Справка по администрированию Concur Invoice, стандартный выпуск

Обзор стандартного выпуска Concur Expense для администраторов, декабрь 2018 г.

Начальное сообщение

Администратор

Обновленный формат электронной почты **В процессе разработки**

Компания SAP Concur находится в процессе обновления формата всех уведомлений по электронной почте. Эти изменения обеспечат более свежий, непротиворечивый внешний вид во всех службах SAP Concur.

Бизнес-цель/выгода клиента: цель состоит в том, чтобы предоставить пользователям непротиворечивый, обновленный внешний вид.

ВАЖНО!

Следует отметить следующее:

  • Учтите, что содержимое электронных сообщений не изменилось — только их внешний вид.

  • Изменения будут отображаться постепенно. Группа разработчиков каждого продукта (Expense, Invoice, Travel и т. д.) определяет сроки использования нового формата. Сроки зависят от доступности ресурсов и приоритета других запланированных улучшений.

  • Не следует ожидать, что все электронные сообщения по продукту будут изменены одновременно. Например, возможно, сначала будет изменено электронное сообщение об утверждении отчета модуля "Расходы", а затем последуют другие сообщения этого модуля.

  • Дата окончания проекта не назначена. Ожидается, что эти изменения могут занять больше года.

  • Когда будет запланировано появление новых электронных сообщений, каждая группа предоставит примечания к версии.

Изменение инфраструктуры электронной почты **В процессе разработки**

Добавление IP-адресов для в список безопасных отправителей

SAP Concur переходит на новую инфраструктуру электронной почты для исходящих писем от наших продуктов пользователям SAP Concur. Поэтому компании, которые фильтруют входящую электронную почту по отправляемым IP-адресам, должны добавлять новые IP-адреса в свой список безопасных отправителей, чтобы их пользователи получали электронную почту от SAP Concur.

Только для Concur Expense: Имейте в виду, что в настоящее время описанная здесь функция касается только компаний, которые используют Concur Expense и фильтруют входящую электронную почту по IP-адресам. (Сюда входят все выпуски Concur Expense, независимо от того, использует ли компания Expense отдельно или совместно с любым другим продуктом или службой SAP Concur.) Другие службы SAP Concur (такие как Concur Travel и Concur Pay) в данный момент не затрагиваются.

В настоящее время мы планируем ввести дополнительные изменения в первом квартале 2019 года. Отслеживайте примечания к выпуску для получения дополнительной информации о сроках дополнительных изменений.

Помощник по расходам

Создание отчетов о расходах по командировкам с помощью помощника по расходам

Помощник по расходам может автоматически создавать отчеты о расходах, связанных с командировками, и добавлять такие расходы в эти отчеты. В настоящее время помощник по расходам автоматически создает ежемесячные отчеты о расходах в качестве потока расходов пользователя в Concur Expense. Это называется созданием календарного отчета о расходах.

Благодаря этому расширению помощник по расходам может создать один из двух видов отчетов о расходах: календарный и по командировкам. При создании отчета о расходах по командировке помощник по расходам автоматически создает отчет о расходах на основе определенной командировки, забронированной в Concur Travel, и заполняет этот отчет расходами клиента, возникшими между датами начала и окончания командировки.

Пользователи, использующие помощник по расходам, смогут с его помощью автоматически создавать только календарные отчеты или отчеты по командировкам, но не оба вида отчетов о расходах.

Эта функциональность стала доступной для существующего пользовательского интерфейса модуля "Расходы" с 17 ноября. Для пользователей, использующих пользовательский интерфейс NextGen Expense, обмен сообщениями между пользователями стал доступным с 28 ноября.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция позволяет автоматизировать большую часть процессов отчетности по расходам и упростить работу конечному пользователю.

Оплата расходов

Обновление (USD/CAD): Отказ от системы Classic Pay и переход к системе Global Pay (срок — 1 сентября)

Продукты Expense Pay (классические) от компании Concur позволяют выполнять платежи, связанные с обработкой отчетов о расходах. Чтобы обеспечить соблюдение постоянно изменяющихся нормативно-правовых требований, применяющихся на рынках в разных странах мира, SAP Concur привлек опытных и преданных делу сторонних партнеров по обработке платежей и разработал платежный продукт следующего поколения: Expense Pay – Global.

Как было объявлено ранее в примечаниях к выпуску (за сентябрь 2017 г.), в будущем для обслуживания вашего бизнеса в любой точке мира SAP Concur будет использовать продукт Expense Pay. Продукт Expense Pay – Global от компании Concur заменит наш существующий устаревший продукт Expense Pay (классический), включая NA Pay, EMEA Pay и следующий продукт APA Pay. Для клиентов Concur, использующих Expense Pay, Expense Pay – Global станет шагом вперед. С этого уведомления начинается процесс вывода всех устаревших (классических) продуктов Expense Pay из использования.

