Ayuda de administración de Concur Invoice Professional Edition

Resumen de administración de Expense Professional Edition de abril de 2019

Publicación inicial

Resúmenes de nota de versión

Las posiciones de esta sección son resúmenes de las notas de versión para este mes. Las notas del release de Edición profesional son accesibles desde Novedades, edición profesional.

Administración

Añadir direcciones IP a la lista de remitentes seguros

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para los correos electrónicos salientes de nuestros servicios a los usuarios de SAP Concur. Debido a esto, las empresas que filtran el correo electrónico entrante según la dirección IP de envío deben añadir las nuevas direcciones IP a su lista de remitentes seguros para garantizar que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, el problema que se describe aquí solo afectaba a las empresas que utilizaban Concur Expense. A partir de enero, el correo electrónico de otros servicios de SAP Concur (por ejemplo, Travel y Concur Pay) pasará a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Seguiremos añadiendo otros servicios. Supervise las notas de versión para obtener más información sobre la programación de los cambios adicionales.

Recordatorio: Ningún dato personal o confidencial en campos personalizados

Todas las empresas deben tomar las medidas necesarias para proteger la información personal o confidencial de sus empleados. Según las prácticas recomendadas de seguridad, recuerde que los campos personalizados no deben contener datos personales o confidenciales.

PASOS SIGUIENTES

Si su empresa actualmente utiliza campos personalizados para almacenar información personal o confidencial (por ejemplo, números de la seguridad social, nombres de miembros de la familia o cualquier otra información de identificación personal), debe planificar la eliminación de esta información de los campos existentes dentro del servicio y modificar la configuración actual.

Para obtener información adicional, consulte Preguntas más frecuentes (solo inglés).

Presupuesto

Flujos de trabajo para presupuesto ahora disponibles

Los flujos de trabajo ahora están disponibles para el presupuesto. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta las facturas, los informes de gastos y las solicitudes a través de los pasos de aprobación y procesamiento. La función de flujo de trabajo flexible para Presupuesto que ofrece SAP Concur, permite a las empresas diseñar flujos de trabajo específicamente adaptados a sus necesidades únicas.

Sin la revisión del presupuesto, los presupuestos pueden consumirse completamente bien antes del final de un período o año, lo que deja a una organización con opciones limitadas y a los responsables de presupuestos con, por ejemplo, presupuestos excedidos. Además, el gasto anticipado significa que el gasto más importante (para la organización) se reducirá porque el gasto menos importante consumió el presupuesto desde el principio.

La combinación de la revisión del presupuesto en el flujo de trabajo agrega valor. Las reglas de auditoría y las reglas de pasos del flujo de trabajo pueden ayudar a las organizaciones a agregar controles cuando tiene sentido ajustar las necesidades específicas de una organización.

Igualmente importante es la determinación cuando un elemento de gasto se considera comprometido con un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, el compromiso es cuando se paga un elemento de gasto; pasó por la mayoría, si no todos los pasos de aprobación. En otras organizaciones, el compromiso se produce mucho antes. Tan pronto como se aprueba una solicitud de compra o una solicitud de autorización, se considera comprometida.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporcionará a los clientes el control sobre el gasto presupuestario para, por ejemplo, evitar presupuestos excedidos demasiado pronto en un período o año presupuestario.

Expense Pay

(USD/CAD) Actualización: Retirada del pago clásico y de la migración al pago global (fecha límite paso 1)

Los productos Expense Pay (clásico) de SAP Concur ejecutan pagos asociados con el procesamiento de informes de gastos. Para asegurar la conformidad con los requisitos legales siempre cambiantes, adaptados a los mercados de diversas regiones, SAP Concur ha contratado a interlocutores de procesamiento de pagos de terceros dedicados y experimentados y ha desarrollado un producto de pago novedoso: Expense Pay – Global

Como ya se ha anunciado en estas notas de la versión (Septiembre de 2017), en el futuro, SAP Concur utilizará un producto de Expense Pay utilizar para ofrecer servicio de su empresa en cualquier parte del mundo. El producto Expense Pay – Global de SAP Concur reemplazará nuestras ofertas de Expense Pay (clásico) existentes (incluidos NA Pay, EMEA Pay y APA Pay). Para los clientes de SAP Concur que dispongan de Expense Pay , Expense Pay – Global , será nuestro siguiente producto. Con esta notificación se inicia nuestro largo proceso en todos los productos de Expense Pay (clásico) existentes.

