Gestionar la configuración de presupuestos

La configuración de presupuestos está disponible para usuarios con el rol de administrador de presupuestos.

Para las ediciones profesionales, los usuarios también necesitan tener el rol de Administrador de configuración de facturas (restringido), Administrador de configuración de gastos (restringido) o Administrador de configuración de solicitud (restringido).

Configuración	Descripción
Zona horaria (solo aparece para los usuarios internos de Concur)	Esta configuración determina exactamente cuándo se inicia el primer día del año y cuándo finaliza el último día del año. Cuando el primer usuario administrador crea un año fiscal, se registrará y esta configuración mostrará la zona horaria del lugar en el que se encuentra el usuario. Solo Concur puede modificar esta configuración. Póngase en contacto con el servicio de asistencia de Concur para crear una solicitud de servicio.
Alertar de porcentaje límite	Si un presupuesto alcanza un porcentaje determinado (80 % por defecto), el propietario o autorizador del presupuesto verá un indicador visual amarillo cuando se supere dicho límite.
Controlar el porcentaje límite	Si un presupuesto alcanza un porcentaje determinado (100 % por defecto), el propietario o autorizador del presupuesto verá un indicador visual rojo cuando se supere dicho límite.
Enviar notificaciones de límite de alerta	Cuando esta opción está seleccionada (habilitada), los propietarios de presupuestos recibirán una alerta por correo electrónico cuando su presupuesto supere el límite de alerta de presupuesto.
Enviar notificaciones de límite de control	Cuando esta opción está seleccionada (habilitada), los propietarios de presupuestos recibirán una alerta por correo electrónico cuando su presupuesto supere el límite de alerta de presupuesto o el límite de control.
Limitar notificaciones para presupuestos anteriores	Cuando esta opción está seleccionada (habilitada), los propietarios de presupuestos no recibirán notificaciones por correo electrónico de los datos antiguos, solo de períodos anteriores, actuales y futuros. Esto significa que al seleccionar esta opción, se enviarán menos notificaciones por correo electrónico.
Administrador de presupuesto alternativo	Si el usuario no ha introducido un aprobador en el campo Su administrador de presupuesto en Aprobadores de facturas o Aprobadores de gastos en Configuración del perfil, el sistema utilizará el aprobador seleccionado en la lista Administrador de presupuesto alternativo. Están disponibles las siguientes opciones: Responsable de presupuesto Administrador de viajes Aprobador de facturas Aprobadores de gastos NOTA: Para ver la lista Administrador de presupuesto alternativo, debe seleccionar (activar) la opción Habilitar filtrado por administrador de presupuesto en la página Configuración de presupuesto.
Mostrar gastos no enviados (solo Gastos)	Los administradores pueden seleccionar (activar) una de las siguientes opciones: No mostrar los importes de gastos no enviados Mostrar los importes de gastos no enviados como pendientes Mostrar el saldo de gastos no enviado Para obtener más información sobre estas opciones, consulte la sección Mostrar gastos no enviados a continuación de esta tabla.
Incluir importe pendiente en el cálculo de importe restante	Las empresas que deseen incluir el importe pendiente en el importe restante calculado deberían seleccionar esta configuración (habilitar). Esto significa que el importe pendiente se resta del importe restante. Si la configuración está seleccionada (habilitada), el importe restante es igual al importe de presupuesto menos el importe gastado y el importe pendiente. En este escenario, los clientes normalmente desean que el importe disponible refleje una vista realista de lo que queda por gastar y estiman que la mayoría de los elementos pendientes se aprobarán. Si la configuración está borrada (desactivada), el importe restante es igual al importe de presupuesto menos el importe gastado. En este escenario, los clientes normalmente quieren que el importe restante refleje el importe sobre el que aún tienen control. Los elementos de gastos pendientes pueden rechazarse.
