Zarządzanie ustawieniami budżetu

Obszar Ustawienia budżetu jest dostępny dla użytkowników o roli Administrator budżetu.

W przypadku wersji Professional użytkownicy muszą również dysponować rolą administratora konfiguracji modułu Faktura (z ograniczeniami), administratora konfiguracji modułu Wydatek (z ograniczeniami) lub administratora konfiguracji modułu Wniosek (z ograniczeniami).

Ustawienie	Opis
Strefa czasowa (widoczna tylko dla wewnętrznych użytkowników Concur)	To ustawienie determinuje dokładnie, kiedy rozpoczyna się rok, oraz kiedy przypada ostatni dzień tego roku. Podczas tworzenia przez administratora roku fiskalnego dane te zostaną zarejestrowane i ustawienie to będzie przedstawiać strefę czasową odpowiadającą lokalizacji użytkownika. Zmiana tego ustawienia możliwa jest jedynie za pośrednictwem firmy Concur. Aby utworzyć zgłoszenie serwisowe, należy skontaktować się z działem wsparcia Concur.
Limit procentowy dla alertu	Kiedy budżet osiągnie określony poziom wyrażony w procentach (domyślnie 80%), osoba odpowiedzialna lub osoba zatwierdzająca budżet zobaczy żółty symbol wskazujący na wykorzystanie budżetu powyżej tego zdefiniowanego poziomu.
Limit procentowy dla kontroli	Kiedy budżet osiągnie określony poziom wyrażony w procentach (domyślnie 100%), osoba odpowiedzialna lub osoba zatwierdzająca budżet zobaczy czerwony symbol wskazujący na wykorzystanie budżetu powyżej tego zdefiniowanego poziomu.
Wysyłaj powiadomienia o limicie alertów	Po zaznaczeniu (włączeniu) tej opcji właściciele budżetu otrzymają wiadomość e-mail z alertem, kiedy ich budżet przekroczy limit alertu.
Wysyłaj powiadomienia o limicie kontrolnym	Po zaznaczeniu (włączeniu) tej opcji właściciele budżetu otrzymają wiadomość e-mail z alertem, kiedy ich budżet przekroczy limit alertu lub limit kontrolny.
Ogranicz powiadomienia dla przeszłych budżetów	Kiedy ta opcja jest wybrana (zaznaczona), właściciele budżetu nie będą odbierać powiadomień e-mail dla starszych danych, ale wyłącznie dla poprzedzającego, bieżącego i przyszłych okresów. Oznacza to, że w przypadku wybrania tej opcji do użytkownika wysyłanych będzie mniejsza liczba wiadomości e-mail.
Alternatywny menedżer budżetu	Jeśli użytkownik nie wprowadził osoby zatwierdzającej w polu Twój menedżer budżetu w obszarze Osoby zatwierdzające faktury lub Osoby zatwierdzające wydatki w sekcji Ustawienia profilu, system użyje osoby zatwierdzającej wybranej z listy Alternatywny menedżer budżetu. Dostępne są następujące opcje: Menedżer budżetu Menedżer podróży Osoba zatwierdzająca faktury Osoba zatwierdzająca wydatki UWAGA: Aby wyświetlić listę Alternatywny menedżer budżetu, musisz włączyć (wybrać) opcję Aktywuj filtrowanie przez Menedżera budżetu na stronie Ustawienia budżetu.
Pokaż nieprzesłane wydatki (tylko moduł Wydatek)	Administrator może wybrać (aktywować) jedną z następujących opcji: Nie pokazuj kwot nieprzesłanych wydatków Pokaż kwoty nieprzesłanych wydatków jako oczekujące Pokaż nieprzesłane saldo wydatków Więcej informacji na temat tych opcji można znaleźć w sekcji Pokaż nieprzesłane wydatki pod tą tabelą.
Uwzględnij kwotę Oczekujące w obliczeniach kwoty Pozostało	Firmy, które chciałyby uwzględnić kwotę Oczekujące w obliczonej kwocie Pozostałe, powinny wybrać (aktywować) to ustawienie. Oznacza to, że kwota Oczekujące zostanie odjęta od kwoty Pozostałe. W przypadku wyboru (aktywacji) tego ustawienia kwota Pozostałe jest równa kwocie budżetu pomniejszonej o kwotę Wydane oraz kwotę Oczekujące. W tym scenariuszu klienci zwykle oczekują, że kwota dostępna będzie odzwierciedlała realistyczny obraz kwoty wydanej przy założeniu, że większość kwoty z pozycji Oczekujące zostanie zatwierdzona. W przypadku niezaznaczenia (dezaktywacji) tego ustawienia kwota Pozostałe jest równa kwocie budżetu pomniejszonej o kwotę Wydane. W tym scenariuszu klienci zwykle oczekują, że kwota Pozostałe będzie odzwierciedlała kwotę, którą nadal mają pod kontrolą. Oczekujące pozycje kosztów mogą zostać odrzucone.