EXPENSE PAY – AMÉRICA DEL NORTE SUNSET DATE: 1 DE SEPTIEMBRE DE 2019

Más de 4000 clientes ya se han migrado a Expense Pay – Global. Los clientes que pagan en USD y CAD deben cambiar la suscripción del servicio de depreciación, de "Expense Pay: América del Norte" a "Expense Pay: global" antes de la fecha de retirada, el 1 de septiembre. Expense Pay – Global admite USD, CAD, GBP y Euro actualmente. Los clientes que utilicen otras monedas en el Expense Pay clásico no están obligados a migrar dichas monedas este año, pero se les recomienda empezar el proceso de migración. Contacte con paymigration@concur.com para acordar y planificar su migración.

EXPENSE PAY: AMÉRICA DEL NORTE Y EXPENSE PAY: LIMITACIONES EMEA

SAP Concur no permite a los clientes añadir las siguientes monedas con el producto clásico: Dólares de Estados Unidos, dólares canadienses, pesos mexicanos, Euro, francos suizos, coronas danesas, coronas suecas o libras esterlinas. Si un cliente ya ha implementado y está utilizando estas monedas con el producto clásico, también puede continuar utilizándolas hasta que se migren a la nueva plataforma o hasta la fecha de vencimiento definida.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La oferta Expense Pay – Global actualiza las mejores prácticas del sector para la funcionalidad del procesamiento de pago en SAP Concur.

Transporte público japonés (JPT)

Mantenimiento Jorudan

Se han realizado cambios de mantenimiento rutinario en la base de datos de estaciones y líneas del transporte público japonés (JPT), como ampliaciones, cambios de nombre y eliminaciones.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Las listas de Concur Expense siguen reflejando las estaciones y líneas actuales de JPT.

Gastos de última generación

**En curso** Nueva interfaz de usuario para los usuarios finales de Concur Expense

Actualización: Para responder y aprovechar los comentarios de los clientes, y alinearse con el compromiso de SAP Concur de garantizar una transición fluida y exitosa, estamos trabajando en una estrategia de implementación revisada para el gasto de próxima generación.

SAP Concur está comprometido con la mejora continua de nuestros productos, no solo las funciones que proporcionan, sino también la experiencia de utilizar esas funciones. La manera en que los usuarios interactúan con la tecnología cambia con el tiempo, junto con las necesidades y las expectativas. Estamos escuchando constantemente a nuestros clientes y pidiéndoles su opinión sobre cómo podemos mejorar la experiencia de usuario.

La última generación de Gastos es la evolución continua de la experiencia de usuario de SAP Concur. Se ha creado a partir de una investigación de usuario exhaustiva y del análisis de datos que incluyen 680 conversaciones individuales, 58 estudios de facilidad de uso, 3.000+ respuestas en encuestas y 1,3B acciones de usuario mensuales.

Los clientes tendrán la posibilidad de previsualizar y luego elegir si desean comenzar a utilizar la última generación de Gastos antes de la fecha de inicio obligatoria.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El resultado es la última generación de la interfaz de usuario de Gastos que se ha diseñado para proporcionar una experiencia de usuario moderna, optimizada y consistente. Esta tecnología no solo proporciona una interfaz de usuario mejorada, sino que también permite que SAP Concur pueda reaccionar más rápidamente a las solicitudes de los clientes para adaptarse a los cambios de las necesidades según se producen.

