Ayuda de administración de Concur Invoice Professional Edition

Resumen de administración de Analysis/Intelligence Professional Edition de abril de 2017

Última actualización: 25 de abril de 2017

Cambios en el modelo

Nuevos campos: Campos de información del invitado

Con esta versión, existen nuevos campos de información del invitado en Expense.

DESCRIPCIÓN: Estos campos permiten a los usuarios introducir detalles y gastos de los usuarios invitados.

Los nuevos campos de información del invitado se ubican en las siguientes carpetas:

  • Expense > Listas > Información del invitado
  • Expense > Listas > Información del invitado > Claves
  • Expense > Informes de gastos > Información de encabezado del informe > Claves
Nuevos campo: Identificador fiscal del proveedor

Con esta versión, existe un nuevo campo de información sobre el comerciante en Expense.

DESCRIPCIÓN: Este campo permite a los usuarios introducir el identificador fiscal de los comerciantes asociados a las transacciones con tarjeta de crédito. El campo Identificador fiscal del proveedor permite que los usuarios introduzcan la información fiscal necesaria para cumplir con sus obligaciones fiscales para el procesamiento fiscal corporativo.

El nuevo campo sobre el comerciante se ubica en la siguiente carpeta:

  • Expense > Informes de gastos > Información de asiento
Nuevos campo: ID de comerciante

Con esta versión, existe un nuevo campo de información sobre el comerciante en Expense.

DESCRIPCIÓN: Este campo permite a los usuarios introducir el identificador de los comerciantes asociados a las transacciones con tarjeta de crédito.

El nuevo campo sobre el comerciante se ubica en la siguiente carpeta:

  • Expense > Informes de gastos > Tarjeta de crédito > Transacciones con tarjeta de crédito

Cambios en el informe

Nuevo informe de tarjetas facturadas de la empresa Conciliación de transacción facturada de la empresa (mes de calendario)

Los clientes de Analysis e Intelligence pueden utilizar el nuevo informe Conciliación de transacción facturada de la empresa (mes de calendario) para ver un resumen de las transacciones de Extracto de facturación de empresa facturadas en un periodo como ayuda para conciliar transacciones de tarjeta de compra.

UBICACIÓN DEL INFORME

El informe se encuentra aquí:

  • Analysis - Informes estándar ‎> Tarjetas facturadas de la empresa
  • Intelligence - Informes estándar ‎> Tarjetas facturadas de la empresa
Nuevo informe de facturas: Resumen de asistentes

Los clientes de Analysis y Intelligence pueden utilizar el nuevo informe Resumen de asistentes para ver un resumen de los gastos de los asistentes por tipo de gasto, instancia y grupo y moneda del informe.

El informe Resumen de asistentes proporciona uno o varios años de estadísticas. Esto permite realizar análisis de tendencias a largo plazo sobre el dinero gastado por un empleado para cubrir los gastos de otros empleados, clientes que no son empleados o posibles clientes.

UBICACIÓN DEL INFORME

El informe se encuentra aquí:

  • Analysis - Informes estándar ‎> Facturas
  • Intelligence - Informes estándar ‎> Facturas
Nuevo panel de control personal: Resumen de administración de la factura (Intelligence)

El panel de control Resumen de administración de la factura proporciona métricas clave para las solicitudes de pago (facturas) y las solicitudes de compra de su empresa y permite consultar de forma rápida los ciclos de vida de solicitudes de pago y compra. El panel de control puede ayudarle a hacer un seguimiento de la tendencia que marcan las métricas y el impacto en el flujo de efectivo, además de ayudarle a evaluar la necesidad de cambios en el proceso de compra para optimizarlo y optimizar el flujo de efectivo.

FUNCIONES DEL PANEL DE CONTROL

Cuentas a pagar de maduración

La sección Cuentas a pagar de maduración permite visualizar las cuentas a pagar pendientes (no pagadas) agrupadas en días según la fecha de las facturas. Las facturas no pagadas se agrupan en incrementos de 30 días, hasta 90 días. Las facturas no pagadas anteriores a 90 días se agrupan en la barra 90>. A la derecha del gráfico de barras se indica el número total de facturas no pagadas y el importe total que se debe por estas facturas no pagadas actualmente en Facturas. El gráfico de barras solo incluye las facturas no pagadas que han vencido.

