Concur Invoice

W wydaniu kwietniowym SAP Concur zastąpił instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te z perspektywy użytkownika końcowego zostały wprowadzone w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Concur Invoice oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Począwszy od wydania majowego ta zmiana terminu będzie wprowadzana w wersjach dla administratorów.

Zmiana obejmuje również następujące terminy:

• Id. wniosku -> Id. faktury

• Wniosek o płatność -> Faktura

• Nazwa wniosku -> Nazwa faktury

• Typ wniosku o płatność -> Polityka

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

Nagłówki kolumn są teraz „zakotwiczone” na stronach Moje faktury oraz Nieprzypisane faktury, co zwiększa ich widoczność przy przewijaniu faktur. Oznacza to, że klienci mogą przewijać strony z fakturami, nie tracąc z widoku nagłówków kolumn.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to ułatwia klientom wyświetlanie informacji niezbędnych w ich codziennej pracy.

Wniosek o zakup

Klienci mogą wprowadzać komentarze we wnioskach o zakup na poziomie nagłówka i pozycji. Począwszy od niniejszego wydania, po wyświetleniu przez użytkownika dysponującego rolą osoby zatwierdzającej wniosek o zakup, użytkownika wniosku o zakup lub osoby przetwarzającej wniosek o zakup szczegółów wniosku, w sytuacji, jeśli dodano do niego komentarz, widoczna jest sygnalizująca ten fakt ikona.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zwiększa efektywność przetwarzania wniosków o zakup oraz zapewnia skuteczne informowanie osoby zatwierdzającej wnioski o zakup, użytkownika wniosków o zakup i osoby przetwarzającej wnioski o zakup o istnieniu komentarzy.

Do wniosku o zakup dodano łącze Wyświetl szczegóły. Łącze Wyświetl szczegóły umożliwia użytkownikom wniosków o zakup, osobom zatwierdzającym i osobom przetwarzającym wnioski o zakup wyświetlanie bardziej szczegółowych informacji o dostawcy przypisanym do pozycji wniosku o zakup.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zapewnia użytkownikom lepszy wgląd w szczegóły dotyczące wniosku o zakup.

Uwierzytelnianie

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

Usunięta zostaje możliwość resetowania haseł użytkowników oraz ich aktualizacji za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników. Dostępna pozostanie natomiast możliwość ustawiania haseł dla nowych użytkowników podczas pierwszej operacji importu za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników.

IMPORT UŻYTKOWNIKÓW

Pole hasła pozostaje dostępne w szablonie Excel dostępnym do pobrania, lecz jest odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola są ignorowane przez system.

Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: User Import User Guide.

IMPORT PRACOWNIKÓW

Pola haseł pozostają dostępne w zestawach rekordów 100, 300, 305, 310, lecz są odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tych pól są ignorowane przez system. Funkcje aktualizacji i zastępowania hasła w rekordzie 100 nie są już używane.

Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: Employee Import Specification.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiany te zwiększają bezpieczeństwo haseł użytkowników.

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

W przyszłym wydaniu w systemie SAP Concur na stronie Logowanie zostanie dodana nowa funkcja Nie pamiętam hasła, przeznaczona dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła.

W zależności od konfiguracji firmy dostępnych może być szereg innych opcji dotyczących procesu odzyskiwania zapomnianego hasła. Wraz z niniejszym wydaniem te opcje dodatkowe zostaną usunięte. Dodatkowe opcje, które zostaną usunięte, to:

• Pytania zabezpieczające: Użytkownicy nie będą odtąd otrzymywać monitów o udzielenie odpowiedzi na pytania zabezpieczające w celu uwierzytelnienia logowania.

• Tekst na stronie: Niestandardowe teksty firmowe nie będą odtąd wyświetlane.

• Wskazówki do haseł: Opcja Wyślij mi wiadomość e-mail z moją wskazówką do hasła nie będzie odtąd dostępna.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników i upraszcza czynności związane z ich obsługą.

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

Począwszy od niniejszego wydania SAP Concur nie obsługuje adresów URL stron logowania złożonego.

Funkcja logowania złożonego umożliwiała użytkownikom logowanie się do produktów SAP Concur z użyciem identyfikatora logowania niezawierającego nazwy domeny.

Każdy użytkownik korzystający przy logowaniu się do produktów SAP Concur tylko ze swojej nazwy użytkownika (np: johndoe) musi teraz zamiast z identyfikatora logowania korzystać z opcji Nazwa logowania CTE.

Typowy adres URL strony logowania złożonego obejmuje nazwę jednostki (np: jednostka=pxxxxxxxxx) i wygląda następująco: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Wszyscy klienci będą teraz korzystać ze standardowej strony Logowanie w celu uzyskania dostępu do produktów SAP Concur. Standardowa strona logowania znajduje się pod następującym adresem: https://www.concursolutions.com/nui/signin

WAŻNE!

Aktualnie wycofywana jest tylko ta część funkcji logowania złożonego, która należy do interfejsu użytkownika. Zmiana nie ma wpływu na operację importu pracownika (zaplanowany, w nocy) ani operację importu użytkownika (na żądanie, arkusz kalkulacyjny). Operacja importu powiedzie się, a pełna nazwa użytkownika będzie formowana tak, jak dotąd. Z chwilą, gdy dane dotyczące logowania złożonego przestaną być akceptowane przez operacje importu, w uwagach do wydania pojawi się stosowna informacja oraz instrukcje.

ZMIANY DLA UŻYTKOWNIKÓW

Użytkownicy logujący się na stronie logowania złożonego (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) oraz nieużywający symbolu at (@) w swojej nazwie użytkownika muszą kliknąć łącze Nie pamiętasz nazwy użytkownika? na stronie Zaloguj w celu uzyskania swojej nazwy samodzielnie (rozwiązanie zalecane) lub muszą skontaktować się z administratorem w swojej firmie w celu uzyskania swojej nazwy logowania CTE. Hasła użytkowników pozostaną bez zmian.