Administrador de pagos

La página de conciliación de extractos contables existentes se ha retirado

Para los clientes que tienen Expense Pay o Expense Pay - Global, la herramienta Conciliación de extracto contable se reubicó en noviembre de 2018 desde Herramientas > Administración de Concur Classic a Herramientas > Administrador de pagos > Supervisar lotes.

La ruta de acceso anterior (Administración de Concur Classic) es Administración > Empresa > Herramientas > Administración de Concur Classic > Responsable de reembolso > Conciliación de extracto.

La nueva ruta de acceso (Administrador de pagos) es Administración > Empresa > Herramientas > Administrador de pagos > Supervisar lotes > Conciliación de extracto contable.

Con esta versión, las páginas originales de Responsable de reembolso (Administración > Empresa > Herramientas > Administración de Concur Classic > Responsable de reembolso) se retirarán.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio asegura que todos los clientes utilizarán la nueva página.

Dietas por desplazamiento

Actualizaciones legales (Noruega)

Para admitir los cambios legales de Noruega para los clientes que utilizan el dietas de viaje para Noruega, SAP Concur ha actualizado la siguiente funcionalidad para el redondeo y viajes de larga duración:

  • Redondeo – Todosl os importes de dietas de viaje se redondearán a la corona completa más cercana.

  • Viajes de larga duración – SAP Concur ha modificado la lógica que calcula los viajes de larga duración.

    La configuración más común de las propiedades de cálculo es la siguiente:

    • extended_trip_days: 29

    • extended_trip_domestic_comp_amount: 202 NOK

    • extended_trip_company_factor: 75%

Con esta configuración, se observará el siguiente comportamiento para viajes de larga duración:

Si un viaje dura más de 28 días consecutivos en la misma ubicación fuera de Noruega, las dietas por manutención se reducen al 75% a partir del día 29 en adelante, según las cuotas estatales. El mismo factor se aplica también a las deducciones de manutención basadas en estas cuotas estatales. El factor de viajes de larga duración no se aplica para dietas por manutención según las cuotas SKD o deducciones por manutención en base a cuotas SKD.

Si un viaje dura más de 28 días consecutivos en la misma ubicación dentro de Noruega, las dietas por manutención se reducen a 202 NOK a partir del día 29 en adelante, según las cuotas estatales. Las deducciones por manutención no se aplican para días que utilizan esta cuota reducida. El importe por viajes de larga duración no se aplica a dietas por manutención según cuotas SKD.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Las empresas mantienen el cumplimiento legal de las prácticas recomendadas.

Resúmenes de cambios planificados

Los elementos en esta sección son resúmenes de los cambios previstos para versiones futuras. SAP Concur se reserva el derecho a posponer o eliminar completamente la implementación de cualquier mejora/cambio mencionado aquí.

Administración

**Cambios planificados** Cambios de acceso a producto SAP Concur (junio)

Los clientes tendrán que acceder a los productos y servicios SAP Concur mediante los siguientes dominios:

  • *.concursolutions.com

  • *.concurcdc.cn

El cambio está previsto para el 8 de junio de 2019.

SAP Concur recomienda a los clientes migrar a uno de los dominios en cuanto sea conveniente, si no están utilizando ya alguno.

Póngase en contacto con appsec@sap.com para cualquier duda acerca de este cambio.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio permitirá a los clientes acceder a servicios SAP Concur de manera consistente y segura.

Autenticación

**Cambios planificados** Obsolescencia de inicios de sesión de compuesto

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

La funcionalidad de inicio de sesión de compuesto permite a los usuarios utilizar un ID de inicio de sesión que no incluya un dominio para iniciar sesión en productos de SAP Concur.

Todos los usuarios que usen solo su nombre de usuario para iniciar sesión deberán usar su Nombre de inicio de sesión de CTE en lugar de su ID de inicio de sesión para iniciar sesión en los productos de SAP Concur.