Los datos de la sección Cuentas a pagar de maduración coincide con los datos del informe Facturas existente: Informe de maduración de solicitudes El cálculo de la maduración es la diferencia entre los valores de campo Fecha de factura y Fecha actual. Los importes en dólares se basan en el campo Importe aprobado.

La información de esta sección puede ayudar a administrar el flujo de efectivo y determinar si existen cuentas a pagar pendientes que hayan vencido y precisen atención.

Al colocar el puntero sobre una barra, se muestra el periodo de tiempo de maduración de factura de la barra y el importe total de dinero asociado a las facturas no pagadas del periodo de tiempo.

Gasto total de factura

La sección Gasto total de factura permite visualizar el gasto total de factura por trimestre hasta la fecha. El gasto se deriva de facturas con el estado Pagado.

La información de esta sección puede ayudar a realizar una previsión de los presupuestos y los gastos.

Al colocar el puntero sobre una barra, se muestra trimestre y el gasto total de factura hasta la fecha para el trimestre seleccionado. A la derecha del gráfico de barras se indica el gasto total de factura hasta la fecha.

Gasto con orden de compra vs. sin orden de compra

La sección Gasto con orden de compra vs. sin orden de compra permite visualizar el gasto con orden de compra frente al gasto sin orden de compra por trimestre hasta la fecha. El gasto con orden de compra se obtiene de facturas que tienen un estado Pagado y que cuentan con un número de orden de compra asociado. El gasto sin orden de compra se obtiene de facturas que tienen un estado Pagado y que no cuentan con un número de orden de compra asociado.

La información de esta sección puede utilizarse para ayudar a evaluar los gastos con órdenes de compra y determinar cuál es el mejor enfoque para gestionar más gastos en el sistema de órdenes de compra.

Al colocar el puntero sobre el segmento de una barra, se muestra si el gasto del segmento es un gasto con orden de compra (Gasto con orden de compra) o un gasto sin orden de compra (Gasto sin orden de compra), el trimestre y el porcentaje de gastos con o sin orden de compra del trimestre hasta la fecha.

10 proveedores principales

La sección 10 proveedores principales permite visualizar los 10 proveedores principales de la empresa con el gasto total de factura más elevado hasta la fecha. La sección 10 proveedores principales también muestra las condiciones de pago y el promedio de días para pagar de los 10 proveedores principales. El valor Gasto total es el gasto del año hasta la fecha en base a las facturas con estado Pagado. El valor Prom. días para pagar se calcula mediante la fecha de la factura y la fecha del pago.

La información de esta sección puede ayudar a negociar las mejores tarifas y condiciones con sus proveedores y a determinar si el flujo de efectivo se maximiza en caso de no pagar las facturas demasiado pronto, en base a sus condiciones de pago.

Tendencia de gasto por tipo de gasto

La sección Tendencia de gasto por tipo de gasto permite visualizar el gasto por trimestre hasta la fecha de los cinco tipos principales de gasto de factura. El gasto del resto de tipos de gasto de factura se incluyen en la categoría Otros. El gasto por tipo de gasto se obtiene de facturas con el estado Pagado.

La información de esta sección puede ayudar a realizar una previsión y a presupuestar los gastos.

Al colocar el puntero sobre un segmento de tipo de gasto de una barra, se muestra el tipo de gasto de factura, trimestre y porcentaje del gasto de las facturas pagadas asociado al tipo de gasto del trimestre hasta la fecha.

Método de pago

La sección Método de pago permite visualizar el gasto por trimestre hasta la fecha de cada método de pago utilizado para pagar facturas. El gasto por método de pago se obtiene de facturas con el estado Pagado.

