Faktura

W tym wydaniu w oknie Import wniosku o płatność SAP Concur dodano nowe pole, Nazwa rodzaju wydatku. Klienci będą teraz mieli do dyspozycji alternatywny sposób przypisywania rodzaju wydatku do pracownika podczas importu danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom alternatywny i łatwiejszy sposób przypisywania nazw rodzajów wydatków podczas importowania danych.

W poprzednich wydaniach po kliknięciu przez osobę zatwierdzającą faktury łącza Połącz z przetwarzaniem faktur w wiadomości e-mail z powiadomieniem o żądaniu zatwierdzenia faktury otwierane było podsumowanie workflow zatwierdzania.

Począwszy od niniejszego wydania po kliknięciu przez osobę zatwierdzającą faktury łącza Połącz z przetwarzaniem faktur w wiadomości e-mail z powiadomieniem o żądaniu zatwierdzenia faktury otwierane są szczegóły dotyczące powiązanej faktury.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Połączenie wiadomości e-mail z powiadomieniem o żądaniu zatwierdzenia faktury bezpośrednio ze szczegółowymi danymi faktury, która ma zostać zweryfikowana i zatwierdzona (lub nie), podnosi efektywność procesu zatwierdzania.

Dla metody GET interfejsu API wniosku o płatność w module Faktura w wersji 3 dodano nowe pole, Zgodne rachunki dla zamówień zakupu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowe pole Zgodne rachunki dla zamówień zakupu zwraca tablicę numerów rachunków dla zamówień zakupu zgodnych z pozycją faktury w systemie SAP Concur. Informacja ta ułatwia klientom dopasowanie odpowiednich rekordów w posiadanym systemie zewnętrznym podczas księgowania faktur w systemie.

Zamówienie zakupu

Dla metod GET i DELETE interfejsu API rachunków dla zamówień zakupu w module Faktura w wersji 3 dodano dwa nowe parametry zapytań, Numer zamówienia zakupu oraz Zewnętrzny identyfikator pozycji. Te nowe parametry umożliwiają klientom bardziej precyzyjną identyfikację rekordów rachunków dla towarów, które chcieliby pobrać lub usunąć z systemu.

Wraz z dodaniem tych nowych parametrów za pośrednictwem metod GET i DELETE są teraz dostępne następujące parametry zapytań:

• Numer rachunku dla towaru

  Ten istniejący już wcześniej parametr może być używany sam lub w połączeniu z jednym lub obydwoma pozostałymi parametrami.

• Numeru zamówienia zakupu

  Ten nowy parametr może być używany sam lub w połączeniu z jednym lub obydwoma pozostałymi parametrami.

• Zewnętrzny identyfikator pozycji

  Tego nowego parametru nie można używać pojedynczo. Musi być on używany w połączeniu z jednym lub obydwoma pozostałymi parametrami.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Te nowe parametry API zapewniają bardziej elastyczne i precyzyjne przetwarzanie rekordów rachunków dla towarów za pośrednictwem interfejsu API rachunków dla zamówień zakupu w module Faktura w wersji 3.

Przetwarzanie poprzez pobieranie

Wraz z tym wydaniem duże partie faktur (obejmujące więcej niż 100 pozycji do przetwarzania zarządzanego przez klienta) będą automatycznie dzielone na wiele mniejszych partii (obejmujących dziesięć pozycji naraz), co ułatwi przetwarzanie.

W przypadku podziału użytkownicy będą otrzymywać komunikat o automatycznym podziale partii, wyświetlany na stronie Lista partii. Ponadto będą oni widzieć, które partie stanowią jedność, dzięki wyświetlanym oryginalnym numerom partii.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta ułatwia etap weryfikacji w procesie przetwarzania faktur przez klientów, ponieważ duże partie faktur są dzielone na wiele mniejszych.

W wydaniu sierpniowym zmodyfikowana została funkcja Wiadomość e-mail o wyjątku w systemie Concur Invoice. Wiadomości e-mail dotyczące wyjątków, wysyłane do klientów, nie zawierają odtąd oryginalnych załączników.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia, że klienci otrzymują wyłącznie informacje, które są dla nich istotne.

Wiadomości e-mail SAP Concur

SAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i ujednolicony wygląd i komfort obsługi. Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Niektórzy z użytkowników zauważą aktualizację formatu niezwłocznie; w przypadku niektórych zmiany będą widoczne po upływie kilku następnych miesięcy.

