Concur Invoice Professional Edition — Pomoc dla administratora

Grudzień 2018 — Budget Professional Edition — podsumowanie dla administratora

Pierwsza publikacja

Wszystkie produkty

Pozycja budżetu: Nowy typ budżetu

W systemie SAP Concur w module Budżet dodano nowy typ budżetu, Konto z ograniczeniem. Typ budżetu Konto z ograniczeniem ma te same funkcje, co typ budżetu Konto budżetu, z wyjątkiem faktu, że podlega on sortowaniu i wyświetlaniu w oddzieleniu od konta budżetu, co ułatwia klientom odróżnienie typowych kont budżetu od kont budżetu z ograniczeniem.

W szkolnictwie wyższym oraz w sektorze publicznym konto z ograniczeniem oznacza budżet grantu/subwencji lub wydzielony budżet na specjalny cel. Przykładem konta z ograniczeniem jest finansowanie nowego projektu badawczego. Organizacja dysponuje budżetem w wysokości 20 000 USD oraz grantem w wysokości 10 000 USD. Grant musi zostać wykorzystany w zadanym okresie, dlatego organizacja zamierza wykorzystać go w pierwszej kolejności; w przeciwnym wypadku może go stracić w wyniku niedotrzymania terminu. Organizacja konfiguruje konto z ograniczeniem oraz stosuje do niego zakres dat jako ograniczenie czasowe. Pozostała część budżetu (20 000 USD) zostanie skonfigurowana jako regularne konto budżetu z dłuższym terminem wykorzystania.

Typ budżetu Konto z ograniczeniem jest konfigurowany w oknach Dodaj pozycję budżetu oraz Modyfikuj pozycję budżetu.

Klienci mogą także importować i eksportować typy budżetu za pośrednictwem strony Pozycje budżetu.

Ponadto typy budżetu są dostępne do wyboru w sekcji reguł audytu.

Po skonfigurowaniu typów budżetu na stronie Pozycje budżetu będą one wyświetlane na kartach budżetu na stronach Przegląd budżetu oraz Szczegóły budżetu pulpitu budżetu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta ułatwia klientom rozróżnienie między kontami budżetu a kontami budżetu z ograniczeniem dzięki możliwości ich osobnego sortowania.

Pulpit budżetu: Rozszerzone i nowe filtry wyszukiwania

Dotychczasowy filtr okresów na stronie Przegląd budżetu na pulpicie budżetu został zastąpiony bardziej intuicyjnym filtrem łączącym opcje wyboru roku oraz wyboru okresu.

Nowy filtr umożliwia użytkownikom pulpitu budżetu filtrowanie budżetów na podstawie ich opisu, osoby odpowiedzialnej za budżet oraz kategorii budżetu. W szczególności użytkownicy pulpitu budżetu dysponujący wieloma stronami pozycji budżetu będą odtąd moli szybko znajdować pozycję lub grupę pozycji, które chcieliby przejrzeć. Funkcja filtrowania jest dostępna zarówno na stronie Przegląd budżetu, jak i na stronie Szczegóły budżetu pulpitu budżetu.

Ponadto zmiana okresów budżetu nie wymaga już nawigacji wstecz do strony Przegląd budżetu pulpitu budżetu. Jeśli filtr ustawiony przez klientów zwraca tylko jedną pozycję budżetu, użytkownik pozostaje na stronie Szczegóły budżetu pulpitu budżetu. Jeśli filtr zwraca wiele pozycji, wynik pojawia się na stronie Przegląd budżetu pulpitu budżetu.

Funkcja filtrowania wpływa także na nową opcję eksportu budżetu na stronie Przegląd budżetu pulpitu budżetu, ponieważ eksportowane będą wyświetlane wyniki. Eksportowane dane będą różnić się w zależności od wyników filtrowania wyników wyszukiwania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcje te ułatwiają klientom szybkie wyszukiwanie potrzebnych danych budżetowych.

Reguły audytu: Nowe pola modułu Budżet

Reguły audytu dla modułu Budżet obejmują teraz pola Typ budżetu, Nazwa budżetu oraz Okres budżetu.

Klienci mogą, na przykład, korzystać z pola Typ budżetu w celu blokowania możliwości przesyłania raportów z wydatków z kont prywatnych, jeśli raporty te przekraczają zdefiniowaną wartość progową, lub mogą korzystać z tego pola w celu wygenerowania informacji o innym wyjątku dla kont z ograniczeniem.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenia te umożliwiają klientom konfigurowanie bardziej specyficznych reguł audytu dla modułu Budżet.

Pulpit budżetu: Możliwość eksportu przeglądu budżetu

Począwszy od niniejszego wydania, osoby odpowiedzialne za budżet mogą udostępniać informacje dotyczące budżetu użytkownikom niekorzystającym z systemu SAP Concur. Klikając łącze Wyślij do programu Excel na stronie Przegląd budżetu na pulpicie budżetu, klienci mogą eksportować te same informacje, które są dostępne dla widoku listy pulpitu budżetu, w tym niektóre dodatkowe pola, do arkusza kalkulacyjnego Excel. Dodatkowe pola to między innymi Oryginalna kwota budżetu, Skorygowana kwota budżetu, Typ okresu, Kategoria budżetu oraz Typ budżetu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta ułatwia klientom udostępnianie danych budżetowych użytkownikom niekorzystającym z systemu SAP Concur.

