Concur Invoice

Klienci nadal mają możliwość zapoznania się z nowym interfejsem użytkownika, który SAP Concur przygotowuje do udostępnienia dla wszystkich użytkowników w drugim kwartale 2019 r.

AKTUALIZACJE NA MARZEC

Z myślą o klientach zapoznających się z tą funkcją w systemie SAP Concur dodano teraz następujące funkcje:

• Na nowych stronach podsumowania Nazwa wniosku to teraz Nazwa faktury.

• Przy przesyłaniu lub przypisywaniu wyświetlane jest okno z pytaniem do użytkownika, czy chce on przejść do kolejnej faktury, czy też powrócić na listę faktur.

• Opcja Faktury bazujące na zamówieniach zakupu na stronie Moje faktury ma teraz nową nazwę Wszystko wysłano do zakupów, zaś w menu Widok wyświetlana jest nowa opcja Wysłano do zakupów.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

Dzięki funkcji Znacznik czasu e-Bunsho dla Japonii moduł Faktura oferuje teraz obsługę cyfrowych znaczników czasu dla obrazów faktur otrzymywanych od firm i dostawców usług fakturowania.

W przypadku włączenia tej funkcji obowiązują reguły wymagające od użytkowników wprowadzenia niezbędnych informacji o fakturze w celu zapewnienia zgodności z japońskimi przepisami e-Bunsho. Aby możliwe było dodanie znacznika czasu do obrazu faktury, użytkownik musi najpierw potwierdzić, że obraz jest zgodny z wprowadzaną fakturą, a przed wysłaniem faktury do zatwierdzenia konieczne jest opatrzenie obrazu faktury znacznikiem czasu.

Dostępny jest proces walidacji umożliwiający monitorowanie znaczników czasu otrzymanych, oczekujących, żądanych i niekwalifikujących się. Proces walidacji umożliwia ponowną walidację pomyślnie opatrzonych znacznikami czasu obrazów faktur oraz wyświetla liczby i sumy według zakresu dat dla poprawnych i niepoprawnych obrazów opatrzonych znacznikami czasu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Dzięki tej funkcji klienci w Japonii korzystający z faktur cyfrowych zamiast faktur papierowych mogą zachować zgodność z przepisami e-Bunsho.

Wniosek o zakup

Administrator modułu Concur Invoice dysponujący odpowiednimi uprawnieniami może teraz konfigurować wartość domyślną pola Typ rachunku pojawiającego się w formularzu Pozycja wniosku o zakup. Przed tą zmianą pole Typ rachunku domyślnie przyjmowało wartość Rachunek z ilością dla pozycji towarów oraz Brak dla pozycji usług.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta umożliwia administratorowi ustawienie wartości domyślnej dla pola Typ rachunku dla pozycji towarów oraz dla pozycji usług odpowiednio na wartość Rachunek z ilością lub Brak. Pozwala to zagwarantować, że typ rachunku przyjmie domyślnie właściwą wartość.

Zamówienie zakupu

W przypadku klientów importujących zamówienia zakupu dla obiektów, dla których nie włączono funkcji Wniosek o zakup, użytkownik, któremu przypisano rolę Osoba przetwarzająca zamówienie zakupu lub Osoba przetwarzająca zamówienie zakupu (audyt), ma teraz możliwość wyświetlenia listy zaimportowanych zamówień zakupu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta umożliwia klientom obsługę faktur na podstawie zamówień zakupu, ułatwiając zarządzanie importowanymi zamówieniami zakupu oraz ich wyświetlanie.

W przypadku klientów importujących zamówienia zakupu dla obiektów, dla których nie włączono funkcji Wniosek o zakup, użytkownik, któremu przypisano rolę Administrator konfigurowania faktur lub Administrator konfigurowania faktur (ograniczone) ma teraz dostęp do strony Administracja > Faktura > Konfiguracja dostaw.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Strona Konfiguracja wysyłek umożliwia klientom tworzenie metod dostawy (na przykład FedEx 2Day albo przesyłka drogą lądową UPS) oraz warunków dostawy (na przykład FOB), które mogą być następnie zamieszczane na zamówieniach zakupu importowanych z systemu zewnętrznego.

