Reglas de auditoría

Los administradores pueden configurar reglas de auditoría sobre la base del valor de fecha del campo Fecha de validación de la imagen. Una vez configurada la regla de auditoría, los administradores pueden comparar la fecha de marca de tiempo del comprobante con la fecha de transacción del asiento de gasto y pueden enviar alertas a los usuarios/grupos y detener el flujo de informes de gastos cuando no se cumplan las regulaciones.

Actualmente, el campo Fecha de validación de la imagen es la fecha de marca de tiempo e-Bunsho que se utiliza en Japón.

Consideraciones del campo Fecha de certificación de imagen:

• El cálculo del campo se basa en el día natural (no se incluye la lógica de días laborables).

• Las fechas utilizadas en el cálculo del número de días se basan en el huso horario GMT. Recomendamos hacer que las reglas de auditoría para un día menos de lo deseado tengan en cuenta la diferencia de tiempo entre los husos horarios GMT y JST.

• Las reglas de auditoría y las validaciones de conformidad se basan en la información proporcionada por el usuario para la fecha de transacción. Dado que los usuarios pueden editar las fechas de transacción, es su responsabilidad garantizar que la fecha de la transacción sea precisa en función de la información del comprobante.

• Los administradores pueden crear varias reglas de auditoría para comparar la fecha de la transacción con la fecha y hora del comprobante.

Este campo está disponible para clientes nuevos y existentes.

Esta característica se lanzó en julio de 2021.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La configuración de reglas de auditoría para este campo ayuda a reducir las revisiones manuales necesarias para comparar el número de días naturales entre la fecha de transacción del asiento de gasto y la fecha de marca de tiempo del comprobante.

Autenticación

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

Se ha retirado la compatibilidad de SAP Concur con el código de autenticación de mensajes basado en hash (HMAC).

SAP Concur proporciona una opción de autoservicio de inicio de sesión único que permite a los administradores del cliente configurar sus conexiones SAML v2 sin implicar a un representante de soporte de SAP Concur.

Para obtener más información sobre la opción de autoservicio de inicio de sesión único, consulte Shared: Single Sign-On Overview (solo en inglés) y Shared: Single Sign-On Setup Guide (solo en inglés).

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio proporciona una mayor seguridad y un soporte mejorado para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Tarjetas

Estos cambios forman parte de la experiencia de la IU de NextGen.

Esta función permite que los clientes que han migrado a la IU de NextGen de Concur Expense (NGE) puedan utilizar la opción Redirigir fondos. Redirigir fondos se ha actualizado con una nueva apariencia y una distribución más lógica en el flujo del proceso de envío del informe de gastos. Si bien la interfaz de usuario (IU) se ha mejorado con nuevos elementos y mensajes, la funcionalidad básica de dirigir fondos a un pago con tarjeta sigue siendo la misma.

La opción Redirigir fondos permite a un empleado "redirigir" los pagos debidos de la empresa al empleado para que, en su lugar, se paguen al proveedor de la tarjeta en nombre del empleado. Esta opción solo está disponible para empleados con una tarjeta facturada individualmente/pagada por la empresa (IBCP) en la que se espera que el empleado pague directamente al proveedor de la tarjeta los gastos personales.

La opción Redirigir fondos incluye las siguientes mejoras:

• Desplazamiento de la entrada del usuario de la cabecera del informe a la página de totales del informe que se muestra durante el proceso de envío del informe. El nuevo diseño introduce fondos de redireccionamiento en el proceso de envío para que se presente al usuario en el momento adecuado para saber qué cantidad se puede redireccionar y, por lo tanto, realizar la elección de forma lógica

• Las cuentas de tarjeta inactivas se filtran de la lista de tarjetas disponibles para su selección

• Vista de la información del tipo de cambio de moneda y del importe cuando la moneda de la cuenta de la tarjeta es diferente de la moneda de reembolso del usuario, para ayudar al usuario a escribir un importe adecuado en la moneda de la tarjeta que se redirigirá.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esto ahorra tiempo al usuario, ya que permite que el reembolso se redirija convenientemente para cubrir los gastos personales en la tarjeta al enviar un informe de gastos.

Esto ayuda al administrador del programa de tarjetas de la empresa a facilitar el pago a los usuarios y, por lo tanto, a mantener actualizadas sus cuentas de tarjeta.