La información de esta sección puede ayudar a optimizar los gastos de sus programas de tarjeta de crédito.

Al colocar el puntero sobre un segmento de método de pago de una barra, se muestra el método de pago, trimestre y porcentaje de facturas pagadas mediante el método de pago.

Adopción de orden de compra

La sección Adopción de orden de compra permite visualizar el índice de adopción, representado como porcentaje, de su sistema de órdenes de compra por trimestre hasta la fecha. El índice de adopción de orden de compra se define como el porcentaje de facturas que cuentan con un número de orden de compra asociado en comparación con el número total de facturas.

La información de esta sección puede ayudar a evaluar el índice de adopción de orden de compra y determinar cuál es el mejor enfoque para gestionar más gastos en el sistema de órdenes de compra.

TEXTO DE INFORMACIÓN

Cada sección del panel de control Resumen de administración de la factura incluye el icono de información. Al hacer clic en el icono, se abre un texto de información acerca del cálculo de la sección y el enlace Más información. El enlace Más información abre la guía Chapter 16: Folder – Persona Dashboards in the Standard Reports by Folder (solo inglés) en una ventana diferente.

INFORMES ESPECÍFICOS

Cada sección del panel de control Resumen de administración de la factura incluye el icono específico del informe. Al hacer clic en el icono, se abre la lista de los informes asociados a la sección.

Al seleccionar un informe de la lista, se abre el informe en una ventana diferente.

UBICACIÓN DEL PANEL DE CONTROL

El panel de control personal se encuentra aquí:

  • Analysis - Informes estándar ‎> Facturas

El panel de control Resumen de administración de la factura se encuentra aquí:

  • Intelligence - Informes estándar ‎> Paneles de control personal > Resumen de administración de la factura

UBICACIÓN DE LOS INFORMES DE FACTURA DISPONIBLES DESDE EL PANEL DE CONTROL

Todos los informes específicos que puede ver desde el panel de control Resumen de administración de la factura, salvo el informe Gasto de factura por método de pago y proveedor - Detalles, se encuentran aquí:

  • Intelligence - Informes estándar ‎> Facturas

El informe Gasto de factura por método de pago y proveedor - Detalles se encuentra aquí:

  • Intelligence - Informes estándar ‎> Paneles de control personal > Resumen de administración de la factura > Informes detallados

Para obtener más información acerca del panel de control Resumen de administración de la factura, consulte la guía Chapter 16: Folder – Persona Dashboards in the Standard Reports by Folder (solo inglés).

Panel de control personal actualizado: Resumen del administrador del departamento (Intelligence)

Se han llevado a cabo algunas actualizaciones en el panel de control Resumen del administrador del departamento y su informe específico Detalles de gastos del trimestre actual para que tanto el panel de control como el informe sean mas precisos.

Cambios en el panel de control Resumen del administrador del departamento:

  • Cálculo de acumulación: Se ha actualizado el cálculo de la acumulación para la sección Gasto del trimestre actual para calcular correctamente los valores de los diferentes tipos de acumulaciones. Anteriormente, en ciertos escenarios, las acumulaciones no se incluían correctamente.
  • Excepciones de política por empleado (ficha Informes de gastos): En la sección Excepciones de política por empleado del panel de control, el nombre de la columna Importe total de excepción se cambió a Valor total de excepciones. El valor de la columna Valor total de excepciones se calcula multiplicando el valor del campo Número de excepciones por el valor del campo Nivel de excepción.

Cambios en el informe específico Detalles de gastos del trimestre actual:

  • El cálculo del informe específico Detalles de gastos del trimestre actual se ha modificado para que coincida con la lógica empresarial utilizada por el panel de control Resumen del administrador del departamento.

UBICACIÓN DEL PANEL DE CONTROL

Puede acceder al panel de control Resumen del administrador del departamento desde la página Menú de acceso rápido del panel de control personal haciendo clic en Administrador del departamento.