EXPENSE PAY — СЕВЕРНАЯ АМЕРИКА И EXPENSE PAY — ОГРАНИЧЕНИЯ ДЛЯ EMEA

SAP Concur не поддерживает клиентов, добавляющих следующие валюты в классический продукт: доллары США и канадские доллары, мексиканские песо, евро, швейцарские франки, датские кроны, шведские кроны или британские фунты. Если клиент уже внедрил и использует эти валюты в классический продукт, он может продолжать использовать их до тех пор, пока не они не будут мигрированы на новую платформу, или же до даты истечения срока действия.

Бизнес-цель/выгода клиента: В решении Expense Pay – Global для реализации функции обработки платежей SAP Concur используется весь передовой отраслевой опыт.

Общественный транспорт Японии (JPT)

ведение Jorudan

Выполняется стандартное ведение базы данных по станциям и линиям системы общественного транспорта Японии (JPT), например, добавления, изменение и удаление имен.

Бизнес-цель/выгода клиента: В списках модуля Concur Expense продолжают отражаться текущие станции и линии JPT.

Пользовательский интерфейс модуля "Расходы" следующего поколения (NextGen)

**Текущие** Новый пользовательский интерфейс для конечных пользователей Concur Expense

Обновление: В ответ на отзывы клиентов, а также в стремлении обеспечить плавный и успешный переход на новую систему в соответствии с обязательствами SAP Concur мы работаем над улучшенной стратегией развертывания для Next Generation Expense.

SAP Concur непрерывно совершенствует свои продукты: не только функции, которые они предоставляют, но также и удобство работы с этими функциями. Способы взаимодействия пользователей с технологиями изменяется вместе с их потребностями и ожиданиями. Мы постоянно прислушиваемся к отзывам клиентов и изучаем обратную связь, чтобы найти способы сделать работу с системой удобнее и эффективнее.

Пользовательский интерфейс модуля "Расходы" NextGen является результатом разработок SAP Concur в области взаимодействия с пользователем. Этот интерфейс был разработан по результатам тщательного изучения мнений пользователей и анализа данных на базе 680 личных бесед, 58 исследований удобства использования, более 3000 ответов в рамках проведенных опросов и 1,3 миллиарда ежемесячных действий пользователей.

Клиенты будут иметь возможность предварительного просмотра, а затем перехода на NextGen до обязательного продуктивного запуска.

Бизнес-цель/выгода клиента: Результат нашей работы — пользовательский интерфейс модуля "Расходы" следующего поколения, соответствующий современным стандартам непротиворечивости данных и удобства работы пользователей. Эта технология не только предоставляет расширенный пользовательский интерфейс, но также позволяет SAP Concur быстрее реагировать на запросы клиентов в соответствии с их меняющимися потребностями.

Затронутые продукты и пользователи: Чтобы воспользоваться этими улучшениями, клиентам модуля "Расходы" необходимо будет перейти на NextGen Expense. Ниже приведена информация о сроках и ресурсах, доступных для обеспечения бесперебойности и эффективности этого процесса для всех пользователей.

Эти изменения пользовательского интерфейса относятся к:

  • Всем выпускам Concur Expense (Professional/Premium и Standard)

  • Конечным пользователям; изменения не коснутся утверждающих, обработчиков или администраторов

ВАЖНО! ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ И СРОКИ

Для клиентов существует три важных этапа перехода от существующего пользовательского интерфейса к NextGen Expense.

  • В настоящий момент мы находимся в периоде предварительного ознакомления: В течение этого времени новый пользовательский интерфейс доступен для клиентов по всему миру. Мы призываем администраторов/опытных пользователей использовать период предварительного ознакомления для знакомства с новым интерфейсом и потоками процессов. Это также удобное время начала обновления внутренних учебных материалов и подготовки организации к обязательному переходу.

  • Общая доступность (период перехода): За периодом предварительного ознакомления идет период общей доступности. В течение этого периода функция NextGen Expense будет завершена; все функции из существующего пользовательского интерфейса будут доступны.

    Клиенты должны использовать этот период для выполнения плана перехода своей организации на интерфейс NextGen Expense.

  • Обязательный продуктивный запуск NextGen Expense: Всем клиентам необходимо будет перейти на NextGen Expense. Это обеспечит продолжение непротиворечивого взаимодействия SAP Concur с пользователем для всех клиентов и обеспечит высокий уровень поддержки продукта.

