Grudzień 2018 — Expense Professional Edition — podsumowanie dla administratora
Pierwsza publikacja
Administrator
**W toku** Zaktualizowany format wiadomości e-mailSAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i ujednolicony wygląd i komfort obsługi.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.
WAŻNE
Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:
Należy przy tym pamiętać, że zawartość wiadomości e-mail nie ulega zmianie – dotyczą one wyłącznie wyglądu i sposobu obsługi.
Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Każdy z zespołów pracujących nad swoim produktem (Expense, Invoice, Travel itp.) decyduje z osobna o dacie wdrożenia nowego formatu. Terminy wdrożeń będą zależeć od dostępności zasobów oraz priorytetu pozostałych planowanych udoskonaleń.
Nie należy oczekiwać, że wszystkie wiadomości e-mail dla danego produktu zmienią się jednocześnie. Na przykład być może jako pierwsze nastąpi wdrożenie zmian w wiadomościach e-mail dotyczących zatwierdzeń w module Wydatek, a zmiany w pozostałych wiadomościach e-mail zostaną wdrożone w następnej kolejności.
Nie określono daty końcowej tego projektu. Można przypuszczać, że wdrożenie zmian zajmie więcej niż rok.
Każdy z zespołów udostępni uwagi do wydania dla swojego produktu wraz z planowanym wdrożeniem nowego formatu wiadomości e-mail.
SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych z naszych produktów użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.
Tylko Concur Expense: Należy pamiętać, że aktualnie opisywana tutaj sytuacja dotyczy wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense oraz z funkcji filtrowania przychodzących wiadomości e-mail w oparciu o adresy IP. (Obejmuje to wszystkie wersje produktu Concur Expense – zarówno używane autonomicznie, jak i w ramach integracji z innym produktem lub usługą SAP Concur). Zmiana nie wpływa na pozostałe usługi SAP Concur (takie jak Concur Travel czy Concur Pay).
Aktualne plany przewidują wdrożenie dodatkowych zmian w pierwszym kwartale 2019 r. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.
Wiadomości e-mail z zatwierdzeniem
Wycofanie operacji zatwierdzenia lub odrzucenia za pośrednictwem wiadomości e-mail (11 grudnia 2018 r.)Dla firm korzystających z tej funkcji wycofanie to oznacza, że zawartość wiadomości e-mail obecnie odbieranych przez ich użytkowników zatwierdzających raporty z wydatków ulegnie zmianie.
PRZED 11 GRUDNIA 2018 ROKU
Włączenie tej funkcji umożliwia osobie zatwierdzającej zatwierdzenie (lub odrzucenie) raportu z wydatków przez udzielenie odpowiedzi na wiadomość e-mail.
PO 11 GRUDNIA 2018 ROKU
Po wycofaniu tej funkcji osoba zatwierdzająca będzie mogła zatwierdzić raport za pomocą aplikacji mobilnej SAP Concur lub za pośrednictwem witryny www.concursolutions.com.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta wyeliminuje lukę w zabezpieczeniach oraz umożliwi skoncentrowanie w większym stopniu zasobów systemu SAP Concur na funkcjach używanych przez wielu lub większość naszych klientów.
Asystent wydatków
Asystent wydatków może tworzyć raporty o wydatkach na podstawie podróżyAsystent wydatków umożliwia automatyczne tworzenie raportów z wydatków na podstawie podróży oraz dodawanie wydatków na podstawie podróży do tych raportów z wydatków. Obecnie Asystent wydatków automatycznie tworzy miesięczne raporty z wydatków w miarę przepływu wydatków użytkowników do systemu Concur Expense. Rozwiązanie to znane jest pod nazwą: raporty z wydatków na podstawie kalendarza.
