Ayuda de administración de Concur Invoice Professional Edition

Resumen de administración de Expense Professional Edition de diciembre de 2020

Publicación inicial

Resúmenes de nota de versión

Las posiciones de esta sección son resúmenes de las notas de versión para este mes. Las notas del release de Edición profesional son accesibles desde Novedades, edición profesional.

Administración

Tipo de datos de lista conectada ahora disponible para el formulario de asistente de gastos

Ahora, los campos personalizados que son listas conectadas se pueden añadir a los formularios de gastos del asistente en Formularios y campos (Administración > Gasto > Administración de gastos > Formularios y campos). Los formularios de gastos del asistente se utilizan para configurar los formularios de asistentes en Concur Expense, Concur Request y Concur Invoice.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta actualización mejora la funcionalidad del asistente para permitir campos personalizados de tipo de lista conectada.

API

API List Item v4 disponible

Hay disponible una nueva versión de la API List Item. La API List Item v4 proporciona soluciones para obtener y gestionar elementos de lista.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La API List Item v4 utiliza unos métodos más seguros, más modernos y más detallados. Esta API utiliza identificadores únicos universales (UUID) y JSON en lugar de XML. Además, la API List Item v4 se puede autenticar con un token de acceso de usuario o de empresa, que ofrece la posibilidad de aplicar el principio de privilegios mínimos.

API List v4 disponible

Hay disponible una nueva versión de la API List. La API List v4 le permite visualizar las listas configuradas y crear listas nuevas en los productos de SAP Concur.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La API List v4 utiliza unos métodos más seguros, más modernos y más detallados. Esta API utiliza identificadores únicos universales (UUID) y JSON en lugar de XML. Además, la API List v4 se puede autenticar con un token de acceso de usuario o de empresa, que ofrece la posibilidad de aplicar el principio de privilegios mínimos.

Autenticación

**En curso** Obsolescencia del servicio Director SAML y migración a SAML v2

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur por actualizar la autenticación segura.

Se ha retirado la compatibilidad con el servicio Director SAML. Las empresas de administración de viajes (TMC) y el personal de SAP Concur pronto empezarán a ayudar a los clientes que actualmente utilizan el servicio Director SAML a migrar a SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

Se anima a los clientes que utilicen actualmente el servicio Director SAML a migrar a SAML V2 lo antes posible.

La obsolescencia de la compatibilidad con el servicio Director SAML depende de los siguientes requisitos:

  • Los técnicos de SAP Concur y las TMC ayudan a los clientes de SAP Concur existentes a migrar desde el servicio Director SAML a SAML V2.

  • Todos los clientes que actualmente dependen del servicio Director SAML han migrado de Director SAML a SAML V2.

La migración de Director SAML a SAML V2 requiere los siguientes pasos generales:

  • El cliente identifica a un administrador para que actúe como administrador de SSO y asigna el permiso o rol adecuado.

  • El administrador de SSO se coordina con su técnico de SAP Concur para obtener los metadatos de SAP Concur SP.

  • El administrador de SSO configura las opciones de SSO en el IdP según la información de los metadatos del SP.

  • El administrador de SSO recupera los metadatos del IdP y proporciona los metadatos al técnico de SAP Concur.

  • El administrador de SSO añade algunos usuarios de prueba y prueba la nueva conexión SSO.

  • Si la prueba es satisfactoria, la empresa implementa el SSO en sus usuarios de SAP Concur.

Para obtener más información sobre la opción de autoservicio de inicio de sesión único, consulte Shared: Single Sign-On Overview (solo en inglés) y Shared: Single Sign-On Setup Guide (solo en inglés).

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mayor seguridad y un soporte mejorado para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

**En curso** Obsolescencia de HMAC, migración a SAML v2 y la herramienta de autoservicio SSO

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur por actualizar la autenticación segura.

Se ha retirado la compatibilidad de SAP Concur con el código de autenticación de mensajes basado en hash (HMAC). Las empresas de administración de viajes (TMC) y el personal de SAP Concur están ayudando actualmente a los clientes que utilizan HMAC a migrar a SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

SAP Concur proporciona una opción de autoservicio de inicio de sesión único que permite a los administradores del cliente configurar sus conexiones SAML v2 sin implicar a un representante de soporte de SAP Concur.