    Клиентам предлагается выполнить задачи, необходимые для обеспечения плавного перехода своей организации в период предварительного ознакомления, а затем в период общей доступности.

Настройки продукта

Страница отслеживания затрат теперь имеет новое название и внешний вид — выпущено 27 ноября 2018 г.

Страница Отслеживание затрат в настройках продукта теперь имеет новый внешний вид, имя и поток выполнения. Все существующие функции будут сохранены, но настраивать поля и управлять ими станет удобнее.

Эта функция была выпущена 27 ноября, 2018 г.

Новые расширения:

  • Страница Отслеживание затрат переименована в Управление пользовательскими полями. На новой странице Управление пользовательскими полями администраторы клиента могут осуществлять управление пользовательскими полями, начиная на одной странице. Связанные списки переименованы в Многоуровневые списки.

  • Перейти на новую страницу Добавить новое поле можно со страницы Управление пользовательскими полями. На странице Добавить новое поле администраторы клиента могут создавать поля, выбрав тип и опции поля. Администратор клиента может добавить позиции списка для нового поля, добавить еще одно поле или вернуться на страницу Управление пользовательскими полями.

  • Администраторы могут создавать до 12 пользовательских полей путем ввода имени в пользовательское поле или выбора из списка предложенных. Раньше было разрешено создавать не более 12 пользовательских полей, но только шесть из них могли создаваться путем ввода имени в пользовательское поле, а остальные должны были выбираться из предложенного списка. Эта функция будет доступна всем в среду, 5 декабря 2018 г. До этого момента путем ввода имени поля можно было создать только шесть из 12 полей.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция позволяет усовершенствовать управление пользовательскими полями, обеспечивая улучшенное взаимодействие с конечным пользователем.

Запланированные изменения

Информация в данном разделе относится к будущим выпускам. Concur сохраняет за собой право переносить дату реализации указанного в этом разделе расширения/изменения или полностью отказываться от его внедрения.

Администратор: **Запланированные изменения** Архивация деактивированных данных пользователя

По мере роста компании SAP Concur необходимо предпринимать шаги для улучшения и повышения эффективности нашей системы, чтобы мы могли оправдать ожидания клиентов и потребности их бизнеса.

Наша общая цель состоит в значительном повышении эффективности служб SAP Concur за счет сокращения объема данных, хранящихся в хранилище данных нашей продуктивной системы. Путем сокращения объема данных в продуктивной системе можно намного более эффективно использовать память сервера, что позволит сократить время обработки для операций. По этой причине SAP Concur разрабатывает процесс архивирования для пользователей, которые были деактивированы работодателями в течение не менее трех лет. В процессе архивации данные этих "деактивированных" пользователей перемещаются из нашего продуктивного хранилища данных в отдельное хранилище данных по отчетности.

Выгода пользователей/заказчиков: Перемещение данных деактивированных пользователей обеспечивает более быструю обработку операций. Кроме того, оно обеспечивает более безопасную среду для личных данных неактивных пользователей.

ВАЖНО!

В настоящее время мы пилотируем процесс и оцениваем результаты. Наша цель — убедиться, что наши клиенты не подвергаются негативному воздействию, что мы учли все соответствующие сценарии, и что процесс архивирования приводит к желаемым результатам.

Целевая дата реализации этого нового процесса отсутствует. Мы заблаговременно объявим о ней через примечания к версии.

Администратор: **Запланированные изменения** Новая страница входа в систему SAP Concur

SAP Concur планирует добавить новую страницу входа в систему, предоставляющую обновленное взаимодействие с пользователем, выполняющим вход в систему, с использованием имени пользователя и пароля. Текущие пользователи Single Sign-On (SSO) смогут выполнять вход без необходимости ввода дополнительных регистрационных данных. Эта функция запланирована на 2019 год.

Новая страница входа в систему включает следующие функции:

  • Двухэтапный вход в систему: обеспечивает повышенную безопасность, отвечает текущим отраслевым стандартам и повышает успешность входа в систему

  • Вход в систему с несколькими учетными записями: позволяет администраторам войти в систему с несколькими учетными записями

  • Удаление подсказки пароля: обеспечивает повышенную безопасность для пользователей и SAP Concur

  • Аватар пользователя: расширяет опыт взаимодействия с пользователем (запланировано для будущих версий)

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция обеспечивает повышенную безопасность и быстрый и удобный доступ для пользователей, подключающихся к продуктам и службам SAP Concur.