Zawartość wiadomości e-mail nie ulega zmianie – dotyczą one wyłącznie wyglądu i sposobu obsługi.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem tych zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych z naszych produktów użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na białej liście, aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Nowe adresy IP nie są udostępniane publicznie, lecz są dostępne po skontaktowaniu się z działem wsparcia SAP Concur. Użytkownicy powinni we współpracy ze swoim zespołem zarządzającym serwerem e-mail zaktualizować białe listy adresów IP tak, aby mogli nadal bez przeszkód otrzymywać wiadomości e-mail z systemu SAP Concur.

Przechowywanie danych

Począwszy od niniejszego wydania system będzie automatycznie wysyłał wiadomości e-mail do wszystkich użytkowników dysponujących rolą Administrator przechowywania danych lub odpowiednim uprawnieniem, gdy tylko w polityce przechowywania danych wprowadzone zostaną jakiekolwiek zmiany.

Przed tą zmianą tylko administrator, który dokonał zmiany, otrzymywał w ciągu 72 godzin wiadomość e-mail z potwierdzeniem.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zapewnia lepszą przejrzystość w zakresie zmian w konfiguracji.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

Faktura

W lipcu SAP Concur wdrożył pierwszą wersję nowego interfejsu użytkownika modułu Faktura (na etapie dostępu dla pierwszych użytkowników). Wersja 1.0 nowego interfejsu użytkownika jest kierowana do użytkowników modułu Zobowiązania stale monitorujących poprawność procesów modułu Faktura w ramach systemu. Wraz z nową stroną główną metodyki „wezwanie do działania” i „praca do zera” zostały przeniesione na stronę główną, co pozwala na lepsze informowanie zespołu obsługującego zobowiązania o zadaniach o najwyższym priorytecie.

Już wkrótce nowy interfejs użytkownika będzie dostępny dla wszystkich klientów dzięki ustawieniu w obszarze Preferencje modułu Faktura, które umożliwi im przetestowanie nowego wyglądu i sposobu korzystania z interfejsu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Faktura umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

W przyszłych wydaniach SAP Concur zastąpi instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną dokonane w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Faktura oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rola Administrator zgodności danych cyfrowych umożliwia administratorowi przypisanie pojedynczej roli umożliwiającej dostęp do narzędzi do sprawdzania poprawności znaczników czasu e-Bunsho.

Zamówienie zakupu

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Faktura niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

Wniosek o zakup

W przyszłości SAP Concur udostępni nowy interfejs API wniosku o zakup na platformie SAP Concur Developer Center.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Interfejs API wniosku o zakup umożliwi programistom tworzenie oraz automatyczne przesyłanie wniosków o zakup celem wstępnej autoryzacji umożliwiającej wykorzystanie danych zewnętrznych oraz na potrzeby pobierania numerów wniosków o zakup i statusów za pomocą metod POST i GET.

W przyszłym wydaniu użytkownik dysponujący rolą administratora konfiguracji faktury będzie mógł modyfikować wartość domyślną pola Typ rachunku pojawiającego się w formularzu Pozycja wniosku o zakup.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia trójstronne uzgadnianie rachunków oraz pozostałych wymogów workflow.

Zarządzanie dostawcami

W przyszłych wydaniach klienci z aktywną funkcją tworzenia i zatwierdzania będą mieli możliwość śledzenia zmian w danych dostawców za pośrednictwem strony Historia operacji w ramach rekordu dostawcy w menedżerze dostawców. Na przykład w przypadku zatwierdzenia lub aktualizacji danych dostawcy przez menedżera dostawców wymienione czynności pojawią się na liście historii operacji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia użytkownikom dysponującym rolą menedżera dostawców wyświetlanie szczegółowych informacji o zmianach w danych dostawcy na stronie Historia operacji dostępnej w menu Czynności w rekordzie dostawcy.

Administrowanie firmą

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu strony Administracja > Firma > Administrator firmy.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

Różne

Wraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.

Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych „dezaktywowanego” użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.

WAŻNE!

Obecnie prowadzony jest projekt pilotażowy dotyczący omawianego procesu, a jego wyniki są oceniane. Nasze cele to uniknięcie negatywnego wpływu zmian na klientów, przeanalizowanie wszystkich możliwych scenariuszy oraz uzyskanie pożądanych wyników procesu archiwizacji.

Nie wyznaczono terminu implementacji tego nowego procesu. Zostanie on podany w uwagach do wydania z odpowiednim wyprzedzeniem.

Powiadomienia dla klientów

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Professional Edition.