Preferencias de cookies y consentimiento del usuario

Para garantizar que las soluciones de SAP Concur cumplen los requisitos de consentimiento de cookies de usuario de la Unión Europea (UE), el Espacio Económico Europeo (EEE), la Asociación Europea de Libre Comercio (EFTA), el Reino Unido (Reino Unido) y Brasil, el 1 de julio de 2021, SAP implementó un consentimiento explícito de cookies y la carga cero de cookies para las soluciones de SAP Concur en esas jurisdicciones.

• Consentimiento explícito de cookies: El usuario debe aceptar permitir que las cookies se almacenen en su dispositivo con una respuesta afirmativa a una solicitud de consentimiento.

• Carga cero de cookies: El usuario debe otorgar un consentimiento explícito a las cookies antes de que estas se puedan guardar en su dispositivo.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio garantiza que los sitios de SAP Concur cumplan con los requisitos de consentimiento de cookies de las jurisdicciones enumeradas y permite a los usuarios elegir qué cookies deben descargar en sus dispositivos las soluciones de SAP Concur.

Informes de gastos

Estos cambios forman parte de la experiencia de la IU de NextGen.

Esta función permite a los usuarios seleccionar varios gastos en un informe de gastos y editar los elementos comunes en todas las líneas a la vez.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta funcionalidad simplifica la entrada de datos repetitiva para los informes de gastos y agiliza la creación de informes de gastos para los usuarios.

Actualizaciones de la transferencia de archivos

Esta nota de versión está dirigida a los responsables técnicos de las transmisiones de archivos con productos de SAP Concur. Para los clientes y proveedores de SAP Concur que participan en el intercambio de datos a través de diferentes protocolos de transferencia segura de archivos, SAP está realizando cambios para proporcionar una mayor seguridad para las transferencias de archivos.

A partir del 10 de abril de 2021, los protocolos no SFTP (protocolo de transferencia segura de archivos) y la autenticación de contraseña SFTP no pueden conectarse a SAP Concur para transferencias de archivos:

• Las cuentas de transferencia de archivos no SFTP deben cambiar a SFTP con la autenticación de clave SSH.

• Las cuentas de transferencia de archivos SFTP que utilizan la autenticación de contraseña deben pasar a utilizar la autenticación de clave SSH.

• Para realizar solicitudes de restablecimiento de contraseña SFTP el cliente debe proporcionar una clave SSH para la autentificación.

A partir del 12 de abril de 2021, SAP tiene previsto iniciar la desactivación de las conexiones de transferencia de archivos no compatibles. El proceso de desactivación de las cuentas no conformes continuará a lo largo de 2021. Si tiene configuradas varias conexiones de transferencia de archivos, este cambio se aplicará a todas las conexiones.

Este aviso se refiere al siguiente punto de acceso de DNS de la transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• vs.concurcdc.cn

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios proporcionan más seguridad a las transferencias de archivos.

Esta nota de versión está dirigida a los responsables técnicos de las transmisiones de archivos con SAP Concur. Para nuestros clientes y proveedores que participan en el intercambio de datos, SAP Concur actualiza nuestro subsistema de transferencia de archivos para proporcionar una mayor seguridad a dichas transferencias de archivos.

SAP Concur empezará a migrar entidades que actualmente utilizan un proceso antiguo para mover archivos a un proceso de enrutamiento de archivos más seguro y eficiente basado en varias API.

Los clientes cuyas entidades estén configuradas actualmente para utilizar el proceso antiguo se migrarán a un proceso más eficiente entre ahora y el lunes, 24 de enero de 2022. Después de migrar al proceso más eficiente, los clientes verán la siguiente mejora:

• Con el proceso heredado, los clientes tenían que esperar a que se ejecutara la planificación de transferencia de archivos en un momento específico. Con el proceso más eficaz y seguro basado en la API, los extractos y otros archivos de salida de SAP Concur estarán disponibles en el período de procesamiento de pernoctación existente poco después de que se creen los archivos.

Este aviso se refiere al siguiente punto de acceso de DNS de la transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios proporcionan más seguridad y eficiencia a las transferencias de archivos.