Aktywuj przechwytywanie budżetu dla wniosku	Administrator może zaznaczyć (aktywować) to pole wyboru, aby włączyć przechwytywanie budżetu dla modułu Wniosek.
Aktywuj przechwytywanie budżetu dla modułu Wydatek	Administrator może zaznaczyć (aktywować) to pole wyboru, aby włączyć przechwytywanie budżetu dla modułu Wydatek.
Aktywuj przechwytywanie budżetu dla wniosku o zakup	Administrator może zaznaczyć (aktywować) to pole wyboru, aby włączyć przechwytywanie budżetu dla wniosków o zakup.
Aktywuj przechwytywanie budżetu dla modułu Faktura	Administrator może zaznaczyć (aktywować) to pole wyboru, aby włączyć przechwytywanie budżetu dla modułu Faktura.
Oznacz pozycje budżetu wniosku jako wydane po zatwierdzeniu wniosku (tylko moduł Wniosek)	Administrator może zaznaczyć (aktywować) to pole wyboru, dzięki czemu pozycje budżetu wniosku są oznaczone jako wydane po zatwierdzeniu wniosku. Oznacza to przeniesienie wniosku z obszaru Oczekujące do obszaru Wydane.
Oznacz wnioski o zakup jako wydane po zatwierdzeniu przez osobę przetwarzającą (tylko wnioski o zakup w module Faktura)	Administrator może zaznaczyć (aktywować) to pole wyboru, aby oznaczyć wniosek o zakup jako kwotę wydaną po zatwierdzeniu go przez osobę przetwarzającą. Wniosek o zakup pozostanie oznaczony jako kwota wydana do chwili połączenia go z fakturą. Oznacza to, że system postrzega wstępne zatwierdzenie jak zatwierdzenie ostateczne.
Aktywuj filtrowanie przez Menedżera budżetu	Administrator może zaznaczyć (aktywować) to pole wyboru, tak aby karta Filtrowanie przez Menedżerów (opcja) była wyświetlana w obszarze Pozycje budżetu. Jeśli administrator zaznaczy tę opcję, koszty będą przechwytywane w oparciu o hierarchię menedżera. Jeśli administrator nie zaznaczy (nie aktywuje) tej opcji, koszty będą przechwytywane w oparciu o konfigurację kategorii budżetu i pół śledzenia budżetu, a hierarchia menedżera będzie ignorowana, nawet jeśli została skonfigurowana. To ustawienie jest domyślnie niezaznaczone (nieaktywne).
Użyj kwoty netto wydatku (tylko Concur Expense)	Administrator może zaznaczyć (aktywować) to pole wyboru, tak aby kwota zwrotu wydatków została odjęta od kwoty brutto, dzięki czemu pozycje raportów z wydatków będą rozliczane wraz z podatkiem. Opcja ta jest przydatna w krajach, w których firmy mogą zwracać się o zwrot podatków z raportów z wydatków, na przykład w krajach, w których obowiązuje podatek VAT.
Użyj kwoty netto faktury (tylko Concur Invoice)	Administrator może wybrać, czy rozliczona ma zostać kwota netto czy brutto z faktury. Ta opcja jest wybierana domyślnie. Jeśli administrator chce uwzględnić podatki i koszty wysyłki, powinien usunąć zaznaczenie opcji (wyłączyć tę opcję).
Aktywuj rodzaj okresu budżetowego Zakres dat	Administrator może zaznaczyć (włączyć) to pole wyboru, aby dopuścić pozycje budżetu w oparciu o zakresy dat zamiast w oparciu o rok fiskalny i okres fiskalny. Po wybraniu tej opcji przez administratora na stronach Dodaj pozycję budżetu i Modyfikuj pozycję budżetu w polu Typ okresu wyświetlana jest wartość Zakres dat. Po wybraniu przez administratora zakresu dat dla pozycji budżetu na stronie wyświetlane są pola Data rozpoczęcia i Data zakończenia. W szablonie Import pozycji budżetu wyświetlane są kolumny Data rozpoczęcia i Data zakończenia.
Aktywuj korekty osoby odpowiedzialnej za budżet	Administrator może zaznaczyć (aktywować) to pole wyboru, umożliwiając osobom odpowiedzialnym za budżety dodawanie do nich korekt. Po zaznaczeniu tej opcji przez administratora osoby odpowiedzialne za budżety widzą nową opcję, Dodaj korekty, na pulpicie modułu Budżet. Opcja ta pozwala dodać korektę do budżetu. UWAGA:Administrator modułu Budżet może również dodać korekty do budżetu z poziomu pulpitu modułu Budżet.

