Concur Invoice

Клиенты по-прежнему имеют возможность ознакомиться с новым пользовательским интерфейсом, поскольку SAP Concur готовится к обеспечению общей доступности ориентировочно во втором квартале 2019 года.

ОБНОВЛЕНИЯ В МАРТЕ

Для клиентов, знакомящихся с этой функцией, в SAP Concur теперь добавлены следующие функции:

• На новых страницах сводки Имя заявки переименовано в Имя счета на оплату.

• При отправке или присвоении появляется окно с вопросом пользователям, хотят ли они перейти к следующему счету на оплату или вернуться к списку счетов.

• На странице Мои счета на оплату Счета на оплату по заказам по покупку были переименованы в Все отправленные в Закупки и новый параметр, Отправить в Закупки, появился в меню Просмотр.

Бизнес-цель/выгода клиента: Новый пользовательский интерфейс Concur Invoice позволяет клиентам работать более эффективно и предоставляет им улучшенный обзор счетов на оплату в реальном времени.

С помощью функции метки времени e-Bunsho для Японии модуль "Счет на оплату" теперь поддерживает цифровые метки времени изображений счетов на оплату от компаний и поставщиков услуг по счетам.

Если эта функция включена, устанавливаются правила, гарантирующие пользователям предоставление необходимой информации о счетах на оплату для обеспечения соблюдения законодательства Японии в отношении e-Bunsho. Прежде чем установить метку времени на изображение, пользователь должен сначала подтвердить, что изображение счета на оплату является действительным изображением вводимого счета, а этот счет на оплату не может быть отправлен на утверждение до тех пор, пока на изображение счета на оплату не будет успешно установлена метка времени.

Существует процесс проверки для мониторинга полученных, ожидающих, запрошенных и непригодных меток времени. Этот процесс позволяет проверять изображения счетов на оплату с успешно поставленными метками времени и отображает подсчеты и итоговые значения по диапазону дат для действительных и недействительных меток.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция позволяет клиентам в Японии поддерживать юридическое соблюдение правил e-Bunsho, если они используют цифровые счета на оплату вместо бумажных.

Заказ на покупку

Для клиентов, которые импортируют заказы на покупку для объектов, у которых не включена функция "Заявка на покупку", пользователь с ролью администратора покупок теперь может видеть список импортированных заказов на покупку.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция упрощает клиентам, которые обрабатывают счета на оплату для заказов на покупку, управление и просмотр импортированных заказов на покупку.

Управление поставщиками

Клиенты с активированной функцией создания и утверждения поставщиков теперь могут отслеживать изменения данных поставщика на странице Журнал аудита, находящейся в записи поставщика у менеджера поставщиков. Например, при утверждении или обновлении поставщика менеджером поставщиков сведения об этом эти действия отображаются на странице Журнал аудита.

Бизнес-цель/выгода клиента: Это изменение позволяет пользователям с ролью менеджера поставщиков в счетах на оплату отслеживать изменения, внесенные в информацию о поставщике в Менеджере поставщиков.

Администрирование компании

В целях обеспечения текущей безопасности наших продуктов и услуг SAP Concur выпустила новый SSL-сертификат для сайта concursolutions.com. Текущий срок действия сертификата истекает 16 марта 2019 года.

Все клиенты, закрепившие этот истекающий сертификат, должны будет обновить его до 16 марта 2019 года. Если закрепленный сертификат не будет обновлен до 16 марта 2019 года, ваша организация и пользователи столкнутся со сбоями в работе продуктов и услуг SAP Concur.

Клиентам, которые не закрепили сертификат, не нужно предпринимать никаких действий, поскольку новый сертификат обновляется автоматически. Большинство клиентов не закрепляют сертификат.

Следует учитывать: В рамках расширения нашей программы безопасности и соответствия этот сертификат будет обновляться ежегодно.

Бизнес-цель/выгода клиента: Это обновление обеспечивает текущую безопасность наших продуктов и услуг.

Concur Open

Пользователи Concur Open и персонализированной панели Concur Open могут подписаться на получение уведомлений по электронной почте об используемых ими продуктах SAP Concur. В рамках процесса подписки SAP Concur отправит пользователю сообщение для подтверждения. Чтобы получать уведомления, пользователь должен нажать в сообщении электронной почты Подтверждаю.

Поскольку некоторые пользователи не выполняют шага подтверждения, SAP Concur добавил напоминание о нем на странице подписки.

Для получения дополнительной информации о персонализации панели Concur Open см. информационный бюллетень Персонализированная панель Concur Open.

Электронная почта SAP Concur

SAP Concur переходит на новую инфраструктуру электронной почты для исходящих писем пользователям SAP Concur от наших сервисов. Поэтому компании, которые фильтруют входящую электронную почту по IP-адресу отправителя, должны добавлять новые IP-адреса в свой список безопасных отправителей, чтобы их пользователи получали электронную почту от SAP Concur.

Первоначально описанное изменение затрагивало только компании, использующие Concur Expense. С января на новую инфраструктуру электронной почты переводятся электронные сообщения и от других сервисов SAP Concur (Concur Travel и Concur Pay).