Zmiana nie ma wpływu na działanie funkcji jednokrotnego logowania (SSO). Zmiana nie wpłynie na użytkowników korzystających z poniższych metod uwierzytelniania, ponieważ nie logują się oni za pośrednictwem witryny https://www.concursolutions.com. Metody te to:

• jednokrotne logowanie za pośrednictwem WWW SAP Concur

• nazwa użytkownika/hasło do aplikacji mobilnej SAP Concur

• jednokrotne logowanie za pośrednictwem aplikacji mobilnej SAP Concur

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Wycofanie tej funkcji podnosi poziom stabilności podczas logowania oraz wskaźnik pomyślnych logowań, a zarazem obniża poziom zależności wyniku operacji logowania od innych czynników.

Administracja Concur

Kolumna uprawnień użytkownika Amadeus została wycofana z formatu importu dodatku Travel (typ rekordu 350) dla operacji importu użytkownika oraz pracownika.

Ta kolumna pozostaje w pliku tekstowym i pliku importu Excel, jednak nie jest już aktywna a wszelkie wartości w niej zawarte będą ignorowane przez system.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta uzupełnia procesy realizowane przez zespoły programistów Concur Travel.

Wiadomości e-mail SAP Concur

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).

Dodawanie pozostałych usług będzie kontynuowane w pierwszym kwartale 2019 roku. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.

Różne

Wszystkie firmy stoją w obliczu konieczności podjęcia wszelkich uzasadnionych i niezbędnych kroków w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych swoich pracowników. Zgodnie z zalecanymi sprawdzonymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa pola niestandardowe nie powinny zawierać ani danych osobowych, ani danych wrażliwych.

KOLEJNE KROKI

Jeśli firma użytkownika korzysta obecnie z pól niestandardowych do przechowywania danych osobowych lub wrażliwych (na przykład numerów ubezpieczenia społecznego, danych członków rodziny oraz jakichkolwiek innych danych pozwalających na identyfikację osób), powinna zaplanować usunięcie tych danych z istniejących pól w ramach używanych usług oraz zmodyfikować bieżące ustawienia konfiguracji.

Dodatkowe informacje można znaleźć w sekcji zawierającej odpowiedzi na często zadawane pytania — FAQ (tylko w języku angielskim).

Concur Invoice

Użytkownicy AP zyskają wkrótce możliwość wyświetlania wszystkich faktur na potrzeby śledzenia faktur do siebie przypisanych. Opcja ta będzie dostępna po wybraniu opcji Wszystkie przypisane faktury na liście Widok na stronie Nieprzypisane faktury.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to zapewni klientom możliwość wyświetlania przypisanych do nich faktur oraz dając im tym samym kontrolę nad zarządzanymi przez nich fakturami.

W przyszłych wydaniach klienci będą mogli sortować dane wg zawartości kolumny Z użytkownikiem od, klikając ją na stronie zawierającej taką kolumnę.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to ułatwi klientom wyświetlanie informacji niezbędnych w ich codziennej pracy.

Zamówienie zakupu

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Concur Invoice niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

Uwierzytelnianie

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

SAP Concur planuje dodanie w produktach SAP Concur funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) stanowi narzędzie zastępcze dla klientów korzystających z istniejącej konfiguracji SSO na stronie Klucze bezpieczeństwa oraz nowe narzędzie dla klientów, którzy chcieliby teraz zaimplementować SSO w swojej organizacji. Istniejąca konfiguracja SSO na stronie Klucze bezpieczeństwa będzie dostępna równolegle z nowym narzędziem samoobsługi SSO aż do chwili migracji ostatniego użytkownika do nowego narzędzia samoobsługi SSO.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Obecni użytkownicy funkcji jednokrotnego logowania (SSO) będą mogli rozpocząć proces jednokrotnego logowania (SSO), korzystając z witryny www.concursolutions.com. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

• Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

• Logowanie na wielu kontach: umożliwia administratorom logowanie się na wielu kontach użytkowników (wdrożenie funkcji planowane w przyszłym wydaniu)

• Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Administrowanie firmą

Począwszy od nowego wydania (planowanego na czerwiec) klienci będą mieć dostęp do produktów i usług SAP Concur za pośrednictwem następujących domen:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Wprowadzenie zmiany jest planowane na 8 czerwca 2019 r.

SAP Concur rekomenduje swoim klientom — o ile nie korzystają oni już z jednej z podanych domen — migrację do jednej z nich możliwie jak najszybciej.

W przypadku pytań dotyczących tej zmiany prosimy o kontakt pod adresem e-mail appsec@sap.com.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi klientom dostęp do usług SAP Concur w ujednolicony i bezpieczny sposób.

Zarządzanie szkoleniami

Funkcjonalności i zawartość strony Administrowanie szkoleniami ulegną zmianie z myślą o uproszczeniu jej obsługi.

Obok tych zmian dotyczących zawartości strony Administrowanie szkoleniami dostęp do niej zamiast z sekcji Administrator firmy będzie możliwy z sekcji Narzędzia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Opisywane zmiany ułatwią odszukanie funkcji Administrowanie szkoleniami i korzystanie z niej.

Administrator użytkowników testowych

SAP Concur wycofuje obecnie funkcję administrowania użytkownika testowego, umożliwiającą kasowanie transakcji użytkowników testowych w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel i Concur Request.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi skoncentrowanie zasobów SAP Concur w większym stopniu na opracowywaniu i bieżącej obsłudze pozostałych funkcji używanych przez wielu lub większość naszych klientów.