Asistentes

Estos cambios también forman parte de la experiencia de la IU de NextGen.

Los usuarios que buscan empleados para añadirlos como asistentes a un gasto disponen de opciones de filtrado adicionales que se pueden utilizar para restringir los resultados de la búsqueda, lo que ayuda a que la identificación de los empleados sea precisa y eficiente.

La búsqueda de asistentes empleados puede resultar difícil, ya que es posible que no haya otros campos disponibles para buscar distintos de nombre y apellido.

En esta actualización, la vista de búsqueda avanzada predeterminada para asistentes que son empleados incluye automáticamente la adición de direcciones de correo electrónico y filtros de país.

Esta actualización de funciones incluye los siguientes beneficios:

• Identificación precisa de empleados, especialmente para aquellos con el mismo nombre y apellido

• Mayor eficiencia en las búsquedas de empleados al proporcionar filtros que ayudan a restringir los resultados de búsqueda relevantes

• Gestión simplificada de los asistentes empleados, lo que elimina la necesidad de utilizar la importación de asistentes para actualizar los datos del asistente para el tipo de asistente SYSEMP

• Inclusión opcional de empleados inactivos en las búsquedas de asistentes

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta actualización ayuda a buscar asistentes empleados de manera más eficiente y también simplifica la gestión de los asistentes empleados al eliminar la necesidad de importar los asistentes para actualizar los datos del asistente del tipo de asistente SYSEMP.

Autenticación

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur por actualizar la autenticación segura.

Se ha retirado la compatibilidad con el servicio Director SAML. Las empresas de administración de viajes (TMC) y el personal de SAP Concur pronto empezarán a ayudar a los clientes que actualmente utilizan el servicio Director SAML a migrar a SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

Se anima a los clientes que utilicen actualmente el servicio Director SAML a migrar a SAML V2 lo antes posible.

La obsolescencia de la compatibilidad con el servicio Director SAML depende de los siguientes requisitos:

• Los técnicos de SAP Concur y las TMC ayudan a los clientes de SAP Concur existentes a migrar desde el servicio Director SAML a SAML V2.

• Todos los clientes que actualmente dependen del servicio Director SAML han migrado de Director SAML a SAML V2.

La migración de Director SAML a SAML V2 requiere los siguientes pasos generales:

• El cliente identifica a un administrador para que actúe como administrador de SSO y asigna el permiso o rol adecuado.

• El administrador de SSO se coordina con su técnico de SAP Concur para obtener los metadatos de SAP Concur SP.

• El administrador de SSO configura las opciones de SSO en el IdP según la información de los metadatos del SP.

• El administrador de SSO recupera los metadatos del IdP y proporciona los metadatos al técnico de SAP Concur.

• El administrador de SSO añade algunos usuarios de prueba y prueba la nueva conexión SSO.

• El administrador de SSO añade algunos usuarios de prueba y prueba la nueva conexión SSO.

Para obtener más información sobre la opción de autoservicio de inicio de sesión único, consulte Shared: Single Sign-On Overview (solo en inglés) y Shared: Single Sign-On Setup Guide (solo en inglés).

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mayor seguridad y un soporte mejorado para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur por actualizar la autenticación segura.

Se ha retirado la compatibilidad de SAP Concur con el código de autenticación de mensajes basado en hash (HMAC). Las empresas de administración de viajes (TMC) y el personal de SAP Concur están ayudando actualmente a los clientes que utilizan HMAC a migrar a SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

SAP Concur proporciona una opción de autoservicio de inicio de sesión único que permite a los administradores del cliente configurar sus conexiones SAML v2 sin implicar a un representante de soporte de SAP Concur.

Para obtener más información sobre la opción de autoservicio de inicio de sesión único, consulte Shared: Single Sign-On Overview (solo en inglés) y Shared: Single Sign-On Setup Guide (solo en inglés).

La obsolescencia de HMAC incluye dos fases:

FASE I:

• Los clientes deben tener un proveedor de identidad (IdP) o una solución SAML 2.0 personalizada compatible.

• Los clientes empiezan a probar la autenticación mediante SAML v2.

• Las TMC se preparan para incorporar a los nuevos clientes de SAP Concur en SAML v2.

• Se notificará a los clientes la fecha de obsolescencia oficial del HMAC a través de las notas de versión. A partir de dicha fecha, no podrán incorporarse nuevos clientes con HMAC; los nuevos clientes deberán incorporarse a SAML v2.

• Los clientes existentes que utilicen HMAC deberán migrar a SAML v2.

FASE II:

• Las TMC han migrado todos los clientes de SAP Concur existentes del servicio HMAC a SAML v2.

