Concur Invoice Professional Edition — Pomoc dla administratora

Luty 2019 — Invoice Professional Edition — podsumowanie dla administratora

Pierwsza publikacja

Uwagi do wydania

Niniejszy temat zawiera podsumowanie dla administratora uwag do wydania dla produktu Concur Invoice Professional Edition.

Concur Invoice

Zmiany w menu funkcji Invoice Pay i Przechwytywanie faktury

W produkcie Concur Invoice zaimplementowano szereg zmian projektowych. Menu Usługi zostało usunięte, nowe menu o nazwie Płatności zostało dodane, zaś opcje Przechwytywanie faktury i Menedżer płatności przeniesiono do nowych lokalizacji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to ułatwia klientom nawigację do funkcji Przechwytywanie faktury, Menedżer płatności oraz Menedżer płatności dostawcy.

**Przypomnienie** Nowy interfejs użytkownika dla produktu Concur Invoice już gotowy na ocenę przez klientów i decyzje o wdrożeniach

Klienci nadal mają możliwość zapoznania się z nowym interfejsem użytkownika, który SAP Concur przygotowuje do udostępnienia dla wszystkich użytkowników w drugim kwartale 2019 r.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

Invoice Pay

Nowa funkcja Menedżer płatności dostawcy

Począwszy od wydania lutowego klienci korzystający z rozwiązania Invoice Pay, którzy zarejestrowali się w Centrum aplikacji, będą mogli korzystać z nowej funkcji Menedżer płatności dostawcy.

Funkcja Menedżer płatności dostawcy oferuje klientom, korzystającym z zewnętrznych dostawców płatności, możliwość wyświetlania szczegółów i statusu ich płatności w systemie SAP Concur bez konieczności logowania się do systemów dostawców.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja Menedżer płatności dostawcy ułatwia klientom śledzenie ich płatności podczas przetwarzania płatności przez zewnętrznego dostawcę płatności.

Przechwytywanie faktur

Zmiany na stronie Weryfikacja dla dużych dokumentów

W poprzednich wersjach funkcji Przechwytywanie faktury po przesłaniu partii z dokumentami zawierającymi więcej niż 500 stron na stronie Weryfikacja klienci mogli wyświetlać każdą stronę każdego dokumentu.

Począwszy od niniejszego wydania, jeśli dokument zawiera więcej niż 500 stron, jego pierwsza strona zostanie zaprezentowana na stronie Weryfikacja. Aby wyświetlić wszystkie strony dokumentu, można pobrać dokument w formacie PDF.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zwiększa wydajność strony Weryfikacja.

Zarządzanie dostawcami

Historia operacji zmian dot. dostawców (wersja z 22 lutego)

Klienci z aktywną funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców będą teraz mieli możliwość śledzenia zmian w danych dostawców za pośrednictwem strony Historia operacji w ramach rekordu dostawcy w menedżerze dostawców. Na przykład w przypadku zatwierdzenia lub aktualizacji danych dostawcy przez menedżera dostawców wymienione czynności pojawią się na stronie Historia operacji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana umożliwia użytkownikom dysponującym rolą Menedżer dostawców faktur śledzenie zmian wprowadzanych do informacji o dostawcy w obszarze Menedżer dostawców.

Udostępnienie funkcji tworzenia i zatwierdzania dostawców w środowiskach testowych (wersja z 22 lutego)

Funkcja tworzenia i zatwierdzania dostawców jest teraz dostępna w środowiskach testowych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia programistom i zespołom wdrożeniowym pracę z funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców przed migracją do środowiska produkcyjnego.

Obsługa wielopoziomowych list połączonych z możliwością tworzenia i zatwierdzania dostawcy (wydanie z 29 stycznia)

W organizacjach, w których aktywowano funkcję tworzenia i zatwierdzania dostawców, formularz importu dostawców będzie odtąd obsługiwał wielopoziomowe listy połączone.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta umożliwia administratorowi konfiguracji modułu Faktura dostosowanie formularza informacji o dostawcy za pomocą pól list wielopoziomowych.

