На странице Редактировать список можно ввести значения, которые будут отображаться в полях. На этой странице отображаются только поля, выбранные и настроенные как списки. Добавление значений в виде списка позволяет пользователям избежать ввода недействительных значений или значений с ошибками.

Пример

Зачастую сотрудники забывают ввести в отчете о расходах имя проекта в правильном формате. Администратор может ввести имена проектов в поле списка либо путем ввода вручную, либо путем импорта электронной таблицы. При заполнении поле Проект пользователи могут выбрать только действительные имена проектов. Если поле Проект также определено как обязательные, пользователям перед отправкой отчета необходимо выбрать из списка действительное имя проекта.

Списки можно заполнить также посредством импорта электронной таблицы, за исключением полей для управления альтернативными кодами счетов, помеченных суффиксом (код счета). Каждая позиция списка должна иметь имя позиции и код позиции.

Только для клиентов QuickBooks

Если вы используете финансовую интеграцию QuickBooks, вы можете создать пользовательские поля списка, чтобы выполнить мэппинг полей Класс и Клиента в QuickBooks (и поля Местоположение при использовании поля QuickBooks Online).

Добавление позиций списка

Перед созданием поля типа списка рекомендуется запланировать, какие позиции списка будут включены в список, и порядок их отображения.

Если вы используете альтернативные коды счетов, то необходимо вручную создать позиции списка для поля управления кодом счета.

Чтобы добавить позиции в одноуровневый список:

1. На странице Пользовательские поля или Добавить новое поле нажмите Добавить позиции списка.

2. На странице Редактировать список нажмите кнопку Добавить. Появятся поля Имя позиции и Код позиции.

3. В поле Имя позиции введите имя позиции списка.

4. В поле Код позиции введите код позиции списка.

5. Нажмите Добавить.

6. Повторите эти шаги для каждой позиции списка, которую требуется добавить, и нажмите кнопку Готово, чтобы вернуться на страницу Пользовательские поля.

Чтобы добавить позиции в многоуровневый (связанный) список, выполните следующие действия:

1. На странице Пользовательские поля или Добавить новое поле нажмите Добавить позиции списка.

2. На странице Редактировать список нажмите Добавить в разделе Первый уровень. Появятся поля Имя позиции и Код позиции. Список в разделе Первый уровень является списком вышестоящего уровня.

3. В поле Имя позиции введите имя позиции списка.

4. В поле Код позиции введите код позиции списка.

5. Нажмите Добавить.

6. Повторите эти действия для каждой позиции списка, которую требуется включить в список вышестоящего уровня.

7. После заполнения списка вышестоящего уровня выберите позицию списка в разделе Первый уровень (список вышестоящего уровня), а затем нажмите кнопку Добавить в разделе Второй уровень.

8. В поле Имя позиции введите имя позиции списка.

9. В поле Код позиции введите код позиции списка.

10. Нажмите Добавить.

11. Повторите эти действия для каждой позиции списка, которую требуется включить в список второго уровня для выбранного элемента списка вышестоящего уровня, а затем повторите для создания списков второго уровня для каждой позиции в списке вышестоящих уровней.

12. Если у вас есть список третьего уровня, выберите позицию в списке второго уровня и повторите шаги, чтобы заполнить список третьего уровня, связанный со списком выбранного второго уровня. Повторите эти действия для каждой позиции списка и каждого уровня списка.

13. Выберите Готово, чтобы вернуться на страницу Пользовательские поля.

Редактирование позиций списка

Для редактирования позиции списка:

1. На странице Пользовательские поля выберите Управление позициями списка.

2. На странице Редактировать список выберите необходимую позицию списка.

3. Нажмите Редактировать.

4. Введите новые данные.

5. Нажмите Сохранить, а затем Готово.

Фильтрация позиций списка

Для фильтрации позиций списка:

1. На странице Пользовательские поля выберите Управление позициями списка.

2. На странице Редактировать список выберите Фильтрация позиций: выкл.. Появится поле фильтрации.