Los archivos transferidos a productos de SAP Concur deben cifrarse con la clave PGP pública de SAP Concur concursolutionsrotate.asc.

concursolutionsrotate.asc

• El archivo clave está disponible en la carpeta raíz del cliente

• ID de clave 40AC5D35

• Subclave de firma y de cifrado RSA de 4096 bits

• La clave vence cada 2 años

• El cliente es responsable de reemplazar la clave antes de que venza

  • Próxima fecha de vencimiento: 4 de septiembre de 2022

  • SAP Concur tiene previsto reemplazar la clave PGP pública rotatoria actual de la carpeta raíz del cliente 90 días antes de la fecha de vencimiento

La clave PGP heredada de SAP Concur (ID de clave D4D727C0) sigue siendo compatible con los clientes existentes, pero quedará obsoleta en el futuro.

SAP Concur recomienda encarecidamente que los clientes utilicen la clave PGP pública rotativa más segura para las transferencias de archivos. Para facilitar el uso de la clave PGP pública rotativa más segura para las transferencias de archivos, SAP Concur añadió la clave a las carpetas de inicio del cliente existente el 15 de enero de 2021.

Este aviso se refiere al siguiente punto de acceso de DNS de la transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

• mft-us.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• mft-eu.concursolutions.com

Propósito comercial/beneficio del cliente: La clave PGP pública rotatoria proporciona una mayor seguridad para las transferencias de archivos.

Localización

En la versión de junio, SAP Concur ha cambiado los siguientes términos en la versión de portugués de Brasil de la interfaz de usuario de SAP Concur para aportar consistencia a la traducción del término "Anticipo en efectivo":

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estas revisiones proporcionan una traducción más precisa y mejora la experiencia de usuario en portugués de Brasil.

Servicio de kilometraje

SAP Concur lanza una nueva actualización del servicio de kilometraje que permite a la empresa realizar un seguimiento y reclamar los impuestos sobre el combustible y el kilometraje. La función de reclamación del impuesto sobre el valor añadido (IVA) del combustible permite a un usuario registrar los gastos de kilometraje y de combustible en el mismo informe de gastos (también conocido como reclamación) para permitir el seguimiento del IVA recuperable pagado en el combustible que se utilizará durante los viajes por kilometraje.

Como resultado de este cambio, un administrador puede crear un tipo de gasto Combustible para kilometraje para que los usuarios recuperen los impuestos del combustible y el kilometraje.

El resultado es la nueva generación de la interfaz de usuario de Concur Expense diseñada para proporcionar una experiencia de usuario moderna, coherente y optimizada. Esta tecnología no solo proporciona una interfaz de usuario mejorada, sino que también permite que pueda reaccionar más rápidamente a las solicitudes de los clientes para adaptarse a las necesidades cambiantes.

Un administrador también puede crear lo siguiente para que lo utilicen los nuevos usuarios del servicio de kilometraje:

• Formulario del asiento Combustible para kilometraje

• Formulario del asiento Kilometraje: Sin comprobante

• Formulario del asiento Tipo de combustible

• Grupo de impuestos del Reino Unido Kilometraje (marcador de posición)

• Regla de auditoría FUELFORM

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta actualización mejora la funcionalidad del servicio de kilometraje al permitir a los usuarios:

• Añadir combustible para gastos de kilometraje a través de la cuadrícula Gastos rápidos

• Añadir gastos de kilometraje a través de la cuadrícula Kilometraje

• Reclamar impuestos del combustible y el kilometraje

UI de NextGen

La continua evolución de la experiencia de la interfaz de usuario de la solución Concur Expense es el resultado de un diseño y una investigación detallados que proporcionan una experiencia moderna, intuitiva y optimizada para crear y enviar informes de gastos.

Los clientes de Concur Expense tendrán la posibilidad de previsualizar y luego elegir si desean comenzar a utilizar la IU de nueva generación antes de la transición obligatoria.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El resultado es la nueva generación de la interfaz de usuario de de Concur Expense diseñada para proporcionar una experiencia de usuario moderna, coherente y optimizada. Esta tecnología no solo proporciona una interfaz de usuario mejorada, sino que también permite que pueda reaccionar más rápidamente a las solicitudes de los clientes para adaptarse a las necesidades cambiantes.

Perfil

Para los usuarios canadienses que introduzcan o actualicen su página Información bancaria en el Perfil, se mostrarán nuevos campos. Algunos de los nuevos campos son necesarios para cumplir con las regulaciones bancarias locales.

