Administración

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para los correos electrónicos salientes de nuestros servicios a los usuarios de SAP Concur. Debido a esto, las empresas que filtran el correo electrónico entrante según la dirección IP de envío deben añadir las nuevas direcciones IP a su lista de remitentes seguros para garantizar que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, el problema que se describe aquí solo afectaba a las empresas que utilizaban Concur Expense. A partir de enero, el correo electrónico de otros servicios de SAP Concur (por ejemplo, Travel y Concur Pay) pasará a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Seguiremos añadiendo otros servicios. Supervise las notas de versión para obtener más información sobre la programación de los cambios adicionales.

La columna de permiso de usuario de Amadeus ha quedado en desuso en el formato de importación de apéndices de viaje (tipo de registro 350) para las importaciones de usuarios y para las importaciones de empleados.

Esta columna permanece en el archivo plano y en el archivo de importación de Excel, pero ya no está activo y el sistema ignorará todos los valores que contenga.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio soporta el trabajo realizado por los equipos de desarrollo de Concur Travel.

Todas las empresas deben tomar las medidas necesarias para proteger la información personal o confidencial de sus empleados. Según las prácticas recomendadas de seguridad, recuerde que los campos personalizados no deben contener datos personales o confidenciales.

PASOS SIGUIENTES

Si su empresa actualmente utiliza campos personalizados para almacenar información personal o confidencial (por ejemplo, números de la seguridad social, nombres de miembros de la familia o cualquier otra información de identificación personal), debe planificar la eliminación de esta información de los campos existentes dentro del servicio y modificar la configuración actual.

Para obtener información adicional, consulte Preguntas más frecuentes (solo inglés).

Autenticación

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

La funcionalidad de inicio de sesión de compuesto permite a los usuarios utilizar un ID de inicio de sesión que no incluya un dominio para iniciar sesión en productos de SAP Concur.

Todos los usuarios que utilizan únicamente su nombre de usuario (por ejemplo: johndoe) para iniciar sesión, deberán usar su nombre de inicio de sesión de CTE más que el ID de inicio de sesión para iniciar sesión en los productos de SAP Concur.

Con esta versión, SAP Concur ya no admitirá las URL compuestas de la página de inicio de sesión. El URL típico para una página de inicio de sesión de compuesto incluye el nombre de la entidad (por ejemplo: entidad=pxxxxxxxxx) y tiene el siguiente aspecto: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Todos los clientes utilizarán la página Inicio de sesión estándar para acceder a los producto de SAP Concur. La página de inicio de sesión estándar es https://www.concursolutions.com/nui/signin.

IMPORTANTE.

Solo la porción orientada al usuario de inicios de sesión compuestos e vuelve obsoleta en este momento. La importación del empleado (programada, durante la noche) y la importación del usuario (a pedido, hoja de cálculo) no se ven afectadas. La importación se realizará correctamente y el nombre de usuario completo se formará tal como está actualmente. Cuando la información de inicio de sesión compuesta ya no se acepte en las importaciones, la información y las instrucciones se proporcionarán en las notas de la versión.

REPERCUSIONES EN LOS USUARIOS

Los usuarios que inician sesión en una página de inicio de sesión compuesta (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) y no utilizan la arroba (@) en su nombre de usuario tendrán que hacer clic en el enlace ¿Olvidó su nombre de usuario? De la página Inicio de sesión para recuperar su nombre de usuario sin asistencia (preferente) o contactar con el administrador de la empresa para obtener su Nombre de inicio de sesión CTE. Las contraseñas de usuario siguen siendo las mismas.

La funcionalidad Inicio de sesión único no se ve afectada por este cambio. Los siguientes usuarios no se ven afectados porque no inician sesión con https://www.concursolutions.com:

• SSO de la web de SAP Concur

• Nombre de usuario/contraseña de la aplicación móvil de SAP Concur

• SSO de la aplicación móvil de SAP Concur

Propósito comercial/beneficio del cliente: La obsolescencia de esta función mejora la estabilidad y las tasas de éxito de inicio de sesión, además de reducir la dependencia de inicio de sesión.