• El servicio HMAC queda obsoleto. Está previsto que la fase II finalice a mediados del año 2021.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mayor seguridad y un soporte mejorado para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Administración de autenticaciones

El 8 de diciembre de 2020, SAP Concur lanzó una nueva herramienta de autoservicio, el token de solicitud de empresa, que permite a los clientes generar el token de solicitud de empresa necesario para solicitar un token web JSON (JWT) al conectarse a las API en la plataforma de SAP Concur.

Requisitos para generar un token de solicitud de empresa:

• El cliente debe obtener un enlace a la nueva herramienta desde los servicios web de cliente (CWS) de SAP Concur.

• El cliente debe obtener un ID de cliente de CWS.

• Un administrador de empresa debe tener el permiso de administrador de servicios web para acceder a la herramienta de autoservicio Token de solicitud de empresa a través del enlace proporcionado.

• Para que se emita un token de solicitud, el ID de cliente (ID de aplicación) debe tener permiso para conectarse a la empresa.

Requisitos para obtener un JWT:

• El ID de cliente proporcionado por SAP Concur CWS

• El secreto de cliente proporcionado por SAP Concur CWS

• El UUID de empresa generado por la herramienta Token de solicitud de empresa

• El token de solicitud de empresa generado por la herramienta Token de solicitud de empresa

Un administrador con el permiso de administrador de servicios web puede navegar a la página Tokens de solicitud de empresa a través del enlace proporcionado por CWS, introducir el ID de cliente que obtuvo de CWS en el campo ID de aplicación y, a continuación, hacer clic en Enviar para generar un token de solicitud de empresa. También podrán generar un token de sustitución si se necesita uno.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La nueva herramienta de autoservicio permite que un administrador con los permisos necesarios genere un token de solicitud de empresa sin tener que depender del personal interno de SAP Concur. La nueva herramienta también permite al administrador generar un token de solicitud de empresa de sustitución sin la ayuda del soporte de SAP Concur si su token de solicitud de empresa caduca o se pierde.

Contactos autorizados del servicio de soporte técnico

SAP Concur ha añadido una opción al portal de Soporte técnico de SAP Concur que permite a los contactos autorizados de soporte técnico (ASC) designar si se les debe contactar en relación con un tema de seguridad o de protección de datos.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta mejora otorga a los clientes más control sobre con qué persona de su empresa se contacta para tratar temas de seguridad o de protección de datos y proporciona un mayor control sobre las notificaciones que recibe un ASC.

Expense Pay - Clásico

Para los clientes de Singapur, el proceso para enviar un formulario de solicitud Interbank GIRO completado ha cambiado. Antes de este cambio, debía enviar la solicitud al Bank of America en Singapur. Ahora, con el nuevo proceso, debe enviar la solicitud completada directamente a su banco en Singapur.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta modificación simplifica el proceso de solicitud.

Transferencia de ficheros

Los archivos transferidos a soluciones de SAP Concur deben cifrarse con la clave PGP pública de SAP Concur, concursolutionsrotate.asc.

concursolutionsrotate.asc

• El archivo clave está disponible en la carpeta raíz del cliente
• Subclave de firma y de cifrado RSA de 4096 bits
• La clave vence cada 2 años
• El cliente es responsable de reemplazar la clave antes de que venza
  • Próxima fecha de vencimiento: 4 de septiembre de 2022
  • SAP Concur tiene previsto reemplazar la clave PGP pública rotatoria actual de la carpeta raíz del cliente 90 días antes de la fecha de vencimiento

La clave PGP heredada de SAP Concur sigue siendo compatible con los clientes existentes, pero quedará obsoleta en el futuro.

SAP Concur recomienda encarecidamente que los clientes utilicen la clave PGP pública rotativa más segura para las transferencias de archivos. Para facilitar el uso de la clave PGP pública rotativa más segura para las transferencias de archivos, SAP Concur añadió la clave a las carpetas de inicio del cliente existente el 15 de enero de 2021.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La clave PGP pública rotatoria proporciona una mayor seguridad para las transferencias de archivos.

Actualizaciones de la transferencia de archivos

Esta nota de versión está dirigida a los responsables técnicos de las transmisiones de archivos con SAP Concur. Para nuestros clientes y proveedores que participan en el intercambio de datos, SAP Concur actualiza nuestro subsistema de transferencia de archivos para proporcionar una mayor seguridad a dichas transferencias de archivos.

SAP Concur empezará a migrar entidades que actualmente utilizan un proceso antiguo para mover archivos a un proceso de enrutamiento de archivos más seguro y eficiente basado en varias API.

Los clientes cuyas entidades estén configuradas actualmente para utilizar el proceso antiguo se migrarán a un proceso más eficiente entre ahora y el 31 de julio de 2021. Después de migrar al proceso más eficiente, los clientes verán la siguiente mejora:

• Con el proceso heredado, los clientes tenían que esperar a que se ejecutara la planificación de transferencia de archivos en un momento específico. Con el proceso más eficaz y seguro basado en la API, los extractos y otros archivos de salida de SAP Concur estarán disponibles en el período de procesamiento de pernoctación existente poco después de que se creen los archivos.

