Przedstawiciel osoby zatwierdzającej może wyświetlać podgląd raportów/wniosków w kolejce zatwierdzeń osoby zatwierdzającej. Przedstawiciel nie może zatwierdzać raportów/wniosków. Jego zadanie polega na zapewnieniu, że raport/wniosek są gotowe do przejrzenia i zatwierdzenia przez osobę zatwierdzającą.

Przedstawiciel przegląda wszystkie raporty/wnioski, sprawdza ich poprawność, weryfikuje rachunki i jeśli to wymagane, odsyła do pracowników w celu wprowadzenia poprawek. Po przygotowaniu przedstawiciel powiadamia osobę zatwierdzającą, że wniosek jest gotowy do przeglądu.

Gdy przedstawiciel uzyska odpowiednie uprawnienia, zyskuje standardowy dostęp do kolejki zatwierdzania osoby zatwierdzającej. Przedstawiciel otwiera odpowiednie raporty/wnioski i weryfikuje informacje, rachunki itd. Po zakończeniu klika przycisk Powiadom osobę zatwierdzającą.

Gdy przedstawiciel kliknie przycisk Powiadom osobę zatwierdzającą:

• Powiadomienie e-mail jest wysyłane do osoby zatwierdzającej. Powiadomienie zawiera informacje o zweryfikowaniu raportu/wniosku przez przedstawiciela.

• Ikona jest wyświetlana w kolejce zatwierdzania, a osoba zatwierdzająca wie, że raport/wniosek zostały zweryfikowane. Ikona jest widoczna dla wszystkich użytkowników, którzy mogą wyświetlać tę kolejkę (zarówno przedstawiciele, jak i osoba zatwierdzająca).

Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Jeśli przedstawiciel przejrzał raport/wniosek zawierający błędy, klika przycisk Oznacz jako niezweryfikowany. Ikona weryfikacji jest usuwana z kolejki zatwierdzenia, a osoba zatwierdzająca wie, że raport/wniosek nie są gotowe.

• Działania przedstawiciela są rejestrowane w ścieżce audytu widocznej dla użytkownika, przedstawiciela i osoby zatwierdzającej.