На странице Маршрутизация утверждения можно выбрать процесс, через который проходят счета на оплату для их утверждения. Можно выбрать один из нескольких вариантов маршрутизации в зависимости от потребностей вашей компании. Администратор может определить, могут ли менеджеры и сотрудники добавлять утверждающих в процесс. После окончательного утверждения счета он готов для экспорта и оплаты.

Понятие о вариантах маршрутизации

При выборе варианта Обработчик используется наиболее простой вариант маршрутизации утверждения. Счет на оплату переходит от сотрудника к обработчику для утверждения на странице Обработка счетов на оплату. Эта опция только для обработчиков будет настройкой по умолчанию. Для небольших компаний эта опция может быть предпочтительной, так как она удаляет дублирующийся процесс утверждения.

При выборе варианта Менеджер > Обработчик счет на оплату переходит от сотрудника к его менеджеру для утверждения, а затем к обработчику для утверждения на странице Обработка счетов на оплату.

Обязательная конфигурация для варианта Менеджер > Обработчик: У каждого сотрудника должен быть утверждающий, выбранный в поле Утверждающий счета на оплату на странице Пользователи.

При выборе варианта Менеджер > Уполномоченныйутверждающий > Обработчик необходимо последовательно установить для утверждающих лимиты сумм счетов на оплату, которые они могут утверждать, на странице Пользователи. Счет на оплату переходит от сотрудника к его менеджеру. Если менеджер не имеет достаточных прав на утверждение суммы, ему поступит запрос на выбор дополнительного утверждающего из списка пользователей, имеющих достаточный лимит утверждения. От уполномоченного утверждающего счет переходит к обработчику на утверждение на странице Обработка счетов на оплату.

Обязательная конфигурация для варианта Менеджер > Уполномоченныйутверждающий > Обработчик:

• У каждого сотрудника должен быть менеджер, выбранный в списке Утверждающий счета на оплату на странице Пользователи.

• Для каждого утверждающего счета на оплату в списке Список утверждающих счета на оплату на странице Пользователи должна быть указана сумма.

При выборе варианта Менеджер > Менеджерменеджера (до 5 уровней) > Обработчик счет на оплату перейдет от сотрудника к менеджеру для утверждения. Если менеджер подающего счет на оплату сотрудника имеет достаточный лимит утверждения, то этот счет перейдет к обработчику для утверждения на странице Обработка счетов на оплату (как в варианте Менеджер > Обработчик.) Если менеджер сотрудника имеет недостаточный лимит утверждения, счет на оплату перейдет к менеджеру этого менеджера, и будет переходить далее по цепочке менеджеров (до 5 сотрудников) до тех пор, пока менеджер с достаточным лимитом утверждения не разрешит передать счет обработчику для утверждения на странице Обработка счетов на оплату.

Обязательная конфигурация для варианта Менеджер > Менеджерменеджера (до 5 уровней) > Обработчик:

• У каждого сотрудника должен быть утверждающий, выбранный в списке Утверждающий счета на оплату на странице Пользователи.

• Для каждого утверждающего в списке Утверждение разрешенных лимитов? на странице Пользователи должна быть указана сумма. Убедитесь, что заключительный утверждающий имеет очень высокий лимит утверждения, чтобы все счета на оплату были успешно утверждены. Кроме того, убедитесь, что как минимум еще один утверждающий имеет очень высокий лимит утверждения, чтобы счета, подаваемые заключительным утверждающим, могли быть успешно утверждены. Помните о том, что никто не может утверждать собственные счета на оплату.

Если установлен флажок Включить утверждающего бюджет, на странице Маршрутизация утверждения в опции утверждения маршрута будет добавлен шаг утверждения бюджета. Этот шаг утверждения бюджета будет помещен перед шагом обработчика. После включения утверждения бюджета вкладка Управление утверждающими (необязательно) появится на странице Добавить позицию бюджета, где можно добавлять утверждающих.

Если выбрана опция Обработчик, счета на оплату на основе заказов на поставку переходят от сотрудника обработчику на утверждение.

Если выбрана опция Применять одну маршрутизацию утверждения в качестве стандартного счета на оплату (опция, выбранная выше), то все настройки для счетов на оплату также будут применяться и к счетам на оплату на основе заказов на поставку.

Для определения варианта маршрутизации вашего счета на оплату установите флажок для нужного варианта.

Понимание установки срока действия утверждения

Можно сконфигурировать число дней, по истечении которых счет на оплату, ожидающий утверждения, автоматически направляется утверждающему руководителю путем выбора (активации) и конфигурирования параметра настройки Установить окончание срока ожидания утверждения и направить руководителю через (дней):. Этот параметр настройки выбран (активирован) по умолчанию и стандартное истечение срока действия составляет 10 дней.