SAP Concur ya no admitirá URLs de pàginia de inicio de sesión de compuesto. La típica URL para una página de inicio de sesión compuesta incluye el nombre de la entidad (por ejemplo: entity=pxxxxxxxxx) y aparece así: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Todos los clientes utilizarán la página Inicio de sesión estándar para acceder a los producto de SAP Concur. La página de inicio de sesión estándar es https://www.concursolutions.com/nui/signin.

La obsolescencia de las páginas de inicio de sesión de compuesto para www.concursolutions.com está prevista para el 11 de mayo de 2019.

REPERCUSIONES EN LOS USUARIOS

Los usuarios que inician sesión en una página de inicio de sesión compuesta (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) y no utilizan la arroba (@) en su nombre de usuario tendrán que hacer clic en el enlace ¿Olvidó su nombre de usuario? De la página Inicio de sesión para recuperar su nombre de usuario sin asistencia (preferente) o contactar con el administrador de la empresa para obtener su Nombre de inicio de sesión CTE. Las contraseñas de usuario siguen siendo las mismas.

La funcionalidad Inicio de sesión único no se ve afectada por este cambio. Los siguientes usuarios no se ven afectados porque no inician sesión con https://www.concursolutions.com:

  • SSO de la web de SAP Concur

  • Nombre de usuario/contraseña de la aplicación móvil de SAP Concur

  • SSO de la aplicación móvil de SAP Concur

Propósito comercial/beneficio del cliente: La obsolescencia de esta función mejora la estabilidad y las tasas de éxito de inicio de sesión, además de reducir la dependencia de inicio de sesión.

**Modificaciones planificadas** Función Contraseña olvidada, preguntas de seguridad y texto personalizado de contraseña

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

En un release futuro, SAP Concur añadirá una nueva función Contraseña olvidada a la página Inicio de sesión de SAP Concur, en la que se proporciona una experiencia de inicio de sesión actualizada con las credenciales de nombre de usuario y contraseña.

Actualmente, según la configuración de la empresa, poría haber muchas otras opciones disponibles para el proceso de contraseña olvidada. Cuando la función Contraseña olvidada está disponible (prevista para el 11 de mayo), dichas opciones adicionales se eliminarán. Estas son:

  • Preguntas de seguridad: Los usuarios ya no recibirán peticiones de pregunta de seguridad para la autenticación de inicio de sesión.

  • Texto en página: El texto personalizado para empresa ya no visualizará.

  • Recordatorios de contraseña: La opción Envíenme un mensaje electrónico con el recordatorio de mi contraseña ya no estará disponible.

En las páginas siguientes se describen todas estas opciones.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función ofrece una mayor seguridad para contraseñas de usuario y simplifica la experiencia del usuario.

**Cambios planificados** Nueva página de inicio de sesión de SAP Concur

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

SAP Concur planea agregar una nueva página Inicio de sesión que proporciona una experiencia de inicio de sesión actualizada para los usuarios que inician sesión con credenciales de nombre de usuario y contraseña. Los actuales usuarios de Inicio de sesión único (SSO) podrán iniciar el proceso de inicio de sesión SSO en www.concursolutions.com. Esta función está prevista para el 2019.

Esta nueva función de la página de inicio de sesión incluye lo siguiente:

  • Inicio de sesión en dos pasos: proporciona seguridad mejorada, cumple con los estándares actuales de la industria y proporciona una mejor tasa de éxito de inicio de sesión

  • Inicio de sesión de varias cuentas: permite que los administradores inicien sesión con varias cuentas (previsto para una versión futura)

  • Avatar de usuario: mejora la experiencia del usuario (previsto para una versión posterior)

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una mejor seguridad y una experiencia más rápida y conveniente para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

**Cambios planificados** Ningún futuro restablecimiento ni actualización en masa de contraseñas mediante un archivo de importación

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

El campo de contraseña en los sets de registros 100, 300, 305 y 310 ya no se utilizará para actualizar o restablecer en masa las contraseñas de los usuarios. SAP Concur modificará la funcionalidad en las importaciones de modo que el campo de contraseña solo se utilizará cuando se cree una cuenta de usuario. El campo ya no se utilizará para actualizar o restablecer en masa las contraseñas de usuario. Las funciones de actualización y restablecimiento de contraseña en el registro 100 ya no se utilizará.

