Administración

SAP Concur está en proceso de actualizar el formato de todas las notificaciones por correo electrónico. Estos cambios brindarán una apariencia más fresca y consistente en todos los servicios de SAP Concur.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El objetivo es proporcionar un aspecto coherente y actualizado para los usuarios.

IMPORTANTE

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Tenga en cuenta que el contenido del correo electrónico no se ha modificado, solo el aspecto.

• Los cambios aparecerán con el tiempo. Cada equipo de producto (Gastos, Factura, Viajes, etc.) decide cuándo usar el nuevo formato. El tiempo se basará en la disponibilidad de recursos y la prioridad de otras mejoras programadas.

• No espere que todos los correos electrónicos del producto cambien al mismo tiempo. Por ejemplo, tal vez el correo electrónico de aprobación de Gastos sea el primero, y luego seguirán otras notificaciones de Gastos.

• No hay fecha de finalización asignada al proyecto. Espere que los cambios puedan tardar más de un año.

• Cada equipo proporcionará notas de versión cuando sus nuevos correos electrónicos estén programados para aparecer.

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para los correos electrónicos salientes de nuestros productos a los usuarios de SAP Concur. Debido a esto, las empresas que filtran el correo electrónico entrante según la dirección IP de envío deben agregar las nuevas direcciones IP a su lista de remitentes seguros para garantizar que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Solo Concur Expense: Tenga en cuenta que, en este momento, el problema que se describe aquí afecta solo a las empresas que utilizan Concur Expense y filtran el correo electrónico entrante según las direcciones IP. (Esto incluye todas las ediciones de Gastos, ya sea que la empresa utilice Concur Expense por sí mismo o integrado con cualquier otro producto o servicio de SAP Concur). Otros servicios de SAP Concur (como Travel y Concur Pay) no están afectados actualmente.

Actualmente nos centramos en el primer trimestre de 2019 para hacer cambios adicionales. Supervise las notas de versión para obtener más información sobre el tiempo de los cambios adicionales.

Correos electrónicos de aprobación

Para las empresas que usan esta función, su retiro significa que el contenido de los correos electrónicos que reciben actualmente los usuarios que aprueban los informes de gastos cambiará.

ANTES DEL 11 DE DICIEMBRE DE 2018

Cuando está habilitada, esta función le permite a un aprobador aprobar (o rechazar) un informe de gastos al responder al correo electrónico.

DESPUÉS DEL 11 DE DICIEMBRE DE 2018

Una vez que se retira esta función, el aprobador puede aprobar el informe utilizando la aplicación móvil de SAP Concur o www.concursolutions.com.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio cerrará un vacío de seguridad y permitirá a SAP Concur dedicar más recursos a las funciones utilizadas por muchos o la mayoría de nuestros clientes.

Ayudante de gastos

El Ayudante de gastos puede crear de forma automática informes de gastos basados en viajes y añadir gastos basados en viajes a estos informes de gastos. Actualmente, el Ayudante de gastos crea automáticamente informes de gastos mensuales como un flujo de gastos del usuario en Concur Expense. Esto se conoce como crear un informe de gastos basado en calendario.

Con esta mejora, el Ayudante de gastos puede crear dos tipos de informes de gastos: basados en calendario y basados en viajes. Cuando el Ayudante de gastos crea un informe de gastos basado en viajes, creará automáticamente un informe de gastos basado en un viaje específico reservado en Concur Travel, y rellenará el informe de gastos con los gastos del cliente entre las fechas de inicio y fin del viaje.

Los usuarios que utilizan el ayudante de gastos solo podrán crear informes de gastos basados en calendario o basados en viajes, pero no los dos tipos de informes de gastos.

El tipo de informes de gastos creados por el Ayudante de gastos se define a nivel de grupo.

