Concur Invoice Professional Edition — Pomoc dla administratora

Listopad 2018 — Invoice Professional Edition — podsumowanie dla administratora

Pierwsza publikacja

Faktura

Nowa rola dla narzędzia sprawdzania poprawności znaczników czasu e-Bunsho

Dla modułu Concur Invoice dostępna jest teraz nowa rola administracyjna. Nowa rola, Administrator zgodności danych cyfrowych, jest rolą współużytkowaną umożliwiającą użytkownikom dostęp do narzędzi do sprawdzania poprawności znaczników czasu e-Bunsho w modułach Faktura i Wydatek.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rola Administrator zgodności danych cyfrowych umożliwia administratorowi przypisanie pojedynczej roli umożliwiającej dostęp do narzędzi do sprawdzania poprawności znaczników czasu e-Bunsho w modułach Faktura i Wydatek.

Udostępnienie nowego pola dla definicji wyciągu z rachunku dla wniosku o zakup

W przypadku klientów dysponujących skonfigurowanym wyciągiem z rachunku dla wniosku o zakup do definicji wyciągu z zamówienia zakupu może zostać dodane następujące nowe pole:

  • Kod jednostki miary

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia klientom generowanie wyciągów z kodu JM wiersza przyjęcia towarów wprowadzonego na fakturach w systemie Concur Invoice. Kod JM może być niezbędną lub po prostu użyteczną informacją w systemach zewnętrznych, umożliwiającą prawidłowe rejestrowanie i rozliczanie stanów magazynowych.

Wniosek o zakup

Nowy interfejs API wniosku o zakup w wersji 4

Nowy interfejs API wniosku o zakup jest dostępny na platformie SAP Concur Developer Center.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Interfejs API wniosku o zakup umożliwia programistom tworzenie oraz automatyczne przesyłanie wniosków o zakup celem wstępnej autoryzacji umożliwiającej wykorzystanie danych zewnętrznych oraz na potrzeby pobierania numerów wniosków o zakup i statusów za pomocą metod POST i GET.

Zamówienie zakupu

Udostępnienie nowego pola dla definicji wyciągu z rachunku dla zamówienia zakupu

W przypadku klientów dysponujących skonfigurowanym wyciągiem z rachunku dla zamówienia zakupu do definicji wyciągu z rachunku dla zamówienia zakupu może zostać dodane następujące nowe pole:

  • Kod jednostki miary

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia klientom generowanie wyciągów z kodu JM wiersza przyjęcia towarów wprowadzonego na rachunkach dla zamówień zakupu w systemie Concur Invoice. Kod JM może być niezbędną lub po prostu użyteczną informacją w systemach zewnętrznych, umożliwiającą prawidłowe rejestrowanie i rozliczanie stanów magazynowych.

Wiadomości e-mail SAP Concur

**W toku** Zmiana w infrastrukturze e-mail – dodanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawców

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych z naszych produktów użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Tylko Concur Expense: Należy pamiętać, że aktualnie opisywana tutaj sytuacja dotyczy wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense oraz z funkcji filtrowania przychodzących wiadomości e-mail w oparciu o adresy IP. (Obejmuje to wszystkie wersje produktu Concur Expense – zarówno używane autonomicznie, jak i w ramach integracji z innym produktem lub usługą SAP Concur). Zmiana nie wpływa na pozostałe usługi SAP Concur (takie jak Concur Travel czy Concur Pay).

Aktualne plany przewidują wdrożenie dodatkowych zmian w pierwszym kwartale 2019 r. Należy pamiętać, że wszystkie objęte zmianami firmy zostaną z wyprzedzeniem poinformowane o wdrażanych zmianach oraz możliwych scenariuszach związanych z jej obsługą.

**W toku** Zaktualizowany format wiadomości e-mail

SAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i ujednolicony wygląd i komfort obsługi.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.

WAŻNE

Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Należy przy tym pamiętać, że zawartość wiadomości e-mail nie ulega zmianie – dotyczą one wyłącznie wyglądu i sposobu obsługi.

  • Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Każdy z zespołów pracujących nad swoim produktem (Expense, Invoice, Travel itp.) decyduje z osobna o dacie wdrożenia nowego formatu. Terminy wdrożeń będą zależeć od dostępności zasobów oraz priorytetu pozostałych planowanych udoskonaleń.

  • Nie należy oczekiwać, że wszystkie wiadomości e-mail dla danego produktu zmienią się jednocześnie. Na przykład być może jako pierwsze nastąpi wdrożenie zmian w wiadomościach e-mail dotyczących zatwierdzeń w module Wydatek, a zmiany w pozostałych wiadomościach e-mail zostaną wdrożone w następnej kolejności.

  • Nie określono daty końcowej tego projektu. Można przypuszczać, że wdrożenie zmian zajmie więcej niż rok.

  • Każdy z zespołów udostępni uwagi do wydania dla swojego produktu wraz z planowanym wdrożeniem nowego formatu wiadomości e-mail.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

Faktura

**Planowane zmiany** Nowy interfejs użytkownika dla produktu Concur Invoice już wkrótce gotowy na ocenę przez klientów i decyzje o wdrożeniach

Po pomyślnej realizacji programu dla pierwszych użytkowników już wkrótce zespół SAP Concur zaoferuje fazę decyzji o wdrożeniach we wszystkich tych przypadkach, w których klienci będą dysponować możliwością zapoznania się z nowym interfejsem użytkownika SAP Concur przygotowywanym obecnie do fazy ogólnej dostępności planowanej na pierwszy kwartał 2019 r.

