Hjælp til administration af Concur Invoice Standard Edition

Afstemning af indkøbsordre

På siden Afstemning af indkøbsordre kan du styre identifikation og løsning af undtagelser under afstemningen, inden du betaler leverandørerne, fx ved at begrænse betaling til tilbudt pris, vilkår og bestilt antal. Desuden giver det mulighed for at importere indkøbsordredata til SAP Concur ved hjælp af IO-import.

Du kan bruge to typer regler til afstemning:

  • Individuel (1 til 1-sammenligning mellem den aktuelle faktura og indkøbsordren)

  • Levetid (1 til mange-sammenligning mellem alle tilknyttede fakturaer og indkøbsordren)

Individuelle regler for indkøbsordrematch

Sådan konfigurerer du Individuelle regler for indkøbsordrematch:

  1. På siden Individuelle regler for indkøbsordrematch skal du udfylde de relevante felter.

    Felt

    Beskrivelse

    Enhedspriser (enkeltpost)

    For hver tilknyttet enkeltpost sammenlignes enhedsprisen på indkøbsordren med enhedsprisen på fakturaen.

    Antal linjer (enkeltpost)

    For hver tilknyttet enkeltpost sammenlignes enhedsprisen på indkøbsordren med enhedsprisen på fakturaen.

    Totaler (sidehoved)

    Sammenligner totalen på indkøbsordren med totalen på fakturaen.

    Valutaer (sidehoved)

    Sammenligner valutaen på indkøbsordren med valutaen på fakturaen.

    Leverandører

    Sammenligner leverandøren på indkøbsordren med leverandøren på fakturaen.

    Leverandøradresser

    Sammenligner leverandøradressen på indkøbsordren med leverandøradressen på fakturaen.

  2. Vælg en af følgende muligheder for tolerancen for hver af de regler, du vil inkludere:

    • Procentsats: Vælg en procentsats for, hvornår reglen udløser en undtagelse. Hvis procentsatsen fx er 1, og beløbet på indkøbsordren er 1000, vil fakturaer over 1010 udløse undtagelsen.

    • Enheder: Angiv det tal, hvorfra reglen skal udløse en undtagelse. Hvis enheden fx er 100 og beløbet på indkøbsordren er 1000, vil fakturaer på eller over 1100 udløse undtagelsen.

    • Valuta: Vælg den basisvaluta, der bruges i din virksomhed. Systemet beregner og anvender automatisk konverteringer for alternative valutaer, der bruges på modtagne fakturaer

  3. Vælg, om der skal vises en advarsel, eller om indsendelse af indkøbsordren skal forhindres, hvis indkøbsordren og fakturaen ikke kan afstemmes.

  4. Klik på meddelelse for at angive en tekst til undtagelsen, der vises til brugeren.

  5. Klik på Gem.

Regler for match af indkøbsordrers levetid

Sådan konfigurerer du Regler for match af indkøbsordrers levetid:

  1. På siden Regler for match af indkøbsordrers levetid skal du udfylde de relevante felter.

    Felt

    Beskrivelse

    Afgifter

    For hver tilknyttet enkeltpost sammenlignes afgifterne på indkøbsordren med de samlede afgifter for alle de fakturaer, der relaterer til dette indkøbsordrenummer.

    Antal linjer

    For hver tilknyttet enkeltpost sammenlignes mængden på indkøbsordren med den samlede mængde for alle de fakturaer, der relaterer til dette indkøbsordrenummer.

    Linjetotaler

    For hver tilknyttet enkeltpost sammenlignes linjetotalen på indkøbsordren med den samlede linjetotal for alle de fakturaer, der relaterer til dette indkøbsordrenummer.

    Bruttobeløb

    Sammenligner bruttobeløbet på indkøbsordren med det samlede bruttobeløb for alle de fakturaer, der relaterer til dette indkøbsordrenummer.

    Nettobeløb

    Sammenligner nettobeløbet på indkøbsordren med det samlede nettobeløb for alle de fakturaer, der relaterer til dette indkøbsordrenummer.

  2. Vælg en af følgende muligheder for tolerancen for hver af de regler, du vil inkludere:

    • Procentsats: Vælg en procentsats for, hvornår reglen udløser en undtagelse. Hvis procentsatsen fx er 1, og beløbet på indkøbsordren er 1000, vil fakturaer over 1010 udløse undtagelsen.

    • Enheder: Angiv et tal, hvor samme eller højere tal udløser en undtagelse i reglen. Hvis enheden fx er 100 og beløbet på indkøbsordren er 1000, vil fakturaer på eller over 1100 udløse undtagelsen.

    • Valuta: Vælg den basisvaluta, der bruges i din virksomhed. Konverteringer for alternative valutaer på indgående fakturaer beregnes og anvendes automatisk af systemet.

  3. Vælg, om der skal vises en advarsel, eller om indsendelse af indkøbsordren skal forhindres, hvis indkøbsordren og fakturaen ikke kan afstemmes.

  4. Klik på meddelelse for at angive en tekst til undtagelsen, der vises til brugeren.

  5. Klik på Gem.