Wiadomości e-mail SAP Concur: **W toku** Zmiana w infrastrukturze e-mail – dodawanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawców

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych z naszych produktów użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Tylko Concur Expense: Należy pamiętać, że aktualnie opisywana tutaj sytuacja dotyczy wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense oraz z funkcji filtrowania przychodzących wiadomości e-mail w oparciu o adresy IP. (Obejmuje to wszystkie wersje produktu Concur Expense – zarówno używane autonomicznie, jak i w ramach integracji z innym produktem lub usługą SAP Concur.) Zmiana nie wpływa na pozostałe usługi SAP Concur (takie jak Concur Travel czy Concur Pay).

Aktualne plany przewidują wdrożenie dodatkowych zmian w pierwszym kwartale 2019 r. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.

Wiadomości e-mail SAP Concur: **W toku** Zaktualizowany format wiadomości e-mail

SAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i ujednolicony wygląd i komfort obsługi.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

Wszystkie produkty

Budżet: **Planowane zmiany** Planowane udostępnienie przepływów workflow

W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione wydatki oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Już gdy wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Administrowanie firmą: **Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP Concur

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu strony Administracja > Firma > Administrator firmy.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

Zarządzanie szkoleniami: **Planowane zmiany** Optymalizacja i zmiana lokalizacji strony

W celu uproszczenia obsługi zostaną usunięte karty znajdujące się na stronie Administrowanie szkoleniami. Na stronie pozostanie tylko treść karty Alternatywny adres URL.

Obok tej zmiany dostęp do strony Administrowanie szkoleniami zamiast z sekcji Administrator firmy będzie możliwy z sekcji Narzędzia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Opisywane zmiany ułatwią odszukanie i korzystanie ze strony.

Administrator użytkowników testowych: **Planowane zmiany** Wycofywanie funkcji kasowania transakcji użytkownika testowego

SAP Concur wycofuje obecnie funkcję administrowania użytkownika testowego, umożliwiającą kasowanie transakcji użytkowników testowych w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel i Concur Request.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi skoncentrowanie zasobów SAP Concur w większym stopniu na opracowywaniu i bieżącej obsłudze pozostałych funkcji używanych przez wielu lub większość naszych klientów.

SAP Concur: **Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP Concur

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

  • Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

  • Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach

  • Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur

  • Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Uwierzytelnianie na potrzeby transferu plików: **Planowane zmiany** Aktualizacja zabezpieczeń

SAP Concur planuje aktualizację ustawień uwierzytelniania dla klientów korzystających z funkcji transferu plików z i do systemu SAP Concur. Nowe ustawienie spowoduje zablokowanie konta użytkownika po pięciu nieudanych próbach uwierzytelnienia. Ustawienie to jest już używane dla niektórych kont, natomiast omawiana aktualizacja spowoduje aktywację tego ustawienia na wszystkich kontach. Ta zmiana dotycząca uwierzytelniania nie wpływa na logowanie się do aplikacji SAP Concur, a jedynie na proces transferu plików.

Klienci, którym przydarzyło się zablokowanie swojego konta, powinni skontaktować się z działem wsparcia SAP Concur w celu jego odblokowania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa poziom bezpieczeństwa klientów w sytuacjach związanych z uzyskiwaniem dostępu do plików wyciągów i importu.

Różne: **Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownika

Wraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.

Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych „dezaktywowanego” użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.

Concur Expense i Concur Request

Analiza budżetu: **Planowane zmiany** Planowane na 2019 r. wycofanie funkcji (nieaktualnej) Analiza budżetu

Analiza budżetu to narzędzie do zarządzania budżetem, którego wycofanie zaplanowano na 30 czerwca 2019 r. Klientów, którzy chcieliby korzystać z funkcjonalności budżetu, zachęcamy do zakupu nowego produktu SAP Concur do obsługi budżetu, który został wprowadzony do sprzedaży w bieżącym roku. Nowe rozwiązanie Budżet oferuje większe możliwości oraz udoskonalony interfejs użytkownika, a także dodatkowe możliwości integracji z produktami SAP Concur. Przede wszystkim uwzględnione zostały dodatkowe dane dotyczące wydatków z produktów Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel, i Concur Request (wcześniej w ramach danych budżetowych dostępne były wyłącznie dane z produktów Concur Expense i Concur Request).

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Wycofanie rozwiązania Analiza budżetu umożliwi klientom zakup nowego produktu Budżet SAP Concur, o większej wartości dodanej dzięki bardziej przejrzystej i wszechstronnej oraz realizowanej niemal w czasie rzeczywistym obsłudze danych biznesowych.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Professional Edition.