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

Con esta versión, SAP Concur añadirá una nueva función Contraseña olvidada a la página Inicio de sesión de SAP Concur, en la que se proporciona una experiencia de inicio de sesión actualizada con las credenciales de nombre de usuario y contraseña.

Actualmente, según la configuración de la empresa, poría haber muchas otras opciones disponibles para el proceso de contraseña olvidada. Con esta versión, las opciones adicionales se eliminarán. Estas son:

• Preguntas de seguridad: Los usuarios ya no recibirán peticiones de pregunta de seguridad para la autenticación de inicio de sesión.

• Texto en página: El texto personalizado para empresa ya no visualizará.

• Recordatorios de contraseña: La opción Envíenme un mensaje electrónico con el recordatorio de mi contraseña ya no estará disponible.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función ofrece una mayor seguridad para contraseñas de usuario y simplifica la experiencia del usuario.

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

El campo de contraseña en los sets de registros 100, 300, 305 y 310 ya no se utiliza para actualizar o restablecer en masa las contraseñas de los usuarios. SAP Concur ha modificado la funcionalidad en las importaciones de modo que el campo de contraseña solo se utilizará cuando se cree una cuenta de usuario. El campo ya no se utiliza para actualizar o restablecer en masa las contraseñas de usuario. Las funciones de actualización y restablecimiento de contraseña en el registro 100 ya no se utilizan.

Este cambio tiene efecto en la importación de empleados y las funciones de importación de usuarios.

IMPORTACIÓN DE EMPLEADOS

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Shared: Especificación de importación de empleado.

IMPORTACIÓN DE USUARIOS

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Shared: Guía de usuario de importación de usuarios.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Estos cambios proporcionan una mayor seguridad para las contraseñas de los usuarios.

Expense Pay

Los productos Expense Pay (clásico) de SAP Concur ejecutan pagos asociados con el procesamiento de informes de gastos. Para asegurar la conformidad con los requisitos legales siempre cambiantes, adaptados a los mercados de diversas regiones, SAP Concur ha contratado a interlocutores de procesamiento de pagos de terceros dedicados y experimentados y ha desarrollado un producto de pago novedoso: Expense Pay – Global

Como ya se ha anunciado en estas notas de la versión (Septiembre de 2017), en el futuro, SAP Concur utilizará un producto de Expense Pay utilizar para ofrecer servicio de su empresa en cualquier parte del mundo. El producto Expense Pay – Global de SAP Concur reemplazará nuestras ofertas de Expense Pay (clásico) existentes (incluidos NA Pay, EMEA Pay y APA Pay). Para los clientes de SAP Concur que dispongan de Expense Pay , Expense Pay – Global , será nuestro siguiente producto. Con esta notificación se inicia nuestro largo proceso en todos los productos de Expense Pay (clásico) existentes.

EXPENSE PAY – AMÉRICA DEL NORTE SUNSET DATE: 1 DE SEPTIEMBRE DE 2019

Más de 4000 clientes ya se han migrado a Expense Pay – Global. Los clientes que pagan en USD y CAD deben cambiar la suscripción del servicio de depreciación, de "Expense Pay: América del Norte" a "Expense Pay: global" antes de la fecha de retirada, el 1 de septiembre. Expense Pay – Global admite , CAD, GBP y Euro actualmente. Los clientes que utilicen otras monedas en el Expense Pay clásico no están obligados a migrar dichas monedas este año, pero se les recomienda empezar el proceso de migración. Contacte con paymigration@concur.com para acordar y planificar su migración.

EXPENSE PAY: AMÉRICA DEL NORTE Y EXPENSE PAY: LIMITACIONES EMEA

SAP Concur no permite a los clientes añadir las siguientes monedas con el producto clásico: Dólares de Estados Unidos, dólares canadienses, pesos mexicanos, Euro, francos suizos, coronas danesas, coronas suecas o libras esterlinas. Si un cliente ya ha implementado y está utilizando estas monedas con el producto clásico, también puede continuar utilizándolas hasta que se migren a la nueva plataforma o hasta la fecha de vencimiento definida.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La oferta Expense Pay – Global actualiza las mejores prácticas del sector para la funcionalidad del procesamiento de pago en SAP Concur.