El panel de control personal se encuentra aquí:

  • Intelligence - Informes estándar ‎> Paneles de control personal

El panel de control Resumen del administrador del departamento se encuentra aquí:

  • Intelligence - Informes estándar ‎> Paneles de control personal > Resumen del administrador del departamento

Para obtener más información acerca del panel de control Resumen del administrador del departamento, consulte la guía Chapter 16: Folder – Persona Dashboards in the Standard Reports by Folder (solo inglés).

Panel de control premium actualizado: Panel de control del administrador (Intelligence)

El panel de control del administrador ahora incluye categorías de gasto adicionales para comidas y hoteles.

Para las comidas, el panel de control ahora utiliza las siguientes categorías de gasto y códigos de categoría de gasto:

Código de categoría de gasto

Nombre de categoría de gasto

MEAL

Comida

MEALA

Comida – Incluir en recuento la dieta de comida diaria

MEALN

Comida – No incluir en recuento la dieta de comida diaria

Para los hoteles, el panel de control ahora utiliza las siguientes categorías de gasto y códigos de categoría de gasto:

Código de categoría de gasto

Nombre de categoría de gasto

LODGA

Alojamiento – Controlar el gasto en tarifa de habitación

LODGN

Alojamiento – No controlar el gasto en tarifa de habitación

Anteriormente, el panel del administrador solo incluía una categoría de comida: Comida y una categoría de hotel: Alojamiento – Controlar el gasto en tarifa de habitación.

UBICACIÓN DEL PANEL DE CONTROL

El panel de control premium se encuentra aquí:

  • Intelligence - Informes estándar ‎> Paneles de control premium

El panel de control del administrador se encuentra aquí:

  • Intelligence - Informes estándar ‎> Paneles de control premium > Análisis accionable > Panel de control del administrador
  • Insight Premium - Informes estándar > Análisis accionable

Para obtener más información acerca del panel de control del administrador, consulte la guía Analysis/Intelligence: Actionable Analytics User Guide (solo inglés).

**PRÓXIMAMENTE** Cambios en los avisos para los informes de detalles y resumen de gastos principales de proveedor de factura

Los informes Gastos principales de proveedor de factura - Detalles y Gastos principales de proveedor de factura - Resumen pronto tendrán nuevos avisos en la página Avisos. Los nuevos avisos incluirán avisos para Fecha del proceso de pago e Incluir solo elementos pagados. Estos cambios se han llevado a cabo para permitir que estos informes se utilicen como informes específicos para el panel de control Resumen de administración de la factura.

UBICACIÓN DE LOS INFORMES

El informe Gastos principales de proveedor de factura - Detalles se encuentra aquí:

  • Intelligence - Informes estándar ‎> Facturas

El informe Gastos principales de proveedor de factura - Resumen se encuentra aquí:

  • Analysis - Informes estándar ‎> Facturas
  • Intelligence - Informes estándar ‎> Facturas

Otros cambios

Fecha de ejecución de la tarea de asiento de diario para los pagos manuales

Actualmente, cuando un asiento de diario de la base de datos de informes se marca como pagado manualmente, el ID de ejecución de tarea se establece automáticamente como ejecución de tarea 1 y la fecha asociada de ejecución de tarea se establece en 1-1-2003. Con esta versión, la fecha de ejecución de tarea de un asiento de diario marcado como pagado manualmente ahora se establece en nula (vacía).

Finaliza el soporte para el protocolo de cifrado de TLS v 1.0 – FECHA CAMBIADA PARA EL CENTRO DE DATOS DE EE.UU.

Tenga en cuenta estas fechas:

- Centro de datos de la UE: Finalizó el martes 4 de abril de 2017

- Centro de datos de EE.UU.: CAMBIADO AL miércoles 31 de mayo de 2017

Concur ha anunciado que finalizará su ciclo de soporte de la versión 1.0 del protocolo de cifrado TLS y que seguirá ofreciendo soporte para las versiones más seguras 1.1 y 1.2 de TLS. El protocolo TLS permite que las comunicaciones se realicen de forma segura entre un teléfono o equipo y un servicio basado en la nube.

