Hjælp til administration af Concur Invoice Standard Edition

Tilføj nyt felt

På siden Tilføj nyt felt kan du oprette brugerdefinerede felter til de økonomiske oplysninger, som du vil spore. Når du har kontrolleret standardfelterne i SAP Concur-formularerne for medarbejderposter, udgifter, fakturaer osv., kan det være, at nogle af de data, du vil spore, mangler. Du kan tilføje et brugerdefineret felt til disse formularer for at registrere dataene. Du kan oprette op til 12 brugerdefinerede felter.

Medarbejdere indtaster typisk værdier for brugerdefinerede felter i deres udgiftsafregninger eller fakturaer. Dataene for det brugerdefinerede felt kan være del af dit regnskabsuddrag eller din finansielle postering fra SAP Concur til dit regnskabssystem. Når du tilføjer et brugerdefineret felt, tilføjes det som standard i alle formularer som Valgfrit. Du kan tilpasse synligheden efter behov på siden Administrer synlighed. Dette giver dig mulighed for at vise et brugerdefineret felt i nogle formularer og skjule det i andre. Du kan fx konfigurere et brugerdefineret felt, så det vises i fakturaformularer, men ikke i udgiftsformularer.

De brugerdefinerede felter, du opretter, vises som standard i alle følgende formularer:

Expense:

  • Siden Udgiftsoplysninger i profilindstillingerne

  • Sidehovedet i udgiftsafregning

  • Siden Udgiftsposter

  • Siden Allokering af udgiftsposter

Invoice:

  • Siden Fakturaoplysninger i profilindstillingerne

  • Fakturasidehovedet

  • Fakturaenkeltpost

Request:

  • Siden Anmodningsoplysninger i profilindstillingerne

  • Anmodningssidehovedet

  • Siden Allokering af anmodninger

Når en medarbejder opretter en ny udgiftsafregning eller faktura, kopieres værdierne i det brugerdefinerede felt fra medarbejderformularen til udgiftsafregningen eller fakturaen. Denne kopieringsproces sker hver gang, en medarbejder opretter en ny udgiftsafregning eller faktura.

Værdien fra afregningen eller fakturaen kopieres ligeledes til nye udgifts- eller fakturaenkeltposter. Der sker et yderligere niveau af kopiering, når udgifts- eller fakturaenkeltposter allokeres. De kopierede værdier kan ændres af medarbejderen, medmindre feltet skrivebeskyttes.

Eksempler:

  • Du vil gerne tildele et omkostningssted til hver medarbejder og sikre, at deres udgifter kan spores mod omkostningsstedet. For at gøre det skal du oprette et brugerdefineret felt for Omkostningssted og gøre det Skrivebeskyttet på udgiftsformularerne. Dette sikrer, at dataene inkluderes i formularen, så de kan spores, men at de ikke kan ændres af medarbejderen.

  • Du vil spore, om udgifter kan afregnes, og hvilket projekt de er tilknyttet. På siden Tilføj nyt felt klikker du på Afkrydsningsfelt. I feltet Feltnavn vælger du Kan afregnes? og klikker på knappen Tilføj.

  • Du vil gerne spore dine udgifter efter afdeling. På siden Tilføj nyt felt klikker du på Liste. I feltet Feltnavn indtaster du Afdeling og klikker på Tilføj. På bekræftelsessiden Tilføj nyt felt klikker du på Tilføj listeelementer for at åbne siden Rediger liste og angive dine afdelinger.

Tilføj nyt felt

Med siden Tilføj nyt felt kan du tilføje følgende felttyper:

  • Liste

  • Liste med flere niveauer (se afsnittet Tilføj lister med flere niveauer i dette emne)

  • Fritekst

  • Afkrydsningsfelt

Du kan oprette op til 12 brugerdefinerede felter, som kan oprettes ved at indtaste et navn på det brugerdefinerede felt eller ved at vælge fra en liste over forslag. Når du opretter felter, er det en god idé først at planlægge, hvilke felter du skal bruge. Overvej følgende:

  • Hvor mange felter skal du bruge?

  • Hvilke felttyper er bedst til hvert felt?

    • Lister er mere konsistente og gode til afregninger, men de skal vedligeholdes.

    • Fritekstfelter er nyttige, hvis der er mange værdier, der ofte ændres.

  • Hvilke etiketter og navne angiver bedst formålet med feltet?

    • Feltnavne eller -etiketter bør være så tydelige som muligt for at give medarbejderen ordentlig vejledning om, hvad der skal indtastes.

  • Hvilke værdier skal du bruge til at udfylde listefelter?

  • Hvilken rækkefølge skal hvert listefelts værdi vise?

  • Har du brug for en liste med flere niveauer (to eller flere niveauer) til at sikre, at medarbejderne vælger en værdi i den overordnede liste, før de kan vælge en værdi i en liste på underniveau eller underordnet liste?

