Справка по администрированию Concur Invoice, стандартный выпуск

Обзор стандартного выпуска Concur Expense для администраторов, май 2018 г.

Обновление 4:

Администратор

Новая ссылка на настройки cookie в нижнем колонтитуле SAP Concur

В версии от 12 мая были введены некоторые связанные с cookie изменения процесса и ссылки, вызванные особыми требованиями к согласию в Европе.

Существует два вида согласия при разрешении сохранения cookie на компьютере пользователя. Как описано на следующих страницах, каждая страна определяет, какой из этих вариантов использовать. Варианты включают:

  • Активное согласие: пользователь активно соглашается принимать cookie. В этом случае для получения согласия пользователя перед загрузкой файлов cookie на компьютер пользователя требуется SAP Concur.
  • Пассивное согласие: Пользователь не препятствует сохранению cookie.

ВАЖНО!

В этом примечании к версии рассматривается согласие на сохранение, а также изменение файлов "cookie". Следует отметить следующее:

  • TrustArc, глобальный поставщик обеспечения конфиденциальности и управления данными, контролирует процессы, связанные с cookie в SAP Concur, и управляет ими.

    Несколько вариантов согласия описаны на следующих страницах:

    • Имейте в виду, что TrustArc предоставляет весь текст согласия и управляет всеми переводами текста согласия. Ни SAP Concur, ни его клиенты никоим образом не могут влиять на этот текст или перевод.

    • Как описано на следующих страницах, правила согласия различаются по странам. TrustArc определяет вариант согласия, подходящий для каждого пользователя, на основании правил каждой страны. SAP Concur никак не может повлиять на это определение, а также в SAP Concur отсутствует список стран и правил их согласия.

    • Имейте в виду, что под "страной" понимается та страна, в которой пользователь физически находился во время входа в систему SAP Concur, а не страна компании пользователя, определенная в его профиле, и не местоположение компании пользователя.

  • В соответствии с правилами описанные здесь процессы согласия и изменения должны выполняться отдельными пользователями SAP Concur. У компаний нет права выбора этих вариантов за своих пользователей.
  • После активного принятия пользователем cookie он не может изменять свои настройки cookie с целью прекращения их приема, за исключением возможности удаления всех cookie и повторного запуска.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эти изменения позволяют SAP Concur соответствовать глобальным требованиям конфиденциальности.

Белый список для TrustArc.com

Как отмечено в примечании к версии Новая ссылка на настройки cookie в нижнем колонтитуле SAP Concur версии, связанные с cookie изменения процесса были вызваны особыми правилами по согласию в Европе.

Чтобы гарантировать соответствие SAP Concur требованиям этих правил, компания SAP Concur привлекла на помощь TrustArc, глобального поставщика услуг по обеспечению конфиденциальности и управлению данными. Убедитесь, что отдел ИТ (или аналогичный) вашей организации добавил сайт TrustArc.com в свой белый список, чтобы компания TrustArc могла правильно контролировать и управлять этими процессами.

Бизнес-цель/выгода клиента: Занесение в белый список обеспечивает TrustArc надлежащий доступ к управлению требованиями к согласию от имени SAP Concur.

Удалена страница "Соглашение о защите данных"; новое соглашение SAP Concur о защите данных

Вниманию клиентов, в настоящее время отображающих пользователям страницу Соглашение о защите данных: сообщаем, что в этом выпуске SAP Concur отменит эту страницу. Это означает, что страница Соглашение о защите данных больше не будет отображаться ни при каких обстоятельствах. При этом возможности пользовательской настройки текста соглашения о защите данных и применения политики (например, для принятия пользователем соглашения о защите данных) будут удалены.

Кроме того, в этом выпуске SAP Concur предоставит стандартное соглашение о защите данных, и его можно будет вызвать по ссылке, находящейся в нижнем колонтитуле страницы. В новом соглашении о защите данных SAP Concur описывается ответственность SAP Concur как обработчика данных клиента.

Бизнес-цель/выгода клиента: Данное изменение позволит гарантировать, что у всех клиентов отображается идентичное соглашение о защите данных SAP Concur без каких-либо изменений.