El cambio afecta a los siguientes campos:

• Línea de dirección personal 1 (obligatoria)

• Línea de dirección personal 2 (opcional)

• Ciudad (obligatoria)

• Provincia (obligatoria)

• Código postal (obligatorio)

Propósito comercial/beneficio del cliente: Concur Expense debe contener toda la información que puede ser necesaria para el procesamiento de pagos.

Para los usuarios mexicanos que introduzcan o actualicen su página Información bancaria en el Perfil, se mostrarán nuevos campos. Algunos de los nuevos campos son necesarios para cumplir con las regulaciones bancarias locales.

El cambio afecta a los siguientes campos:

• Código Swift (obligatorio)

• RFC (obligatorio)

• Número de teléfono (opcional)

Propósito comercial/beneficio del cliente: Concur Expense debe contener toda la información que puede ser necesaria para el procesamiento de pagos.

Seguridad

SAP adopta el protocolo de seguridad de correo electrónico de autenticación de mensajes basada en dominios (DMARC) para todos los correos electrónicos enviados desde SAP. Como resultado, las direcciones de correo electrónico para algunos correos electrónicos enviados desde organizaciones de SAP Concur ya no se enviarán desde el dominio raíz @sap.com, sino que se enviarán desde un subdominio de sap.com, como @ejemplo.sap.com donde "ejemplo" es el subdominio.

Si su organización actualiza una lista de autorizaciones para direcciones de correo electrónico, puede actualizar su lista de autorizaciones para incluir correos electrónicos desde los siguientes dominios para garantizar que recibe correos electrónicos enviados desde el dominio raíz de sap.com y los subdominios del dominio raíz de sap.com:

• @info.sap.com

• @mail.sap.com

• @*sap.com

  • Si su configuración interna lo permite, añadir @*sap.com puede minimizar la necesidad de futuras actualizaciones permitiendo todos los correos electrónicos del dominio sap.com y de los subdominios del dominio sap.com. Por ejemplo, si la lista de elementos permitidos incluye @*sap.com, no necesita agregar @info.sap.com o @mail.sap.com porque @*sap.com abarca esos subdominios.

Los siguientes tipos de comunicaciones por correo electrónico de las soluciones SAP Concur no se ven afectadas por este cambio:

• Comunicación 1:1 por correo electrónico que tiene con su equipo de cuenta de SAP Concur u otros representantes de SAP. Estos correos electrónicos seguirán viniendo de @sap.com.

• Correos electrónicos del sistema (por ejemplo, autorizaciones de informes de gastos y reservas de viajes) provenientes de concursolutions.com, tripit.com u otros productos y soluciones de SAP Concur

• Actualizaciones de soporte de SAP Concur (como las notificaciones de casos)

Propósito comercial/beneficio del cliente: El cumplimiento de DMARC proporciona una mejor seguridad para los correos electrónicos enviados por SAP a sus clientes.

Servicio de dietas de viaje

Para los clientes que utilizan el nuevo servicio de dietas de viaje (TAS) cuando se crea un nuevo paquete configurable genérico, este incluirá Imprevistos en la lista de categorías de deducción disponibles.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio permite una mayor flexibilidad al crear paquetes personalizados.

Entidades de prueba

Cuando los usuarios finales, aprobadores, procesadores y administradores inicien sesión en una entidad de prueba de SAP Concur, verán que el banner global en la parte superior de la página ha cambiado y que el marco web de la IU tiene un color único e identificativo.

Antes de implementar este cambio, los usuarios que iniciaban sesión solo veían un banner global azul en la parte superior de la página. Es posible que los usuarios hayan tenido problemas para distinguir entre el entorno de prueba y el entorno de producción.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Todos los usuarios de SAP Concur ahora ven una diferencia más clara entre la entidad de prueba y la entidad de producción. Estos cambios ayudan a los usuarios a distinguir claramente entre entidades de prueba y de producción. Estas modificaciones también pueden reducir la probabilidad de iniciar sesión en la entidad incorrecta y realizar tareas críticas como las actualizaciones de configuración y las modificaciones de datos.