Если счет на оплату не утвержден ответственным за утверждение до прекращения срока действия, то этот счет направляется следующему утверждающему в потоке операций утверждения.

Если этот параметр настройки не активирован, счет на оплату остается в очереди ожидания утверждения.

Если параметр выбран (активирован), то возможны следующие действия:

• Отчет начинается, когда счет на оплату переходит на этап потока операций "Ожидание утверждения" для утверждающего.

• Если срок действия истекает, происходит автоматическое переприсвоение соответствующего счета на оплату менеджеру утверждающих и сброс таймера. Если срок действия снова истекает, происходит переадресация счета на оплату следующему утверждающему или обработчику.

Понятие об опции добавления утверждающих

У вас есть возможность определять, могут ли менеджеры и сотрудники добавлять дополнительных утверждающих в маршрут утверждения счета на оплату. Если выбрана эта опция, то после утверждения или отправки заявки на платеж у менеджера или сотрудника появится кнопка, позволяющая им выбрать еще одного утверждающего. Выбранный ими утверждающий будет добавлен в маршрут утверждения после них; затем счет на оплату продолжит прохождение существующего маршрута. Дополнительный утверждающий не заменяет стандартных утверждающих.

Чтобы разрешить менеджерам и/или сотрудникам добавлять (активировать) утверждающих, установите соответствующий флажок.

Присвоение счета на оплату владельцу заявки на покупку

Пользователь счета на оплату может присваивать неотправленные счета на оплату на базе заказов на поставку исходному владельцу заявки на покупку. Пользователь может просматривать владельцев заявок на покупку и выбирать их. Чтобы присвоить счета на оплату исходному владельцу заявки на покупку, установите (активируйте) флажок Присвоить счет на оплату владельцу заявки на покупку.

Позволить обработчикам обрабатывать собственные счета на оплату

Эта опция позволяет определить, могут ли обработчики счетов на оплату обрабатывать свои счета. Она представляет выгоду для клиентов, имеющих в компании только одного обработчика, который также отправляет собственные счета на оплату. Чтобы разрешить обработчикам обрабатывать собственные счета на оплату, установите (активируйте) флажок Позволить обработчикам обрабатывать собственные счета на оплату.

Электронное письмо поставщиком после выполнения платежа

Поставщики могут получать электронное письмо при оплате через ACH или чеком с помощью Invoice Pay, которое будет содержать полную информацию о перечислении, включая как, когда и за что был выполнен платеж. Это касается как частичных, так и полных платежей.

Информация в электронном письме будет включать в себя дату счета, сумму счета, номер счета, дату платежа, способ платежа и любые примечания, которые могут быть указаны при отправке платежа. Кроме того, электронные сообщения по чеку включают в себя также номер чека. Название компании-плательщика должно быть указано в поле Тема и в строке заголовка электронного письма.

Адрес электронного письма будет определяться по тому, что введено в поле Контакт поставщика импорта утвержденных поставщиков.

Чтобы отправить электронное письмо поставщику после совершения оплаты, установите (активируйте) флажок Отправить поставщику уведомление по электронной почте для типов "Чек" и "ACH" в Invoice Pay.

Понятие об опции отзыва

У вас есть возможность определять, могут ли менеджеры и сотрудники добавлять дополнительных утверждающих в маршрут утверждения счета на оплату. Если выбрана эта опция, то после утверждения или отправки заявки на платеж у менеджера или сотрудника появится кнопка, позволяющая им выбрать еще одного утверждающего. Выбранный ими утверждающий будет добавлен в маршрут утверждения после них; затем счет на оплату продолжит прохождение существующего маршрута. Дополнительный утверждающий не заменяет стандартных утверждающих.

Чтобы разрешить менеджерам и/или сотрудникам добавлять утверждающих, установите соответствующий флажок.

Можно выбрать опцию, позволяющую сотрудникам отзывать отправленный счет на оплату в любое время до присвоения ему статуса Ожидание платежа.

После отзыва счета на оплату сотрудник может выполнить следующие действия:

• Редактировать и повторно отправлять счет на оплату

• Удалять счет на оплату

После отзыва счета на оплату система выполняет следующие действия:

• В контрольный журнал вносится запись о действии Отзыв счета на оплату.

• Имя пользователя, отозвавшего счет на оплату, отображается под столбцом Статус на странице Список счетов на оплату.

• Поток операций сбрасывается.

Чтобы разрешить сотрудникам отзывать отправленные счета на оплату, не снимайте этот флажок.