Pokaż nieprzesłane wydatki (tylko moduł Wydatek)

Ustawienie Pokaż nieprzesłane wydatki w ustawieniach budżetu umożliwia osobom odpowiedzialnym za budżety wyświetlanie salda pozycji wydatków, które nie zostały jeszcze przesłane — zarówno ujętych w nieprzesłanych raportach z wydatków jak i należących do wydatków, których nie dołączono jeszcze do raportu z wydatków. Dla tego ustawienia dostępne są trzy opcje, decydujące o tym, co widzą osoby odpowiedzialne za budżet na pulpicie budżetu po kliknięciu łącza Wyświetl budżet w module Wydatek.

W poniższej tabeli opisano opcje dostępne dla ustawienia Pokaż nieprzesłane wydatki.

Ustawienie Pokaż nieprzesłane wydatki	Opis
Nie pokazuj kwot nieprzesłanych wydatków	Jeśli administrator zaznaczy tę opcję, kwoty nieuwzględnione w wydatkach nie będą pojawiać się w pulpitach wydatków. Ta opcja jest opcją domyślną. Klienci mogą chcieć wybrać tę opcję po stwierdzeniu, że mniej niż 80% dostępnych wydatków i nieprzesłanych raportów z wydatków jest poprawnie dopasowywanych do budżetu. Poniżej tego progu kwota nieuwzględniona w wydatkach jest mniej wiarygodna, co może skutkować wprowadzeniem w błąd poszczególnych osób odpowiedzialnych za budżet. UWAGA: Dane dostępnych wydatków mogą zawierać niewystarczające informacje, co może spowodować ich nieprawidłowe dopasowanie. Nieprzesłane raporty z wydatków mogą znajdować się na różnych etapach, począwszy od utworzonych aż po całkowicie zaktualizowane i gotowe do przesłania.
Pokaż kwoty nieprzesłanych wydatków jako oczekujące	Po zaznaczeniu tej opcji przez administratora wydatki dostępne i wydatki nieprzesłane są uwzględniane w kwocie oczekującej widocznej w pulpitach budżetów oraz w widoku w transakcji (dostępnym za pośrednictwem łącza Wyświetl budżet). Klienci mogą chcieć wybrać tę opcję po oszacowaniu, że mniej niż 95% dostępnych wydatków i nieprzesłanych raportów z wydatków jest poprawnie dopasowywanych do budżetu. UWAGA: Jeśli administrator zaznaczy tę opcję, transakcje kartami kredytowymi i wyciągi nie będą wyświetlane w obszarze Oczekujące budżetu. Zamiast tego transakcje te będą wyświetlane w obszarze budżetu Wydane.
Pokaż nieprzesłane saldo wydatków	Po zaznaczeniu tej opcji przez administratora wydatki będą uwzględniane w kwocie nieuwzględnionej w wydatkach widocznej w pulpicie budżetu oraz w widoku w transakcji (dostępnym za pośrednictwem łącza Wyświetl budżet). Klienci mogą chcieć wybrać tę opcję po stwierdzeniu, że mniej niż 80-95% dostępnych wydatków i nieprzesłanych raportów z wydatków jest poprawnie dopasowywanych do budżetu. UWAGA: Jeśli administrator zaznaczy tę opcję, transakcje kartami kredytowymi i wyciągi nie będą wyświetlane w obszarze Nieuwzględnione w wydatkach budżetu. Zamiast tego transakcje te będą wyświetlane w obszarze budżetu Wydane.