Para obtener más información sobre la opción de autoservicio de inicio de sesión único, consulte Shared: Single Sign-On Overview (solo en inglés) y Shared: Single Sign-On Setup Guide (solo en inglés).

La obsolescencia de HMAC incluye dos fases:

FASE I:

  • Los clientes deben tener un proveedor de identidad (IdP) o una solución SAML 2.0 personalizada compatible.

  • Los clientes empiezan a probar la autenticación mediante SAML v2.

  • Las TMC se preparan para incorporar a los nuevos clientes de SAP Concur en SAML v2.

  • Se notificará a los clientes la fecha de obsolescencia oficial del HMAC a través de las notas de versión. A partir de dicha fecha, no podrán incorporarse nuevos clientes con HMAC; los nuevos clientes deberán incorporarse a SAML v2.

  • Los clientes existentes que utilicen HMAC deberán migrar a SAML v2.

FASE II:

  • Las TMC han migrado todos los clientes de SAP Concur existentes del servicio HMAC a SAML v2.

  • El servicio HMAC queda obsoleto. Está previsto que la fase II finalice a mediados del año 2021.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mayor seguridad y un soporte mejorado para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Administración de autenticaciones

Herramienta de autoservicio Token de solicitud de empresa

El 8 de diciembre de 2020, SAP Concur lanzó una nueva herramienta de autoservicio, el token de solicitud de empresa, que permite a los clientes generar el token de solicitud de empresa necesario para solicitar un token web JSON (JWT) al conectarse a las API en la plataforma de SAP Concur.

Requisitos para generar un token de solicitud de empresa:

  • El cliente debe obtener un enlace a la nueva herramienta desde los servicios web de cliente (CWS) de SAP Concur.
  • El cliente debe obtener un ID de cliente de CWS.

  • Un administrador de empresa debe tener el permiso de administrador de servicios web para acceder a la herramienta de autoservicio Token de solicitud de empresa a través del enlace proporcionado.

  • • Para que se emita un token de solicitud, el ID de cliente (ID de aplicación) debe tener permiso para conectarse a la empresa.

Requisitos para obtener un JWT:

  • El ID de cliente proporcionado por SAP Concur CWS
  • El secreto de cliente proporcionado por SAP Concur CWS

  • El UUID de empresa generado por la herramienta Token de solicitud de empresa

  • El token de solicitud de empresa generado por la herramienta Token de solicitud de empresa

Un administrador con el permiso de administrador de servicios web puede navegar a la página Tokens de solicitud de empresa a través del enlace proporcionado por CWS, introducir el ID de cliente que obtuvo de CWS en el campo ID de aplicación y, a continuación, hacer clic en Enviar para generar un token de solicitud de empresa. También podrán generar un token de sustitución si se necesita uno.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La nueva herramienta de autoservicio permite que un administrador con los permisos necesarios genere un token de solicitud de empresa sin tener que depender del personal interno de SAP Concur. La nueva herramienta también permite al administrador generar un token de solicitud de empresa de sustitución sin la ayuda del soporte de SAP Concur si su token de solicitud de empresa caduca o se pierde.

Contactos autorizados del servicio de soporte técnico

Se ha agregado la opción de contacto de seguridad/protección de datos al perfil del portal de Soporte técnico de SAP Concur (3 de diciembre)

SAP Concur ha añadido una opción al portal de Soporte técnico de SAP Concur que permite a los contactos autorizados de soporte técnico (ASC) designar si se les debe contactar en relación con un tema de seguridad o de protección de datos.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta mejora otorga a los clientes más control sobre con qué persona de su empresa se contacta para tratar temas de seguridad o de protección de datos y proporciona un mayor control sobre las notificaciones que recibe un ASC.

Asistente de Gasto

Los delegados pueden recibir correos electrónicos del Asistente de Gasto (16 de noviembre)

A 16 de noviembre de 2020, si los informes se creaban automáticamente mediante el Asistente de Gasto, los delegados que tenían los permisos adecuados se copiaban en los correos electrónicos de resumen de informe semanales.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta actualización mejoraba la funcionalidad de delegado al permitir que los delegados recibieran el correo electrónico de resumen de informe semanal.

