На странице Виды расходов можно установить способ учета расходов, принятый в вашей организации. Определяет виды расходов, отслеживаемые вашей организацией, а также добавляет или обновляет их. Можно также изменить поведение некоторых полей на формуляре расходов, которые видят ваши пользователи. Для начала мы предоставили список наиболее часто используемых видов расходов.

Если ваша компания использует функцию пакетов по странам, и активировано несколько пакетов, можно выбрать определенные виды расходов для использования по пакетам для стран и группам политик.

Определения:

• Виды расходов используются для классификации расходов, которые несут ваши сотрудники. Список видов расходов появляется в качестве опции при первом создании сотрудником счета на оплату. Использование стандартного набора видов расходов упрощает отслеживание расходов ваших сотрудников.

• Код счета/Код ГК — это данные, которые используются для учета расходов в плане счетов. Они могут содержать текст или цифры, в зависимости от ваших потребностей. Целью присвоения кодов счетов для видов расходов является связь системы SAP Concur с системой финансового учета компании — виды расходов определяются в SAP Concur, а названия или номера счетов определяются в вашей системе учета. Карта для видов расходов и кодов счетов является связующим звеном, соединяющим две системы, и гарантирующим, что счета, которые приходят из SAP Concur (через файлы экспорта), правильно применяются в вашей системе учета. Это, в свою очередь, обеспечивает правильность их проводки в вашу Главную книгу (ГК).

Шаг 1: Виды расходов

Для добавления нового вида расходов:

1. Нажмите Новый.

2. Введите имя для вида расходов в списке Новый тип расхода Это имя, выбираемое вашим пользователем при создании новой записи расхода.

3. В списке Категория расходов выберите категорию расходов, к которой должен принадлежать вид расхода.

4. Щелкните или выберите поле Код счета/Код ГК.

5. Введите информацию о счете. Это основной счет, на который повлияет данный вид расходов.

6. Нажмите Сохранить.

Для обновления вида расходов:

1. Выберите значение, которое необходимо обновить.

2. Введите новое значение.

3. Нажмите Сохранить.

Для удаления вида расходов:

1. Выберите вид расходов, который необходимо удалить.

2. Нажмите Удалить.

3. Нажмите кнопку Да.

Шаг 2: Коды счета

Шаг Коды счетов на странице Виды расходов позволяет настраивать коды регистров. Если вы используете один набор кодов счета, их можно вводить для каждого вида расходов. Если используются альтернативные коды счета, введите сначала стандартные коды, затем выберите одну из позиций списка, сконфигурированных ранее, и введите связанные с ней коды счета. Стандартные коды применяются, если не указан альтернативный код, поэтому вам необходимо только ввести коды, отличающиеся от стандартных.

Для ввода стандартных кодов счета:

1. Щелкните в поле Код счета/Код ГК.

2. Введите код счета для вида расходов.

3. Повторите действие для каждого вида расходов.

4. Нажмите Сохранить.

Для ввода альтернативных кодов счета:

1. Выберите позицию из списка полей с кодами счетов.

2. Щелкните в поле Код счета/Код ГК.

3. Введите код счета для вида расходов. Стандартные коды появятся в столбце Код по умолчанию. Если для позиции списка оставить столбец Код счета/Код ГК пустым, при выборе этой комбинации позиции списка/вида расходов SAP Concur использует код по умолчанию.

4. Повторите действие для каждого вида расходов.

5. Нажмите Сохранить.