Concur Invoice

SAP Concur oferuje nowy interfejs użytkownika skierowany w szczególności do użytkowników modułu Zobowiązania stale monitorujących poprawność procesów fakturowania w ramach systemu. Wraz z nową stroną główną metodyki „wezwanie do działania” i „praca do zera” zostały przeniesione na stronę główną, co pozwala na lepsze informowanie zespołu obsługującego zobowiązania o zadaniach o najwyższym priorytecie.

Nowa strona powitalna, Menedżer faktur, zawiera łącza do ważnych zadań, które użytkownik AP wykonuje codziennie, takich jak przypisywanie czy przesyłanie faktur. Strona Menedżer faktur jest również dostępna dla osoby przetwarzającej faktury i zawiera wówczas podobne łącza, co dla użytkownika AP. Strona Menedżer faktur różni się w zależności od roli danego użytkownika.

Kolejna nowa strona, Nieprzypisane faktury, pojawia się, kiedy użytkownik AP kliknie łącze Nieprzypisane faktury na stronie Menedżer faktur.

Ponadto w produkcie Concur Invoice dodano nową stronę Moje faktury, do której dostęp można uzyskać, klikając opcje Moje zadania > Nieprzesłane faktury lub Wszystkie moje faktury na stronie Menedżer faktur.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

Wniosek o zakup

Po dodaniu pozycji do nowego lub istniejącego wniosku o zakup na stronie Szczegóły zakupu, po dodaniu pierwszej pozycji, pole Dostawca dla kolejnych pozycji przyjmuje domyślnie wartość poprzednio wybranego dostawcy.

Przed tą zmianą dostawca musiał być wybierany ręcznie za każdym razem, gdy dodawana była nowa pozycja wniosku o zakup.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ogranicza liczbę kroków koniecznych do dodania kolejnych pozycji do wniosku o zakup, zwiększając efektywność tworzenia i aktualizowania wniosków o zakup i skracając potrzebny na to czas.

Menedżer płatności

Począwszy od niniejszego wydania menedżerowie płatności będą mogli korzystać z wyciągu potwierdzenia płatności bez aktywacji usługi Invoice Pay. Jest to przydatne dla użytkowników korzystających z usług operatorów płatności Concur Invoice, którzy mogą dzięki temu eksportować informacje o płatnościach operatorów wraz z danymi płatności SAP Concur.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja umożliwia klientom korzystającym z usług operatorów płatności pobieranie danych wyciągów potwierdzeń płatności na potrzeby rozliczania ich ERP.

Invoice Pay

Formularz wniosku o polecenie zapłaty dla klientów Invoice Pay w Australii zaktualizowano, dzięki czemu odzwierciedla on dokładniej nazwę umowy o świadczenie usług. Dotychczas w polu Umowa o świadczenie usług formularza znajdował się tekst „Concur Business Service Agreement (BSA) and Service Description Guide (SDG)” (Umowa dotycząca obsługi biznesowej Concur (BSA) oraz przewodnik po opisie usług (SDG)). Obecnie tekst ten ma brzmienie: „Agreement for the SAP Concur Service” (Umowa dotycząca usług SAP Concur).

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy tekst w bardziej precyzyjny sposób opisuje różne rodzaje kontraktów klientów SAP Concur.

Budżet

Dostępne są przepływy workflow dla modułu Budżet. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione wydatki oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Gdy tylko wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako potwierdzony.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Wiadomości e-mail SAP Concur

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).

Będziemy dodawać kolejne usługi. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.

Różne

Wszystkie firmy stoją w obliczu konieczności podjęcia wszelkich uzasadnionych i niezbędnych kroków w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych swoich pracowników. Zgodnie z zalecanymi sprawdzonymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa pola niestandardowe nie powinny zawierać ani danych osobowych, ani danych wrażliwych.

KOLEJNE KROKI

Jeśli firma użytkownika korzysta obecnie z pól niestandardowych do przechowywania danych osobowych lub wrażliwych (na przykład numerów ubezpieczenia społecznego, danych członków rodziny oraz jakichkolwiek innych danych pozwalających na identyfikację osób), powinna zaplanować usunięcie tych danych z istniejących pól w ramach używanych usług oraz zmodyfikować bieżące ustawienia konfiguracji.

Dodatkowe informacje można znaleźć w sekcji zawierającej odpowiedzi na często zadawane pytania — FAQ (tylko w języku angielskim).

Zamówienie zakupu

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Concur Invoice niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

Uwierzytelnianie

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

W przyszłym wydaniu usunięta zostanie możliwość resetowania haseł użytkowników oraz ich aktualizacji za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników. Dostępna pozostanie natomiast możliwość ustawiania haseł dla nowych użytkowników podczas pierwszej operacji importu za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników.

IMPORT UŻYTKOWNIKÓW

Pole hasła pozostanie dostępne w szablonie Excel dostępnym do pobrania, lecz będzie odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola będą ignorowane przez system.

Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: User Import User Guide (tylko w języku angielskim).

IMPORT PRACOWNIKÓW

Pola haseł pozostaną dostępne w zestawach rekordów 100, 300, 305, 310, lecz będą odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola będą ignorowane przez system. Funkcje aktualizacji i zastępowania hasła w rekordzie 100 nie będą już używane.

Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: Employee Import Specification (tylko w języku angielskim).

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników.

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

SAP Concur nie będzie obsługiwać adresów URL stron logowania złożonego w przyszłych wydaniach.