Znacznik czasowy e-Bunsho w module Faktura

Zmieniona ikona znacznika czasu E-Bunsho w module Faktura

Ikona funkcji znacznika czasu e-Bunsho w module Faktura została zmieniona. Symbol zegara analogowego zostanie zastąpiony symbolem zaznaczenia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta wpływa na zwiększenie użyteczności funkcji.

Wiadomości e-mail SAP Concur

**W toku** Zmiana w infrastrukturze e-mail – dodawanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawców

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).

Dodawanie pozostałych usług będzie kontynuowane w pierwszym kwartale 2019 roku. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.

**W toku** Zaktualizowany format wiadomości e-mail

SAP Concur przez kilka miesięcy udostępniał uwagi do wydania dotyczące zaktualizowanych powiadomień e-mail. Należy pamiętać, że te uwagi do wydania zostaną wycofane w ciągu najbliższych dwu miesięcy.

WAŻNE

Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Zawartość wiadomości e-mail nie ulega zmianie – dotyczą one wyłącznie wyglądu i sposobu obsługi.

  • Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Każdy z zespołów pracujących nad swoim produktem (Expense, Invoice, Travel itp.) decyduje z osobna o dacie wdrożenia nowego formatu. Terminy wdrożeń będą zależeć od dostępności zasobów oraz priorytetu pozostałych planowanych udoskonaleń.

  • Nie należy oczekiwać, że wszystkie wiadomości e-mail dla danego produktu zmienią się jednocześnie. Na przykład być może jako pierwsze nastąpi wdrożenie zmian w wiadomościach e-mail dotyczących zatwierdzeń w module Wydatek, a zmiany w pozostałych wiadomościach e-mail zostaną wdrożone w następnej kolejności.

  • Nie określono daty końcowej tego projektu. Wdrożenie zmian może zająć więcej niż rok.

WAŻNE DLA KLIENTÓW KORZYSTAJĄCYCH Z LOGOWANIA SSO

W przypadku klientów korzystających z jednokrotnego logowania (SSO) długi adres URL może zostać zastąpiony adresem www.concursolutions.com. Zastąpione mogą zostać na przykład adresy URL w wiadomościach e-mail dotyczących zmiany statusu raportu z wydatków. Ponieważ niektóre adresy URL mogą mieć długość nawet 200 znaków, podjęto decyzję o zastępowaniu ich łączem www.concursolutions.com, co zwiększa komfort obsługi przez użytkowników końcowych.

Łącze w wiadomości e-mail nadal działa tak, jak dotychczas — przekierowując użytkownika do właściwego uwierzytelnienia SSO. Użytkownik może sprawdzić faktyczny adres URL w dowolnym momencie, wskazując myszą łącze www.concursolutions.com.

Zmiana nie dotyczy wiadomości e-mail, w których użytkownik zamiast łącza klika przycisk umożliwiający dostęp do systemu Concur Expense.

Portal wsparcia SAP Concur

Udostępnienie pytań zabezpieczających podczas korzystania z portalu wsparcia SAP Concur

Przed rokiem 2017 osoby do kontaktu upoważnione do korzystania ze wsparcia korzystające z portalu wsparcia SAP Concur musiały udzielić odpowiedzi na pytania zabezpieczające, aby móc skorzystać z narzędzi wsparcia. Funkcję tę wycofano celem jej przeprojektowania.

