Справка по администрированию Concur Invoice, стандартный выпуск

Обзор стандартного выпуска Concur Invoice для администраторов, май 2018 г.

Обновление: №3

Фиксация счета на оплату

Расширения для обработки фиксации
УПРАВЛЕНИЕ: CONCUR И КЛИЕНТ
  • Описание изменений полей: Столбцы с описаниями теперь вмещают больше символов, и при изменении размера столбца новый размер сохраняется для будущих сеансов.
  • Сообщение в случае многократной обработки документа Если документ обрабатывается повторно, то во время выполнения задач разделения и подтверждения документов появляется сообщение о том, что документ был обработан ранее.
  • Новые поля страницы подтверждения Два новых поля строки заголовка, С адреса электронной почты и Название компании, добавлены на странице Проверка.
  • Предупреждение в случае несовпадения отдельных позиций и итоговых сумм заголовка Теперь система выводит предупреждение, если общая сумма по отдельной позиции и общая сумма заголовка не совпадают (т.е. если остаточная сумма для детализации не будет нулевой).
  • Увеличение миниатюры в разделении документов В задачу разделения документов добавлен инструмент увеличения. Это расширение позволяет администратору более отчетливо считывать миниатюру, доступную в задаче разделения документов.
  • Функции разбиения и удаления в разделении документов Теперь администратор может легко разбить и удалить документ, доступный для него в задаче разделения документов.
УПРАВЛЕНИЕ: ТОЛЬКО CONCUR
  • В разделение документов добавлено поле инструкций Администратор, выполняющий задачу разделения документов, теперь будет видеть поле Инструкции, идентичное по внешнему виду и функции тому, которое в настоящее время включено в задачу подтверждения.
УПРАВЛЕНИЕ: ТОЛЬКО КЛИЕНТ
  • Теперь максимальное число перечисленных пакетов по умолчанию: 100 Максимальное число пакетов по умолчанию, отображаемых в списке на странице Список пакетов фиксации данных теперь составляет 100. Ранее число пакетов на странице по умолчанию составляло 25.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эти расширения обеспечивают дополнительную гибкость и гарантии при работе с обработкой фиксации данных счетов на оплату.

Хранение данных

Новая функция ознакомительной версии для устаревших данных

В SAP Concur введена новая функция хранения данных, которая позволяет клиентам управлять длительностью хранения их данных в Concur на основании критериев "кто", "когда" и "где".

Эта функция предоставляет следующие функциональные возможности:
  • Позволяет компании устанавливать определенный календарный срок, после которого будут удаляться такие данные, как устаревшие профили пользователей, маршруты и отчеты о расходах
  • Обеспечивает ограниченный доступ к конфигурации политики с уведомлением по электронной почте
  • Включает опцию приостановки для конкретного пользователя, данные которого будут исключены этой функцией, если необходимо или желательно сохранить старые данные
  • Включает опцию удаления данных конкретного пользователя независимо от конфигурации хранения данных в масштабе всей компании
  • Предоставляет общую сводку событий для мониторинга деятельности по хранению данных

В стандартном выпуске Invoice существующая роль администратора предоставляет полномочия на администрирование (настройка и изменение) конфигурации хранения данных, а также позволяет перейти по ссылке на функции хранения данных на странице "Инструменты". После внесения изменений в конфигурацию администратор в течение 72 часов получает подтверждение этих изменений по электронной почте.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция позволит клиентам удовлетворять их специфические требования по соответствию относительно хранения данных.

Частное соглашение

**ОБНОВЛЕНИЕ** Ссылка на соглашение о защите данных для обработчика — намечено на 25 мая

В течение последних нескольких месяцев в примечаниях к версиям указывалось, что в версии от 12 мая существующая страница Соглашение о защите данных будет удалена, а в нижнем левом углу нижнего колонтитула SAP Concur станет доступна новая ссылка Соглашение о защите данных для обработчика.

Намечено на 25 мая: ссылка Соглашение о защите данных для обработчика будет доступна в нижнем колонтитуле SAP Concur.

Настройки cookie

Новая ссылка на настройки cookie в нижнем колонтитуле SAP Concur

Некоторые связанные с cookie изменения процесса и ссылки были введены в связи с особыми требованиями к согласию в Европе.

Существует два вида согласия при разрешении сохранения cookie на компьютере пользователя. Как описано на следующих страницах, каждая страна определяет, какой из этих вариантов использовать. Варианты включают:

  • Активное согласие: пользователь активно соглашается принимать cookie. В этом случае для получения согласия пользователя перед загрузкой файлов cookie на компьютер пользователя требуется SAP Concur.

  • Пассивное согласие: Пользователь не препятствует сохранению cookie.

ВАЖНО!

В этом примечании к версии рассматривается согласие на сохранение, а также изменение файлов "cookie". Следует отметить следующее:
  • TrustArc, глобальный поставщик обеспечения конфиденциальности и управления данными, контролирует процессы, связанные с cookie в SAP Concur, и управляет ими.

    Несколько вариантов согласия описаны на следующих страницах:

    • Имейте в виду, что TrustArc предоставляет весь текст согласия и управляет всеми переводами текста согласия. Ни SAP Concur, ни его клиенты никоим образом не могут влиять на этот текст или перевод.
    • Как описано на следующих страницах, правила согласия различаются по странам. TrustArc определяет вариант согласия, подходящий для каждого пользователя, на основании правил каждой страны. SAP Concur никак не может повлиять на это определение, а также в SAP Concur отсутствует список стран и правил их согласия.
    • Имейте в виду, что под "страной" понимается та страна, в которой пользователь физически находился во время входа в систему SAP Concur, а не страна компании пользователя, определенная в его профиле, и не местоположение компании пользователя.
  • В соответствии с правилами описанные здесь процессы согласия и изменения должны выполняться отдельными пользователями SAP Concur. У компаний нет права выбора этих вариантов за своих пользователей.
  • После принятия пользователем cookie он не может изменять свои настройки cookie с целью прекращения их приема.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эти изменения позволяют SAP Concur соответствовать глобальным требованиям конфиденциальности.