Este cambio tiene efecto en la importación de empleados y las funciones de importación de usuarios.

IMPORTACIÓN DE EMPLEADOS

El campo de contraseña seguirá disponibles en los sets de registros 100, 300, 305 y 310, pero solo se leerán durante la importación inicial del archivo o cuando se cree un nuevo usuario en el sistema. Los usos posteriores de este campo serán ignorados por el sistema. Las funciones de actualización y restablecimiento de contraseña en el registro 100 ya no se utilizará.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Shared: Employee Import Specification (solo en inglés).

IMPORTACIÓN DE USUARIOS

El campo de la contraseña seguirá disponible en la plantilla Excel descargable, pero solo se leerá durante una importación inicial del archivo o cuando se crea un nuevo usuario en el sistema. Los usos posteriores de este campo serán ignorados por el sistema.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Shared: User Import User Guide (solo en inglés).

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mayor seguridad para contraseñas de usuario.

**Cambios planificados** La opción de autoservicio de inicio de sesión único (SSO) llega a SAP Concur

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

El inicio de sesión único permite a los usuarios acceder a múltiples aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para iniciar sesión: con un nombre de usuario y contraseña o mediante el SSO con las credenciales de proveedor de identidades (IdP), como las credenciales de inicio de sesión del usuario para su organización.

SAP Concur planea agregar una función Administrar inicio de sesión único (SSO) a productos de SAP Concur que brinda a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización. SSO se admite actualmente para gastos, facturas, solicitudes y viajes de Concur.

La nueva función Administrar inicio de sesión único (SSO) es una herramienta de sustitución para clientes que utilizan la configuración SSO existente en la página Claves de seguridad y una herramienta nueva para clientes que ahora desean implementar SSO en su organización. La configuración SSO existente en la página Claves de seguridad y la herramienta de autoservicio SSO nueva estarán disponibles hasta que todos los usuarios se hayan migrado a la nueva herramienta de autoservicio SSO.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta versión inicial.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO.

Información sobre presupuestos

**Cambios planificados** Información de presupuesto (heredado) para retirar en 2019

Información de presupuesto es una herramienta de administración de presupuesto que se retirará el 30 de junio de 2019. Se recomienda a los clientes que deseen utilizar la funcionalidad de presupuesto que compren el nuevo producto Presupuesto que SAP Concur lanzó a principios de este año. La nueva función Presupuesto ofrece una mayor funcionalidad, una mejor interfaz de usuario e integraciones adicionales con los productos de SAP Concur Lo más notable es la inclusión de datos de gastos adicionales de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel y Concur Request (anteriormente solo estaban disponibles los datos de Concur Expense y Concur Request).

Propósito comercial/beneficio del cliente: El retiro de Información de presupuesto brindará a los clientes la oportunidad de comprar el nuevo producto Presupuesto que otorga mayor valor a los clientes al hacer que los presupuestos sean visibles, procesables y casi en tiempo real.

Comprobantes electrónicos

*Cambios planificados** Nuevo diseño de los comprobantes electrónicos aéreos

Como parte de nuestro compromiso continuo con los comprobantes electrónicos y el informe de gastos fácil de utilizar, se están diseñando de nuevo los comprobantes electrónicos aéreos generados por SAP Concur en función de los datos de un billete y un cupón de GDS y algunas transaciones de TripLink.

