że wraz z tym wydaniem wprowadzone zostaną dodatkowe funkcje. Szybka pomoc ułatwia zarządzanie różnorodnymi oczekiwaniami klientów za pomocą różnych źródeł wsparcia w postaci złożonych z kilku kroków samouczków, filmów i dokumentów, do których można łatwo uzyskać dostęp po zalogowaniu się do zasobów SAP Concur.

Oprócz dostępu do treści samoobsługowych szybka pomoc ułatwia administratorom systemu SAP Concur klienta nawiązywanie kontaktu z obsługą systemu SAP Concur w celu uzyskania wsparcia za pośrednictwem czatu i telefonicznie.

Szybka pomoc była dostępna na ograniczonej liczbie stron administratorów systemu SAP Concur klientów, a wraz z wydaniem wrześniowym zostanie udostępniona na wszystkich stronach. Dzięki temu użytkownik, który pełni rolę administratora lub ma uprawnienia administratora, będzie miał dostęp do szybkiej pomocy na wszystkich stronach.

To narzędzie jest darmowe dla wszystkich klientów korzystających z modułów Wydatek, Faktura, Wniosek lub Podróż.

Więcej informacji na temat tego narzędzia można uzyskać po obejrzeniu tego materiału wideo: SAP Concur Professional Edition Quick Help (tylko w języku angielskim)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Narzędzie szybkiej pomocy systemu SAP Concur służy do szybszego wdrażania nowych klientów oraz zapewnia szybszy i bardziej wydajny sposób uzyskiwania dostępu do prostej w obsłudze pomocy klientom zalogowanym w witrynie SAP Concur.

Niedawno dział wsparcia SAP Concur wprowadził funkcję Wspólne przeglądanie dostępną dla wszystkich upoważnionych osób świadczących pomoc (ASC). W tym wydaniu dział wsparcia dla użytkownika końcowego SAP Concur udostępni tę samą usługę udostępniania ekranu dla firm, które korzystają z usługi User Support Desk (USD). USD to usługa systemu SAP Concur, która zapewnia bezpośredni dostęp do usług działu pomocy dla firmowych użytkowników końcowych. Użytkownicy końcowi będą teraz mogli korzystać z funkcji Wspólne przeglądanie.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Często dzięki udostępnieniu ekranu problem można łatwiej opisać, łatwiej zrozumieć i szybciej rozwiązać – oszczędzając czas użytkowników końcowych i działu wsparcia SAP Concur.

Nowa generacja (NextGen) modułu Wydatki

Aktualizacja: W ramach reakcji na opinie zwrotne naszych klientów oraz z myślą o ich wykorzystaniu, a także zgodnie z zobowiązaniem SAP Concur do zapewnienia płynnego i pomyślnego przejścia do nowego rozwiązania pracujemy nad aktualizacją strategii wdrożenia nowej generacji modułu Wydatki.

SAP Concur stale doskonali swoje produkty nie tylko pod względem oferowanych funkcji, lecz również komfortu korzystania z nich. Sposób interakcji użytkowników z rozwiązaniami technicznymi stale ewoluuje, podobnie jak ich oczekiwania w tym zakresie. Nieustannie wsłuchujemy się w opinie naszych klientów i zachęcamy ich do dzielenia się sugestiami co do możliwych udoskonaleń w dziedzinie komfortu obsługi naszych produktów.

Nowa generacja modułu Wydatki odzwierciedla kolejny etap ewolucji interfejsu użytkownika systemu SAP Concur. Została opracowana na podstawie szeroko zakrojonych badań prowadzonych wśród użytkowników i analizy danych z 680 rozmów indywidualnych, 58 badań łatwości użycia, ponad 3000 odpowiedzi na ankiety i zapisu 1,3 mld czynności użytkowników z każdego miesiąca.

Wkrótce klienci uzyskają możliwość przejrzenia nowej generacji modułu Wydatek i zdecydowania się na jej wdrożenie jeszcze przed ostatecznym terminem obligatoryjnego przejścia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: W rezultacie powstał interfejs użytkownika nowej generacji: nowoczesny, spójny i bez niepotrzebnych komplikacji. Zastosowana technologia nie tylko wnosi udoskonalenia do interfejsu użytkownika, lecz także sprawia, że SAP Concur może szybciej reagować na życzenia klientów i zaspokajać nowe potrzeby.

Quick Expense

Począwszy od 31 marca 2020 r. nastąpi wycofanie API funkcji Quick Expense w wersji 3. Zachęcamy wszystkich obecnych klientów do jak najszybszej migracji do funkcji Quick Expense w wersji 4. Należy pamiętać, że po wycofaniu interfejsu API nie będzie on już dostępny w przyszłym wydaniu.

Definicje i dodatkowe informacje są dostępne w strategii wycofywania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta aktualizacja spowoduje usunięcie wszystkich nieaktualnych interfejsów API.

Rachunki

Od 1 października 2019 r. SAP Concur umożliwi przekształcanie rachunków w postaci papierowej w kopie cyfrowe uznawane przez prawo. Digitalizacja rachunków zapewnia klientom SAP Concur możliwość przekształcenia rachunków papierowych w kopie cyfrowe uznawane przez prawo zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju lub zarządzeniami instytucji rządowych.

Funkcja ta będzie dostępna dla nowych i obecnych klientów we Francji oraz korzystających z konfiguracji na terenie Francji. W przyszłych wydaniach obsługa funkcji zostanie rozszerzona o kolejne kraje.