Другие сервисы будут добавляться течение первого квартала 2019 года. Следите за примечаниями к выпускам для получения дополнительной информации о сроках дополнительных изменений.

Компания SAP Concur предоставляла примечание к версии обновленных уведомлений по электронной почте в течение нескольких месяцев. Учтите, что публикация данного примечания к версии будет прекращена по истечении этого месяца.

ВАЖНО!

Следует отметить следующее:

• Содержимое электронных сообщений не изменилось — обновлен только их внешний вид.

• Изменения будут отображаться постепенно. Группа разработчиков каждого продукта (Expense, Invoice, Travel и т. д.) определяет сроки использования нового формата. Сроки зависят от доступности ресурсов и приоритета других запланированных улучшений.

• Не следует ожидать, что все электронные сообщения по продукту будут изменены одновременно. Например, сначала будет изменено электронное сообщение об утверждении отчета модуля "Расходы", а затем последуют другие сообщения этого модуля.

• Дата окончания проекта не назначена. Изменения могут занять больше года.

ВАЖНО ДЛЯ КЛИЕНТОВ SSO

Для клиентов, которые применяют SSO, длинный URL-адрес может быть заменен на www.concursolutions.com. Например, может быть заменен URL-адрес в электронном сообщении об изменении статуса отчета о расходах. Поскольку некоторые URL-адреса могут достигать в длину до 200 символов, было принято решение предоставить ссылку www.concursolutions.com, которая обеспечит пользователям удобство работы.

Ссылка в электронном письме по-прежнему работает как обычно, перенаправляя пользователя для правильной аутентификации в SSO. Пользователь может увидеть базовый URL-адрес в любое время, наведя указатель мыши на ссылку www.concursolutions.com.

Это изменение не влияет на те электронные письма, где пользователь для доступа к Concur Expense вместо ссылки нажимает кнопку.

Прочее

Все компании должны принимать все разумные меры для защиты персональных и уязвимых данных своих сотрудников. В соответствии с передовым опытом в области безопасности пользовательские поля не должны содержать персональные и уязвимые данные.

ДАЛЬНЕЙШИЕ ШАГИ

Если ваша компания в настоящее время использует пользовательские поля для хранения персональных или уязвимых данных (например, номера социального страхования, имена членов семьи или другие идентифицирующие личность сведения), следует запланировать удаление этих данных из существующих полей сервиса и изменить текущую конфигурацию.

Для получения дополнительной информации см. FAQ (только на английском языке).

Concur Invoice

В ближайшее время SAP Concur предложит новый способ взаимодействия с пользователем, нацеленный в большей степени на пользователей модуля кредиторской задолженности, которые на постоянной основе отслеживают состояние жизненного цикла счета на оплату в системе. С помощью новой страницы проекта кредиторской задолженности был сделан акцент на концепциях "От вызова к действию" и "Работа до нуля", обеспечивающих улучшенное информирование пользователей модуля кредиторской задолженности, благодаря чему они могут быть уверены, что работают над задачей с максимальным приоритетом.

Ввод в общий доступ нового пользовательского интерфейса в Concur Invoice, с которым клиенты могут ознакомиться в настоящее время, намечен на второй квартал 2019 года.

Бизнес-цель/выгода клиента: Новый пользовательский интерфейс Concur Invoice позволяет клиентам работать более эффективно и предоставляет им улучшенный обзор счетов на оплату в реальном времени.

В будущем выпуске SAP Concur заменит инстанции термина "заявка на платеж" и его итерации термином "счет на оплату" и его итерациями. Эти изменения будут внесены в пользовательский интерфейс, документацию Concur Invoice и во все другие документы продукта SAP Concur, в которых он появляется.

Бизнес-цель/выгода клиента: Это изменение обеспечит согласованность терминологии, используемой в SAP Concur, со стандартной отраслевой терминологией.

Заказ на покупку

Функция немедленного импорта позволяет клиентам импортировать файлы заказов на покупку и квитанций по заказу на покупку в Concur Invoice немедленно, не ожидая импорта, запланированного на ночное время. Это удобно для клиентов, которым необходимо импортировать заказы на покупку и квитанции по заказу на покупку и работать с ними в продукте Concur Invoice в тот же день, когда они были созданы во внешней системе. Это также позволяет клиентам выполнять импорт заказов на покупку и квитанций по заказу на покупку несколько раз за день, обеспечивая синхронизацию и актуальность данных.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция предоставляет клиентам возможность управления сроками и периодичностью импорта заказов на покупку и квитанций по заказам на покупку в Concur Invoice.

Бюджет

В будущем выпуске для Budget будут доступны потоки операций. Потоки операций определяют маршрутизацию счетов на оплату, отчетов о расходах и заявок через шаги утверждения и обработки. Гибкая функция потока операций SAP Concur для бюджета позволяет компаниям разрабатывать потоки операций, специально адаптированные к уникальным потребностям.

Без пересмотра бюджета возможны ситуации полного расходования бюджета задолго до окончания периода или года. В таких случаях возможности организации будут существенно ограничены, а владельцы бюджетов столкнуться с превышением бюджета. Кроме того, раннее расходование означает, что более важные для организации расходы будут отклонены из-за того, что менее важные расходы уже истощили бюджет на раннем этапе.