Tenga en cuenta que, dado que menos de un 1% de los usuarios de Concur inician sesión en Concur Solutions mediante navegadores o teléfonos limitados a la versión 1.0, tan solo un pequeño número de usuarios se ven afectados por esta interrupción del soporte.

TENGA EN CUENTA QUE LA NUEVA FECHA DE FINALIZACIÓN DEL SOPORTE ES EL MES DE MAYO

Hemos cambiado la fecha para ofrecer a nuestros clientes el tiempo suficiente para que comprendan y realicen los cambios manuales necesarios en la configuración de seguridad de su navegador. Estos cambios se detallarán en una próxima versión del servicio.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Concur efectuará este paso después de tener en cuenta cuidadosamente la seguridad del cliente y la facilidad de actualización de las versiones 1.1 y 1.2, más nuevas y seguras. Este plan de fin de vigencia de TLS v 1.0 garantiza que los clientes que se están comunicando con los servicios de Concur de forma segura utilicen TLS v. 1.1 y versiones posteriores.

El soporte del navegador Microsoft IE v.10 finaliza el 18 de agosto de 2017 - Banner

Después de que Concur haya finalizado la vigencia de TLS 1.0 en concursolutions.com, Internet Explorer 10 quedará obsoleto en agosto de 2017. Microsoft dejó de ofrecer soporte para Internet Explorer 10 a partir del 12 de enero de 2016.

En abril de 2017, se añadirá un banner en Concur para notificar a los usuarios que todavía utilicen Internet Explorer 10 que no se dará soporte a la versión de su navegador y que deben actualizar a Internet Explorer 11.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La actualización a Internet Explorer 11 permitirá que las empresas utilicen un navegador de Microsoft soportado que, por defecto, de soporte a TLS 1.2.

**PRÓXIMAMENTE** Calendario fiscal mejorado

Pronto Concur ofrecerá un calendario fiscal mejorado para Analysis/Intelligence. Un calendario fiscal permite que las organizaciones puedan definir sus periodos contables independientemente del año del calendario estándar. Muchas organizaciones definen sus propios calendarios para modelar los informes financieros de modo que reflejen las temporadas de su negocio para comparar los resultados con competidores directos y evitar la ocupada temporada de fin de año de enero.

PRÓXIMOS CAMBIOS PARA ANALYSIS E INTELLIGENCE

Con la versión del calendario fiscal mejorado, los administradores de BI podrán crear un presupuesto que se alinee con los trimestres fiscales. Actualmente, los administradores de BI solo pueden alinear sus presupuestos con los trimestres del calendario.

Con este cambio, habrán mejoras adicionales. Por ejemplo, Concur actualizará diferentes informes y paneles de control estándar existentes, incluidos los paneles de control Resumen del administrador del departamento y Resumen de administración de gastos, de modo que puedan alinearse con el año fiscal de la empresa.

Concur también mejorará la alerta e informe Porcentaje de presupuesto del análisis accionable para que se envíen al administrador de BI al alcanzar el porcentaje de presupuesto definido en un trimestre fiscal (para empresas que han especificado un calendario fiscal). Actualmente, se envían en base al trimestre natural.

En próximas notas de la versión, se ofrecerá información adicional.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función otorga a los clientes la flexibilidad para definir sus periodos de contabilidad independientemente del año del calendario estándar.

¿QUÉ VE EL ADMINISTRADOR?

El calendario fiscal mejorado está disponible en la herramienta Configuración de informes en Administración > Expense y Administración > Invoice.

Además, la ficha Configuración del calendario fiscal ahora se llama Calendar fiscal.

El calendario fiscal tiene cinco botones, que se describen en la siguiente tabla:

Botón

Descripción

Nuevo

Permite al administrador crear un nuevo calendario fiscal.

Modificar

Permite al administrador modificar un calendario fiscal existente.

Activar

Permite al administrador activar un calendario fiscal.

Desactivar

Permite al administrador desactivar un calendario fiscal.

Eliminar

Permite al administrador eliminar un calendario fiscal.