Funkcja logowania złożonego umożliwia użytkownikom korzystanie z identyfikatora logowania, który nie uwzględnia domeny podczas logowania się do produktów SAP Concur.

Każdy użytkownik korzystający przy logowaniu się do produktów SAP Concur tylko ze swojej nazwy użytkownika (np: johndoe) będzie musiał zamiast z identyfikatora logowania korzystać z opcji Nazwa logowania CTE.

SAP Concur nie będzie odtąd obsługiwać adresów URL stron logowania złożonego. Typowy adres URL strony logowania złożonego obejmuje nazwę jednostki (np: jednostka=pxxxxxxxxx) i wygląda następująco: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Wszyscy klienci będą korzystać ze standardowej strony Logowanie w celu uzyskania dostępu do produktów SAP Concur. Standardowa strona logowania to https://www.concursolutions.com/nui/signin.

Wycofanie stron logowania złożonego dla witryny www.concursolutions.com jest planowane na 11 maja 2019 roku.

ZMIANY DLA UŻYTKOWNIKÓW

Użytkownicy logujący się na stronie logowania złożonego (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) oraz nieużywający symbolu at (@) w swojej nazwie użytkownika będą musieli kliknąć łącze Nie pamiętasz nazwy użytkownika? na stronie Zaloguj w celu uzyskania swojej nazwy samodzielnie (rozwiązanie zalecane) lub będą musieli skontaktować się z administratorem w swojej firmie w celu uzyskania swojej nazwy logowania CTE. Hasła użytkowników pozostaną bez zmian.

Zmiana nie ma wpływu na działanie funkcji jednokrotnego logowania (SSO). Zmiana nie wpłynie na użytkowników korzystających z poniższych metod uwierzytelniania, ponieważ nie logują się oni za pośrednictwem witryny https://www.concursolutions.com. Metody te to:

• jednokrotne logowanie za pośrednictwem WWW SAP Concur

• nazwa użytkownika/hasło do aplikacji mobilnej SAP Concur

• jednokrotne logowanie za pośrednictwem aplikacji mobilnej SAP Concur

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Wycofanie tej funkcji podnosi poziom stabilności podczas logowania oraz wskaźnik pomyślnych logowań, a zarazem obniża poziom zależności wyniku operacji logowania od innych czynników.

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

SAP Concur planuje dodanie w produktach SAP Concur funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) stanowi narzędzie zastępcze dla klientów korzystających z istniejącej konfiguracji SSO na stronie Klucze bezpieczeństwa oraz nowe narzędzie dla klientów, którzy chcieliby teraz zaimplementować SSO w swojej organizacji. Istniejąca konfiguracja SSO na stronie Klucze bezpieczeństwa będzie dostępna równolegle z nowym narzędziem samoobsługi SSO aż do chwili migracji ostatniego użytkownika do nowego narzędzia samoobsługi SSO.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

W przyszłym wydaniu w systemie SAP Concur na stronie Logowanie zostanie dodana nowa funkcja Nie pamiętam hasła, przeznaczona dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła.

Obecnie w zależności od konfiguracji firmy, może być dostępnych kilka różnych procedur postępowania w przypadku zapomnienia hasła. Z chwilą udostępnienia nowej funkcji Nie pamiętam hasła (co jest planowane na 11 maja) te dodatkowe procedury zostaną usunięte. Dodatkowe opcje, które zostaną usunięte, to:

• Pytania zabezpieczające: Użytkownicy nie będą odtąd otrzymywać monitów o udzielenie odpowiedzi na pytania zabezpieczające w celu uwierzytelnienia logowania.

• Tekst na stronie: Niestandardowe teksty firmowe nie będą odtąd wyświetlane.

• Wskazówki do haseł: Opcja Wyślij mi wiadomość e-mail z moją wskazówką do hasła nie będzie odtąd dostępna.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników i upraszcza czynności związane z ich obsługą.

Administrowanie firmą

Począwszy od nowego wydania (planowanego na czerwiec) klienci będą mieć dostęp do produktów i usług SAP Concur za pośrednictwem następujących domen:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Wprowadzenie zmiany jest planowane na 8 czerwca 2019 r.

W przypadku pytań dotyczących tej zmiany prosimy o kontakt pod adresem e-mail appsec@sap.com.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi klientom dostęp do usług SAP Concur w ujednolicony i bezpieczny sposób.

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Obecni użytkownicy funkcji jednokrotnego logowania (SSO) będą mogli rozpocząć proces jednokrotnego logowania (SSO), korzystając z witryny www.concursolutions.com. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

• Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

• Logowanie na wielu kontach: umożliwia administratorom logowanie się na wielu kontach użytkowników (wdrożenie funkcji planowane w przyszłym wydaniu)

• Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Zarządzanie szkoleniami

Funkcjonalności i zawartość strony Administrowanie szkoleniami ulegną zmianie z myślą o uproszczeniu jej obsługi.

Obok tych zmian dotyczących zawartości strony Administrowanie szkoleniami dostęp do niej zamiast z sekcji Administrator firmy będzie możliwy z sekcji Narzędzia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Opisywane zmiany ułatwią odszukanie funkcji Administrowanie szkoleniami i korzystanie z niej.

Administrator użytkowników testowych

SAP Concur wycofuje obecnie funkcję administrowania użytkownika testowego, umożliwiającą kasowanie transakcji użytkowników testowych w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel i Concur Request.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi skoncentrowanie zasobów SAP Concur w większym stopniu na opracowywaniu i bieżącej obsłudze pozostałych funkcji używanych przez wielu lub większość naszych klientów.