Белый список для TrustArc.com

Как отмечено в примечании к версии Новая ссылка на настройки cookie в нижнем колонтитуле SAP Concur версии, связанные с cookie изменения процесса были вызваны особыми правилами по согласию в Европе.

Чтобы гарантировать соответствие SAP Concur требованиям этих правил, компания SAP Concur привлекла на помощь TrustArc, глобального поставщика услуг по обеспечению конфиденциальности и управлению данными. Убедитесь, что отдел ИТ (или аналогичный) вашей организации добавил сайт TrustArc.com в свой белый список, чтобы компания TrustArc могла правильно контролировать и управлять этими процессами.

Бизнес-цель/выгода клиента: Занесение в белый список обеспечивает TrustArc надлежащий доступ к управлению требованиями к согласию от имени SAP Concur.

QuickBooks

QuickBooks Connector: Завершение поддержки QuickBooks 2015

Intuit объявляет о прекращении доступа к сервисам дополнений для QuickBooks Desktop 2015 (Windows и Mac) после 31 мая 2018 г. Сюда относятся все версии QuickBooks Desktop 2015 (Pro, Premier, Enterprise Solutions, Accountant Edition и Mac). Concur QuickBooks Connector по-прежнему будет работать с QuickBooks 2015, но в соответствии с политикой поддержки Intuit для QuickBooks после 31 мая 2018 г. служба поддержки Concur не будет принимать заявки по QuickBooks 2015.

Concur продолжит предоставлять поддержку для следующих версий QuickBooks:
  • QuickBooks 2016
  • QuickBooks 2017
  • QuickBooks 2018
В настоящее время поддерживаются следующие версии QuickBooks Web Connector:
  • 2.2.0.71
  • 2.2.0.80

Бизнес-цель/выгода клиента: Это обновление необходимо для выполнения службой поддержки Concur требований политики поддержки Intuit для версий QuickBooks.

Функция обмена сообщениями между продуктами

Пояснение: Отказ от обмена сообщениями внутри продукта

Предыдущие примечания к выпуску содержали информацию и инструкции по отказу от обмена сообщениями внутри продукта (IPM).

ПОЯСНЕНИЯ ПО ОТКАЗУ
  • Для клиентов, развернутых в ЦОД EMEA: пользователям была предоставлена возможность отказа в конце прошлого года.
  • Для клиентов, развернутых в ЦОД Северной Америки: пользователям предоставляется возможность поэтапного отказа. SAP Concur планирует обеспечить полный доступ к этой функции к концу апреля.

Бюджет

Примечания к выпуску решения для управления бюджетом

Клиенты могут получить информацию о новых функциях и расширениях бюджета в новых примечаниях к выпуску решения для управления бюджетом, размещенных на той же странице, что и другие примечания к выпуску продукта.

Бизнес-цель/выгода клиента: В примечаниях к автономной версии предоставлен более полный обзор системы Concur Budget.

Отчет "Пользователи по браузерам"

Обновление: Отчет "Пользователи по браузерам" — только центр обработки данных в Северной Америке

В мартовском выпуске отчет "Пользователи по браузерам" был обновлен путем включения дополнительных сведений. Эти обновления применяются только для центра обработки данных в Северной Америке.

Запланированные изменения

Информация в данном разделе относится к будущим выпускам. Concur сохраняет за собой право переносить дату реализации указанного в этом разделе расширения/изменения или полностью отказываться от его внедрения.

**Запланированное изменение** Заявка на платеж переименована в счет на оплату

В будущем выпуске SAP Concur заменит инстанции термина "заявка на платеж" и его итерации термином "счет на оплату" и его итерациями. Эти изменения будут внесены в пользовательский интерфейс, документацию по счетам на оплату и во все другие документы продукта SAP Concur, в которых он появляется.

Бизнес-цель/выгода клиента: Это изменение обеспечивает соответствие терминологии, используемой в SAP Concur, отраслевым стандартам.

**Запланированные изменения** Окончание поддержки FTP для простого текста 1 сентября 2018 г.

SAP Concur объявляет об окончании поддержки FTP для простого текста в качестве средства переноса данных в систему SAP Concur и из нее.

FTP для простого текста не является защищенным протоколом и является уязвимым с точки зрения безопасности. 1 сентября 2018 г. SAP Concur Operations выполнит обновление безопасности для инфраструктуры передачи файлов, ограничив использование FTP для простого текста в рамках нашей постоянной работы по обеспечению безопасности данных клиентов и удовлетворению требований к безопасности аудита "SAP Concur Trust Platform".

Дополнительные сведения см. в разделеPlain Text FTP Retirement FAQ (только на английском языке).

Уведомления для клиентов

Сторонние субподрядчики SAP Concur

Список сторонних субподрядчиков можно просмотреть здесь: SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (только на английском языке)

Ежемесячная сертификация браузера

В документе Заметки к выпуску SAP Concur — ежемесячная сертификация браузера перечислены данные текущей и запланированной ежемесячной сертификации браузера. Этот документ доступен с другими ежемесячными заметками к выпуску SAP Concur.