Począwszy od niniejszego rozszerzenia Asystent wydatków umożliwia tworzenie każdego z dwu rodzajów raportów z wydatków: na podstawie kalendarza i na podstawie podróży. Po utworzeniu przez Asystenta wydatków raportu z wydatków na podstawie podróży automatycznie tworzony jest raport z wydatków na podstawie wybranej podróży zarezerwowanej w systemie Concur Travel, zawierający wydatki klienta poniesione między datami rozpoczęcia i zakończenia podróży.
Użytkownicy korzystający z Asystenta wydatków będą mogli skorzystać z możliwości automatycznego tworzenia raportów z wydatków wyłącznie na podstawie kalendarza albo na podstawie podróży. Nie będzie możliwości korzystania z obu rodzajów raportów z wydatków.
Rodzaj raportów z wydatków utworzonych przez Asystenta wydatków jest definiowany na poziomie grupy.
Funkcjonalność ta została udostępniona dla wszystkich użytkowników aktualnego interfejsu użytkownika modułu Wydatek z dniem 17 listopada. W przypadku użytkowników korzystających z interfejsu użytkownika NextGen Expense funkcjonalność powiadamiania o wdrożeniu użytkownika została udostępniona dla wszystkich użytkowników z dniem 28 listopada.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta automatyzuje więcej operacji raportów z wydatków, upraszczając obsługę systemu przez użytkowników końcowych.
Refinansowanie wydatków
(USD/CAD) Aktualizacja: Wycofanie rozwiązania Refinansowanie klasyczne i migracja do rozwiązania Refinansowanie globalne (termin: 1 września)Produkty Refinansowanie wydatków (klasyczne) realizują płatności powiązane z przetwarzaniem raportów z wydatków. Aby zapewnić zgodność z wymogami zmieniających się przepisów i dostosować rozwiązanie do zróżnicowanych rynków światowych, SAP Concur zaangażował doświadczonych, dedykowanych partnerów przetwarzających płatności, opracowując nowej generacji produkt do realizacji płatności: Refinansowanie wydatków – globalne.
Zgodnie z zapowiedziami w uwagach do wydania z września 2017 r. SAP Concur nieustannie dąży do uspójnienia produktów do refinansowania wydatków umożliwiających obsługę klientów na całym świecie. Produkt Refinansowanie wydatków – globalne zastąpi pozycje ofertowane przez istniejące rozwiązanie Refinansowanie wydatków (rozwiązanie klasyczne) (takie jak NA Pay, EMEA Pay i APA Pay.) W przypadku klientów Concur dysponujących produktem Refinansowanie wydatków Refinansowanie wydatków – globalne stanie się kolejnym udoskonaleniem. Niniejsza informacja rozpoczyna proces wygaszania wsparcia dla wszystkich wcześniejszych (klasycznych) produktów Refinansowanie wydatków.
REFINANSOWANIE WYDATKÓW – AMERYKA PÓŁNOCNA ORAZ REFINANSOWANIE WYDATKÓW – OGRANICZENIA W KRAJACH EMEA
SAP Concur nie obsługuje dodawania przez klientów następujących walut w produkcie klasycznym: dolar amerykański, dolar kanadyjski, pero meksykańskie, euro, frank szwajcarski, korona duńska, korona szwedzka i funt brytyjski. Jeśli klient wdrożył już te waluty i korzysta z nich w produkcie klasycznym, może on kontynuować korzystanie z nich do czasu migracji do nowej platformy albo zdefiniowanego terminu wycofania obsługi.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Oferta Refinansowanie wydatków – globalne zachowuje najlepsze praktyki branżowe w zakresie płatności oferowane przez system SAP Concur.
Japoński transport publiczny (JPT)
Konserwacja bazy JorudanPrzeprowadzono rutynową konserwację bazy danych stacji i linii japońskiego transportu publicznego (JPT), która obejmowała dodawanie elementów, zmianę nazw i usunięcia elementów.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Listy w module Concur Expense odzwierciedlają bieżące stacje i linie JPT.