Administración de servicios web

A partir del lunes, 4 de octubre de 2021, la longitud del nombre de usuario y la contraseña asociados con un conector de la aplicación debe tener al menos 10 caracteres y no más de 50. Para evitar interrupciones en los rótulos a través de conexiones de aplicación, los nombres de usuario y las contraseñas que no cumplan estos requisitos deben actualizarse antes del lunes, 4 de octubre de 2021.

Un administrador con el rol de administrador de la empresa o de administrador de servicios web puede actualizar los nombres de usuario y las contraseñas de la conexión de la aplicación.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Aplicar restricciones de longitud de contraseña y de nombre de usuario mejora los estándares de seguridad para los rótulos realizados a través del conector de la aplicación.

Centro de aplicaciones

Las soluciones SAP Concur estén encantadas de anunciar que tienen previsto integrar Amazon Business con SAP Concur el 2 de agosto de 2021. Gracias a esta integración, las empresas ahora pueden ofrecer a sus empleados, que compran productos a través de Amazon Business, la capacidad de añadir sus gastos a un informe de gastos, ver el recibo electrónico y luego enviarlo, en lugar de tener que importar recibos o rellenar formularios para cada gasto.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta integración permite a los empleados comprar fácilmente artículos a través de Amazon Business y luego enviar sus gastos a Concur Expense.

Importación de empleado

Se va a añadir un nuevo conjunto de registros de importación de empleados, Importación de la cuenta bancaria de detalles suplementarios de EFT, al trabajo de importación de empleados nocturno. Este nuevo conjunto de registros está en el nivel de registro 820, e incluye informes idénticos como los que se encuentran en los registros del nivel 810, con la adición de campos y validaciones para la información que será necesaria en el futuro.

Los siguientes son los campos suplementarios que aparecen solo en el registro 820:

• Campo 20: Número de teléfono (opcional)

• Campo 21: Fecha de nacimiento (opcional)

• Campo 22: Línea de dirección postal del banco 1 (opcional)

• Campo 23: Línea de dirección postal del banco 2 (opcional)

• Campo 24: Ciudad de la dirección postal del banco (opcional)

• Campo 25: Región de la dirección postal del banco (opcional)

• Campo 26: Código postal (opcional)

Se añadirán las siguientes validaciones específicas de moneda adicionales para el dólar canadiense (CAD) y el nuevo peso de México (MXN):

• La dirección personal (campos 11 a 15) será obligatoria para CAD

• El número de identificación bancaria (BIN) (campo 4) y TAXID (campo 17) serán obligatorios y deben proporcionarse para MXN, donde BIN es un código SWIFT de 8 u 11 caracteres y el ID fiscal es el código RFC (13 caracteres, por ejemplo: MALA780724988) o el código CURP (18 caracteres, por ejemplo: GOJO601228HVZRML07).

Propósito comercial/beneficio del cliente: Concur Expense debe contener toda la información que puede ser necesaria para el procesamiento de pagos.

Kilometraje

SAP Concur continúa trabajando en este cambio. En la siguiente versión, se eliminará esta información. Cuando este cambio se acerque a la fecha de lanzamiento, esta información volverá a aparecer en el documento de notas de la versión.

Otros

A partir del 1 de agosto de 2021, los usuarios finales de Concur Expense verán una nueva encuesta al enviar los informes de gastos.

Actualmente, después de enviar un informe de gastos, aparece un mensaje pidiendo de forma intermitente al usuario que califique su experiencia con 1 a 5 estrellas. A partir del 1 de agosto, después de enviar un informe de gastos, aparecerá de forma intermitente una breve encuesta que permitirá al usuario proporcionar comentarios sobre su experiencia.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La nueva encuesta recopilará comentarios más útiles que pueden utilizar los equipos de producto de SAP Concur para priorizar y mejorar las funciones que ofrecen.

Extracto contable estándar

En el extracto de contabilidad estándar (SAE), actualmente el valor del campo PAID_DATE puede ser la fecha en la que se extrae el informe o la fecha en la que se confirma el pago. Tenemos previsto modificar el SAE (versiones 2 y 3) para que esta fecha sea siempre la fecha en la que se extrae el informe y no se sobrescriba el valor con la fecha de recepción de la confirmación de pago.

En próximas notas de la versión se proporcionará más información.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio pretende mejorar los análisis y otros casos de uso para cualquiera que dependa del valor en este campo.