Activar captura de presupuesto para solicitud	El administrador puede seleccionar (activar) esta casilla de verificación para activar la captura de presupuesto para Solicitud.
Activar captura de presupuesto para Gastos	El administrador puede seleccionar (activar) esta casilla de verificación para activar la captura de presupuesto para Gastos.
Activar captura de presupuesto para Solicitud de compra	El administrador puede seleccionar (activar) esta casilla de verificación para activar la captura de presupuesto para solicitudes de compra.
Activar captura de presupuesto para Factura	El administrador puede seleccionar (activar) esta casilla de verificación para activar la captura de presupuesto para Factura.
Marcar los elementos de presupuesto de solicitud como gastados después de la aprobación de la solicitud (Solo Solicitud)	El administrador puede seleccionar (activar) esta casilla de verificación para que los elementos de solicitud de presupuesto se marquen como gastados cuando se haya aprobado la solicitud. Esto significa que la solicitud se moverá de pendiente a gastado.
Marcar las solicitudes de compra como gastadas después de la aprobación del procesador (Solo las solicitudes de compra dentro de factura)	El administrador puede seleccionar (activar) esta casilla de verificación para que la solicitud de compra se marque como gastada cuando el procesador la apruebe. La solicitud de compra permanecerá marcada como gastada hasta que se coincida con una factura. Esto significa que el sistema reconoce la aprobación de autorización previa como la aprobación final.
Habilitar filtrado por administrador de presupuesto	El administrador puede seleccionar (activar) esta casilla de verificación para que la pestaña Filtrar por administradores (opcional) aparezca en la pestaña elementos de presupuesto. Cuando el administrador selecciona esta opción, los gastos se capturan en función de la jerarquía de administradores. Si el administrador deja esta opción desactivada, los gastos se capturarán teniendo en cuenta las configuraciones del os campos categorías de presupuesto y seguimiento de presupuestos y la jerarquía de gestor se ignorará aunque se haya configurado. Esta configuración está borrada (desactivada) por defecto.
Use la cantidad neta de gastos (solo Concur Expense)	El administrador puede seleccionar (habilitar) esta casilla de verificación para que la cantidad reclamada se reste de la cantidad bruta, es decir, para que los informes de gastos se consuman con impuestos. Esto es útil en países donde las empresas pueden reclamar impuestos de los informes de gastos, por ejemplo, países que usan el IVA.
Usar importe neto de factura (solo Concur Invoice)	El administrador puede elegir si se debe consumir el importe neto o bruto de la factura. La opción está seleccionada de forma predeterminada. Si el administrador desea incluir impuestos y gastos de expedición, la opción debe desmarcarse (desactivada).
Activar intervalo de fechas del tipo de período del presupuesto	El administrador puede seleccionar (activar) esta casilla de verificación para permitir los elementos de presupuesto basados en los intervalos de fechas en lugar de ejercicio fiscal y período contable. Cuando el administrador selecciona esta opción, las páginas Añadir elemento de presupuesto y Modificar elemento de presupuesto muestran el valor Intervalo de fechas en el campo Tipo de período. Si el administrador selecciona el intervalo de fechas para el elemento de presupuesto, la página muestra los campos Fecha de inicio y Fecha de fin. La plantilla de importación de elemento de presupuesto muestra las columnas fecha de inicio y fecha de fin.
Activar ajustes del propietario de presupuesto	El administrador puede seleccionar (activar) esta casilla de verificación para permitir que los propietarios de presupuesto añadan ajustes a un presupuesto. Si el administrador selecciona esta opción, los propietarios de presupuesto verán una nueva opción Añadir ajustes en el Panel de control de presupuesto que les permitirá añadir un ajuste a un presupuesto. NOTA: El administrador de presupuestos también puede añadir ajustes al presupuesto en el Panel de control de presupuesto.