Esta funcionalidad se incorporó generalmente para la interfaz de usuario de Gastos existente el 17 de noviembre. Para los usuarios que utilizan la interfaz de usuario de la última generación de Gastos, la integración de mensajes del usuario se puso a disposición el 28 de noviembre.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función automatiza más el proceso de creación de informes de gastos para ofrecer una mejor experiencia al usuario final.

Pago de gastos

Los productos Expense Pay (clásico) de Concur ejecutan pagos asociados con el procesamiento de informes de gastos. Para asegurar la conformidad con los requisitos legales siempre cambiantes, adaptados a los mercados de diversas regiones, SAP Concur ha contratado a interlocutores de procesamiento de pagos de terceros dedicados y experimentados y ha desarrollado un producto de pago novedoso: Expense Pay – Global

Como ya se ha anunciado en estas notas de la versión (Septiembre de 2017), en el futuro, SAP Concur utilizará un producto de Expense Pay utilizar para ofrecer servicio de su empresa en cualquier parte del mundo. El producto Expense Pay – Global de Concur reemplazará nuestras ofertas de Expense Pay (clásico) existentes (incluidos NA Pay, EMEA Pay y APA Pay). Para los clientes de Concur que dispongan de Expense Pay, Expense Pay – Global, será nuestro siguiente producto. Con esta notificación se inicia nuestro largo proceso en todos los productos de Expense Pay (clásico) existentes.

EXPENSE PAY: NORTEAMÉRICA Y EXPENSE PAY: LIMITACIONES EMEA

SAP Concur no permite a los clientes añadir las siguientes monedas con el producto clásico: Dólares de Estados Unidos, dólares canadienses, pesos mexicanos, Euro, franco suizo, corona danesa, corona sueca o libras del Reino Unido. Si un cliente ya ha implementado y está utilizando estas monedas con el producto clásico, también puede continuar utilizándolas hasta que se migren a la nueva plataforma o hasta la fecha de vencimiento definida.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La oferta Expense Pay – Global actualiza las mejores prácticas del sector para la funcionalidad del procesamiento de pago en SAP Concur.

Transporte público japonés (JPT)

Se han realizado cambios de mantenimiento rutinario en la base de datos de estaciones y líneas del transporte público japonés (JPT), como ampliaciones, cambios de nombre y eliminaciones.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Las listas de Concur Expense siguen reflejando las estaciones y líneas actuales de JPT.

Gastos de última generación

Actualización: Para responder y aprovechar los comentarios de los clientes, y alinearse con el compromiso de SAP Concur de garantizar una transición fluida y exitosa, estamos trabajando en una estrategia de implementación revisada para el gasto de próxima generación.

SAP Concur está comprometido con la mejora continua de nuestros productos, no solo las funciones que proporcionan, sino también la experiencia de utilizar esas funciones. La manera en que los usuarios interactúan con la tecnología cambia con el tiempo, junto con las necesidades y las expectativas. Estamos escuchando constantemente a nuestros clientes y pidiéndoles su opinión sobre cómo podemos mejorar la experiencia de usuario.

La última generación de Gastos es la evolución continua de la experiencia de usuario de SAP Concur. Se ha creado a partir de una investigación de usuario exhaustiva y del análisis de datos que incluyen 680 conversaciones individuales, 58 estudios de facilidad de uso, 3.000+ respuestas en encuestas y 1,3B acciones de usuario mensuales.

Los clientes tendrán la posibilidad de previsualizar y luego elegir si desean comenzar a utilizar la última generación de Gastos antes de la fecha de inicio obligatoria.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El resultado es la última generación de la interfaz de usuario de Gastos que se ha diseñado para proporcionar una experiencia de usuario moderna, optimizada y consistente. Esta tecnología no solo proporciona una interfaz de usuario mejorada, sino que también permite que SAP Concur pueda reaccionar más rápidamente a las solicitudes de los clientes para adaptarse a los cambios de las necesidades según se producen.

Cambios planificados

Los elementos en esta sección están previstos para versiones futuras. Concur se reserva el derecho a posponer o eliminar completamente la implementación de cualquier mejora/cambio mencionado aquí.