Zarządzanie dostawcami

Klienci z aktywną funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców będą teraz mieli możliwość śledzenia zmian w danych dostawców za pośrednictwem strony Historia operacji w ramach rekordu dostawcy w menedżerze dostawców. Na przykład w przypadku zatwierdzenia lub aktualizacji danych dostawcy przez menedżera dostawców wymienione czynności pojawią się na stronie Historia operacji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana umożliwia użytkownikom dysponującym rolą Menedżer dostawców faktur śledzenie zmian wprowadzanych do informacji o dostawcy w obszarze Menedżer dostawców.

Funkcja tworzenia i zatwierdzania dostawców jest teraz dostępna w środowiskach testowych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia programistom i zespołom wdrożeniowym pracę z funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców przed migracją do środowiska produkcyjnego.

Administrowanie firmą

W celu zapewnienia ciągłości zabezpieczeń naszych produktów i usług opracowany został nowy certyfikat SSL witryny concursolutions.com SAP Concur. Aktualny certyfikat utraci ważność 16 marca 2019 roku.

Każdy klient, który przypiął ten wygasający certyfikat, będzie musiał zaktualizować go w terminie do 16 marca 2019 roku. Jeśli przypięty certyfikat nie zostanie zaktualizowany przed 16 marca 2019 roku, organizacja i użytkownicy doświadczą zakłóceń w działaniu produktów i usług systemu SAP Concur.

Klienci, którzy nie przypięli certyfikatu, nie będą mogli podjąć żadnej czynności, ponieważ nowy certyfikat jest aktualizowany automatycznie. Większość klientów nie przypina certyfikatu.

Należy pamiętać o następujących kwestiach: W ramach rozszerzenia do naszego programu dotyczącego bezpieczeństwa i zgodności ten certyfikat będzie aktualizowany raz w roku.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta aktualizacja zapewnia ciągłe bezpieczeństwo naszych produktów i usług.

Concur Open

Użytkownicy pulpitu Concur Open i spersonalizowanego pulpitu Concur Open mogą skorzystać z subskrypcji powiadomień e-mail dotyczących używanych przez nich produktów SAP Concur. W ramach procesu subskrypcji SAP Concur wysyła użytkownikowi weryfikacyjną wiadomość e-mail. Użytkownik musi kliknąć opcję Zweryfikuj w wiadomości e-mail, aby móc odbierać powiadomienia.

Ponieważ niektórzy z użytkowników nie wykonują tego niezbędnego etapu weryfikacji, na stronie subskrypcji systemu SAP Concur zostało dodane odpowiednie przypomnienie.

Więcej informacji na temat spersonalizowanego pulpitu Concur Open można znaleźć w arkuszu danych Spersonalizowany pulpit Concur Open.

Wiadomości e-mail SAP Concur

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).

Dodawanie pozostałych usług będzie kontynuowane w pierwszym kwartale 2019 roku. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.

SAP Concur przez kilka miesięcy udostępniał uwagi do wydania dotyczące zaktualizowanych powiadomień e-mail. Należy pamiętać, że z końcem bieżącego miesiąca te uwagi do wydania zostaną wycofane.

WAŻNE

Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Zawartość wiadomości e-mail nie ulega zmianie – dotyczą one wyłącznie wyglądu i sposobu obsługi.

• Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Każdy z zespołów pracujących nad swoim produktem (Expense, Invoice, Travel itp.) decyduje z osobna o dacie wdrożenia nowego formatu. Terminy wdrożeń będą zależeć od dostępności zasobów oraz priorytetu pozostałych planowanych udoskonaleń.

• Nie należy oczekiwać, że wszystkie wiadomości e-mail dla danego produktu zmienią się jednocześnie. Na przykład być może jako pierwsze nastąpi wdrożenie zmian w wiadomościach e-mail dotyczących zatwierdzeń w module Wydatek, a zmiany w pozostałych wiadomościach e-mail zostaną wdrożone w następnej kolejności.