Mostrar gastos no enviados (solo Gastos)

La opción Mostrar gastos no enviados en configuración de presupuesto permite a los responsables de presupuesto ver el saldo de las posiciones de gastos que no se han enviado todavía y es una combinación de los informes de gastos no enviados y los gastos disponibles que no están vinculados a un informe de gastos. La configuración tiene tres opciones que controlan qué pueden ver los responsables de presupuesto en el panel de control de presupuesto y cuando hacen clic en el enlace Ver presupuesto en Gastos.

La tabla siguiente describe las opciones disponibles para la configuración Mostrar gastos no enviados.

Mostrar la configuración de gastos no enviados	Descripción
No mostrar los importes de gastos no enviados	Si el administrador selecciona esta opción, los importes no cargados no aparecen en los paneles de control de presupuesto. Esta opción es el valor predeterminado. Puede que los clientes deseen seleccionar esta opción cuando estiman que menos del 80% de los gastos e informes de gastos no enviados disponibles coinciden correctamente con un presupuesto. Con este umbral, el importe no cargado se convierte en menos valioso y debe ser confuso para los responsables de presupuesto individuales. NOTA: Es posible que los gastos disponibles no dispongan de suficiente información para que se relacionen correctamente. Los informes de gastos no enviados pueden estar en diferentes fases desde creados hasta actualizados completamente y listos para enviar.
Mostrar los importes de gastos no enviados como pendientes	Si el administrador selecciona esta opción, los gastos disponibles y los gastos no enviados se incluyen en el importe visible pendiente en los paneles de control de presupuesto y en la vista dentro de transacción (a través del enlace Ver presupuesto). Puede que los clientes deseen seleccionar esta opción cuando estiman que el 95% o más de los gastos e informes de gastos no enviados disponibles coinciden correctamente con un presupuesto. NOTA: Cuando el administrador selecciona esta opción, las transacciones con tarjeta de crédito y los extractos de facturación no se mostrarán en la cesta de presupuesto Pendiente. En su lugar, estas transacciones se visualizarán en la cesta de presupuesto Gastado.
Mostrar el saldo de gastos no enviado	Si el administrador selecciona esta opción, los gastos se mostrarán en el importe visible no cargado en el panel de control de presupuesto y en la vista dentro de transacción (a través del enlace Ver presupuesto). Puede que los clientes deseen seleccionar esta opción cuando estiman que 80-95% de los gastos e informes de gastos no enviados disponibles coinciden correctamente con un presupuesto. NOTA: Cuando el administrador selecciona esta opción, las transacciones con tarjeta de crédito y los extractos de facturación no se mostrarán en la cesta de presupuesto no cargado. En su lugar, estas transacciones se visualizarán en la cesta de presupuesto Gastado.

Mostrar la configuración de gastos no enviados

Descripción

No mostrar los importes de gastos no enviados

Si el administrador selecciona esta opción, los importes no cargados no aparecen en los paneles de control de presupuesto.

Esta opción es el valor predeterminado.

Puede que los clientes deseen seleccionar esta opción cuando estiman que menos del 80% de los gastos e informes de gastos no enviados disponibles coinciden correctamente con un presupuesto. Con este umbral, el importe no cargado se convierte en menos valioso y debe ser confuso para los responsables de presupuesto individuales.

NOTA: Es posible que los gastos disponibles no dispongan de suficiente información para que se relacionen correctamente. Los informes de gastos no enviados pueden estar en diferentes fases desde creados hasta actualizados completamente y listos para enviar.

Mostrar los importes de gastos no enviados como pendientes

Si el administrador selecciona esta opción, los gastos disponibles y los gastos no enviados se incluyen en el importe visible pendiente en los paneles de control de presupuesto y en la vista dentro de transacción (a través del enlace Ver presupuesto).

Puede que los clientes deseen seleccionar esta opción cuando estiman que el 95% o más de los gastos e informes de gastos no enviados disponibles coinciden correctamente con un presupuesto.

NOTA: Cuando el administrador selecciona esta opción, las transacciones con tarjeta de crédito y los extractos de facturación no se mostrarán en la cesta de presupuesto Pendiente. En su lugar, estas transacciones se visualizarán en la cesta de presupuesto Gastado.

Mostrar el saldo de gastos no enviado

Si el administrador selecciona esta opción, los gastos se mostrarán en el importe visible no cargado en el panel de control de presupuesto y en la vista dentro de transacción (a través del enlace Ver presupuesto).

Puede que los clientes deseen seleccionar esta opción cuando estiman que 80-95% de los gastos e informes de gastos no enviados disponibles coinciden correctamente con un presupuesto.

NOTA: Cuando el administrador selecciona esta opción, las transacciones con tarjeta de crédito y los extractos de facturación no se mostrarán en la cesta de presupuesto no cargado. En su lugar, estas transacciones se visualizarán en la cesta de presupuesto Gastado.

La segunda y la tercera opción en la tabla anterior dan a los responsables de presupuesto una indicación de cómo están gastando realmente los presupuestos y qué deben hacer en la planificación de los presupuestos en adelante.

Además, cuando el administrador ha seleccionado la segunda o tercera de estas opciones, la columna Empleado se muestra en la pestaña Asignación de campo de presupuesto en la pestaña Campos de seguimiento de presupuestos de configuración de presupuesto.