Este aviso se refiere al siguiente punto de acceso de DNS de la transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios proporcionan más seguridad y eficiencia a las transferencias de archivos.

Servicio de integración financiera

SAP ha añadido una nueva columna a las opciones de Configuración de lista en la página Procesador de gastos, etiquetada como Integración financiera activada. Esta columna indica qué informes de gastos están configurados para extraerlos con las API de integración financiera en lugar del método de extracto contable. El método de extracto de integración financiera se configura en el nivel de grupo de Gastos para Concur Expense Professional Edition y globalmente para Concur Expense Standard Edition.

Los clientes pueden añadir esta columna a la vista Procesador de gastos seleccionándola en Configuración de lista.

La columna aparece en los resultados de búsqueda del Procesador de gastos.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función permite al procesador encontrar rápidamente los informes de gastos configurados para los extractos mediante las API de integración financiera.

UI de NextGen

La continua evolución de la experiencia de la interfaz de usuario de la solución Concur Expense es el resultado de un diseño y una investigación detallados que proporcionan una experiencia moderna, intuitiva y optimizada para crear y enviar informes de gastos.

Los clientes de Concur Expense tendrán la posibilidad de previsualizar y luego elegir si desean comenzar a utilizar la IU de nueva generación antes de la transición obligatoria.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El resultado es la nueva generación de la interfaz de usuario de de Concur Expense diseñada para proporcionar una experiencia de usuario moderna, coherente y optimizada. Esta tecnología no solo proporciona una interfaz de usuario mejorada, sino que también permite que pueda reaccionar más rápidamente a las solicitudes de los clientes para adaptarse a las necesidades cambiantes.

Recibos

Pronto se podrán capturar y cargar recibos fapiao en Concur Expense. La función Integración de recibos fapiao proporciona la capacidad de capturar y cargar un fapiao a un gasto de conformidad con las disposiciones de las autoridades regulatorias o gubernamentales chinas.

Un fapiao es un recibo legal necesario para las transacciones comerciales, el reembolso al empleado y la deducción del IVA. Los fapiao los emite la Agencia Tributaria de la República Popular de China, pero los proporciona el comerciante.

Esta función está disponible para clientes nuevos y existentes con sede en China y se ha implementado en el centro de datos de China. Por el momento no se han incluido otros centros de datos.

Está previsto que esta característica se lance el 27 de enero de 2021.

La característica Captura de recibos fapiao para China incluye:

• Ofrecer una solución de fapiao de conformidad con la Agencia Tributaria de la República Popular de China y según lo haya proporcionado el comerciante.

• Mejorar la eficiencia del proceso de gestión de informes de IVA y de reembolsos, lo que reduce el tiempo dedicado a realizar estas tareas.

• Capturar documentos fapiao con IVA y sin IVA a través de la miniaplicación de SAP Concur en la aplicación WeChat™.

  • Los documentos y fapiao admitidos son:

    • Fapiao con IVA general en papel

    • Fapiao con IVA especial en papel

    • Fapiao con IVA general en formato electrónico tal como se almacena en la cartera electrónica WeChat

    • Billetes de tren oficiales de China

    • Billetes de avión oficiales emitidos por China Aviation

    • Fapiao de taxi oficiales

• Carga de documentos y fapiao en Concur Expense:

  • Antes de cargar el fapiao con IVA, se comprueba en la Agencia Tributaria de la República Popular de China.

  • Antes de cargar el fapiao con IVA, se realiza una verificación de duplicados.

  • Los documentos adicionales, como los recibos desglosados, también se pueden cargar en cada envío de fapiao.

• Mejorar la eficiencia al capturar y fusionar varios documentos en una transacción de recibo electrónico

• Visualizar la información de fapiao en campos personalizados en Concur Expense con la ayuda de un orientador de implementación de SAP

Para obtener más información, consulte el sitio web de la Agencia Tributaria de la República Popular de China (solo en inglés).

Los documentos o fapiao no admitidos para la versión inicial de esta característica son:

• Fapiao electrónico con IVA en formato OFD, con IVA general y especial

• Fapiao de importe fijo

• Fapiao de venta de vehículos

• Fapiao de porte especial

• Fapiao de tasa de tráfico

• Fapiao de vehículo de segunda mano

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una opción de recibo sin papel que cumple los requisitos y las normativas de China relativas al papel en el procesamiento y cumplimiento del recibo de impuestos digital.