Nowa generacja (NextGen) modułu Wydatek
**W toku** Nowy interfejs użytkownika dla użytkowników końcowych modułu Concur Expense
Aktualizacja: W ramach reakcji na opinie zwrotne naszych klientów oraz z myślą o ich wykorzystaniu, a także zgodnie z zobowiązaniem SAP Concur do zapewnienia płynnego i pomyślnego przejścia do nowego rozwiązania pracujemy nad aktualizacją strategii wdrożenia nowej generacji modułu Wydatki.
SAP Concur stale doskonali swoje produkty nie tylko pod względem oferowanych funkcji, lecz również komfortu korzystania z nich. Sposób interakcji użytkowników z rozwiązaniami technicznymi stale ewoluuje, podobnie jak ich oczekiwania w tym zakresie. Nieustannie wsłuchujemy się w opinie naszych klientów i zachęcamy ich do dzielenia się sugestiami co do możliwych udoskonaleń w dziedzinie komfortu obsługi naszych produktów.
Nowa generacja modułu Wydatek odzwierciedla kolejny etap ewolucji interfejsu użytkownika systemu SAP Concur. Została opracowana na podstawie szeroko zakrojonych badań prowadzonych wśród użytkowników i analizy danych z 680 rozmów indywidualnych, 58 badań łatwości użycia, ponad 3000 odpowiedzi na ankiety i zapisu 1,3 mld czynności użytkowników z każdego miesiąca.
Wkrótce klienci uzyskają możliwość przejrzenia nowej generacji modułu Wydatek i zdecydowania się na jej wdrożenie jeszcze przed ostatecznym terminem obligatoryjnego przejścia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: W rezultacie powstał interfejs użytkownika nowej generacji: nowoczesny, spójny i bez niepotrzebnych komplikacji. Zastosowana technologia nie tylko wnosi udoskonalenia do interfejsu użytkownika, lecz także sprawia, że SAP Concur może szybciej reagować na życzenia klientów i zaspokajać nowe potrzeby.
Planowane zmiany
Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.
Administrator: **Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownikaWraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.
Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych „dezaktywowanego” użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.
KORZYŚCI DLA UŻYTKOWNIKÓW/KLIENTÓW: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.
WAŻNE!
Obecnie prowadzony jest projekt pilotażowy dotyczący omawianego procesu, a jego wyniki są oceniane. Nasze cele to uniknięcie negatywnego wpływu zmian na klientów, przeanalizowanie wszystkich możliwych scenariuszy oraz uzyskanie pożądanych wyników procesu archiwizacji.
Nie wyznaczono terminu implementacji tego nowego procesu. Zostanie on podany w uwagach do wydania z odpowiednim wyprzedzeniem.
Administrator: **Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP ConcurSAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.
Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:
Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania
Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach
Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur
Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.
Budżet: **Planowane zmiany** Przepływy workflow dla modułu BudżetW przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.
W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione wydatki oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.
Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.
Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Już gdy wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.
Analiza budżetu: **Planowane zmiany** Planowane na 2019 r. wycofanie funkcji (nieaktualnej) Analiza budżetuAnaliza budżetu to narzędzie do zarządzania budżetem, którego wycofanie zaplanowano na 30 czerwca 2019 r. Klientów, którzy chcieliby korzystać z funkcjonalności budżetu, zachęcamy do zakupu nowego produktu SAP Concur do obsługi budżetu, który został wprowadzony do sprzedaży w bieżącym roku. Nowe rozwiązanie Budżet oferuje większe możliwości oraz udoskonalony interfejs użytkownika, a także dodatkowe możliwości integracji z produktami SAP Concur. Przede wszystkim uwzględnione zostały dodatkowe dane dotyczące wydatków z produktów Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel, i Concur Request (wcześniej w ramach danych budżetowych dostępne były wyłącznie dane z produktów Concur Expense i Concur Request).