Actualizaciones de la transferencia de archivos

**En curso** Migración de la transferencia de archivos existente de SAP Concur

Esta nota de versión está dirigida a los responsables técnicos de las transmisiones de archivos con SAP Concur. Para nuestros clientes y proveedores que participan en el intercambio de datos, SAP Concur actualiza nuestro subsistema de transferencia de archivos para proporcionar una mayor seguridad a dichas transferencias de archivos.

SAP Concur empezará a migrar entidades que actualmente utilizan un proceso heredado para mover archivos a un proceso de enrutamiento de archivos seguro y eficiente basado en varias API.

Los clientes cuyas entidades estén configuradas actualmente para utilizar el proceso existente se migrarán a un proceso más eficiente entre ahora y el final de 2020. Después de migrar al proceso más eficiente, los clientes verán la siguiente mejora:

  • Con el proceso heredado, los clientes tenían que esperar a que se ejecutara la planificación de transferencia de archivos en un momento específico. Con el proceso más eficaz y seguro basado en la API, los extractos y otros archivos de salida de SAP Concur estarán disponibles en el período de procesamiento de pernoctación existente poco después de que se creen los archivos.

Este aviso se refiere al siguiente punto de acceso de DNS de la transferencia de archivos:

  • st.concursolutions.com

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios proporcionan más seguridad y eficiencia a las transferencias de archivos.

Integración financiera

Servicio de integración financiera ya disponible

El servicio de integración financiera (FIS, por sus siglas en inglés) permite que un sistema externo interactúe con los documentos financieros generados en SAP Concur para poder llevar a cabo contabilizaciones financieras en su sistema financiero.

Este servicio proporciona una solución automatizada para solicitar objetos de datos disponibles, como informes de gastos aprobados, anticipos en efectivo y facturas. Los objetos se pueden importar al ERP interno del cliente y, a continuación, la integración puede devolver la confirmación de contabilización a Concur Expense o a Concur Invoice.

El servicio de integración financiera funciona con conectores personalizados, aplicaciones del Centro de aplicaciones de SAP Concur e integraciones creadas por el cliente.

Para obtener más información, consulte la guía Compartida: Guía de configuración del servicio de integración financiera.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El FIS aporta varios beneficios:

  • Un flujo de trabajo integral y completo del informe de gastos y la visibilidad de los gastos entre SAP Concur y ERP.

  • El cliente ERP ahora puede enviar comentarios sobre la contabilización a SAP Concur a través de la comunicación bidireccional.

  • Estos comentarios se capturan en SAP Concur, donde los informes se pueden modificar o devolver al empleado para que los corrija y volver a contabilizarlos en ERP.

  • Mayor precisión y sincronización entre sistemas.

  • No más procesamiento nocturno, ya que este proceso proporciona al cliente una contabilización y unos comentarios casi en tiempo real.

IU de nueva generación

**En curso** Interfaz de usuario (IU) actualizada para los usuarios finales de Concur Expense

La continua evolución de la experiencia de la interfaz de usuario de la solución Concur Expense es el resultado de un diseño y una investigación detallados que proporcionan una experiencia moderna, intuitiva y optimizada para crear y enviar informes de gastos.

Los clientes de Concur Expense tendrán la posibilidad de previsualizar y luego elegir si desean comenzar a utilizar la IU de nueva generación antes de la transición obligatoria.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El resultado es la nueva generación de la interfaz de usuario de de Concur Expense diseñada para proporcionar una experiencia de usuario moderna, coherente y optimizada. Esta tecnología no solo proporciona una interfaz de usuario mejorada, sino que también permite que pueda reaccionar más rápidamente a las solicitudes de los clientes para adaptarse a las necesidades cambiantes.

Recibos

Integración de recibos fapiao para China (diciembre)

En diciembre de 2020, se podrán capturar y cargar recibos fapiao electrónicos en Concur Expense. La función Integración de recibos fapiao proporciona a los clientes la capacidad de adjuntar un fapiao electrónico a un gasto de conformidad con las disposiciones de las autoridades regulatorias o gubernamentales chinas.

Un fapiao es un recibo legal necesario para las transacciones comerciales, el reembolso al empleado y la deducción del IVA. Los fapiao los emite la Agencia Tributaria de la República Popular de China, pero los proporciona el comerciante.

