На странице Добавить новое поле можно создавать пользовательские поля для финансовой информации, которую вы хотите отслеживать. При просмотре полей по умолчанию в формах SAP Concur для записей, расходов, счетов на оплату и т.п. сотрудников вы можете обнаружить, что некоторые подлежащие отслеживанию данные отсутствуют. Можно добавить в эти формы пользовательское поле для записи этих данных. Можно создать до двенадцати пользовательских полей.

Обычно сотрудники вводят значения пользовательских полей в свои отчеты о расходах или счета на оплату. Данные пользовательских полей могут быть частью вашей бухгалтерской выписки или финансовой проводки из SAP Concur в вашу бухгалтерскую систему. По умолчанию пользовательские поля добавляются во все формы как необязательные. Адаптировать внешний вид при необходимости можно на странице Управление видимостью. Эта гибкость позволяет отображать пользовательское поле в одних полях и скрывать его в других. Например, можно настроить пользовательское поле, которое будет отображаться в формах счетов на оплату, но не в формах расходов.

Созданные пользовательские поля по умолчанию отображаются во всех следующих формах:

Расходы:

• Страница Информация о расходах, в настройках профиля

• Заголовок отчета о расходах

• Страница ввода расходов

• Страница распределения записей расходов

Счет на оплату:

• СтраницаИнформация о счете на оплату, в настройках профиля

• Заголовок счета на оплату

• Отдельная позиция счета на оплату

Заявка:

• СтраницаИнформация о заявке, в настройках профиля

• Заголовок заявки

• Страница распределения заявок

При создании сотрудником нового отчета о расходах или счета на оплату значения пользовательских полей копируются из формы сотрудника в отчет о расходах или счет на оплату. Этот процесс копирования происходит каждый раз при создании сотрудником нового отчета о расходах или счета на оплату.

Аналогичным образом значение из отчета или счета на оплату копируется в новые расходы или позиции счетов на оплату. Дальнейший уровень копирования происходит при распределении расходов или позиций счетов на оплату. Скопированные значения могут изменяться сотрудником, если поле не установлено как доступное только для чтения.

Примеры:

• Вам требуется присвоить МВЗ каждому сотруднику и обеспечить отслеживание их расходов по этому МВЗ. Для этого необходимо создать пользовательское поле МВЗ и сделать его доступным только для чтения в формулярах расходов. Это обеспечивает включение данных в формуляр для отслеживания, но не возможность их изменения сотрудником.

• Вам необходимо отслеживать, подлежат ли расходы фактурированию и к какому проекту они относятся. На странице Добавить новое поле выберите Флажок. В поле Имя поля выберите Подлежит фактурированию?, а затем нажмите кнопку Добавить.

• Вам необходимо отслеживать ваши расходы по отделам. На странице Добавить новое поле щелкните Список. В поле Имя поля введите Отдел, а затем нажмите кнопку Добавить. На странице подтверждения Добавить новое поле нажмите Добавление позиций списка, чтобы получить доступ к странице Редактировать список и ввести свои отделы.

Добавить новое поле

Страница Добавить новое поле позволяет добавлять следующие типы полей:

• Список

• Многоуровневый список (см. раздел Добавление многоуровневых списков в этой теме)

• Текст произвольной формы

• Флажок

Можно создавать до 12 пользовательских полей путем ввода имени в пользовательское поле или выбора из списка предложенных. При создании полей сначала рекомендуется спланировать, какие поля вам необходимы. Учитывайте следующие моменты:

• Сколько полей вам требуется?

• Какие типы полей являются оптимальными для каждого поля?

  • Списки являются более последовательными и пригодными для отчетности, но необходимо выполнять их ведение.

  • Поля ввода текста в произвольной форме удобны при наличии множества часто меняющихся значений.

• Какие метки или имена лучше всего обозначают цель поля?

  • Имена или метки полей должны быть как можно более четкими, дающими сотрудникам надлежащие указания относительно того, что вводить.

• Какие значения вам нужны для заполнения полей списка?

• В каком порядке требуется отображать значения полей каждого списка?

• Вам нужен многоуровневый список (состоящий из двух или более уровней), чтобы сотрудники могли выбрать значение в вышестоящем списке перед выбором значения в подуровне или нижестоящем списке?

Для добавления поля списка:

1. На странице Пользовательские поля нажмите Добавить пользовательское поле, чтобы открыть страницу Добавить новое поле.