Sådan tilføjer du et listefelt:

  1. På siden Brugerdefinerede felter skal du klikke på Tilføj et brugerdefineret felt for at åbne siden Tilføj nyt felt.

  2. Klik på Liste.

  3. I afsnittet Hvad vil du gerne kalde dit listeafsnit skal du på listen Feltnavn vælge eller indtaste et feltnavn, som skal bruges som etiket, når feltet vises.

  4. Klik på Tilføj. En meddelelse bekræfter, at det nye felt er tilføjet.

  5. Du kan nu vælge at tilføje listeværdier til det nye felt, tilføje et andet brugerdefineret felt eller vende tilbage til siden Brugerdefinerede felter.

  6. Hvis du vælger at tilføje endnu et nyt felt, fortæller en meddelelse på siden, hvor mange tilgængelige brugerdefinerede felter, der er tilbage.

  7. Hvis du er klar til at konfigurere feltet, skal du gå tilbage til siden Brugerdefinerede felter, hvor du kan se det nye felt.

Sådan tilføjer du et fritekstfelt:

  1. På siden Tilføj nyt felt klikker du på Fritekstfelt.

  2. I afsnittet Hvad vil du gerne kalde dit tekstfelt skal du indtaste navnet på det brugerdefinerede felt eller vælge et feltnavn på listen.

  3. Klik på Tilføj. En meddelelse bekræfter, at det nye tekstfelt er tilføjet.

  4. Du kan nu vælge at tilføje endnu et brugerdefineret felt eller vende tilbage til siden Brugerdefinerede felter.

Sådan tilføjer du et afkrydsningsfelt:

  1. På siden Tilføj nyt felt klikker du på Afkrydsningsfelt.

  2. I afsnittet Hvad vil du gerne kalde dit afkrydsningsfelt skal du indtaste navnet på det brugerdefinerede felt eller vælge et feltnavn på listen.

  3. Klik på Tilføj. En meddelelse bekræfter, at det nye tekstfelt er tilføjet.

  4. Du kan nu vælge at tilføje endnu et brugerdefineret felt eller vende tilbage til siden Brugerdefinerede felter.

Tilføj lister med flere niveauer

En liste med flere niveauer er et sæt af op til fem listefelter, der er afhængige af hinanden. Listeelement valgt i det første listefelt bestemmer, hvilke elementer der er tilgængelige i det andet listefelt, osv. Lister med flere niveauer konfigureres på siden Rediger liste. Lister med flere niveauer vises på en enkelt række på siden Brugerdefinerede felter.

Eksempel

Du vil gerne have dine medarbejdere til at indtaste regions- og afdelingsoplysninger for deres udgifter. De tilgængelige afdelinger skal variere alt efter den region, brugerne vælger. På siden Tilføj nyt felt opretter du en liste med flere niveauer med Region som den første eller overordnede liste og Afdeling underordnet liste eller liste på underniveau. Klik på Tilføj for at forbinde listerne i hierarkisk form med flere niveauer. Felterne vises i formularer, hvor feltet Region vises først og derefter feltet Afdeling. Når brugere opretter udgiftsafregninger, kan de ikke foretage valg i listen Afdeling uden først at vælge i listen Region.

Sådan tilføjer du et listefelt for flere niveauer:

  1. På siden Tilføj nyt felt klikker du på Liste med flere niveauer.

  2. Klik på Tilføj.

  3. I afsnittet Brug af lister med flere niveauer kan du læse oplysningerne på siden og se diagrammet for listen med flere niveauer.

  4. Klik på Næste.

  5. I det 1. felt for Feltnavn skal du indtaste eller vælge en feltetiket for listen

  6. I det 2. felt for Feltnavn skal du indtaste eller vælge en feltetiket for listen på underniveau.

  7. Klik på ikonet Tilføj et nyt niveau, hvis du skal tilføje flere listeniveauer. Du kan vælge op til fem listeniveauer.

  8. Klik på Fjern for at fjerne et listeniveau.

  9. Når du har oprettet strukturen, skal du klikke på Tilføj.

  10. Klik på Tilføj listeelementer for at tilføje listevalg for de nye felter. Siden Rediger liste vises. De nye felter på lister med flere niveauer vises på siden Brugerdefinerede felter på en enkelt række.

Flyt felter

Når du har oprettet de brugerdefinerede felter, du skal bruge, kan du ændre den rækkefølge, de vises i, på siden Brugerdefinerede felter ved at skifte til Udvidet visning.

Sådan flytter du felter:

  1. Klik på Skift til udvidet visning på siden Brugerdefinerede felter.

  2. Hvis du vil ændre placeringen af et felt på listen, skal du klikke på pil op og pil ned i rækken for det felt, du vil flytte.

Slet felter

Hvis du vælger at slette et felt, skal du være opmærksom på, at dataene i feltet slettes permanent.

Sådan sletter du felter:

  1. Klik på Slet i rækken for det felt, du vil slette, på siden Brugerdefinerede felter.

  2. Marker afkrydsningsfeltet for at angive, at du er klar over, at alle de data, der er tilknyttet feltet, slettes permanent, når du sletter feltet.

  3. Klik på Slet permanent for at fjerne feltet.