Transporte público japonés (JPT)

Se han realizado cambios de mantenimiento rutinario en la base de datos de estaciones y líneas del transporte público japonés (JPT), como ampliaciones, cambios de nombre y eliminaciones.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Las listas de Concur Expense siguen reflejando las estaciones y líneas actuales de JPT.

Gastos de última generación

Actualización: Para responder y aprovechar los comentarios de los clientes, y alinearse con el compromiso de SAP Concur de garantizar una transición fluida y exitosa, estamos trabajando en una estrategia de implementación revisada para el gasto de próxima generación.

SAP Concur está comprometido con la mejora continua de nuestros productos, no solo las funciones que proporcionan, sino también la experiencia de utilizar esas funciones. La manera en que los usuarios interactúan con la tecnología cambia con el tiempo, junto con las necesidades y las expectativas. Estamos escuchando constantemente a nuestros clientes y pidiéndoles su opinión sobre cómo podemos mejorar la experiencia de usuario.

La última generación de Gastos es la evolución continua de la experiencia de usuario de SAP Concur. Se ha creado a partir de una investigación de usuario exhaustiva y del análisis de datos que incluyen 680 conversaciones individuales, 58 estudios de facilidad de uso, 3.000+ respuestas en encuestas y 1,3B acciones de usuario mensuales.

Los clientes tendrán la posibilidad de previsualizar y luego elegir si desean comenzar a utilizar la última generación de Gastos antes de la fecha de inicio obligatoria.

Propósito comercial/beneficio del cliente: El resultado es la última generación de la interfaz de usuario de Gastos que se ha diseñado para proporcionar una experiencia de usuario moderna, optimizada y consistente. Esta tecnología no solo proporciona una interfaz de usuario mejorada, sino que también permite que SAP Concur pueda reaccionar más rápidamente a las solicitudes de los clientes para adaptarse a los cambios de las necesidades según se producen.

Encabezado del informe

Los campos Fecha de inicio del informe y Fecha de finalización del informe pueden incluirse en un formulario de encabezado de informe de gastos para capturar un rango de fechas para el informe de gastos. Si cualquiera de estos campos (o ambos) están incluidos en el encabezado, los usuarios que hagan clic en Copiar informe verán que las fechas en esos campos ahora también se incrementarán según la nueva fecha de inicio proporcionada. Las fechas incrementadas son valores predeterminados y pueden ser editadas por el usuario.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta característica es una conveniencia para los usuarios que crean informes de gastos con gastos periódicos periódicamente.

Administración

Los clientes tendrán que acceder a productos y servicios SAP Concur mediante los siguientes dominios:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

El cambio está previsto para el 8 de junio de 2019.

SAP Concur recomienda a los clientes migrar a uno de los dominios en cuanto sea conveniente, si no están utilizando ya alguno.

Póngase en contacto con appsec@sap.com para cualquier duda acerca de este cambio.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio permitirá a los clientes acceder a servicios SAP Concur de manera consistente y segura.

Autenticación

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

SAP Concur planea agregar una nueva página Inicio de sesión que proporciona una experiencia de inicio de sesión actualizada para los usuarios que inician sesión con credenciales de nombre de usuario y contraseña. Los actuales usuarios de Inicio de sesión único (SSO) podrán iniciar el proceso de inicio de sesión SSO en www.concursolutions.com. Esta función está prevista para el 2019.

Esta nueva función de la página de inicio de sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos pasos: proporciona seguridad mejorada, cumple con los estándares actuales de la industria y proporciona una mejor tasa de éxito de inicio de sesión

• Inicio de sesión de varias cuentas: permite que los administradores inicien sesión con varias cuentas (previsto para una versión futura)

• Avatar de usuario: mejora la experiencia del usuario (previsto para una versión posterior)

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una mejor seguridad y una experiencia más rápida y conveniente para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Estos cambios forman parte del compromiso constante de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

El inicio de sesión único permite a los usuarios acceder a múltiples aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para iniciar sesión: con un nombre de usuario y contraseña o el uso de SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), como las credenciales de inicio de sesión de un usuario para su organización.

