Uwagi do wydania

Niniejszy dokument zawiera podsumowanie dla administratora uwag do wydania dla produktu Concur Invoice Professional Edition.

Klienci nadal mają możliwość zapoznania się z nowym interfejsem użytkownika, który SAP Concur przygotowuje do udostępnienia dla wszystkich użytkowników w pierwszym kwartale 2019 r.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

SAP Concur dokona z dniem 16 stycznia 2019 r. aktualizacji ustawień uwierzytelniania dla klientów korzystających z funkcji transferu plików z i do systemu SAP Concur. Nowe ustawienie spowoduje zablokowanie konta użytkownika po pięciu nieudanych próbach uwierzytelnienia. Niektórzy klienci korzystają już z tego ustawienia. Zmiana ta spowoduje aktualizację tego ustawienia dla wszystkich klientów.

Ta zmiana dotycząca uwierzytelniania nie wpływa na logowanie się do aplikacji SAP Concur, a jedynie na proces transferu plików.

Adresy URL objęte aktualizacją to:

• st.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• st-cge.concursolutions.com

Klienci, którym przydarzyło się zablokowanie swojego konta, powinni skontaktować się z działem wsparcia SAP Concur w celu jego odblokowania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa poziom bezpieczeństwa klientów w sytuacjach związanych z uzyskiwaniem dostępu do plików wyciągów i importu.

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).

Dodawanie pozostałych usług będzie kontynuowane w pierwszym kwartale 2019 roku. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.

SAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i ujednolicony wygląd i komfort obsługi.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. SAP Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

SAP Concur już wkrótce zaoferuje nowy interfejs użytkownika skierowany w szczególności do użytkowników modułu Zobowiązania stale monitorujących poprawność procesów fakturowania w ramach systemu. Wraz z nową stroną główną metodyki „wezwanie do działania” i „praca do zera” zostały przeniesione na stronę główną, co pozwala na lepsze informowanie zespołu obsługującego zobowiązania o zadaniach o najwyższym priorytecie.

Udostępnienie dla wszystkich użytkowników nowego interfejsu użytkownika modułu Concur Invoice, z którym klienci mogą się obecnie zapoznawać, jest planowane na pierwszy kwartał 2019 r.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

W przyszłych wydaniach SAP Concur zastąpi instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną dokonane w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Concur Invoice oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

Ikona funkcji znacznika czasu e-Bunsho w module Faktura zostanie zmieniona. Symbol zegara analogowego zostanie zastąpiony symbolem zaznaczenia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta wpływa na zwiększenie użyteczności funkcji.

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Concur Invoice niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

W przyszłych wydaniach klienci z aktywną funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców będą mieli możliwość śledzenia zmian w danych dostawców za pośrednictwem strony Historia operacji w ramach rekordu dostawcy w menedżerze dostawców. Na przykład w przypadku zatwierdzenia lub aktualizacji danych dostawcy przez menedżera dostawców wymienione czynności pojawią się na stronie Historia operacji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana umożliwi użytkownikom dysponującym rolą Menedżer dostawców faktur śledzenie zmian wprowadzanych do informacji o dostawcy w obszarze Menedżer dostawców.

W przyszłym wydaniu w środowiskach testowych udostępniona zostanie funkcja tworzenia i zatwierdzania dostawców.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia programistom i zespołom wdrożeniowym pracę z funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców przed migracją do środowiska produkcyjnego.

W przyszłym wydaniu w organizacjach, w których aktywowano funkcję tworzenia i zatwierdzania dostawców, formularz importu dostawców będzie obsługiwał wielopoziomowe listy połączone.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta umożliwi administratorowi konfiguracji modułu Faktura dostosowanie formularza informacji o dostawcy za pomocą pól list wielopoziomowych.

W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione wydatki oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Już gdy wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu strony Administracja > Firma > Administrator firmy.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

Funkcjonalności i zawartość strony Administrowanie szkoleniami ulegną zmianie z myślą o uproszczeniu jej obsługi.

Obok tych zmian dotyczących zawartości strony Administrowanie szkoleniami dostęp do niej zamiast z sekcji Administrator firmy będzie możliwy z sekcji Narzędzia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Opisywane zmiany ułatwią odszukanie funkcji Administrowanie szkoleniami i korzystanie z niej.

SAP Concur wycofuje obecnie funkcję administrowania użytkownika testowego, umożliwiającą kasowanie transakcji użytkowników testowych w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel i Concur Request.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi skoncentrowanie zasobów SAP Concur w większym stopniu na opracowywaniu i bieżącej obsłudze pozostałych funkcji używanych przez wielu lub większość naszych klientów.

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

• Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

• Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach

• Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur

• Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Wraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.

Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych „dezaktywowanego” użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.

Powiadomienia dla klientów

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Professional Edition.