**ОБНОВЛЕНИЕ** Ссылка на Соглашение о защите данных для обработчика – доступно на этой неделе

В течение последних нескольких месяцев в примечаниях к версиям указывалось, что в версии от 12 мая существующая страница Соглашение о защите данных будет удалена, а в нижнем левом углу нижнего колонтитула SAP Concur станет доступна новая ссылка Соглашение о защите данных для обработчика.

Намечено на 25 мая: ссылка Соглашение о защите данных для обработчика будет доступна в нижнем колонтитуле SAP Concur.

Бизнес-цель/выгода клиента: Данное изменение позволит гарантировать, что у всех клиентов отображается идентичное соглашение о защите данных SAP Concur без каких-либо изменений.

Изменение SAP Concur адресов электронной почты на sap.com

SAP Concur обновляет исходящие адреса электронной почты наших сотрудников и будет использовать домен sap.com вместо concur.com. Это означает, что клиенты смогут получать электронные сообщения с обоих доменов. Чтобы добавить домен "sap.com" в белый список адресов электронной почты, обратитесь в ИТ-отдел вашей компании.

По-прежнему поддерживаются сообщения, отправляемые в SAP Concur на адреса электронной почты concur.com, в том числе:

  • plans@concur.com
  • receipts@concur.com

и все другие существующие адреса электронной почты concur.com

Контекст: В январе этого года мы поделились с вами нашими разработками в области логотипа и бренда SAP Concur. В рамках эволюции бренда SAP Concur и поскольку мы продолжаем использовать активы, доступные нам как членам семейства SAP, вы можете получать по электронной почте сообщения от компании Concur не только с домена электронной почты @ concur.com, но и с домена @ sap.com. Сообщения с обоих адресов отправляются от одного лица. Вы можете связываться с нами по любому из этих адресов.

Бизнес-цель/выгода клиента: SAP Concur переходит на бренд SAP, в рамках чего реализуется обновление электронных сообщений с использованием адресов электронной почты на домене sap.com.

Бюджет

Примечания к выпуску решения для управления бюджетом

Клиенты могут получить информацию о новых функциях и расширениях бюджета в новых примечаниях к выпуску решения для управления бюджетом, размещенных на той же странице, что и другие примечания к выпуску продукта.

Бизнес-цель/выгода клиента: Примечания к автономной версии предоставляют пользователям улучшенный обзор системы Concur Budget.

Карты компании

Добавление категорий дохода и операций перевода для Yodlee

В этом выпуске пользователи Yodlee могут работать с переменными данными из категорий Доход и Перевод. До этого изменения операции, относящиеся к одной из этих категорий, указывались как неопределенные и скрывались системой. После данного изменения этим операциям присваивается правильная категория.

Учтите, что это функциональное расширение будет по-прежнему отфильтровывать операции, классифицированные как платежные или расчетные, поскольку они не связаны с отчетом о расходах. Поскольку интеграция основана на индивидуальной регистрации, конечный пользователь может удалить позиции, не подлежащие возмещению по отчету о расходах.

Бизнес-цель/выгода клиента: Это расширение увеличивает область потоков в Concur, позволяющих клиентам обрабатывать операции по картам с поддержкой отсутствующих категорий Доход и Перевод в модуле "Расходы".

Хранение данных

Новая функция ознакомительной версии для устаревших данных

В SAP Concur введена новая функция хранения данных, которая позволяет клиентам управлять длительностью хранения их данных в Concur на основании критериев "кто", "когда" и "где".

Эта функция предоставляет следующие функциональные возможности:

  • Позволяет компании устанавливать определенный календарный срок, после которого будут удаляться устаревшие профили пользователей, маршруты и отчеты о расходах.
  • Обеспечивает ограниченный доступ к конфигурации политики с уведомлением по электронной почте.
  • Включает опцию приостановки для конкретного пользователя, данные которого будут исключены этой функцией, если необходимо или желательно сохранить старые данные.
  • Включает опцию удаления данных конкретного пользователя независимо от конфигурации хранения данных в масштабе всей компании.
  • Предоставляет общую сводку событий для мониторинга деятельности по хранению данных.

В стандартом выпуске для модулей "Расход", "Заявки" и "Счета на оплату" существующим ролям администратора были предоставлены полномочия на администрирование (создание и редактирование) конфигурации хранения данных. В стандартном выпуске для модуля "Командировки" была создана новая роль "Администратор хранения данных".