Beneficio del usuario/cliente: Este cambio lleva los comprobantes electrónicos al formato estándar de comprobante electrónico de SAP Concur, brindando a los usuarios una experiencia más consistente en Concur Expense. El formato también es más conveniente para aquellos usuarios que trabajan en NextGen Expense. Este cambio también elimina un problema de rendimiento / estabilidad para los usuarios finales que, en ocasiones, no verían los nuevos comprobantes electrónicos aéreos tan rápido como deberían.

**Cambios planificados** Ya no se aceptan automáticamente como comprobantes

La tecnología de comprobantes electrónicos está evolucionando de forma rápida. Hasta ahora, las reglas de gestión de comprobantes están definidas para aceptar los comprobantes electrónicos para cumplir los requisitos de imagen. En el futuro, como los comprobantes electrónicos serán más comunes, y la legislación sobre ellos será más compleja, no será un supuesto para todos los países y circunstancias.

Los clientes que deseen mantener el comportamiento actual del sistema, es decir continuar aceptando los comprobantes electrónicos para cumplir con los requisitos de imagen, deberán configurar una regla de comprobante personalizada.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio también permitirá a los clientes que utilizan los comprobantes electrónicos continuar cumpliendo con las normativas y requisitos del contrato para la documentación para corroborar un gasto.

Comprobantes

**Cambios planificados** Digitalización de comprobantes (papel en digital) (Francia)

SAP Concur pronto permitirá la conversión de comprobantes en papel en copias digitales con valor legal. La digitalización de comprobantes brindará a los clientes de SAP Concur la capacidad de convertir un recibo en papel en una copia digital legal de acuerdo con las autoridades regulatorias o gubernamentales de su país.

Una vez que esté disponible para la versión general, esta función estará disponible para los nuevos clientes y los clientes existentes en Francia y para aquellos que tienen configuraciones en Francia. Se incluirán países adicionales en versiones futuras.

La versión inicial para Francia incluirá:

  • Permitir la conversión de comprobantes en papel en copias digitales con valor legal.

  • Visualización del estado "Certificado" del comprobante en NextGen Expense (mejora planificada)

  • Posibilidad de configurar una regla de auditoría que busca gastos con comprobantes certificados

La función de digitalización de comprobantes requiere que los usuarios utilicen la IU de NextGen Expense. Se recomienda que los clientes migren a la IU de NextGen Expense antes de activar este servicio.

Para capturar imágenes de comprobantes legales, los clientes también deben usar la aplicación móvil SAP Concur y pueden usar ExpenseIt con la aplicación móvil, aunque ExpenseIt no es obligatorio. El usuario tomará una foto del comprobante en papel con la aplicación móvil. Una vez que se toma la foto, el proceso de digitalización se aplicará a la imagen. Una vez que se complete el proceso, se mostrará un sello en la imagen del comprobante en la aplicación móvil que confirma si el comprobante está certificado o no.

Las imágenes de recibos se mostrarán a los usuarios NextGen Expense en Gastos disponibles, Comprobantes disponibles y en la lista de gastos.

Los aprobadores y los procesadores verán el estado del comprobante digital en el informe de gastos y la lista de gastos en la versión existente de Concur Expense. Se puede crear una regla de auditoría que identifique comprobantes certificados en el elemento de línea de gastos. Se mostrará un nuevo icono para los comprobantes que están certificados.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una opción de comprobante sin papel que cumple con los requisitos y regulaciones locales para el papel en el procesamiento y cumplimiento del comprobante de impuestos digital.

Notificaciones de cliente

Las posiciones en esta sección proporcionan material de referencia para todos los clientes.

Subprocesadores no afiliados de SAP Concur

La lista de subprocesadores no afiliados está disponible aquí: SAP Concur list of Subprocessors (solo en inglés)

Certificaciones mensuales del navegador

Las certificaciones mensuales del navegador, tanto actuales como planificadas, están disponibles en el resto de notas de la versión mensuales de SAP Concur, accesibles desde Novedades - Edición Professional