• Nie określono daty końcowej tego projektu. Wdrożenie zmian może zająć więcej niż rok.

WAŻNE DLA KLIENTÓW KORZYSTAJĄCYCH Z LOGOWANIA SSO

Łącze w wiadomości e-mail nadal działa tak, jak dotychczas — przekierowując użytkownika do właściwego uwierzytelnienia SSO. Użytkownik może sprawdzić faktyczny adres URL w dowolnym momencie, wskazując myszą łącze www.concursolutions.com.

Zmiana nie dotyczy wiadomości e-mail, w których użytkownik zamiast łącza klika przycisk umożliwiający dostęp do systemu Concur Expense.

Różne

Wszystkie firmy stoją w obliczu konieczności podjęcia wszelkich uzasadnionych i niezbędnych kroków w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych swoich pracowników. Zgodnie z zalecanymi sprawdzonymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa pola niestandardowe nie powinny zawierać ani danych osobowych, ani danych wrażliwych.

KOLEJNE KROKI

Jeśli firma użytkownika korzysta obecnie z pól niestandardowych do przechowywania danych osobowych lub wrażliwych (na przykład numerów ubezpieczenia społecznego, danych członków rodziny oraz jakichkolwiek innych danych pozwalających na identyfikację osób), powinna zaplanować usunięcie tych danych z istniejących pól w ramach używanych usług oraz zmodyfikować bieżące ustawienia konfiguracji.

Dodatkowe informacje można znaleźć w sekcji zawierającej odpowiedzi na często zadawane pytania — FAQ (tylko w języku angielskim).

Concur Invoice

SAP Concur już wkrótce zaoferuje nowy interfejs użytkownika skierowany w szczególności do użytkowników modułu Zobowiązania stale monitorujących poprawność procesów fakturowania w ramach systemu. Wraz z nową stroną główną metodyki „wezwanie do działania” i „praca do zera” zostały przeniesione na stronę główną, co pozwala na lepsze informowanie zespołu obsługującego zobowiązania o zadaniach o najwyższym priorytecie.

Udostępnienie dla wszystkich użytkowników nowego interfejsu użytkownika modułu Concur Invoice, z którym klienci mogą się obecnie zapoznawać, jest planowane na drugi kwartał 2019 r.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

W przyszłych wydaniach SAP Concur zastąpi instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną wprowadzone w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Concur Invoice oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

Zamówienie zakupu

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Concur Invoice niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

Budżet

W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione koszty oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Gdy tylko wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Zabezpieczenia

W przyszłym wydaniu usunięta zostanie możliwość resetowania haseł użytkowników oraz ich aktualizacji za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników. Dostępna pozostanie natomiast możliwość ustawiania haseł dla nowych użytkowników podczas pierwszej operacji importu za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników.

IMPORT UŻYTKOWNIKÓW

Pole hasła pozostanie dostępne w szablonie Excel dostępnym do pobrania, lecz będzie odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola będą ignorowane przez system.

Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: User Import User Guide.

IMPORT PRACOWNIKÓW

Pola haseł pozostaną dostępne w zestawach rekordów 100, 300, 305, 310, lecz będą odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola będą ignorowane przez system. Funkcje aktualizacji i zastępowania hasła w rekordzie 100 nie będą już używane.

Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: Employee Import Specification.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników.

Administrowanie firmą

SAP Concur nie będzie obsługiwać adresów URL stron logowania złożonego w przyszłych wydaniach.

Funkcja logowania złożonego umożliwia użytkownikom korzystanie z identyfikatora logowania, który nie uwzględnia domeny podczas logowania się do produktów SAP Concur. Typowy adres URL strony logowania złożonego obejmuje nazwę jednostki (na przykład: jednostka=pxxxxxxxxx) oraz ma następujący format: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Po zaimplementowaniu tej zmiany każdy użytkownik korzystający przy logowaniu się do produktów SAP Concur tylko ze swojej nazwy użytkownika będzie musiał zamiast z identyfikatora logowania korzystać z opcji Nazwa logowania CTE.