ACTIVACIÓN DE CONFIGURACIÓN/FUNCIÓN

Para acceder al calendario fiscal (Professional):

  1. Haga clic en Administración > Expense o Invoice > Configuración de informes (menú de la izquierda). Aparece la página Configuración de informes.

  2. Haga clic en la ficha Calendario fiscal.

Para obtener más información, consulte la guía Shared: Reporting Configuration Setup Guide.

Para acceder al calendario fiscal (Standard):

  1. Haga clic en Administración > Configuración de Expense o Configuración de Invoice > Configuración de informes. Aparece la página Configuración de informes.

  2. Haga clic en la ficha Calendario fiscal.

Para obtener más información, consulte la guía Shared: Reporting Configuration Setup Guide for Concur Standard Edition.

**PRÓXIMAMENTE** Cambios en la página Configuración de informes

El nombre de la ficha Configuración del administrador de Business Intelligence (BI) de la página Configuración de informes se cambiará por Preferencias. Además, se cambiará el nombre de las opciones del administrador de BI en la página para mejorar su legibilidad.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios mejorarán la usabilidad de la ficha y ampliarán su propósito para poder añadir configuraciones de preferencias en el futuro.

¿QUÉ VE EL ADMINISTRADOR?

Se cambiará el nombre de la ficha a Preferencias y el nombre de las configuraciones:

  • Se ha cambiado el nombre de la configuración Si es verdadero y el campo del administrador de BI está en blanco, utilice el aprobador de informes para el administrador de BI a Si el administrador de BI está en blanco, utilice el aprobador de informes para el administrador de BI.
  • Se ha cambiado el nombre de la configuración Permite ver el enlace a Cognos a aquellos usuarios cuyo campo Administrador de BI esté cumplimentado a Mostrar la opción de menú Informes para los administradores de BI.

UBICACIÓN DE LA FICHA PREFERENCIAS

Para acceder a la ficha Preferencias (Professional):

  1. Haga clic en Administración > Expense o Invoice > Configuración de informes (menú de la izquierda). Aparece la página Configuración de informes.

  2. Haga clic en la ficha Preferencias.

Para obtener más información, consulte la guía Shared: Reporting Configuration Setup Guide.

Para acceder a la ficha Preferencias (Standard):

  1. Haga clic en Administración > Configuración de Expense o Configuración de Invoice > Configuración de informes. Aparece la página Configuración de informes.

  2. Haga clic en la ficha Preferencias.

Para obtener más información, consulte la guía Shared: Reporting Configuration Setup Guide for Concur Standard Edition.

ACTIVACIÓN DE CONFIGURACIÓN/FUNCIÓN

Concur implementará este cambio en la versión de mayo. No habrán pasos de configuración o activación.

**PRÓXIMAMENTE** El soporte del navegador Microsoft IE v.10 finaliza el 18 de agosto de 2017

El soporte para los navegadores Microsoft Internet Explorer (IE) versión 10 en productos Concur finalizará el 18 de agosto de 2017. Concur recomienda a sus clientes que utilizan IE v.10 que actualicen este navegador a la versión más reciente de IE antes de esa fecha o que instalen y trabajen con otro navegador soportado.

IMPORTANTE: Además, este cambio es el resultado del que TLS 1.0 quedara obsoleto. La actualización a Internet Explorer 11 permitirá que las empresas utilicen un navegador de Microsoft soportado que, por defecto, de soporte a TLS 1.2.

Información general: Desde el 12 de enero de 2016, solo la versión de Internet Explorer más reciente disponible para un sistema operativo admitido recibe el soporte técnico y las actualizaciones de seguridad de Microsoft de acuerdo con su programa de ciclo de vida del producto (consultar en https://support.microsoft.com/en-us/gp/microsoft-internet-explorer).

Para obtener más información acerca de los navegadores soportados en los productos de Concur, consulte la sección acerca del soporte del navegador del documento Concur: Configuraciones admitidas de Travel y Expense - Versión del cliente.