Сервисы Concur

Роль

Описание

Расходы

(включает в себя заявки)

Может выполнять администрирование

(существующая роль)

Может просматривать и открывать ссылку Хранение данных на странице Инструменты и получать по электронной почте подтверждение изменения их конфигурации в течение 72 часов.

Счета на оплату

Администратор счетов на оплату

(существующая роль)

Отображение ссылки Хранение данных на странице Инструменты и переход по ней, а также получение по электронной почте подтверждений изменения конфигурации в течение 72 часов.

Командировки

Администратор хранения данных

(новая роль)

Отображение ссылки Хранение данных на странице Инструменты и переход по ней, а также получение по электронной почте подтверждений изменения конфигурации в течение 72 часов.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция позволит клиентам удовлетворять их специфические требования по соответствию относительно хранения данных.

Новый фильтр 23-месячного периода

В новую функцию хранения данных будет добавлен фильтр 23-месячного периода. Фильтр будет влиять а следующие области:

  • Доступные расходы
  • Просмотр операций
  • Неприсвоенные наличные авансы

Эта новая функция будет автоматически фильтровать операции. 23-месячный период является неизменяемым. Клиенты, активирующие новую функцию хранения данных, автоматически включают фильтр 23-месячного периода.

На странице Просмотр операций периоды расчета старше 23 месяцев будут также отфильтровываться.

Бизнес-цель/выгода клиента: Этот фильтр позволит сократить число необработанных операций с учетом периода времени и поддержит новую функцию хранения данных.

Expense Pay — Global

(Канада) Поддержка дополнительных программ карт для Канады

Expense Pay — Global для модуля "Расходы" теперь поддерживает следующие программы кредитных карт для канадского доллара (CAD $):

  • MasterCard CAD, банк Citibank
  • Visa CAD, банк Citibank

Бизнес-цель/выгода клиента: Использование этих дополнительных опций позволяет ускорить обработку расходов по кредитной карте.

Обмен сообщениями между продуктами (IPM)

Пояснение: Отказ от обмена сообщениями внутри продукта

За последние несколько месяцев вышли примечания к выпуску о возможности пользователей отказаться от функции обмена сообщениями внутри продукта (IPM).

Только для пояснения:

  • Для клиентов, развернутых в ЦОД EMEA, пользователям была предоставлена эта возможность отказа в конце прошлого года.
  • Для клиентов, развернутых в ЦОД в Северной Америке, пользователям предоставляется возможность поэтапного отказа. SAP Concur планирует обеспечить полный доступ к этой функции к концу апреля.

Общественный транспорт Японии (JPT)

Номера карт IC удалены из изображений квитанций

При визуализации квитанций Concur для общественного транспорта Японии (JPT) в них больше не будут включаться номера карт IC.

Бизнес-цель/выгода клиента: Это изменение увеличивает безопасность личных данных пользователей Concur.

Ведение Jorudan

Выполняется стандартное ведение базы данных по станциям и линиям системы общественного транспорта Японии (JPT), например, добавления, изменение и удаление имен.

Бизнес-цель/выгода клиента: В списках модуля "Расходы" продолжают отражаться текущие станции и линии JPT.

Пользовательский интерфейс модуля "Расходы" следующего поколения (NextGen)

**Текущие** Новый пользовательский интерфейс для конечных пользователей Concur Expense

SAP Concur непрерывно совершенствует свои продукты: не только функции, которые они предоставляют, но также и удобство работы с этими функциями. Способы взаимодействия пользователей с технологиями изменяется вместе с их потребностями и ожиданиями. Мы постоянно прислушиваемся к отзывам клиентов и изучаем обратную связь, чтобы найти способы сделать работу с системой удобнее и эффективнее.

Пользовательский интерфейс модуля "Расходы" NextGen является результатом разработок SAP Concur в области взаимодействия с пользователем. Этот интерфейс был разработан по результатам обширного изучения мнений пользователей и анализа данных на базе 680 личных бесед, 58 исследований удобства использования, более 3000 ответов в рамках проведенных опросов и 1,3 миллиарда ежемесячных действий пользователей.

В течение следующего года клиенты будут иметь возможность предварительного просмотра, а затем перехода на NextGen Expense до даты обязательного продуктивного запуска (как подробно описано далее).