Dzięki nowemu ustawieniu w sekcji Preferencje modułu Faktura klienci zyskają możliwość aktywacji nowego interfejsu użytkownika i oceny funkcjonalności nowej strony Menedżer faktur przeznaczonej dla użytkowników odpowiadających za zobowiązania, których rola polega na monitorowaniu w sposób ciągły poprawności przetwarzania dokumentów modułu Faktura w całym systemie.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

**Planowane zmiany** Zmiana nazwy „wniosek o płatność” na „faktura”

W przyszłych wydaniach SAP Concur zastąpi instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną dokonane w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Faktura oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

**Planowane zmiany** Udostępnienie nowego pola Typ rachunku w formularzach i polach

Użytkownik dysponujący rolą administratora konfiguracji modułu Faktura może teraz modyfikować wartość domyślną pola Typ rachunku pojawiającego się w formularzu Pozycja wniosku o zakup.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia trójstronne uzgadnianie rachunków oraz pozostałych wymogów workflow.

Zamówienie zakupu

**Planowane zmiany** Funkcja Importuj teraz dla operacji importu ZZ oraz rachunków dla ZZ

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Faktura niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

Zarządzanie dostawcami

**Planowane zmiany** Historia operacji zmian danych dostawców

W przyszłych wydaniach klienci z aktywną funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców będą mieli możliwość śledzenia zmian w danych dostawców za pośrednictwem strony Historia operacji w ramach rekordu dostawcy w menedżerze dostawców. Na przykład w przypadku zatwierdzenia lub aktualizacji danych dostawcy przez menedżera dostawców wymienione czynności pojawią się na stronie Historia operacji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana umożliwi użytkownikom dysponującym rolą Menedżer dostawców faktur śledzenie zmian wprowadzanych do informacji o dostawcy w obszarze Menedżer dostawców.

**Planowane zmiany** Dodanie pól do formularza informacji o domyślnym dostawcy

W przyszłym wydaniu domyślny formularz umożliwiający dodawanie i aktualizowanie informacji o dostawcy będzie zawierał dwa dodatkowe pola, Kraj i Warunki płatności netto.

Pole Kraj dotyczy kraju powiązanego z adresem dostawcy.

Pole Warunki płatności netto odzwierciedla liczbę dni, po jakiej konieczne jest uiszczenie płatności.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Pola te umożliwiają klientom uwzględnianie dodatkowych informacji o wnioskowanych i zatwierdzonych dostawcach.

**Planowane zmiany** Dodanie karty Opisy do szablonów importu danych dostawców i danych bankowych dostawców

W przyszłym wydaniu szablony importu danych dostawców i danych bankowych dostawców, które można pobierać, będą zawierały nową kartę ze szczegółowymi opisami kolumn szablonu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Dodatkowe, szczegółowe informacje ułatwiają klientom zapewnienie, że informacje w szablonie importu dostawców spełniają wymogi pól, do których są one importowane.

**Planowane zmiany** Usprawniona komunikacja dotycząca importu dostawców

W przyszłym wydaniu niektóre z komunikatów wyświetlanych w sekcji Menedżer dostawców podczas importu dostawców przez klienta za pomocą szablonu importu zostaną poprawione.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zaktualizowane komunikaty mają lepiej wyjaśniać problemy napotykane w procesie importu, ułatwiając menedżerowi dostawców identyfikację przyczyny problemu i jej wyeliminowanie.

**Planowane zmiany** Możliwość tworzenia i zatwierdzania dostawców w środowiskach testowych

W przyszłym wydaniu w środowiskach testowych udostępniona zostanie funkcja tworzenia i zatwierdzania dostawców.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia programistom i zespołom wdrożeniowym pracę z funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców przed migracją do środowiska produkcyjnego.

**Planowane zmiany** Obsługa wielopoziomowych list połączonych na potrzeby tworzenia i zatwierdzania dostawców

W przyszłym wydaniu w organizacjach, w których aktywowano funkcję tworzenia i zatwierdzania dostawców, formularz importu dostawców będzie obsługiwał wielopoziomowe listy połączone.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta umożliwi administratorowi konfiguracji modułu Faktura dostosowanie formularza informacji o dostawcy za pomocą pól list wielopoziomowych.

Budżet

**Planowane zmiany** Przepływy workflow dla modułu Budżet

W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione wydatki oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Już gdy wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Administrowanie firmą

**Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP Concur

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu strony Administracja > Firma > Administrator firmy.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

Zarządzanie szkoleniami

**Planowane zmiany** Optymalizacja i zmiana lokalizacji strony

W celu uproszczenia obsługi zostaną usunięte karty znajdujące się na stronie Administrowanie szkoleniami. Na stronie pozostanie tylko treść karty Alternatywny adres URL.

Obok tej zmiany dostęp do strony Administrowanie szkoleniami zamiast z sekcji Administrator firmy będzie możliwy z sekcji Narzędzia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Opisywane zmiany ułatwią odszukanie i korzystanie ze strony.

Administrator użytkowników testowych

**Planowane zmiany** Wycofywanie funkcji kasowania transakcji użytkownika testowego

SAP Concur wycofuje obecnie funkcję administrowania użytkownika testowego, umożliwiającą kasowanie transakcji użytkowników testowych w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel i Concur Request.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi skoncentrowanie zasobów SAP Concur w większym stopniu na opracowywaniu i bieżącej obsłudze pozostałych funkcji używanych przez wielu lub większość naszych klientów.

SAP Concur

**Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP Concur

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

  • Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

  • Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach

  • Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur

  • Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Różne

**Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownika

Wraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.

Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych „dezaktywowanego” użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Professional Edition.