На странице Маршрутизация утверждения можно выбрать процесс, через который проходят заявки на покупку для их утверждения. Можно выбрать один из нескольких вариантов маршрутизации в зависимости от потребностей вашей компании. Администратор может определить, могут ли менеджеры и сотрудники добавлять утверждающих в процесс. После окончательного утверждения заявки на покупку она готова для экспорта и оплаты.

Понятие о вариантах маршрутизации

При выборе варианта Обработчик используется наиболее простой вариант маршрутизации утверждения. Счет на оплату переходит от сотрудника к обработчику для утверждения на странице Обработка счетов на оплату. Эта опция только для обработчиков будет настройкой по умолчанию. Для небольших компаний эта опция может быть предпочтительной, так как она удаляет дублирующийся процесс утверждения.

При выборе варианта Менеджер > Обработчик заявка на покупку переходит от сотрудника к его менеджеру для утверждения, а затем к обработчику для утверждения на странице Обработка заявок.

Обязательная конфигурация для варианта Менеджер > Обработчик: У каждого сотрудника должен быть менеджер, выбранный в поле Менеджер на странице Данные пользователя.

При выборе варианта Менеджер > Уполномоченныйутверждающий > Обработчик вам необходимо последовательно установить для утверждающих лимиты сумм заявок на покупку, которые они могут утверждать, на странице Данные пользователя. Заявка на покупку переходит от сотрудника к его менеджеру. Если менеджер не имеет достаточных прав на утверждение суммы, ему поступит запрос на выбор дополнительного утверждающего из списка пользователей, имеющих достаточный лимит утверждения. От уполномоченного утверждающего заявка на покупку переходит к обработчику на утверждение на странице Обработка заявок.

Обязательная конфигурация для варианта Менеджер > Уполномоченныйутверждающий > Обработчик:

• У каждого сотрудника должен быть менеджер, выбранный в поле Менеджер на странице Данные пользователя.

• Для каждого менеджера в поле Утверждение разрешенных лимитов на странице Данные пользователя должен быть указан лимит утверждения.

При выборе варианта Менеджер > Менеджерменеджера (до 5 уровней) > Обработчик заявка на покупку перейдет от сотрудника к менеджеру для утверждения. Если менеджер подающего заявку на покупку сотрудника имеет достаточный лимит утверждения, то заявка перейдет к обработчику для утверждения на странице Обработка заявок (как в варианте Менеджер > Обработчик.) Если менеджер сотрудника имеет недостаточный лимит утверждения, заявка на покупку перейдет к менеджеру этого менеджера, и так далее, до 5 менеджеров по необходимости, до тех пор, пока менеджер с достаточным лимитом утверждения не разрешит передать заявку на покупку обработчику для утверждения на странице Обработказаявок.

Обязательная конфигурация для варианта Менеджер > Менеджерменеджера (до 5 уровней) > Обработчик:

• У каждого сотрудника должен быть менеджер, выбранный в поле Менеджер на странице Данные пользователя.

• Для каждого менеджера в поле Утверждение разрешенных лимитов на странице Данные пользователя должна быть указана сумма. Убедитесь, что заключительный менеджер имеет очень высокий лимит утверждения, чтобы все заявки на покупку были успешно утверждены. Кроме того, убедитесь, что, как минимум, еще один менеджер имеет очень высокий лимит утверждения, чтобы заявки на покупку, подаваемые заключительным менеджером, могли быть успешно утверждены. Помните о том, что никто не может утверждать собственные заявки на покупку.

Если установлен флажок Включить утверждающего бюджет, на странице Маршрутизация утверждения в опции утверждения маршрута будет добавлен шаг утверждения бюджета. Этот шаг утверждения бюджета будет помещен перед шагом обработчика. После включения утверждения бюджета вкладка Управление утверждающими (необязательно) появится на странице Добавить позицию бюджета, где можно добавлять утверждающих.

Для определения варианта маршрутизации вашей заявки на покупку установите флажок для нужного варианта.

Понимание установки срока действия утверждения

Можно сконфигурировать число дней, по истечении которых заявка на покупку, ожидающая утверждения, автоматически направляется утверждающему руководителю путем выбора (активации) и конфигурирования параметра настройки Установить окончание срока ожидания утверждения и направить руководителю через (дней):. Этот параметр настройки выбран (активирован) по умолчанию и стандартное истечение срока действия составляет 10 дней.

Если заявка на покупку не утверждена ответственным за утверждение до прекращения срока действия, то эта заявка направляется следующему утверждающему в потоке операций утверждения.

Если этот параметр настройки не активирован, заявка на покупку остается в очереди ожидания утверждения.

Если параметр выбран (активирован), то возможны следующие действия:

• Отчет начинается, когда заявка на покупку переходит на этап потока операций "Ожидание утверждения" для утверждающего.

• Если срок действия истекает, происходит автоматическое переприсвоение соответствующей заявки на покупку менеджеру утверждающих и сброс таймера. Если срок действия снова истекает, происходит переадресация заявки на покупку следующему утверждающему или обработчику.

Понятие об опции добавления утверждающих

У вас есть возможность определять, могут ли менеджеры и сотрудники добавлять дополнительных утверждающих в маршрут утверждения заявки на покупку. Если выбрана эта опция, то после утверждения или отправки заявки на платеж у менеджера или сотрудника появится кнопка, позволяющая им выбрать еще одного утверждающего. Выбранный ими утверждающий будет добавлен в маршрут утверждения после них; затем заявка продолжит прохождение существующего маршрута. Дополнительный утверждающий не заменяет стандартных утверждающих.

Чтобы разрешить менеджерам и/или сотрудникам добавлять утверждающих, установите соответствующий флажок.

Понятие об опции отзыва

Можно выбрать опцию, позволяющую сотрудникам отзывать отправленную заявку на покупку в любое время до ее утверждения утверждающим.

После отзыва заявки на покупку сотрудник может выполнить следующие действия:

• Редактировать и повторно отправлять заявку на покупку.

• Удалять заявку на покупку.

После отзыва заявки на покупку система выполняет следующие действия:

• В журнал аудита вносится запись о действии Отзыв заявки.

• Имя пользователя, отозвавшего заявку на покупку, отображается под столбцом Статус на странице Заявки, ожидающие утверждения.

• Выполняется сброс потока операций.

Чтобы разрешить сотрудникам отзывать отправленные заявки на покупку, не снимайте этот флажок.

Понятие об автоматической передаче заказов на покупку

Вы можете удалять шаги потока операций обработки заказов на покупку. После этого модуль Concur Invoice передает заказы на покупку из обработанной заявки на покупку напрямую поставщику.

Чтобы разрешить удаление шагов потока операций обработки заказа на покупку и автоматическую передачу заказа, не снимайте этот флажок.