Бизнес-цель/выгода клиента: Результат нашей работы — пользовательский интерфейс модуля "Расходы" следующего поколения, соответствующий современным стандартам непротиворечивости данных и удобства работы пользователей. Эта технология не только предоставляет расширенный пользовательский интерфейс, но также позволяет SAP Concur быстрее реагировать на запросы клиентов в соответствии с их меняющимися потребностями.

QuickBooks

QuickBooks Connector: Завершение поддержки QuickBooks 2015

Intuit объявляет о прекращении доступа к сервисам дополнений для QuickBooks Desktop 2015 (Windows и Mac) после 31 мая 2018 г. Сюда относятся все версии QuickBooks Desktop 2015 (Pro, Premier, Enterprise Solutions, Accountant Edition и Mac). Concur QuickBooks Connector по-прежнему будет работать с QuickBooks 2015, но в соответствии с политикой поддержки Intuit для QuickBooks после 31 мая 2018 г. служба поддержки Concur не будет принимать заявки по QuickBooks 2015.

Concur продолжит предоставлять поддержку для следующих версий QuickBooks:

  • QuickBooks 2016
  • QuickBooks 2017
  • QuickBooks 2018

В настоящее время поддерживаются следующие версии QuickBooks Web Connector:

  • 2.2.0.71
  • 2.2.0.80

Бизнес-цель/выгода клиента: Это обновление необходимо для выполнения службой поддержки Concur требований политики поддержки Intuit для версий QuickBooks.

Запланированные изменения

Информация в данном разделе относится к будущим выпускам. Concur сохраняет за собой право переносить дату реализации указанного в этом разделе расширения/изменения или полностью отказываться от его внедрения.

**Запланированные изменения** Создание отчетов о расходах по командировкам с помощью помощника по расходам

Теперь администраторы могут предварительно настроить параметры помощника по расходам.

Помощник по расходам может автоматически создавать отчеты о расходах, связанных с командировками, и добавлять такие расходы в эти отчеты. В настоящее время помощник по расходам автоматически создает ежемесячные отчеты о расходах в качестве потока расходов клиента в Concur. Это называется созданием календарного отчета о расходах.

Благодаря этому расширению помощник по расходам может создать один из двух видов отчетов о расходах: календарный и по командировкам. При создании отчета о расходах по командировке помощник по расходам автоматически создает отчет о расходах на основе определенной командировки, забронированной в Concur Travel, и заполняет этот отчет расходами клиента между датами начала и окончания командировки.

Пользователи, использующие помощник по расходам, смогут с его помощью автоматически создавать только календарные отчеты или отчеты по командировкам, но не оба вида отчетов о расходах.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция позволяет автоматизировать большую часть процессов отчетности по расходам и упростить работу конечному пользователю.

**Запланированные изменения** Окончание поддержки FTP для простого текста 1 сентября 2018 г.

SAP Concur объявляет об окончании поддержки FTP для простого текста в качестве средства переноса данных в систему SAP Concur и из нее.

FTP для простого текста не относится к защищенным протоколам и является уязвимым с точки зрения безопасности. 1 сентября 2018 г. Concur Operations выполнит обновление безопасности для инфраструктуры передачи файлов, ограничив использование FTP для простого текста в рамках нашей постоянной работы по обеспечению безопасности данных клиентов и удовлетворению требований к безопасности аудита "Concur Trust Platform".

Дополнительные сведения см. в разделе Plain Text FTP Retirement FAQ (только на английском языке).

Что это значит: опыт работы с клиентами: После 1 сентября 2018 г. загрузка таких типов файлов, как "Сотрудник", "Список", "Приглашенный" и других файлов импорта, а также выгрузка SAE и других файлов выписки, использующих FTP для простого текста, не будет приниматься через систему SAP Contur Filemover. Это существенно повлияет на использование клиентами таких продуктов SAP Concur, как Concur Travel, Concur Expense и Concur Invoice, а также на операции интеграции в финансовые системы клиентов. После 1 сентября 2018 г. исключений не будет.

Уведомления для клиентов

Сторонние субподрядчики SAP Concur

Список сторонних субподрядчиков можно просмотреть здесь: SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (только на английском языке)

Ежемесячная сертификация браузера

Ежемесячная сертификация браузера, текущая и плановая, доступна с Нововведения – стандартный выпуск вместе с другими ежемесячными примечаниями к версиям SAP Concur.