Notas de versión

A partir de la versión de enero de 2021, SAP Concur Technical Publications ya no publicará las vistas previas de las notas de versión. Este cambio se realiza para optimizar la comunicación con el cliente. Con este cambio, solo se publicarán dos conjuntos de notas de versión para cada ciclo de versiones mensual: borradores de las notas de versión y notas de versión finales.

El calendario de versiones de 2021 (solo en inglés) se actualizará en consecuencia para reflejar este cambio.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio simplifica las comunicaciones de las notas de versión.

Para obtener más información sobre las fechas de publicación de las notas de versión finales y de borrador, consulte el calendario de versiones de 2021 (solo en inglés).

Informes

En esta versión, el número de asientos de gastos añadidos a informes creados automáticamente por documentos de factura de empresa o por el asistente de gastos ahora está limitado a 500 asientos por informe.

Si hay más de 500 asientos de gastos (o subasientos, incluidos desgloses contados por separado), se creará otro informe (con los atributos) para capturar los asientos adicionales. Esta lógica se repite hasta que se añadan todos los asientos a un informe.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio mejora el uso de informes de gastos creados automáticamente, ya que los informes extremadamente grandes tardan mucho tiempo en cargarse y mostrarse. Los informes demasiado grandes pueden no abrirse correctamente, lo que implica recurrir al personal de soporte para que divida el informe en varios informes.

Servicio de dietas de viaje

SAP Concur ha cambiado la configuración de las tarifas para comidas entre 1 y 1439 minutos aplicable al primer día a solo para días individuales (aplicable todos los días, Duración mínima del viaje en días = 1, Duración máxima del viaje en días = 1).

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio admite configuraciones de 24 horas y de días naturales.

SAP Concur ha añadido una nueva opción de configuración, Redondeo a importe entero, para las deducciones que utilizan el campo Porcentaje. Esta nueva opción se ha añadido a y se ha seleccionado en ambos paquetes gestionados por Concur para Noruega.

Cuando se crea un paquete genérico configurable, marcar la casilla de selección significa que los importes de deducción que se calculan a partir de los porcentajes de deducción se redondean al siguiente número entero. Si la parametrización está compensada, los importes de deducción que se calculan a partir de porcentajes de deducción conservan el número de decimales utilizado para la moneda.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio admite una mayor flexibilidad de la configuración.

SAP Concur ha eliminado el cálculo de media jornada para el último día de viajes de larga duración y lo ha sustituido por un criterio de tiempo de 19:00. El último día de un viaje largo, si el viajero llega después de las 19:00, el sistema proporciona una tarifa del 70 % (de una tarifa de comida de día completo). Si el viajero llega antes de las 19:00, el sistema no proporciona ninguna compensación.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio refleja el comportamiento esperado del sistema.

API

La información de API ya no se duplicará en estas notas de versión específicas de producto.

Para obtener más información sobre esta nueva API, consulte el SAP Concur Developer Center (https://developer.concur.com).

Asistentes

Estos cambios también forman parte de la experiencia de la IU de NextGen.

Los usuarios que buscan empleados para añadirlos como asistentes a un gasto pronto tendrán opciones de filtrado adicionales que se pueden utilizar para restringir los resultados de la búsqueda, lo que ayuda a que la identificación de los empleados sea precisa y eficiente.

Actualmente, la búsqueda de asistentes empleados puede resultar difícil, ya que es posible que no haya otros campos disponibles para buscar distintos de nombre y apellido.

En esta actualización, la vista de búsqueda avanzada predeterminada para asistentes que son empleados incluirá automáticamente la adición de direcciones de correo electrónico y filtros de país.

Esta actualización de funciones incluye los siguientes beneficios:

• Identificación precisa de empleados, especialmente para aquellos con el mismo nombre y apellido

• Mayor eficiencia en las búsquedas de empleados al proporcionar filtros que ayudan a restringir los resultados de búsqueda relevantes

• Gestión simplificada de los asistentes empleados, lo que elimina la necesidad de utilizar la importación de asistentes para actualizar los datos del asistente para el tipo de asistente SYSEMP

• Inclusión opcional de empleados inactivos en las búsquedas de asistentes

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta actualización ayuda a buscar asistentes empleados de manera más eficiente y también simplifica la gestión de los asistentes empleados al eliminar la necesidad de importar los asistentes para actualizar los datos del asistente del tipo de asistente SYSEMP.

Tarjetas

Se eliminará la configuración de tres tarjetas de la página Tarjetas de empresa > Configuración.

Las siguientes opciones quedarán obsoletas:

• Permitir a los empleados ver información adicional (datos de Nivel 3) de transacciones de tarjetas de empresa.

• Activar cambios de tarjeta en la página de inicio My Concur.

• Activar cargos de tarjeta en My Concur y Ver cargos en Gastos.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta modificación simplifica la configuración de las tarjetas, pues elimina las opciones que ya no se utilizan o que ya no son relevantes.