SAP Concur planea agregar una función Administrar inicio de sesión único (SSO) a productos SAP Concur que brinda a los clientes una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización. SSO se admite actualmente para Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request y Concur Travel.

La nueva función Administrar inicio de sesión único (SSO) es una herramienta de sustitución para clientes que utilizan la configuración SSO existente en la página Claves de seguridad y una herramienta nueva para clientes que ahora desean implementar SSO en su organización. La configuración SSO existente en la página Claves de seguridad y la herramienta de autoservicio SSO nueva estarán disponibles hasta que todos los usuarios hayan migrado a la nueva herramienta de autoservicio SSO.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta versión inicial.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO.

Información sobre presupuestos

Información de presupuesto es una herramienta de administración de presupuesto que se retirará el martes, 31 de diciembre de 2019. Se recomienda a los clientes que deseen utilizar la funcionalidad de presupuesto que compren el nuevo producto Presupuesto que SAP Concur lanzó el año pasado. La nueva función Presupuesto ofrece una mayor funcionalidad, una mejor interfaz de usuario e integraciones adicionales con los productos de SAP Concur Lo más notable es la inclusión de datos de gastos adicionales de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel y Concur Request (anteriormente solo estaban disponibles los datos de Concur Expense y Concur Request).

Propósito comercial/beneficio del cliente: El retiro de Información de presupuesto brindará a los clientes la oportunidad de comprar el nuevo producto Presupuesto que otorga mayor valor a los clientes al hacer que los presupuestos sean visibles, procesables y casi en tiempo real.

Tarjetas de empresa

SAP Concur pronto ofrecerá una conexión de tarjeta empresarial American Express (Amex). La función de conexión directa de la tarjeta empresarial e Amex permitirá a los clientes conectar tarjetas de crédito comerciales de Amex mientras estén en Concur Expense.

La característica de la tarjeta empresarial Amex proporciona la siguiente funcionalidad:

• Proporciona una actualización diaria automática de las transacciones de Amex a SAP Concur (los usuarios de Concur Expense no necesitan iniciar sesión en Amex para actualizar las transacciones)
• Ofrece compatibilidad con SAP Concur Expense Assistant.
• Permite que el titular de la tarjeta principal administre las transacciones sin tener que ver todas las transacciones de tarjetas complementarias
• Admite capacidades de delegado y proxy en transacciones
• Proporciona manejo de moneda de transacción para transacciones extranjeras.
• Incluye ver las transacciones disponibles.
• Incluye Concur Analytics para informes estándar (incluidas las transacciones no enviadas)

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta característica proporciona a los clientes de SAP Concur un conector para tarjetas empresariales.

Comprobantes electrónicos

Como parte de nuestro compromiso continuo con los comprobantes electrónicos y el informe de gastos fácil de utilizar, se están diseñando de nuevo los comprobantes electrónicos aéreos generados por SAP Concur en función de los datos de un billete y un cupón de GDS y algunas transaciones de TripLink.

Beneficio del usuario/cliente: Este cambio lleva los comprobantes electrónicos al formato estándar de comprobante electrónico de SAP Concur, brindando a los usuarios una experiencia más consistente en Concur Expense. El formato también es más conveniente para aquellos usuarios que trabajan en NextGen Expense. Este cambio también elimina un problema de rendimiento / estabilidad para los usuarios finales que, en ocasiones, no verían los nuevos comprobantes electrónicos aéreos tan rápido como deberían.

La tecnología de comprobantes electrónicos está evolucionando de forma rápida. Hasta ahora, las reglas de gestión de comprobantes están definidas para aceptar los comprobantes electrónicos para cumplir los requisitos de imagen. En el futuro, como los comprobantes electrónicos serán más comunes, y la legislación sobre ellos será más compleja, no será un supuesto para todos los países y circunstancias.

Los clientes que deseen mantener el comportamiento actual del sistema, es decir continuar aceptando los comprobantes electrónicos para cumplir con los requisitos de imagen, deberán configurar una regla de comprobante personalizada.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Este cambio también permitirá a los clientes que utilizan los comprobantes electrónicos continuar cumpliendo con las normativas y requisitos del contrato para la documentación para corroborar un gasto.