Wydanie dla Francji obejmuje:

• aktywację przekształceń rachunków w postaci papierowej w kopie cyfrowe uznawane przez prawo;

• wyświetlanie statusu „Certyfikowany” dla cyfrowych rachunków w rozwiązaniu NextGen Expense;

• możliwość konfiguracji reguł audytu wyszukujących wydatki z papierowymi rachunkami.

Funkcja Digitalizacja rachunków wymaga, aby użytkownicy korzystali z interfejsu użytkownika NextGen Expense. Wymagana jest migracja przez klientów użytkowników, którzy będą korzystać z tej funkcji, do interfejsu użytkownika NextGen Expense przed aktywacją tej usługi.

Przechwytywanie wiążących prawnie kopii oryginalnych rachunków papierowych wymaga od klientów korzystania również z najnowszej wersji aplikacji mobilnej SAP Concur lub — opcjonalnie — aplikacji mobilnej w połączeniu z narzędziem ExpenseIt, przy czym narzędzie ExpenseIt nie jest wymagane. Użytkownik wykonuje zdjęcie rachunku w postaci papierowej za pomocą aplikacji mobilnej. Po wykonaniu zdjęcia rozpoczyna się proces digitalizacji obrazu. Po jego zakończeniu na cyfrowym rachunku w aplikacji mobilnej wyświetlany jest znacznik potwierdzający, czy rachunek uzyskał certyfikację, czy nie.

Cyfrowe rachunki są wyświetlane użytkownikom w programie NextGen Expense w obszarze Dostępne wydatki, Dostępne rachunki oraz na liście wydatków, podobnie jak pozostałe rachunki.

Osoby zatwierdzające i przetwarzające będą widziały status rachunku „Certyfikowany” w raporcie z wydatków i na liście wydatków w istniejącej wersji systemu Concur Expense. Można utworzyć reguły audytu identyfikujące certyfikowane rachunki w pozycjach wydatków. W przypadku certyfikowanych rachunków wyświetlana jest nowa ikona.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja oferuje obsługę rachunku bez formy papierowej, a zarazem spełnia wymogi lokalnych przepisów prawa francuskiego dotyczące przetwarzania i przekształcania rachunków z postaci papierowej w cyfrową.

Od 1 października 2019 r. SAP Concur umożliwi przekształcanie rachunków w postaci papierowej w kopie cyfrowe uznawane przez prawo. Digitalizacja rachunków zapewnia klientom SAP Concur możliwość przekształcenia rachunków papierowych w kopie cyfrowe uznawane przez prawo zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju lub zarządzeniami instytucji rządowych.

Funkcja ta będzie dostępna dla nowych i obecnych klientów w Hiszpanii oraz korzystających z konfiguracji na terenie Hiszpanii. W przyszłych wydaniach obsługa funkcji zostanie rozszerzona o kolejne kraje.

Wydanie dla Hiszpanii obejmuje:

• Dostęp do rozwiązania poddanego audytowi i homologacji przez hiszpański organ podatkowy, Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT)

• aktywację przekształceń rachunków w postaci papierowej w kopie cyfrowe uznawane przez prawo;

• możliwość konfiguracji reguł audytu wyszukujących wydatki z papierowymi rachunkami.

• wyświetlanie statusu „Certyfikowany” dla cyfrowych rachunków w rozwiązaniu NextGen Expense;

Więcej informacji na temat homologowanego oprogramowania można znaleźć na stronie AEAT (tylko w języku hiszpańskim).

Funkcja Digitalizacja rachunków wymaga, aby użytkownicy korzystali z interfejsu użytkownika NextGen Expense. Wymagana jest migracja przez klientów użytkowników, którzy będą korzystać z tej funkcji, do interfejsu użytkownika NextGen Expense przed aktywacją tej usługi.

Przechwytywanie wiążących prawnie kopii oryginalnych rachunków papierowych wymaga od klientów korzystania również z najnowszej wersji aplikacji mobilnej SAP Concur lub — opcjonalnie — aplikacji mobilnej w połączeniu z narzędziem ExpenseIt, przy czym narzędzie ExpenseIt nie jest wymagane. Użytkownik wykonuje zdjęcie rachunku w postaci papierowej za pomocą aplikacji mobilnej. Po wykonaniu zdjęcia rozpocznie się proces digitalizacji obrazu. Po jego zakończeniu na cyfrowym rachunku w aplikacji mobilnej wyświetlany jest znacznik potwierdzający, czy rachunek uzyskał certyfikację, czy nie.

Cyfrowe rachunki są wyświetlane użytkownikom w programie NextGen Expense w obszarze Dostępne wydatki, Dostępne rachunki oraz na liście wydatków, podobnie jak pozostałe rachunki.

Osoby zatwierdzające i przetwarzające będą widziały status rachunku „Certyfikowany” w raporcie z wydatków i na liście wydatków w istniejącej wersji systemu Concur Expense. Można utworzyć reguły audytu identyfikujące certyfikowane rachunki w pozycjach wydatków. W przypadku certyfikowanych rachunków wyświetlana jest nowa ikona.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja oferuje obsługę rachunku bez formy papierowej, a zarazem spełnia wymogi lokalnych przepisów prawa hiszpańskiego dotyczące przetwarzania i przekształcania rachunków z postaci papierowej w cyfrową.