3. В поле фильтрации введите символы, по которым требуется выполнить фильтрацию. Например, если требуется отфильтровать список регионов для отображения только регионов на западе, можно ввести "Запад", и будут отображаться только элементы списка, содержащие "Запад".

4. Щелкните значок увеличительного стекла или нажмите клавишу Enter. Появятся результаты фильтрации с выделенным критерием фильтрации.

5. Щелкните X, чтобы очистить фильтр.

Удаление позиции из списка

Для удаления позиции списка:

1. На странице Пользовательские поля выберите Управление позициями списка.

2. На странице Редактировать список выберите необходимую позицию списка. Если требуется удалить позицию списка в подчиненном списке, который является частью многоуровневого списка, выберите вышестоящие позиции списка, а затем выберите позицию подчиненного списка, которую требуется удалить.

3. Нажмите Удалить.

4. В окне сообщения нажмите Удалить, а затем подтвердите удаление позиции, нажав кнопку Удалить в окне Удаление позиции списка.

Импорт позиций списка

В дополнение к созданию позиций списка вручную можно импортировать их из электронной таблицы.

Процесс импорта позиций списка происходит следующим образом:

1. Выгрузка электронной таблицы импорта списка

2. Заполнение электронной таблицы импорта списка

3. Загрузка электронной таблицы импорта списка

4. Просмотр результатов начальной проверки полей

5. Просмотр результатов импорта

Шаг 1: Выгрузка электронной таблицы импорта списка

Для выгрузки электронной таблицы импорта списка:

1. На странице Пользовательские поля выберите Управление позициями списка.

2. На странице Редактировать список выберите Импорт списка. Откроется окно Импорт списка.

3. На шаге 1 в разделе Для выгрузки шаблона импорта списков, щелкните ссылку.

4. Выберите Сохранить.

5. 4. В зависимости от того, какой браузер используется, файл может быть выгружен в местоположение выгрузки по умолчанию для вашего браузера, либо местоположение выгрузки может быть предложено выбрать.

Шаг 2: Заполнение электронной таблицы

Одноуровневые и многоуровневые (связанные) списки

Электронная таблица для одноуровневого списка требует ввода имени и кода позиции для каждой позиции списка, которую требуется добавить или удалить в процессе импорта. Это те же значения, которые необходимо ввести при создании позиций списка вручную в пользовательских полях в настройках продукта.

Электронная таблица для многоуровневого списка требует ввода имени позиции списка, которую требуется добавить или удалить, кода для этой позиции списка и кодов для всех позиций списка, которые предшествуют добавленной/удаленной позиции списка в иерархии списка.

Для одноуровневого списка выгруженная электронная таблица содержит 3 столбца и 2 строки.

Первый столбец (УДАЛИТЬ) можно использовать для удаления существующих позиций списка, введя "Y" в столбце УДАЛИТЬ, а затем имя и код удаляемой позиции списка.

Второй и третий столбцы можно использовать для добавления позиций списка, оставив столбец УДАЛИТЬ пустым и введя имя и код новой позиции для позиций списка, которые требуется добавить.

Для многоуровневого списка выгруженная электронная таблица содержит столбец УДАЛИТЬ, столбец имени позиции и столбцы для каждого уровня в иерархии списка.

Например, электронная таблица для многоуровневого списка с 3 уровнями будет содержать столбец УДАЛИТЬ , столбец ИМЯ (Имя позиции) и три столбца "Код позиции": LEVEL 01 CODE, LEVEL 02 CODE и LEVEL 03 CODE.

Имя списка, которое соответствует каждому уровню иерархии, отображается во второй строке выгруженной электронной таблицы.

Требования к форматированию импорта списка

В электронной таблице импорта списков Concur применяются следующие требования к форматированию:

• Значения в строке заголовка электронной таблицы нельзя удалять.

• Перед загрузкой необходимо убедиться, что все ячейки электронной таблицы имеют текстовый или числовой формат. По умолчанию используются настройки формата ячейки "Общие".