2. Нажмите Список.

3. В разделе Как бы вы хотели назвать свой список?, в списке Имя поля выберите или введите имя поля, чтобы использовать его в качестве метки при отображении поля.

4. Нажмите Добавить. Появится сообщение с подтверждением добавления нового поля.

5. Теперь вы можете добавить значения списка в это поле, добавить еще одно пользовательское поле или вернуться на страницу Пользовательские поля.

6. При добавлении нового поля на экране появится сообщение с оставшимся количеством доступных пользовательских полей.

7. Если вы готовы сконфигурировать это поле, вернитесь на страницу Пользовательские поля, на которой появится новое поле.

Чтобы добавить поле ввода текста в произвольной форме:

1. На странице Добавить новое поле щелкните Текст произвольной формы.

2. В разделе Как бы вы хотели назвать свое текстовое поле введите имя пользовательского поля или выберите имя поля из списка.

3. Нажмите Добавить. Появится сообщение с подтверждением добавления нового текстового поля.

4. Теперь можно добавить еще одно пользовательское поле или вернуться на страницу Пользовательские поля.

Чтобы добавить поле флажка:

1. На странице Добавить новое поле выберите Флажок.

2. В разделе Как бы вы хотели назвать свой флажок введите имя пользовательского поля или выберите имя поля из списка.

3. Нажмите Добавить. Появится сообщение с подтверждением добавления нового текстового поля.

4. Теперь можно добавить еще одно пользовательское поле или вернуться на страницу Пользовательские поля.

Добавление многоуровневых списков

Многоуровневый список — это набор из пяти полей списка (максимум), которые зависят друг от друга. Позиция списка, выбранная в первом поле, определяет, какие позиции будут доступны во втором поле, и т. д. Многоуровневые списки настраиваются на странице Редактировать список. Многоуровневые списки отображаются в одной строке на странице Пользовательские поля.

Пример

Вам требуется, чтобы ваши сотрудники вводили информацию о регионе и отделе для своих расходов. Вам нужно, чтобы доступные отделы варьировались в зависимости от выбранного пользователями региона. На странице Добавить новое поле вы создаете многоуровневый список со значением Регион в качестве первого, или вышестоящего списка, и Отдел в качестве нижестоящего или подуровневого списка. Нажмите кнопку Добавить, чтобы связать списки в многоуровневый иерархический формуляр. Эти поля будут отображаться в формулярах с полем Регион на первом месте, и полем Отдел, следующим за ним. При создании отчетов о расходах пользователи не смогут выбирать значения в списке Отдел, не выбрав сначала значение в списке Регион.

Чтобы добавить поле многоуровневого списка:

1. На странице Добавить новое поле щелкните Многоуровневый список.

2. Нажмите Добавить.

3. В разделе Использование многоуровневых списков прочитайте информацию на странице и просмотрите диаграмму многоуровневого списка.

4. Нажмите Дальше.

5. В поле 1. Имя поля введите или выберите метку поля для этого списка.

6. В поле 2. Имя поля введите или выберите метку поля для подуровневого списка.

7. Если требуется добавить дополнительные уровни списка, щелкните значок Добавить другой уровень. Можно добавить до пяти уровней списка.

8. Нажмите кнопку Удалить, чтобы удалить уровень списка.

9. После создания структуры, нажмите кнопку Добавить.

10. Нажмите кнопку Добавление позиций списка, чтобы добавить варианты выбора для нового поля. Откроется страница Редактировать список. Новые поля многоуровневого списка отображаются на странице Пользовательские поля в одной строке.

Перемещение полей

После создания необходимых пользовательских полей можно изменить порядок их отображения на странице Пользовательские поля, переключившись в расширенный ракурс.

Для перемещения полей:

1. На странице Пользовательские поля нажмите кнопку Перейти в расширенный ракурс.

2. Чтобы изменить положение поля в списке, щелкните стрелки вверх или вниз в строке поля, которое требуется переместить.

Удаление полей

Если вы решите удалить поле, помните, что содержащиеся в нем данные будут безвозвратно удалены и не смогут быть восстановлены.

Для удаления полей:

1. На странице Пользовательские поля нажмите Удалить в строке поля, которое требуется удалить.

2. Установите этот флажок, чтобы подтвердить, что при удалении поля все данные, связанные с этим полем, будут безвозвратно удалены.

3. Нажмите Удалить окончательно, чтобы удалить поле.