Бюджет: **Запланированные изменения** Потоки операций для бюджета

В будущем выпуске для Budget будут доступны потоки операций. Потоки операций определяют маршрутизацию счетов на оплату, отчетов о расходах и заявок через шаги утверждения и обработки. Гибкая функция потока операций SAP Concur для бюджета позволяет компаниям разрабатывать потоки операций, специально адаптированные к их уникальным потребностям.

Без пересмотра бюджета бюджеты могут быть полностью израсходованы задолго до окончания периода или года, оставив организацию с ограниченными возможностями, а владельцев бюджетных средств, например, с превышением бюджета. Кроме того, раннее расходование означает, что более важные (для организации) расходы будут отклонены из-за того, что менее важные расходы уже истощили бюджет на раннем этапе.

Комбинирование проверки бюджета в потоке операций добавляет ценности этой функции. Правила аудита и правила шагов потока операций позволяют организации добавлять элементы управления, когда имеет смысл тонко подстраиваться к конкретным потребностям организации.

Не менее важным является определение, когда позиция расхода считается выполненной по отношению к бюджету. В большинстве организаций выполнение означает, что позиция расходов оплачена; она прошла через большинство, если не все шаги утверждения. В других компаниях выполнение происходит значительно раньше. После утверждения заявки на покупку или заявки на утверждение она рассматривается как "Обещанная".

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция позволит клиентам контролировать расходы бюджета, чтобы, например, избежать превышения бюджета слишком рано в бюджетном периоде или бюджетном году.

Expense Pay – Global: **Запланированные изменения** Новый партнер по обработке платежей (доллары США): WUBS

Клиенты государственного сектора смогут использовать Western Union Business Solutions (WUBS) для обработки своих платежей в долларах США.

Продукт Expense Pay — Global функционирует одинаково, независимо от того, какой партнер по обработке платежей настроен для использование с вашим счетом финансирования. WUBS отличается от Bambora (или классического Expense Pay) настройкой ваших счетов финансирования в Concur Expense. Каждый партнер по обработке платежей имеет уникальные формуляры, которые должны быть заполнены, отправлены и утверждены в рамках процесса внедрения.

Бизнес-цель/выгода клиента: Этот дополнительный партнер по обработке платежей увеличивает ценность нашего продукта Expense Pay – Global.

Настройки продукта: **Запланированные изменения** В ближайшее время в SAP Concur будет доступна опция самообслуживания Single Sign-On (SSO)

Функция Single Sign-On позволяет пользователям получать доступ к нескольким приложениям с использованием одного набора учетных данных для входа в систему. В настоящее время в компании SAP Concur имеется два способа входа в систему: с использованием имени пользователя и пароля или с помощью SSO с учетными данными поставщика удостоверений (IdP), например, учетными данными пользователя для входа в систему своей организации.

Компания SAP Concur планирует добавить функцию управления Single Sign-On (SSO) в стандартные выпуски SAP Concur для Concur Expense, Invoice, Travel и Request, которая предоставит клиентам опцию сервиса самообслуживания для настройки SSO в своей организации.

Эта новая функция управления Single Sign-On (SSO) будет доступна в разделе Доступ к Concur в настройках продукта.

  • Функция управления Single Sign-On может осуществляться для стандартного выпуска Concur Travel, если он связан с Expense, Invoice и/или Request.

  • В автономном стандартном выпуске Concur Travel функция управления Single Sign-On будет доступна на странице Настройки командировок.

Другие продукты и службы SAP Concur выходят за рамки этого первоначального выпуска.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция предоставляет опцию сервиса самообслуживания для настройки SSO.

Безопасность: **Запланированные изменения** Обновление аутентификации переноса файлов

SAP Concur планирует обновить настройку аутентификации для клиентов, выполняющих перенос файлов в систему SAP Concur и из нее. После обновления настроек учетные записи пользователей будут блокироваться после 5 неудачных попыток аутентификации. Некоторые учетные записи уже используют эту настройку, а после данного изменения все учетные записи будут использовать этот параметр. Данное изменение аутентификации не влияет на основной вход в приложение SAP Concur, а только на процесс переноса файлов.

Клиенты, у которых будут заблокированы учетные записи, могут обратиться в службу поддержки SAP Concur, чтобы разблокировать их.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция обеспечивает повышенную безопасность для клиентов, которые извлекают и импортируют файлы.

Уведомления для клиентов

Сторонние субподрядчики SAP Concur

Список сторонних субподрядчиков можно просмотреть здесь: SAP Concur list of Subprocessors (только на английском языке)

Ежемесячная сертификация браузера

Ежемесячная сертификация браузера, как текущая, так и плановая, доступна наряду с другими ежемесячными примечаниями к версиям SAP Concur в разделе Нововведения – стандартный выпуск