Если вы используете эту функцию, всегда проверяйте форматирование ячеек. При необходимости выберите требуемые ячейки и измените форматирование.

Шаг 3: Загрузка электронной таблицы импорта списка

Электронная таблица импорта списка загружается на странице Импорт списка.

Для загрузки электронной таблицы импорта списка:

1. На странице Редактировать список выберите Импорт списка. Откроется страница Импорт списка.

2. На странице Импорт списка нажмите Выбрать файл.

3. Выберите файл для загрузки и нажмите Открыть.

4. На странице Импорт списка нажмите Загрузить свои данные.

Шаг 4: Просмотр результатов проверки полей

После обработки файла загрузки появится страница Результаты проверки полей. Если какие-либо позиции списка не удалось импортировать, на странице Результаты проверки полей будут перечислены строки таблицы, которые не удалось импортировать, и предоставлена информация о причинах ошибки импорта.

Для просмотра результатов начальной проверки полей:

1. Щелкните Загрузить свои данные на странице Импорт списков.

2. На странице Результаты проверки полей просмотрите результаты проверки.

Шаг 5: Просмотр результатов импорта

После того, как администратор нажмет кнопку Загрузить свои данные, позиции списка будут поставлены в очередь на импорт. Система выполняет их обработку максимально быстро. Обработка записей очереди может занять у системы несколько минут. При условии, что при обработке записей больше не возникло ошибок, система выполнит импорт.

Для просмотра статуса и подробных данных импорта, в том числе всех возникших ошибок, администратор может использовать вкладку Просмотр результатов импорта. После того, как администратор выберет дату, на странице отображается статус всех операций импорта для этой даты, число обработанных записей и число отклоненных записей. Этот список сортируется по убыванию, начиная со времени начала импорта файла администратором.

На странице появятся все файлы, импортированные на указанную дату и в течение 10 дней до нее.

На странице Просмотр подробных данных импорта отображаются все ошибки, возникшие во время импорта.

Для просмотра результатов импорта:

1. Нажмите Просмотреть результаты импорта. Откроется страница Просмотр результатов импорта.

2. В поле Дата введите требуемую дату.

3. Нажмите Поиск.

Страница Просмотр подробных данных импорта позволяет администраторам просматривать подробные данные обработанных записей конкретного файла. Здесь администратор может просматривать следующие подробные данные:

• Записи с ошибкамиНа этой странице отображается номер строки в электронной таблице с ошибкой, предотвратившей импорт этой записи. Столбцы Описание и Предлагаемое действие предоставляют необходимые данные для исправления ошибки. Эти записи необходимо исправить в данном файле и затем повторно загрузить.

• Записи с предупреждениями: На этой странице отображается номер строки в электронной таблице, запись которой система успешно импортировала, но которая может содержать проблему, подлежащую расследованию администратором. В столбцах Описание и Предлагаемое действие отображается информация о предупреждениях. Администратор должен учесть предупреждение и решить, требует ли проблема дальнейшего расследования. Администратор может проверить данные импорта с помощью пользовательского интерфейса управления списками и внести необходимые изменения. Либо администратор может просмотреть запись списка прямо в файле электронной таблицы, внести в нем все необходимые изменения, и затем повторно загрузить исправленный файл.

• Записи без предупреждений и ошибок: На странице отображается номер строки в электронной таблице, запись которой успешно импортирована системой.

Просмотр подробных данных импорта

Для просмотра подробных данных импорта:

1. В окне Просмотр результатов импорта перейдите к области Подробные данные и щелкните значок, связанный с шаблоном списка в соответствующей строке.

2. Страница обновится, и появятся все записи с ошибками.

3. Выберите Тип проблемы для отображения. Подробные данные можно отфильтровать, чтобы просмотреть записи, импортированные без ошибок или предупреждений, записи с предупреждениями , записи с ошибками или все записи.

4. Просмотрите подробные данные записей с ошибками в столбцах Описание и Предлагаемое действие.