Quick Expense

SAP Concur estará en desuso de la API Quick Expense v3 en una versión futura. Esta API será reemplazada por Quick Expense v4. Los desarrolladores que usan Quick Expense v3 deben hacer la transición a Quick Expense v4 cuando esté disponible.

Propósito comercial/beneficio del cliente: La API Quick Expense v3 solo admite el método de autenticación anterior y proporciona acceso a algunos campos que no son necesarios para exponer. Estos problemas se resuelven con la nueva API de Quick Expense v4.

SAP Concur lanzará Quick Expense v4 para uso de socios y clientes. Quick Expense v4 incluye las siguientes mejoras sobre Quick Expense v3:

• Autenticación segura: Esta API admite el método de autenticación actual de SAP Concur.

• Mensajes multiparte: Un desarrollador puede publicar los datos y la imagen del recibo en una sola llamada en lugar de las llamadas separadas requeridas por v3.

• Soporta el estado de digitalización: La API POST Quick Expense v4 admite el requisito de marca de tiempo de ebunsho, si el cliente está usando esta funcionalidad y ha completado la configuración requerida en Concur Expense.

• Disponibilidad global: La API POST Quick Expense v4 es compatible con todos los centros de datos de SAP Concur.

Quick Expense v4 elimina algunas de las funcionalidades disponibles en v3:

• El atributo ReceiptImageID ya no estará expuesto: Este atributo puede contener información de identificación personal y, por lo tanto, se ha eliminado para aumentar la seguridad de los datos.

• Los puntos finales GET, PUT y DELETE ya no estarán expuestos: Estos puntos finales no se proporcionan en v4 ya que no hay necesidad comercial conocida.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta nueva versión de la API de Quick Expense es compatible con el último método de autenticación de la API de SAP Concur y proporciona varias mejoras a la funcionalidad POST.

Recibos

SAP Concur pronto permitirá la conversión de comprobantes en papel en copias digitales con valor legal. La digitalización de comprobantes brindará a los clientes de SAP Concur la capacidad de convertir un recibo en papel en una copia digital legal de acuerdo con las autoridades regulatorias o gubernamentales de su país.

Una vez que esté disponible para la versión general, esta función estará disponible para los nuevos clientes y los clientes existentes en Francia y para aquellos que tienen configuraciones en Francia. Se incluirán países adicionales en versiones futuras.

La versión inicial para Francia incluirá:

• Permitir la conversión de comprobantes en papel en copias digitales con valor legal.

• Visualización del estado "Certificado" del comprobante en NextGen Expense (mejora planificada)

• Posibilidad de configurar una regla de auditoría que busca gastos con comprobantes certificados

La función de digitalización de comprobantes requiere que los usuarios utilicen la IU de NextGen Expense. Se recomienda que los clientes migren a la IU de NextGen Expense antes de activar este servicio.

Para capturar imágenes de comprobantes legales, los clientes también deben usar la aplicación móvil SAP Concur y pueden usar ExpenseIt con la aplicación móvil, aunque ExpenseIt no es obligatorio. El usuario tomará una foto del comprobante en papel con la aplicación móvil. Una vez que se toma la foto, el proceso de digitalización se aplicará a la imagen. Una vez que se complete el proceso, se mostrará un sello en la imagen del comprobante en la aplicación móvil que confirma si el comprobante está certificado o no.

Las imágenes de recibos se mostrarán a los usuarios NextGen Expense en Gastos disponibles, Comprobantes disponibles y en la lista de gastos.

Los aprobadores y los procesadores verán el estado del comprobante digital en el informe de gastos y la lista de gastos en la versión existente de Concur Expense. Se puede crear una regla de auditoría que identifique comprobantes certificados en el elemento de línea de gastos. Se mostrará un nuevo icono para los comprobantes que están certificados.

Propósito comercial/beneficio del cliente: Esta función proporciona una opción de comprobante sin papel que cumple con los requisitos y regulaciones locales para el papel en el procesamiento y cumplimiento del comprobante de impuestos digital.