Ustawienie Pokaż nieprzesłane wydatki

Opis

Nie pokazuj kwot nieprzesłanych wydatków

Jeśli administrator zaznaczy tę opcję, kwoty nieuwzględnione w wydatkach nie będą pojawiać się w pulpitach wydatków.

Ta opcja jest opcją domyślną.

Klienci mogą chcieć wybrać tę opcję po stwierdzeniu, że mniej niż 80% dostępnych wydatków i nieprzesłanych raportów z wydatków jest poprawnie dopasowywanych do budżetu. Poniżej tego progu kwota nieuwzględniona w wydatkach jest mniej wiarygodna, co może skutkować wprowadzeniem w błąd poszczególnych osób odpowiedzialnych za budżet.

UWAGA: Dane dostępnych wydatków mogą zawierać niewystarczające informacje, co może spowodować ich nieprawidłowe dopasowanie. Nieprzesłane raporty z wydatków mogą znajdować się na różnych etapach, począwszy od utworzonych aż po całkowicie zaktualizowane i gotowe do przesłania.

Pokaż kwoty nieprzesłanych wydatków jako oczekujące

Po zaznaczeniu tej opcji przez administratora wydatki dostępne i wydatki nieprzesłane są uwzględniane w kwocie oczekującej widocznej w pulpitach budżetów oraz w widoku w transakcji (dostępnym za pośrednictwem łącza Wyświetl budżet).

Klienci mogą chcieć wybrać tę opcję po oszacowaniu, że mniej niż 95% dostępnych wydatków i nieprzesłanych raportów z wydatków jest poprawnie dopasowywanych do budżetu.

UWAGA: Jeśli administrator zaznaczy tę opcję, transakcje kartami kredytowymi i wyciągi nie będą wyświetlane w obszarze Oczekujące budżetu. Zamiast tego transakcje te będą wyświetlane w obszarze budżetu Wydane.

Pokaż nieprzesłane saldo wydatków

Po zaznaczeniu tej opcji przez administratora wydatki będą uwzględniane w kwocie nieuwzględnionej w wydatkach widocznej w pulpicie budżetu oraz w widoku w transakcji (dostępnym za pośrednictwem łącza Wyświetl budżet).

Klienci mogą chcieć wybrać tę opcję po stwierdzeniu, że mniej niż 80-95% dostępnych wydatków i nieprzesłanych raportów z wydatków jest poprawnie dopasowywanych do budżetu.

UWAGA: Jeśli administrator zaznaczy tę opcję, transakcje kartami kredytowymi i wyciągi nie będą wyświetlane w obszarze Nieuwzględnione w wydatkach budżetu. Zamiast tego transakcje te będą wyświetlane w obszarze budżetu Wydane.

Druga i trzecia opcja w powyższej tabeli dają osobom odpowiedzialnym za budżet informację o rzeczywistych wydatkach w ramach ich budżetów oraz wskazówki, co muszą zrobić w miarę planowania budżetów.

Ponadto po wybraniu przez administratora drugiej lub trzeciej z tych opcji na karcie Mapowanie pola budżetu na karcie Pola śledzenia budżetu konfiguracji budżetu wyświetlana jest kolumna Pracownik.