Od 3 stycznia funkcja jest ponownie dostępna.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Klienci cenią sobie tę funkcję za fakt, że zapewnia ona dodatkową warstwę zabezpieczeń. Funkcja uniemożliwia podszywanie się:

  • pod osoby do kontaktu upoważnione do korzystania ze wsparcia, z zamiarem zawnioskowania o niepoprawną lub nieoczekiwaną zmianę konfiguracji

    – lub –

  • pod użytkownika końcowego, z zamiarem uzyskania dostępu do jego danych poufnych

Różne

Przypomnienie: Bez danych prywatnych i wrażliwych w polach niestandardowych

Wszystkie firmy stoją w obliczu konieczności podjęcia wszelkich uzasadnionych i niezbędnych kroków w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych swoich pracowników. Zgodnie z zalecanymi sprawdzonymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa pola niestandardowe nie powinny zawierać ani danych osobowych, ani danych wrażliwych.

KOLEJNE KROKI

Jeśli firma użytkownika korzysta obecnie z pól niestandardowych do przechowywania danych osobowych lub wrażliwych (na przykład numerów ubezpieczenia społecznego, danych członków rodziny oraz jakichkolwiek innych danych pozwalających na identyfikację osób), powinna zaplanować usunięcie tych danych z istniejących pól w ramach używanych usług oraz zmodyfikować bieżące ustawienia konfiguracji.

Dodatkowe informacje można znaleźć w sekcji zawierającej odpowiedzi na często zadawane pytania — FAQ (tylko w języku angielskim).

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. SAP Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

Concur Invoice

**Planowane zmiany** Planowane na kwiecień udostępnienie nowego interfejsu użytkownika Concur Invoice

SAP Concur już wkrótce zaoferuje nowy interfejs użytkownika skierowany w szczególności do użytkowników modułu Zobowiązania stale monitorujących poprawność procesów fakturowania w ramach systemu. Wraz z nową stroną główną metodyki „wezwanie do działania” i „praca do zera” zostały przeniesione na stronę główną, co pozwala na lepsze informowanie zespołu obsługującego zobowiązania o zadaniach o najwyższym priorytecie.

Udostępnienie dla wszystkich użytkowników nowego interfejsu użytkownika modułu Concur Invoice, z którym klienci mogą się obecnie zapoznawać, jest planowane na drugi kwartał 2019 r.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

**Planowane zmiany** Zmiana nazwy „wniosek o płatność” na „faktura”

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: W przyszłych wydaniach SAP Concur zastąpi instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną dokonane w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Concur Invoice oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

Zamówienie zakupu

**Planowane zmiany** Funkcja Importuj teraz dla operacji importu ZZ oraz rachunków dla ZZ

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Concur Invoice niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

Budżet

**Planowane zmiany** Przepływy workflow dla modułu Budżet

W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione koszty oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Już gdy wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Administrowanie firmą

**Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP Concur

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu strony Administracja > Firma > Administrator firmy.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

**Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP Concur

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

  • Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

  • Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach

  • Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur

  • Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Zarządzanie szkoleniami

**Planowane zmiany** Optymalizacja i zmiana lokalizacji strony

Funkcjonalności i zawartość strony Administrowanie szkoleniami ulegną zmianie z myślą o uproszczeniu jej obsługi.

Obok tych zmian dotyczących zawartości strony Administrowanie szkoleniami dostęp do niej zamiast z sekcji Administrator firmy będzie możliwy z sekcji Narzędzia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Opisywane zmiany ułatwią odszukanie funkcji Administrowanie szkoleniami i korzystanie z niej.

Różne

**Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownika

Informacje te nie będą już zamieszczane w uwagach do wydania.

Więcej informacji na temat dezaktywowanych użytkowników zawiera dokument General Information: Archiving Deactivated User Data Fact Sheet.

Administrator użytkowników testowych

**Planowane zmiany** Wycofywanie funkcji kasowania transakcji użytkownika testowego

SAP Concur wycofuje obecnie funkcję administrowania użytkownika testowego, umożliwiającą kasowanie transakcji użytkowników testowych w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel i Concur Request.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi skoncentrowanie zasobów SAP Concur w większym stopniu na opracowywaniu i bieżącej obsłudze pozostałych funkcji używanych przez wielu lub większość naszych klientów.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi w sekcji Co nowego — Professional Edition.