Ponadto wszyscy klienci będą korzystać ze standardowej strony Logowanie w celu uzyskania dostępu do produktów SAP Concur. Standardowa strona logowania znajduje się pod następującym adresem: https://www.concursolutions.com/nui/signin

Wycofanie stron logowania złożonego dla witryny www.concursolutions.com jest planowane na 11 maja 2019 roku.

ZMIANY DLA UŻYTKOWNIKÓW

Użytkownicy logujący się na stronie logowania złożonego (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) oraz nieposiadający symbolu ampersandu (&) w swojej nazwie użytkownika będą musieli skontaktować się z administratorem swojej firmy w celu uzyskania swojej nazwy logowania CTE. Hasła użytkowników pozostaną bez zmian.

Zmiana nie ma wpływu na działanie funkcji jednokrotnego logowania (SSO). Zmiana nie wpłynie na użytkowników korzystających z poniższych metod uwierzytelniania, ponieważ nie logują się oni za pośrednictwem witryny https://www.concursolutions.com. Metody te to:

• jednokrotne logowanie za pośrednictwem WWW SAP Concur

• nazwa użytkownika/hasło do aplikacji mobilnej SAP Concur

• jednokrotne logowanie za pośrednictwem aplikacji mobilnej SAP Concur

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Wycofanie tej funkcji podnosi poziom stabilności podczas logowania oraz wskaźnik pomyślnych logowań, a zarazem obniża poziom zależności wyniku operacji logowania od innych czynników.

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu strony Administracja > Firma > Administrator firmy.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Obecni użytkownicy funkcji jednokrotnego logowania (SSO) będą mogli rozpocząć proces jednokrotnego logowania (SSO), korzystając z witryny www.concursolutions.com. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

• Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

• Logowanie na wielu kontach: umożliwia administratorom logowanie się na wielu kontach użytkowników (wdrożenie funkcji planowane w przyszłym wydaniu)

• Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

W systemie SAP Concur na stronie Logowanie SAP Concur zostanie dodana nowa funkcja Nie pamiętam hasła, przeznaczona dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła.

Z chwilą udostępnienia nowej funkcji Nie pamiętam hasła (co jest planowane na 11 maja) poniższa aktualnie używana funkcja Nie pamiętam hasła zostanie wycofana:

• Pytania zabezpieczające: Użytkownicy nie będą odtąd otrzymywać monitów o udzielenie odpowiedzi na pytania zabezpieczające w celu uwierzytelnienia logowania.

• Tekst na stronie: Niestandardowe teksty firmowe nie będą odtąd wyświetlane.

• Wskazówki do haseł: Opcja Wyślij mi wiadomość e-mail z moją wskazówką do hasła nie będzie odtąd dostępna.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników i upraszcza czynności związane z ich obsługą.

Zarządzanie szkoleniami

Funkcjonalności i zawartość strony Administrowanie szkoleniami ulegną zmianie z myślą o uproszczeniu jej obsługi.

Obok tych zmian dotyczących zawartości strony Administrowanie szkoleniami dostęp do niej zamiast z sekcji Administrator firmy będzie możliwy z sekcji Narzędzia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Opisywane zmiany ułatwią odszukanie funkcji Administrowanie szkoleniami i korzystanie z niej.

Administrator użytkowników testowych

SAP Concur wycofuje obecnie funkcję administrowania użytkownika testowego, umożliwiającą kasowanie transakcji użytkowników testowych w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel i Concur Request.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi skoncentrowanie zasobów SAP Concur w większym stopniu na opracowywaniu i bieżącej obsłudze pozostałych funkcji używanych przez wielu lub większość naszych klientów.

Różne

Informacje te nie będą już zamieszczane w uwagach do wydania.

Więcej informacji na temat dezaktywowanych użytkowników zawiera dokument General Information: Archiving Deactivated User Data Fact Sheet.