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Wycofanie rozwiązania Analiza budżetu umożliwi klientom zakup nowego produktu Budżet SAP Concur, o większej wartości dodanej dzięki bardziej przejrzystej i wszechstronnej oraz realizowanej niemal w czasie rzeczywistym obsłudze danych biznesowych.
Administrowanie firmą: **Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP ConcurJednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.
SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.
Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.
Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu strony Administracja > Firma > Administrator firmy.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).
E-Bunsho: **Planowane zmiany** Zmieniona ikona znacznika czasuIkona znacznika czasu funkcji e-Bunsho zostanie zmieniona. Symbol zegara analogowego zostanie zastąpiony symbolem zaznaczenia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta podnosi przydatność funkcji dla użytkownika.
Refinansowanie wydatków – globalne: **Planowane zmiany** (USD) Nowy partner przetwarzający płatności: WUBSKlienci z sektora publicznego zyskają możliwość korzystania z rozwiązań Western Union Business Solutions (WUBS) w celu przetwarzania swoich płatności w dolarach amerykańskich (USD).
Produkt Refinansowanie wydatków – globalne działa w ten sam sposób, niezależnie od skonfigurowanego dla danego konta finansowania partnera przetwarzającego płatności. Różnica między rozwiązaniem WUBS a Bambora (lub klasycznym produktem Refinansowanie wydatków) polega na sposobie konfiguracji kont finansowania w systemie Concur Expense. Każdy partner przetwarzający płatności udostępnia unikalne formularze wymagające wypełnienia, przesłania i zatwierdzenia w ramach procesu wdrożenia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta opcja dodatkowego partnera przetwarzającego płatności podnosi wartość użytkową rozwiązania Refinansowanie wydatków – globalne.
Zabezpieczenia: **Planowane zmiany** Aktualizacja ustawień uwierzytelniania przy transferze plikówSAP Concur planuje aktualizację ustawień uwierzytelniania dla klientów korzystających z funkcji transferu plików z i do systemu SAP Concur. Nowe ustawienie spowoduje zablokowanie konta użytkownika po pięciu nieudanych próbach uwierzytelnienia. Ustawienie to jest już używane dla niektórych kont, natomiast omawiana aktualizacja spowoduje aktywację tego ustawienia na wszystkich kontach. Ta zmiana dotycząca uwierzytelniania nie wpływa na logowanie się do aplikacji SAP Concur, a jedynie na proces transferu plików.
Klienci, którym przydarzyło się zablokowanie swojego konta, powinni skontaktować się z działem wsparcia dla klientów SAP Concur w celu jego odblokowania.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa poziom bezpieczeństwa klientów w sytuacjach związanych z uzyskiwaniem dostępu do plików wyciągów i importu.
Administrator użytkowników testowych: **Planowane zmiany** Wycofywanie funkcji kasowania transakcji użytkownika testowegoSAP Concur wycofuje obecnie funkcję administrowania użytkownika testowego, umożliwiającą kasowanie transakcji użytkowników testowych w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel i Concur Request.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi skoncentrowanie zasobów SAP Concur w większym stopniu na opracowywaniu i bieżącej obsłudze pozostałych funkcji używanych przez wielu lub większość naszych klientów.
Zarządzanie szkoleniami: **Planowane zmiany** Optymalizacja i zmiana lokalizacji stronyW celu uproszczenia obsługi zostaną usunięte karty znajdujące się na stronie Administrowanie szkoleniami. Na stronie pozostanie tylko treść karty Alternatywny adres URL.
Obok tej zmiany dostęp do strony Administrowanie szkoleniami zamiast z sekcji Administrator firmy będzie możliwy z sekcji Narzędzia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Opisywane zmiany ułatwią odszukanie i korzystanie ze strony.
Powiadomienia dla klientów
Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP ConcurLista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)
Comiesięczna certyfikacja przeglądarkiComiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi w sekcji Co nowego — Professional Edition.