Комбинирование проверки бюджета в потоке операций добавляет ценности этой функции. Правила аудита и правила шагов потока операций позволяют организации добавлять элементы управления, когда имеет смысл тонко подстраиваться к конкретным потребностям организации.

Не менее важным является определение, когда позиция расхода считается выполненной по отношению к бюджету. В большинстве организаций выполнение означает, что позиция расходов оплачена; она прошла через большинство, если не все шаги утверждения. В других компаниях выполнение происходит значительно раньше. После утверждения заявка на покупку или заявка на утверждение рассматривается как "Обещанная".

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция позволит клиентам контролировать расходы бюджета, чтобы, например, избежать превышения бюджета слишком рано в бюджетном периоде или бюджетном году.

Безопасность

В будущем выпуске возможность сбрасывать или обновлять пароли пользователей с помощью функций импорта пользователей и импорта сотрудников будет удалена. Возможность установить пароли для новых пользователей во время первоначального импорта с помощью функций импорта пользователей и импорта сотрудников будет по-прежнему доступна.

ИМПОРТ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

В загружаемом шаблоне Excel поле пароля останется доступным, но будет читаться только при первоначальном импорте файла или при создании нового пользователя в системе. Последующее использование поля будет игнорироваться системой.

Для получения общей информации об этой функции см. Общее: Руководство пользователя по настройке в стандартном выпуске Concur.

ИМПОРТ ДАННЫХ СОТРУДНИКОВ

Поля пароля останутся доступными в наборах записей 100, 300, 305 и 310, но будут считываться только при первоначальном импорте файла или при создании нового пользователя в системе. Последующее использование поля будет игнорироваться системой. Функции обновления и замены пароля в записи 100 больше не будут использоваться.

Бизнес-цель/выгода клиента: Это изменение обеспечивает большую безопасность для паролей пользователей.

Администрирование компании

Функция Single Sign-On позволяет пользователям получать доступ к нескольким приложениям с использованием одного набора учетных данных для входа в систему. В настоящее время в компании SAP Concur имеется два способа входа в систему: с использованием имени пользователя и пароля или с помощью SSO с учетными данными поставщика удостоверений (IdP), например, с учетными данными пользователя для входа в систему своей организации.

В настоящее время SSO поддерживается в Concur Expense, Invoice, Request и Travel. Компания SAP Concur планирует добавить в SAP Concur функцию управления Single Sign-On (SSO), которая предоставит клиентам SAP Concur опцию сервиса самообслуживания для настройки SSO в своей организации.

Эта новая функция управления Single Sign-On (SSO) будет доступна в разделе Доступ к Concur в настройках продукта.

• Функция управления Single Sign-On может осуществляться для стандартного выпуска Concur Travel, если он связан с Concur Expense, Invoice и/или Request.

• В автономном стандартном выпуске Concur Travel функция управления Single Sign-On будет доступна на странице Настройки командировок.

Другие продукты и службы SAP Concur выходят за рамки этого первоначального выпуска.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция предоставляет клиентам SAP Concur опцию сервиса самообслуживания для настройки SSO.

SAP Concur планирует добавить новую страницу входа в систему, предоставляющую обновленное взаимодействие с пользователем, выполняющим вход в систему, с использованием имени пользователя и пароля. Текущие пользователи функции Single Sign-On (SSO) смогут запустить процесс входа в систему с помощью SSO на сайте www.concursolutions.com. Эта функция запланирована на 2019 год.

Новая страница входа в систему включает следующие функции:

• Двухэтапный вход в систему: обеспечивает повышенную безопасность, отвечает текущим отраслевым стандартам и повышает успешность входа в систему

• Вход в систему с несколькими учетными записями: позволяет администраторам входить в систему с несколькими учетными записями (планируется в будущем выпуске)

• Аватар пользователя: расширяет опыт взаимодействия с пользователем (запланировано для будущих версий)

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция обеспечивает повышенную безопасность и более быстрый и удобный доступ для пользователей, подключающихся к продуктам и службам SAP Concur.

SAP Concur добавит новую функцию для забывших пароль на страницу входа в систему SAP Concur с обновленным механизмом взаимодействия с пользователем, который выполняет вход в систему по имени пользователя и паролю.

После выпуска новой функции Забыли пароль? (намечено на 11 мая) следующие ныне действующие функции страницы "Забыли пароль?" будут исключены:

• Секретные вопросы: Пользователи больше не будут получать секретный вопрос для входа в систему аутентификации.

• Текст на странице: Пользовательский текст компании больше не будет отображаться.

• Подсказки пароля: Опция Вышлите мне электронное письмо с подсказкой пароля больше не будет доступна.

Бизнес-цель/выгода клиента: Эта функция обеспечивает большую безопасность для паролей пользователей и упрощает работу пользователей.

Прочее

Эта информация больше не будет отображаться в примечаниях к версии.

Более подробную информацию о деактивированных пользователях см. в разделе Общая информация: Информационный бюллетень архивации данных деактивированных пользователей.