Esta función está disponible para clientes nuevos y existentes con sede en China y se ha implementado en el centro de datos de China. Por el momento no se han incluido otros centros de datos.

Esta función permite:

  • Ofrecer una solución de fapiao electrónico de conformidad con la Agencia Tributaria de la República Popular de China y según lo haya proporcionado el comerciante

  • Mejorar la eficiencia del proceso de gestión de informes de IVA y de reembolsos, lo que reduce el tiempo dedicado a realizar estas tareas

  • Ofrecer la captura de fapiao sin IVA y otros documentos, como billetes de tren, fapiao de taxi y billetes de avión oficiales

  • Mejorar la eficiencia al capturar y fusionar varios documentos en una transacción de recibo electrónico

  • Visualizar la información de fapiao en campos personalizados en Concur Expense con la ayuda de un orientador de implementación de SAP

Para obtener más información, consulte el sitio web de la Agencia Tributaria de la República Popular de China.

CAPTURAR RECIBOS FAPIAO

Para capturar copias legales de los recibos en papel originales, los clientes deben utilizar un miniprograma de SAP Concur integrado en la aplicación móvil WeChat™. Los clientes también pueden cargar información del fapiao desde la cartera de WeChat. El usuario toma una foto del recibo en papel desde la aplicación móvil. Una vez tomada la foto, la aplicación móvil carga la imagen a un proveedor externo autorizado para su validación. El usuario recibe un mensaje en la aplicación móvil que indica si se ha cargado correctamente o no.

Una vez verificada la captura de imagen, se muestra el sello Validado en el fapiao electrónico en la aplicación mini de SAP Concur en el programa WeChat, que indica que se ha validado el fapiao electrónico.

Concur Expense contabilizará un extracto de contabilidad estándar (SAE, por sus siglas en inglés) junto con los detalles del fapiao en varios sistemas de gestión de IVA de SAP para el procesamiento mensual del IVA y la presentación de informes al sistema de declaración de impuestos digital de China.

Los fapiao electrónicos capturados se muestran a los usuarios en Concur Expense bajo Gastos disponibles, Recibos disponibles y en la lista de gastos, como con cualquier otro recibo.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una opción de recibo sin papel que cumple los requisitos y las normativas de China relativas al papel en el procesamiento y cumplimiento del recibo de impuestos digital.

Notas de versión

Se dejarán de publicar las vistas previas de las notas de versión

A partir de la versión de enero de 2021, SAP Concur Technical Publications ya no publicará las vistas previas de las notas de versión. Este cambio se realiza para optimizar la comunicación con el cliente. Con este cambio, solo se publicarán dos conjuntos de notas de versión para cada ciclo de versiones mensual: borradores de las notas de versión y notas de versión finales.

El calendario de versiones de 2021 se actualizará en consecuencia para reflejar este cambio.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio simplifica las comunicaciones de las notas de versión.

Seguridad

Nuevo mensaje de advertencia al imprimir un informe de gastos (noviembre)

A partir de la versión de noviembre, cuando un usuario imprime un informe de gastos, aparece un mensaje de advertencia para informarle de que su navegador web puede almacenar en caché información confidencial contenida en el informe de gastos. El mensaje recomienda borrar la memoria caché del navegador y eliminar los informes de gastos descargados cuando ya no se necesiten.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio mejora la seguridad de la información confidencial que podría incluirse en un informe de gastos.

Actualización: Fin de la compatibilidad con los protocolos y cifrados inseguros en perfiles SSL de cliente F5 para VIP (7 de octubre)

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

A principios de octubre, el equipo de red de SAP Concur observó que su configuración del sistema de entrega de contenido había estado bloqueando los protocolos de la lista que sigue durante algún tiempo.

Como tal, el aviso a los clientes de que íbamos a realizar un cambio en nuestro perfil SSL de cliente F5 era superfluo, ya que dichos aspectos del perfil existente no estaban disponibles. SAP Concur también realizó cambios en el perfil SSL del cliente F5 el 7 de octubre, con el fin de mantener un perfil de seguridad sólido.

Esto significa que no hubo ningún efecto nuevo para los clientes, ya que los siguientes protocolos ya se habían bloqueado anteriormente:

  • SSL v2

  • SSL v3

  • TLS v1.0

  • TLS v1.1

  • Conjunto de cifrado 3DES

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta actualización proporciona seguridad continua a nuestros productos y servicios.