A medida que SAP Concur continúa creciendo, se deben tomar medidas para mejorar y mejorar el rendimiento de nuestro sistema para que podamos satisfacer las expectativas del cliente y las necesidades de su negocio.

Nuestro objetivo general es mejorar significativamente el rendimiento de los servicios de SAP Concur al reducir la cantidad de datos que se almacenan en nuestro almacén de datos de producción. Al reducir los datos en el sistema de producción, podemos utilizar la memoria del servidor de manera mucho más eficiente, lo que reduce el tiempo de procesamiento de las transacciones. Por este motivo, SAP Concur está desarrollando un proceso de archivo para los usuarios que han sido desactivados por sus empleadores durante al menos tres años. El proceso de archivo mueve los datos de usuario desactivados de nuestro almacén de datos de producción a un almacén de datos de informes separado.

BENEFICIO DEL USUARIO/CLIENTE: Mover datos de usuario desactivados proporcionará un tiempo de procesamiento más rápido para las transacciones. Además, proporciona un entorno más seguro para la información personal de los usuarios inactivos.

IMPORTANTE.

Actualmente estamos piloteando el proceso y evaluando los resultados. Nuestro objetivo es garantizar que los clientes no se vean afectados negativamente, que hayamos considerado todos los escenarios pertinentes y que el proceso de archivo proporcione los resultados deseados.

No hay una fecha específica para la implementación de este nuevo proceso. Anunciaremos las notas de publicación con bastante anticipación.

SAP Concur planea agregar una nueva página de inicio de sesión, que proporciona una experiencia de inicio de sesión actualizada para los usuarios que inician sesión con un nombre de usuario y credenciales de contraseña. Los usuarios actuales de inicio de sesión único (SSO) iniciarán sesión sin tener que ingresar credenciales adicionales. Esta función está prevista para el 2019.

Esta nueva función de la página de inicio de sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos etapas: proporciona seguridad mejorada, cumple con los estándares actuales de la industria y proporciona una mejor tasa de éxito de inicio de sesión

• Inicio de sesión de varias cuentas: permite a los administradores iniciar sesión con varias cuentas

• Eliminación de recordatorio de contraseña: proporciona una seguridad mejorada para los usuarios y SAP Concur

• Avatar de usuario: mejora la experiencia del usuario (previsto para una versión posterior)

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una mejor seguridad y una experiencia más rápida y conveniente para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

En una versión futura, los flujos de trabajo estarán disponibles para Presupuesto. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta las facturas, los informes de gastos y las solicitudes a través de los pasos de aprobación y procesamiento. La función de flujo de trabajo flexible de SAP Concur para Presupuesto permite a las empresas diseñar flujos de trabajo específicamente adaptados a sus necesidades únicas.

Sin la revisión del presupuesto, los presupuestos pueden consumirse completamente bien antes del final de un período o año, lo que deja a una organización con opciones limitadas y dueños de presupuestos con, por ejemplo, presupuestos excedidos. Además, el gasto anticipado significa que el gasto más importante (para la organización) se reducirá porque el gasto menos importante consumió el presupuesto desde el principio.

La combinación de la revisión del presupuesto en el flujo de trabajo agrega valor. Las reglas de auditoría y las reglas de pasos del flujo de trabajo pueden ayudar a las organizaciones a agregar controles cuando tiene sentido ajustar las necesidades específicas de una organización.

Igualmente importante es la determinación cuando un elemento de gasto se considera comprometido con un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, el compromiso es cuando se paga un elemento de gasto; pasó por la mayoría, si no todos los pasos de aprobación. En otras organizaciones, el compromiso se produce mucho antes. Tan pronto como se aprueba una solicitud de compra o una solicitud de autorización, se considera "prometido".

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporcionará a los clientes el control sobre el gasto presupuestario para, por ejemplo, evitar presupuestos excedidos demasiado pronto en un período o año presupuestario.