Interfaz de usuario

Actualización de etiquetas de país y países

Las instancias País o Países de la interfaz de usuario se están actualizando a País/Región y Países/Regiones, respectivamente.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mejor experiencia global de usuario.

Resúmenes de los cambios planificados

Los elementos en esta sección son resúmenes de los cambios previstos para versiones futuras. SAP Concur se reserva el derecho de aplazar la implementación (o eliminar por completo) toda ampliación o cambio mencionado aquí.

IMPORTANTE: Es posible que estos cambios planificados no sean todas las próximas mejoras y modificaciones que afectan a este producto o servicio de SAP Concur. Los cambios planificados que se aplican a múltiples productos y/o servicios de SAP Concur están en un documento consolidado. Revise los resúmenes de administración de las modificaciones planificadas adicionales disponibles en Resumen de administración de la Edición profesional de los cambios planificados compartidos de diciembre de 2020.

API

**Cambios planificados** Nueva llamada Launch External URL v4

La llamada Launch External URL v4 permite a Concur Expense mostrar un campo con un botón adjunto que abre una ventana de navegador separada cuando se hace clic en él. La ventana se controla mediante un conector de aplicación, creado por un desarrollador externo o el cliente. El conector de aplicación es un servidor web que presenta información en la ventana.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La llamada Launch External URL v4 ofrece a los clientes y a los desarrolladores externos la capacidad de ampliar la funcionalidad de la plataforma de SAP Concur, proporcionando un medio para ofrecer interacciones de usuario personalizadas o la funcionalidad de acceso que se encuentra en un sistema externo.

La llamada Launch External URL v4 estará disponible para Concur Expense dentro de la aplicación móvil de SAP Concur y la IU de nueva generación en los niveles de encabezado de informe, entrada de gastos o asignación, que amplía las ubicaciones de la función en comparación con la versión anterior. La llamada Launch External URL v4 proporcionará mayores beneficios de seguridad, como aprovechar los métodos de autenticación de la API de SAP Concur más recientes. Launch External URL v4 también ofrecerá parámetros adicionales y funcionará junto con las API v4 más avanzadas de SAP Concur.

Asistentes

**Cambios planificados** Búsqueda mejorada de asistentes empleados

Estos cambios también forman parte de la experiencia de la IU de nueva generación.

Los usuarios que buscan empleados para añadirlos como asistentes a un gasto pronto tendrán opciones de filtrado adicionales que se pueden utilizar para restringir los resultados de la búsqueda, lo que ayuda a que la identificación de los empleados sea precisa y eficiente.

Actualmente, la búsqueda de asistentes empleados puede resultar difícil, ya que es posible que no haya otros campos disponibles para buscar distintos de nombre y apellido.

En esta actualización, la vista de búsqueda avanzada predeterminada para asistentes que son empleados incluirá automáticamente la adición de direcciones de correo electrónico y filtros de país.

Esta actualización de funciones incluye los siguientes beneficios:

  • Identificación precisa de empleados, especialmente para aquellos con el mismo nombre y apellido

  • Mayor eficiencia en las búsquedas de empleados al proporcionar filtros que ayudan a restringir los resultados de búsqueda relevantes

  • Gestión simplificada de los asistentes empleados, lo que elimina la necesidad de utilizar la importación de asistentes para actualizar los datos del asistente para el tipo de asistente SYSEMP

  • Inclusión opcional de empleados inactivos en las búsquedas de asistentes

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta actualización ayuda a buscar asistentes empleados de manera más eficiente y también simplifica la gestión de los asistentes empleados al eliminar la necesidad de importar los asistentes para actualizar los datos del asistente del tipo de asistente SYSEMP.

Notificaciones de cliente

Las posiciones en esta sección proporcionan material de referencia para todos los clientes.

Subprocesadores no afiliados de SAP Concur

La lista de subprocesadores no afiliados está disponible aquí: SAP Concur list of Subprocessors (solo en inglés)

Certificaciones mensuales del navegador

Las certificaciones mensuales del navegador, tanto actuales como planificadas, están disponibles en el resto de notas de versión mensuales de SAP Concur, a las que se puede acceder desde Novedades - Edición profesional