Información de presupuesto es una herramienta de administración de presupuesto que se retirará el 30 de junio de 2019. Se recomienda a los clientes que deseen utilizar la funcionalidad de presupuesto que compren el nuevo producto de Presupuesto de SAP Concur que se lanzó a principios de este año. La nueva función Presupuesto ofrece una mayor funcionalidad, una mejor interfaz de usuario e integraciones adicionales con los productos de SAP Concur Lo más notable es la inclusión de datos de gastos adicionales de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel y Concur Request (anteriormente solo estaban disponibles los datos de Concur Expense y Concur Request).

Propósito comercial/beneficio del cliente: El retiro de Información de presupuesto brindará a los clientes la oportunidad de comprar el nuevo producto Presupuesto de SAP Concur que otorga mayor valor a los clientes al hacer que los presupuestos sean visibles, procesables y casi en tiempo real.

El inicio de sesión único permite a los usuarios acceder a múltiples aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para iniciar sesión: con un nombre de usuario y contraseña o el uso de SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), como las credenciales de inicio de sesión de un usuario para su organización.

SAP Concur planea agregar una función Administrar inicio de sesión único (SSO) a productos de SAP Concur que brinda a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización. SSO se admite actualmente para gastos, facturas, solicitudes y viajes de Concur.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta versión inicial.

La nueva función Gestionar inicio de sesión único (SSO) será accesible desde la página Administración > Empresa > Admin.empresa.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO.

El icono de la marca de tiempo de la función e-Bunsho se actualizará de un símbolo de reloj análogo a un símbolo de marca de verificación.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio mejora la usabilidad de esta función.

Los clientes del sector público podrán usar Western Union Business Solutions (WUBS) para procesar sus pagos en dólares estadounidenses (USD).

El producto Expense Pay - Global funciona de la misma manera, independientemente del socio de procesamiento de pagos que su cuenta de fondos esté configurada para usar. Lo diferente de WUBS en comparación con Bambora (o el clásico pago de gastos) es cómo se configuran sus cuentas de financiamiento en Concur Expense. Cada socio de procesamiento de pagos tiene formularios únicos que deben completarse, enviarse y aprobarse como parte del proceso de incorporación.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este socio de procesamiento de pagos adicional aumenta el valor de nuestra oferta de Expense Pay – Global.

SAP Concur tiene planificado actualizar una configuración de autenticación para los clientes que transfieren archivos a/de SAP Concur. La configuración actualizada bloqueará cuentas de usuario tras 5 intentos fallidos de autenticación. Algunas cuentas ya utilizan esta configuración y estas modificaciones actualizarán las cuentas para que dispongan de la misma. Esta modificación no afecta al inicio de sesión de la aplicación SAP Concur principal, únicamente al proceso de transferencia de archivos.

Los clientes cuyas cuentas hayan quedado bloqueadas deberán ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente de SAP Concur para desbloquearlas.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función ofrece mayor seguridad a los clientes al acceder a los archivos de importación y extracción.

SAP Concur está retirando la funcionalidad en la función Test User Admin que elimina las transacciones de los usuarios de prueba de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel y Concur Request.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio permitirá a SAP Concur dedicar más recursos al desarrollo y mantenimiento de las funciones que utilizan muchos o la mayoría de nuestros clientes.

Para simplificar la página Administración de formación, la página ya no tendrá pestañas, solo permanecerá el contenido actual de la pestaña URL alternativa.

Además de este cambio, el acceso a la página Administración de formación se trasladará de Admin.empresa a Herramientas.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios hacen que la página sea más fácil de encontrar y usar.

Notificaciones de cliente

La lista de subprocesadores no afiliados está disponible aquí: SAP Concur list of Subprocessors (solo en inglés)

Las certificaciones mensuales del navegador, tanto actuales como planificadas, están disponibles en el resto de notas de la versión mensuales de SAP Concur, accesibles desde Novedades - Edición Professional